張立美 于長海

人事檔案工作的內(nèi)容包含個人的學習經(jīng)歷、工作履歷、自傳材料、考察考核鑒定材料、培訓材料、專業(yè)技術(shù)職務材料、任免調(diào)動材料、獎懲材料、工資材料等多方面的內(nèi)容。檔案工作基本指導思想和主要目的是以本單位的發(fā)展規(guī)劃[1]和工作需要為中心，為單位人力資源管理[2]等各項工作提供數(shù)據(jù)支撐和服務，不斷推動提高醫(yī)院管理工作成效。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和信息化技術(shù)手段更新，人事檔案面臨的工作環(huán)境、工作對象和工作內(nèi)涵發(fā)生深刻變化，迫切要求檔案管理部門和工作人員及時順應時代發(fā)展，更新工作理念思路和方式方法，全面應用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，對檔案原始資源進行全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，不斷提升檔案工作管理水平、服務能力和醫(yī)院管理工作質(zhì)量，助力公立醫(yī)療機構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展。

1 人力資源管理及檔案資源信息化建設背景

1.1 公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展政策要求推動運營管理信息化建設

公立醫(yī)療機構(gòu)是我國醫(yī)療服務體系的基礎和主體，承載著落實基本醫(yī)療衛(wèi)生服務，保障公益性、公平性、可及性，保障廣大人民群眾生命安全和身體健康的重要作用。我國高度重視公立醫(yī)院的高質(zhì)量建設，2021年國務院辦公廳印發(fā)《關于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》[3]強調(diào)，公立醫(yī)院要不斷強化體制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，更加注重信息、人才、技術(shù)要素，建設智慧管理、智慧服務和智慧醫(yī)療三駕馬車驅(qū)動的智慧型醫(yī)院。根據(jù)文件精神，公立醫(yī)院要通過信息化手段，不斷提高管理服務效率，持續(xù)推動醫(yī)院人力資源等運營管理的規(guī)范化、信息化、科學化和精細化水平，逐步實現(xiàn)從規(guī)模擴張、粗放管理向提質(zhì)增效、精細化管理轉(zhuǎn)變，更好地滿足人民日益增長的醫(yī)療衛(wèi)生服務需求，為實現(xiàn)“健康中國戰(zhàn)略”提供有力支撐。

1.2 檔案事業(yè)新時期發(fā)展政策要求信息化資源服務實踐工作

2021年中辦、國辦在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[4]中指出：在新發(fā)展階段，全國檔案事業(yè)要面向新發(fā)展階段，樹立新發(fā)展理念，建設新發(fā)展格局，全面推進檔案資源體系、檔案收集體系、檔案利用體系等建設，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，更加探索知識管理和人工智能等技術(shù)在檔案信息深層加工的應用，更加推進落實檔案資源的挖掘和利用服務能力，著力推動檔案工作便捷管理、優(yōu)化使用[5]。信息化是檔案工作適應新發(fā)展形式，走向現(xiàn)代化管理的必由之路。作為檔案工作業(yè)務機構(gòu)和專業(yè)技術(shù)人員，必須在實踐中不斷探索信息化工作路徑、工作手段、工作體系和管理工具，深化打造智慧檔案、智慧流程和智慧服務體系。

1.3 公立醫(yī)院工作實際要求優(yōu)化信息化手段服務人力資源管理工作

近年來，國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，事業(yè)單位分類改革以及現(xiàn)代醫(yī)院管理體制改革等相關工作，都對公立醫(yī)院人事檔案和人力資源管理提出了更高要求。作為公立醫(yī)療機構(gòu)逐步提高了信息化建設與專業(yè)工作融合重視程度，不斷加強信息化平臺建設，推動提高服務能力和運行效率。包含人事檔案在內(nèi)的人力資源管理信息化的全新醫(yī)院管理模式成為必然發(fā)展趨勢[6]。在現(xiàn)實中還存著硬件不足、制度缺陷、觀念障礙、技術(shù)瓶頸和人才短板等問題，作為人事及檔案部門必須高度重視，不斷提高“善學”“善謀”“善作”“善成”的本領，努力實現(xiàn)專業(yè)的人干專業(yè)的事。

