果 汁

（張家口市第一醫(yī)院）

檔案管理包括檔案安全管理、檔案使用管理以及檔案保存管理。信息化背景下檔案儲存形式、使用方法以及傳播途徑都發(fā)生了根本性的變化，基于此各企事業(yè)單位應(yīng)緊抓信息技術(shù)特點，探索新型檔案管理方法。同時應(yīng)積極建立檔案管理人員培訓(xùn)制度，并實施崗位輪換、不相容崗位相分離制度，確保每個檔案管理人員都能具備責(zé)任意識。另外，檔案管理質(zhì)量的提升離不開檔案管理員積極總結(jié)自身的實踐經(jīng)驗，在遵循信息化發(fā)展規(guī)律的前提下探尋一條科學(xué)高效的管理道路。

一、檔案管理在信息化背景下的重要作用

檔案信息管理現(xiàn)代化工作實際上是一項技術(shù)十分龐大復(fù)雜多樣的基礎(chǔ)性工作,它必然涉及到整個檔案工作的全面整理、收集、保管、編目、價值分析鑒定、統(tǒng)計、檔案社會調(diào)查評估等多項工作,傳統(tǒng)機(jī)械式的紙質(zhì)檔案收集管理的工作是既要花費(fèi)大量昂貴的技術(shù)人力物力,又不能保證紙質(zhì)檔案完整的工作使用效率,而檔案館信息化系統(tǒng)最大突出的工作特點之一就是信息可以完全通過電子數(shù)據(jù)庫科學(xué)系統(tǒng)地進(jìn)行收集保存與系統(tǒng)整理,以微型電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主要基礎(chǔ),利用檔案館信息化技術(shù)計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化檔案信息管理,建立一個檔案資料收集、保管、檢索工作等電腦數(shù)據(jù)庫,將用戶大量存儲的電子檔案信息全部輸入存儲到同一個電腦數(shù)據(jù)庫體系中,不僅可以大幅度提高計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫管理及工作上的工作效率,還可以有效使用戶檔案文件的日常存取查詢與查詢檢索的工作過程更加的簡便、便捷,從某種程度意義上講可以大大防止用戶檔案文件由于長時間或無人有效追蹤檔案而導(dǎo)致丟失,對全面保護(hù)計算機(jī)檔案用戶完整的真實個人信息將具有很重要意義。

目前檔案在正常進(jìn)行紙質(zhì)檔案和日常資料管理的維護(hù)使用工作流程管理中,運(yùn)用了計算機(jī)的信息化數(shù)字檔案技術(shù)系統(tǒng)來進(jìn)行日常信息化歸檔管理,正體現(xiàn)了在當(dāng)今時期我國對于數(shù)字化電子檔案管理的規(guī)范化管理水平，有著顯著程度的整體提高,不斷努力地引進(jìn)國際優(yōu)秀的信息化和高級技術(shù)人才,加強(qiáng)信息化技術(shù)人才隊伍能力水平建設(shè),對檔案的管理夯實基礎(chǔ),對全面加快推動檔案的管理有一定的導(dǎo)向作用。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

近年來,隨著科技水平的不斷提高,我國檔案管理工作的信息化水平不斷提高。同時,現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)的建立,也為我國檔案事業(yè)的發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。檔案管理的核心從單純的實物資料向現(xiàn)代化信息技術(shù)為核心的傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變。利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù),實現(xiàn)了文檔與文檔的在線傳輸。檔案資料的管理,使得檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化,為檔案的查詢提供了極大的便利。信息化數(shù)據(jù)庫管理可以使企業(yè)檔案信息采集管理方法更加趨于系統(tǒng)化、規(guī)范化,使整個檔案信息數(shù)據(jù)庫管理工作更加科學(xué)條理化,實現(xiàn)了企業(yè)信息資源全面的共享。

三、檔案管理信息化背景下的探討

（一）建立健全的檔案信息系統(tǒng)