2 人事檔案資源信息化建設的工作舉措

根據(jù)三級醫(yī)院建設要求和單位工作實際，濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院自2017年起，逐步探索以數(shù)字化檔案資源驅(qū)動并服務人力資源精細化管理工作為導向的信息化建設，不斷搭建、完善和優(yōu)化人力資源檔案管理系統(tǒng)。在具體工作中，將檔案信息系統(tǒng)細化分為基礎信息模塊、職稱評聘模塊、公開招聘模塊、黨建系統(tǒng)信息模塊、人事檔案多媒體模塊等，具體模塊內(nèi)容如下。

2.1 基礎檔案數(shù)據(jù)庫建設

在基礎模塊搭建期間，同步采集并復驗了醫(yī)院工作人員出生年月、學歷學位[7]、職稱評聘、工作經(jīng)歷、崗位變動、繼續(xù)教育等基礎信息，運用計算機硬件、文字識別技術(shù)（optical character recognition，OCR）、數(shù)碼掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)碼存儲技術(shù)等，把各種載體的檔案資源進行數(shù)字化處理和存儲。

2.2 基礎統(tǒng)計報表庫建設

根據(jù)上級主管部門和醫(yī)院工作需求，報表管理預置了公立醫(yī)院綜合改革監(jiān)測表、三級醫(yī)院評審數(shù)據(jù)表、公立醫(yī)院績效考核數(shù)據(jù)表、省直事業(yè)單位機構(gòu)編制統(tǒng)計報表、黨員基礎數(shù)據(jù)報表以及各類人才統(tǒng)計報表等常用統(tǒng)計報表，通過定期數(shù)據(jù)維護、完善，報表數(shù)據(jù)可以自動進行報表統(tǒng)計、校驗、分析等，使統(tǒng)計工作更加便捷、及時、準確。同時，根據(jù)上級更新的數(shù)據(jù)統(tǒng)計標準，適時調(diào)整統(tǒng)計報表的統(tǒng)計標準。

2.3 檔案數(shù)據(jù)應用及服務功能

通過信息系統(tǒng)對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)自動抓取、讀取、分析、判定，可以實現(xiàn)自動實時提供工作預警和服務功能。在實際工作中實現(xiàn)了勞動合同期滿、合同續(xù)簽、薪資調(diào)整、退休人員、黨員“政治生日”等一系列預警提醒功能。

2.4 檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

通過醫(yī)院基礎人事檔案數(shù)據(jù)整合，按照權(quán)限為醫(yī)院黨委組織部、醫(yī)務處、護理部、質(zhì)量管理辦公室、科技處、醫(yī)學教育中心、保衛(wèi)處、信息管理中心等科室安裝HRP檔案數(shù)據(jù)信息化服務端口，單獨設立賬號，開通檔案信息維護管理權(quán)限，便于各科室檔案信息數(shù)據(jù)維護、查詢和利用。

2.5 歷史檔案數(shù)據(jù)庫建設

所有檔案數(shù)據(jù)信息更新必須定期進行系統(tǒng)備份存檔，重要節(jié)點數(shù)據(jù)及時存檔，確保能夠進行歷史記錄保存和還原功能，同時系統(tǒng)還可以實現(xiàn)自動記錄檔案數(shù)據(jù)變更時間、操作人員、變更原因、變動多媒體數(shù)據(jù)等，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)變動有誤，可實現(xiàn)按照節(jié)點進行系統(tǒng)還原，便于隨時查詢、追溯和循證檔案數(shù)據(jù)，不斷服務實際工作。

3 信息化檔案資源在醫(yī)院人力資源精細化管理中作用

3.1 規(guī)范人力資源檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

基本檔案數(shù)據(jù)信息包含了單位組織架構(gòu)、基本人事信息、科學研究信息、個人社會認可度、繼續(xù)教育情況等檔案數(shù)據(jù)，是醫(yī)院人力資源及相關工作的基礎和依據(jù)。人事檔案資源具有動態(tài)變化的特點，隨著工作實踐和個人社會活動而發(fā)展變化，數(shù)量不斷增加，內(nèi)容日益豐富，這就要求醫(yī)院努力做到“完整、真實、精練、實用”，實時提供檔案資源數(shù)據(jù)。通過設置不同的權(quán)限等級，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息化、網(wǎng)絡化形式互聯(lián)互通，醫(yī)院領導、職能部門、科室負責人及職工本人利用信息化系統(tǒng)進行管理，可實時查詢、修改、完善基礎數(shù)據(jù)，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，可直觀了解權(quán)限范圍內(nèi)單一或群體人力資源完整的職業(yè)發(fā)展、學科建設和人力資源狀況等檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享服務。

3.2 節(jié)約人力資源成本，提高醫(yī)院運行效率

傳統(tǒng)人力資源管理主要是通過人工手動錄入的方式記錄人事信息、表報錄入、職工考勤、工資績效、崗位變動等，不僅費時耗力、紕漏難免、查詢困難、利用不便。利用信息化檔案系統(tǒng)，各部門科室可自行快速查閱權(quán)限范圍內(nèi)相關數(shù)據(jù)信息，無需聯(lián)絡申請程序，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)超時空流動；利用設置的查詢條件，可在短時間準確形成統(tǒng)計報表；利用設置的多媒體子集清晰存儲培訓記錄、學習和工作履歷等資料，可便捷快速查詢利用。通過上述舉措，大大減少了工作人員繁雜重復的日常工作，節(jié)省了人工時間成本、人力資源數(shù)量和人員財務成本，提高了醫(yī)院運行效率。

3.3 優(yōu)化管理模式，服務實際工作

檔案資源信息化建設通過對紙質(zhì)檔案資源收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等管理過程的信息化處理和應用，檔案資源信息化處理后可提供詳細、真實、準確、即時的數(shù)據(jù)信息，為單位發(fā)展和決策提供服務，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化、創(chuàng)新和飛躍。按照人力資源和檔案業(yè)務工作流程，可實現(xiàn)單位內(nèi)部專網(wǎng)檔案的網(wǎng)上瀏覽、網(wǎng)上借閱和便捷使用功能。利用單位人力資源信息系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、公開招聘系統(tǒng)、職稱評聘系統(tǒng)、請銷假在線工作系統(tǒng)等，實現(xiàn)由檔案數(shù)據(jù)管理向檔案信息資源研究與資源利用轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了“無界別檔案”，數(shù)據(jù)遠程交互聯(lián)通，檔案室從檔案保管中心變?yōu)樘峁┓绽玫馁Y源控制中心，不斷推動優(yōu)化工作流程，提高工作效率，提升服務水平和服務質(zhì)量。

3.4 健全評價機制，推動高質(zhì)量發(fā)展

不同科室、不同專業(yè)、不同人員工作性質(zhì)、工作體制、工作內(nèi)容存在很大區(qū)別，傳統(tǒng)模式單純以“優(yōu)秀、良好、合格、不合格”為指標的主觀評價模式，完全不能反映真實工作內(nèi)容、體現(xiàn)工作價值。隨著現(xiàn)代公立醫(yī)院發(fā)展，要求各單位建立包含醫(yī)德醫(yī)風、業(yè)務水平、科研能力、實踐教學、工作數(shù)量、工作質(zhì)量以及學歷學位、職稱評聘、工作崗位等個人履歷在內(nèi)的360度評價維度，充分體現(xiàn)不同崗位差異，推動向關鍵性、專業(yè)性、高風險和高強度崗位傾斜，充分體現(xiàn)“知識、技術(shù)、勞務、管理”等要素價值，調(diào)動廣大職工工作積極性，不斷提高工作效率，加強內(nèi)涵建設，促進公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

3.5 順應國家戰(zhàn)略導向，推動信息化建設

在我國檔案事業(yè)新的發(fā)展周期，提出了檔案信息化建設融入數(shù)字中國建設、信息技術(shù)在檔案工作中的應用、信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合的工作要求。作為檔案具體工作部門和檔案人，要緊跟國家和主管部門政策導向，明確上級主管部門“強調(diào)什么、要求什么、推動什么”，醫(yī)院應及時“緊跟什么、推動什么、落實什么”，把檔案工作與實際工作深度融合，通過檔案工作技術(shù)信息化、管理現(xiàn)代化、資源豐富化，切實做好檔案工作信息化建設。