檔案管理的工作是要進(jìn)一步做好基層檔案業(yè)務(wù)管理服務(wù)工作,要重點加強(qiáng)檔案的管理業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)人員和相關(guān)管理崗位工作能力人員能夠?qū)Φ綑n案業(yè)務(wù)管理服務(wù)工作職責(zé)的進(jìn)一步重視,明確加強(qiáng)檔案位管理的工作責(zé)任的重要性,并通過技能培訓(xùn)能夠使相關(guān)檔案管理人員充分了解基本檔案知識技能以及其他與本檔案事業(yè)相關(guān)的最新法律法規(guī),通過加強(qiáng)思想教育能夠使本檔案事務(wù)管理服務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)同志以及行政管理的工作技能人員充分重視到檔案業(yè)務(wù)管理的工作、明確檔案管理工作的重要性。

同時,檔案管理部門要加大對檔案管理人員的信息化培訓(xùn),聘用專業(yè)的信息技術(shù)人員,對檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)地講解,使之能熟練掌握最新的信息技術(shù),并將檔案保管各項工作的負(fù)責(zé)貫徹到各個管理者的肩上,強(qiáng)化其責(zé)任感,保證檔案管理各項工作的高質(zhì)量和高效率。建立科學(xué)完善規(guī)范的數(shù)字檔案信息體系,必須盡快建立形成一套全面規(guī)范化運(yùn)作的電子化檔案信息系統(tǒng)管理運(yùn)作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與制度流程,并必須對信息化檔案工作人員職責(zé)的信息化工作與流程都進(jìn)行更加嚴(yán)格有效的量化規(guī)范,確保電子檔案工作全部按統(tǒng)一規(guī)范化操作的電子信息化系統(tǒng)管理操作流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,并通過對系統(tǒng)管理各業(yè)務(wù)階段職責(zé)的信息系統(tǒng)工作相關(guān)人員逐一進(jìn)行跟蹤監(jiān)督考核和評議考核,督促確保其全面嚴(yán)格規(guī)范遵守相關(guān)信息化系統(tǒng)管理制度。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案信息綜合服務(wù)管理一定要十分重視，在全國各部門機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部，要廣泛組織進(jìn)行應(yīng)用信息化的基礎(chǔ)技術(shù)的教育與培訓(xùn),實行按部門進(jìn)行分級組織教學(xué)與互幫的協(xié)作交流機(jī)制,第一,在實施國家應(yīng)用信息化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)檔案基礎(chǔ)知識管理教育培訓(xùn)計劃中，同時也必須要充分注意選拔聘用各部分專業(yè)崗位內(nèi)的大批優(yōu)秀的信息化相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)人才,保證了國家信息化專業(yè)技術(shù)人才儲備建設(shè)的一支中堅力量,檔案行政檔管理及執(zhí)法監(jiān)察部門等應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)在每個國家本部門內(nèi)部系統(tǒng)集中地開展本專業(yè)領(lǐng)域信息化專業(yè)人才技術(shù)素質(zhì)教育培訓(xùn),實行各學(xué)科人員分組輪流授課培訓(xùn)互幫和合作培養(yǎng)機(jī)制,指派各國家檔案基礎(chǔ)建設(shè)管理以及各部門負(fù)責(zé)培養(yǎng)工作的較高級以上專業(yè)崗位信息技術(shù)人才分別擔(dān)任作為培訓(xùn)授課的互幫協(xié)作小組組長,對擔(dān)任其中在一定時期的特定數(shù)量人群內(nèi)學(xué)習(xí)的相關(guān)信息技術(shù)基礎(chǔ)知識水平較好教師的培訓(xùn)工作的小組人員分別可以給予他們一定課時培訓(xùn)授課及幫助,共同促進(jìn)各檔案內(nèi)部之間的不斷交流相互幫助學(xué)習(xí)與應(yīng)用學(xué)習(xí)信息化技術(shù)。其次,要加快培養(yǎng)新一代檔案信息技術(shù)人才,首先需要逐步建立有效的內(nèi)部激勵機(jī)制,建立科學(xué)的人事職稱、工資制度,以改善檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)工作應(yīng)用技能及其他正常工作學(xué)習(xí)狀態(tài)的為重要基礎(chǔ),通過加大對一線檔案管理人員有效的外部心理關(guān)懷和精神物質(zhì)需求的內(nèi)部激勵,促進(jìn)其能夠不斷努力提升自身工作業(yè)務(wù)能力水準(zhǔn)和職業(yè)道德水平,將他們所有的時間精力和工作精力充分投入到現(xiàn)代化檔案事業(yè)的發(fā)展管理事業(yè)中。

（三）在信息時代強(qiáng)化檔案管理的保障

在信息化時代下,檔案安全問題變得越來越突出,它的輸入和處理數(shù)據(jù)的方法都是一樣的,彼此之間有很強(qiáng)的依賴關(guān)系,一旦數(shù)據(jù)庫被攻破,就會導(dǎo)致大量的文件泄露,這不僅會給用戶的個人信息帶來很大的威脅,甚至?xí)?dǎo)致國家機(jī)密的泄露,所以,在信息化時代,檔案的安全就變得十分關(guān)鍵。首先,要認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)庫之間的相互依存,并在充分利用信息資源的情況下,對系統(tǒng)軟件進(jìn)行及時地維護(hù),避免對數(shù)據(jù)庫信息造成的危害。其次,要確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全,在信息化時代,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的管理是檔案管理的核心,因此,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全,既要確保網(wǎng)絡(luò)的安全,又要確保信息的不外泄，在企業(yè)使用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)檔案信息查詢管理維護(hù)時,要注重保證信息系統(tǒng)操作文件的統(tǒng)一規(guī)范性,保證基本檔案信息數(shù)據(jù)庫管理及系統(tǒng)應(yīng)用的完整安全有效運(yùn)行,及時準(zhǔn)確檢測系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境文件的數(shù)據(jù)安全性,通過系統(tǒng)掃描、認(rèn)證等的有效方式可進(jìn)一步全面加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理服務(wù)的安全性。檔案管理是一種很重要的工作,它記錄著一個人的成長和個人的隱私,有些文件甚至涉及到國家的機(jī)密,因此,檔案的管理工作顯得尤為重要。

四、傳統(tǒng)檔案工作信息化背景下的變革成因

（一）與信息化社會發(fā)展要求相適應(yīng)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和因特網(wǎng)的普及,我國的網(wǎng)絡(luò)通信體系正在不斷地完善。據(jù)統(tǒng)計,目前全國的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到50.3%,有一半以上的用戶使用該網(wǎng)站。隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的日益完善,移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度也越來越快,全國90%的手機(jī)用戶都在用手機(jī)。所以,通過手機(jī)上網(wǎng)獲取信息是一種非常普遍的方法,這也將成為未來的一種生活和習(xí)慣。

（二）拓展檔案資料使用的必要性

以往只有從檔案室或者專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查,才能獲得相關(guān)的資料,由于距離遠(yuǎn),還有諸多不確定因素,既要花費(fèi)大量的人力物力,又極易造成檔案的實際損壞。這不僅使查詢者無法快捷、便捷地獲取信息,而且還阻礙了它的實際使用。檔案的數(shù)字化、便捷化是當(dāng)前檔案管理中迫切需要解決的問題。