4 人事檔案信息化建設過程中面臨的問題

4.1 單位對檔案信息化建設工作的重視程度有待提高

一是思想認識不夠。沒有充分認識到檔案工作的重要意義和作用價值[8]，很多單位將檔案工作定位于一項管理的“輔助工作”“邊角工作”和“非核心工作”，認為檔案只是一堆長期存放的歷史記錄資料，對于醫(yī)院管理工作沒有直接的推動作用。二是經(jīng)費投入不夠。很多單位尤其是公立醫(yī)療機構(gòu)經(jīng)費本身有限，需要將經(jīng)費預算“蛋糕”切分為黨的建設、辦公經(jīng)費、工資績效、人才引進、設備資產(chǎn)、基礎建設等諸多子項目，經(jīng)費投入面臨人多粥少、競爭激烈的情況，對于重視程度不夠的檔案工作，信息化建設所需的大額經(jīng)費投入嚴重不足。

4.2 單位對檔案信息化建設工作的軟硬件建設配備不足

在這里，醫(yī)院將“軟件配備”定位于專業(yè)人員配備。目前國內(nèi)醫(yī)療機構(gòu)，檔案管理和從業(yè)人員大部分是半路轉(zhuǎn)崗，相當一部分人員是臨床一線臨近退休人員或者專業(yè)雜亂、學歷層次較低的其他崗位無法安置人員，“趕鴨子上架”從事檔案工作，檔案崗位人員對檔案宏觀理論掌握不夠，學習檔案專業(yè)知識不深不精，面臨“先天知識瘸腿”“后天學習能力不足”的雙重問題。二是硬件建設不足。限于經(jīng)費預算，先天的信息化設施設備配置不足，必要的計算機、大型掃描分析軟件、圖像分析軟件等配置不足[9]，缺乏信息化建設的硬件基礎；硬件設施升級改造不及時，誤認為信息化建設是一勞永逸、一蹴而就，很多單位將這項工作定義為“一錘子買賣”和“一次性工作”，雖有信息化建設之名，卻無信息化建設之實。事實上信息化工作是長期工作，需要跟隨政策要求、工作需求不定期進行拓展升級。

4.3 檔案信息化管理制度體系和安全體系需要進一步完善

檔案信息化建設后，基本能夠達到檔案數(shù)據(jù)存檔、分析、利用自動操作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。在享受便捷性的同時，醫(yī)院也清醒地認識到傳統(tǒng)人工管理檔案和信息化數(shù)據(jù)檔案還是存在顯而易見的差異，需要完善管理制度和安全保障體系。一方面醫(yī)院應適應信息化建設的客觀實際，在大力推進“增量檔案信息化”的基礎上，做好諸如電子郵件檔案歸檔、電子公文檔案歸檔、電子檔案證據(jù)保全、電子檔案管理規(guī)范等管理制度體系建設，使電子檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，努力做到各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收。另一方面，檔案信息化安全防護是醫(yī)院必須面對的一個問題。人力資源檔案本身數(shù)量非常龐大，醫(yī)院必須配備能夠存儲大量檔案數(shù)據(jù)的硬件設備，在工作中會存在硬件受到外部環(huán)境影響發(fā)生故障的風險，從而導致出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的隱患。同時由于互聯(lián)互通的客觀需要和互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點，醫(yī)院可能會遇到系統(tǒng)崩潰[10]、防毒殺毒、外來人員入侵等威脅檔案安全的網(wǎng)絡防護問題?；谏鲜銮闆r，要求醫(yī)院必須提前考慮抵御風險的管理制度、應急預案和工作機制。第三方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化管理更容易出現(xiàn)管理人員主觀惡意更改、銷毀、隱匿檔案的問題，在這個過程中更難以查詢痕跡和追蹤檢查，針對可能出現(xiàn)的虛假檔案信息和檔案失真現(xiàn)象，醫(yī)院必須提前做好安全管理防范機制。