（三）促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的集成

過去的檔案管理方法不科學(xué)、不合理,各單位也沒有統(tǒng)一的管理制度,導(dǎo)致資料查找困難,資料搜集效率不高。檔案工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)存在著嚴(yán)重的矛盾,檔案信息化水平低下,已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案工作的開展。在對現(xiàn)有的文獻(xiàn)管理信息進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,發(fā)現(xiàn)約30%的檔案管理信息缺乏有效的鏈接和可運(yùn)行的體系。為全面保證國家檔案資料數(shù)據(jù)庫的完整安全性、真實性,使館藏檔案資料數(shù)據(jù)的全數(shù)據(jù)化、信息化,促進(jìn)社會各部門、各地區(qū)現(xiàn)有的電子檔案資源系統(tǒng)的快速科學(xué)、有效和整合,并逐漸建立起這樣一個全國統(tǒng)一管理的檔案館網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫接口建設(shè)及技術(shù)服務(wù)信息平臺,是切實提高普通民眾查閱獲取各類資料內(nèi)容的便捷、快捷、安全高效的途徑。

五、信息化背景下檔案管理的策略

（一）正確應(yīng)用有關(guān)文件和政策

從目前國內(nèi)高校的檔案工作情況來看,目前各高校的檔案工作還存在著不少問題。正確運(yùn)用有關(guān)文件的法律法規(guī),充分發(fā)揮其作用,促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展,是保證檔案資料的安全、真實、高效的前提。信息化背景下檔案管理責(zé)任主體應(yīng)深入研究相關(guān)的文件，并從自身所處行業(yè)出發(fā)，規(guī)范檔案信息化管理的方式。這樣才能確保檔案管理單位在制定檔案信息化管理制度時，能夠依法依規(guī)設(shè)計管理制度。

（二）建立檔案信息化管理體系與規(guī)范

在信息化和數(shù)據(jù)化的建設(shè)中,缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時,各部門制訂的各種檔案保密管理政策規(guī)定、規(guī)范也各不相同,使檔案管理工作更為繁雜。因此,要加快實現(xiàn)中國檔案信息服務(wù)的全方位信息化管理與全面數(shù)據(jù)化,實現(xiàn)國家檔案資源政務(wù)信息的全方位高層次共享,就成為了一種行之有效的途徑。標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系是提升檔案管理質(zhì)量的重要前提，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理方法，逐步提升自己的檔案管理水平。信息化經(jīng)濟(jì)時代,信息化、科技化、網(wǎng)絡(luò)化結(jié)合的發(fā)展趨勢和日益繁榮發(fā)展,為全面實現(xiàn)企業(yè)檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)一的科學(xué)化管理現(xiàn)代化工作目標(biāo)創(chuàng)造好了更加良好便捷的信息條件,檔案專業(yè)管理單位工作骨干人員還應(yīng)當(dāng)在實踐中持續(xù)探索增強(qiáng)我們自身專業(yè)的管理信息化和技術(shù)的運(yùn)用和能力,強(qiáng)化科技檔案專管人意識,穩(wěn)步摸索找到一整套更完善科學(xué)、更有效快捷的科學(xué)檔案服務(wù)管理模式。檔案監(jiān)督管理工作部門都要勇于適應(yīng)時代新特點,積極學(xué)習(xí)運(yùn)用有關(guān)現(xiàn)代信息科技手段、設(shè)備、技術(shù)、方法,不斷總結(jié)提高基層檔案綜合管理信息化水平,不斷創(chuàng)新提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)管理規(guī)范化水平,不斷努力推進(jìn)各級檔案工作服務(wù)的全面科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化,更好地滿足服務(wù)檔案于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會各項事業(yè)的新發(fā)展所需要。

（三）建立數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺,加快建設(shè)

建立檔案信息服務(wù)平臺,不僅要保證數(shù)據(jù)的快速傳遞,還要確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的軟件和硬件設(shè)施。利用現(xiàn)代信息技術(shù),推動各單位、部門檔案信息的數(shù)據(jù)化、信息化,科學(xué)合理地歸集、整理,并在滿足歸檔信息保密原則的基礎(chǔ)上,構(gòu)建信息檢索體系,實現(xiàn)信息資源的高度共享。這樣可以保證信息的安全性、真實性,并推動信息數(shù)字化、信息化,從而提高用戶的使用效率,提高用戶的服務(wù)質(zhì)量。

（四）提高檔案管理人員運(yùn)用信息化技術(shù)的能力

隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展,新技術(shù)層出不窮。為適應(yīng)社會發(fā)展需要,檔案管理人員在信息系統(tǒng)中的運(yùn)用水平需要不斷提高，高校檔案管理工作必須具備一定的專業(yè)知識,同時還要具備計算機(jī)應(yīng)用、信息管理等方面的信息技術(shù)。特別是一些電子文件的存檔,不僅需要掌握數(shù)據(jù)庫的知識,還需要具備一定的電腦操作技能。

（五）軟硬件相結(jié)合

在檔案工作中,要實現(xiàn)軟件和硬件的結(jié)合,同時要兼顧軟硬件,不偏向一邊。要提高檔案管理水平,除了購置高質(zhì)量、高水平的檔案管理設(shè)備外,還應(yīng)引進(jìn)檔案管理設(shè)備,配備各種輔助設(shè)備,并加強(qiáng)檔案管理軟件的研發(fā),增強(qiáng)檔案管理的功能。在實踐中,檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與軟件公司的溝通與合作,并結(jié)合不同的業(yè)務(wù)特點,進(jìn)行有針對性地開發(fā),以改善系統(tǒng)的性能和品質(zhì),以取得較好的工作成效。加強(qiáng)各級檔案管理人員應(yīng)有的電腦數(shù)字化和信息自動采集、數(shù)據(jù)庫安全管理素質(zhì)和現(xiàn)代化計算機(jī)綜合操作處理能力,使培養(yǎng)其最終成為能夠具有一定基礎(chǔ)的現(xiàn)代專業(yè)知識人才和具備熟練掌握運(yùn)用新一代信息技術(shù)方法的現(xiàn)代高素質(zhì)人才,是他們不斷學(xué)習(xí)適應(yīng)時代社會發(fā)展要求的新需要,檔案工作才能實現(xiàn)全面健康持續(xù)有序發(fā)展。

（六）培養(yǎng)高層次的人才隊伍

在抓好教育行政檔案館日常規(guī)范化管理的業(yè)務(wù)工作實際開展情況中,要通過著力全面加強(qiáng)行政檔案室工作信息化、科學(xué)化建設(shè)等信息化管理,培養(yǎng)并造就一批高素質(zhì)和合格能力的專業(yè)教學(xué)行政檔案管理人員。同時,要堅持繼續(xù)探索具有我國現(xiàn)代高校檔案科學(xué)教育實踐工作特點的檔案教育工作實踐性。檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要注意定期針對性地要求進(jìn)行有關(guān)各類專項業(yè)務(wù)能力培訓(xùn),以進(jìn)一步提高專業(yè)檔案管理人員工作的專業(yè)技術(shù)水平。比如,通過社會招聘、校園招聘等途徑來分配高級人才。在企業(yè)引進(jìn)高層次檔案科技管理技術(shù)人才時,既要注重從現(xiàn)代檔案高科技管理領(lǐng)域中去找出更適合本行業(yè)的復(fù)合型人才,又要從各個方面提高檔案管理人才的素質(zhì)。

六、結(jié)語

總之，信息化背景下提升檔案管理質(zhì)量是當(dāng)前社會不斷發(fā)展下檔案管理發(fā)展的大趨勢。因而企事業(yè)單位應(yīng)積極探索檔案信息化使用方法、多元化儲備形式，并積極建立與之相對應(yīng)的檔案管理制度，進(jìn)而規(guī)范檔案管理人員操作、提升其信息化素養(yǎng)。同時檔案管理主體應(yīng)建立科學(xué)的監(jiān)管體系，確保對檔案使用者的監(jiān)管。這樣才能從檔案安全、檔案使用以及檔案存儲三個方面提升檔案管理質(zhì)量。