5 做好檔案資源信息化并服務實際工作的思考與建議

5.1 必須樹立“大檔案數(shù)據(jù)”理念，集中、統(tǒng)一保管檔案資源

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代深入建設，檔案工作互聯(lián)互通需求逐步強化，要求醫(yī)院必須跳出傳統(tǒng)人力資源檔案數(shù)據(jù)管理的理念和條條框框，樹立“大人力資源檔案數(shù)據(jù)”理念。在現(xiàn)實工作中，必須建立聯(lián)系聯(lián)絡機制，按照資源完整、統(tǒng)一管理和便捷使用的原則，必須嚴格審核歸檔材料，根據(jù)工作需要及時收集齊備檔案資源，同時相關檔案必須由人事部門統(tǒng)一集中進行鑒別、立卷、管理等工作，避免非專業(yè)人員人為對檔案資源的不當管理，或因保管不當出現(xiàn)的自然因素對檔案資源的損壞，同時集中統(tǒng)一保管有利于后期統(tǒng)一鑒別、完整歸檔、規(guī)范處理、優(yōu)化利用。

5.2 必須強化檔案專業(yè)人員素質(zhì)提升，不斷適應信息化工作需要

在現(xiàn)實工作中，人事檔案資源信息化建設要求除了需要熟悉和掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收管用的工作要求之外，還要求檔案資源數(shù)字化、圖像處理信息化以及和專用軟件操作使用等知識技能，這都對檔案部門和檔案專業(yè)技術(shù)人員提出了全新的挑戰(zhàn)[11]，必須強化檔案科班出身專業(yè)人員配備[12]，引導現(xiàn)有人員不斷繼續(xù)醫(yī)學教育，跟上信息發(fā)展步伐，做到檔案信息“完整、真實、條理、精練、實用”，不斷滿足工作崗位需求。

5.3 必須主動開展檔案編研服務，不斷拓展檔案資源服務利用范圍

檔案編研工作是檔案服務利用工作的重要組成部分，其成果具有存史、資政、惠民的功能，是廣泛、系統(tǒng)、完整地向社會、醫(yī)院、部門提供利用服務的一項重要的基礎性工作。作為檔案人員，要認真研究單位檔案資源需求，積極主動研判檔案室藏檔案資源的內(nèi)容、價值，在研究檔案內(nèi)容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、拓展檢索工具等，積極開發(fā)檔案信息資源，形成信息化檔案，為醫(yī)院的臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。

5.4 必須完善制度體系和硬件設施建設，不斷滿足信息化工作要求

人事檔案真實記錄了機構(gòu)、人員詳細信息，部分內(nèi)容涉及機構(gòu)機密或個人隱私，具有涉密性的特點。人事檔案的管理必須在維護人事檔案秘密和安全的前提下，積極穩(wěn)妥地為職能部門提供優(yōu)質(zhì)服務。作為檔案工作主管部門和具體執(zhí)行部門，要健全制度體系和硬件設施，防止泄密和失密。一方面要切實加強檔案信息化工作監(jiān)督、管理和指導，推進構(gòu)建制度完備、安全可靠、簡便實用信息化管理制度[13]；另一方面要加強計算機等硬件設備配備，完善設置防火墻、檔案數(shù)據(jù)備份、加密、網(wǎng)絡隔離等防護措施。通過軟硬件建設，不斷推動檔案資源信息化建設走深走實、邁上新發(fā)展臺階[14]，在做好保密的基礎上，切實滿足實際工作需求。

5.5 必須建立健全追蹤評價機制，不斷推進工作取得實效

作為機構(gòu)黨委和主管部門要切實加強對檔案工作的領導，建立健全工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制，結(jié)合中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點和職能部門工作任務，分解目標任務、細化年度安排、落實評價獎懲。主管部門要加強監(jiān)督指導，不斷完善工作追蹤評價機制，定期對規(guī)劃實施情況進行監(jiān)測分析、中期評估和信息通報，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時研究對策，及時落實措施，確保目標任務順利實現(xiàn)。

綜上所述，醫(yī)院必須堅持管理使用相結(jié)合的理念，優(yōu)化人事檔案信息化建設措施，配備專業(yè)人員和軟硬件設施，健全人事檔案管理制度，不斷提升管理水平和服務質(zhì)量，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。