姜曉杰

（鄂爾多斯市疾病預(yù)防控制中心）

一、疾控中心檔案管理內(nèi)容及意義

疾控中心承擔(dān)著保障社會(huì)公眾健康的重大責(zé)任，疾控中心檔案覆蓋了醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的研究，包括職業(yè)病的檢測(cè)與評(píng)價(jià)、食品衛(wèi)生安全、環(huán)境安全，尤其是在慢性病的預(yù)防、控制、治療指導(dǎo)，各種傳染病防范知識(shí)的推廣、監(jiān)測(cè)、治療以及突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處理等眾多方面，對(duì)疾病的流行病學(xué)分析有重大意義，同時(shí)為公共衛(wèi)生安全保障提供科學(xué)依據(jù)。2019年12月以來，新冠肺炎疫情暴發(fā)，引起了全世界人民對(duì)衛(wèi)生健康問題的高度重視，在這種嚴(yán)峻的情形下，疾控中心抗疫工作非常艱巨，在工作過程中所記載的檔案資料也越來越復(fù)雜。這些檔案資料，記錄著非常重要的疫情防控信息，有助于人們?cè)诮窈蟀l(fā)現(xiàn)疫情時(shí)，分析疫情傳播規(guī)律，提供科學(xué)有效的防控措施，做到早發(fā)現(xiàn)，早診斷，早隔離，早治療，確保社會(huì)公眾的人身及財(cái)產(chǎn)安全。新時(shí)代的疾控中心檔案管理工作，正處于發(fā)展創(chuàng)新管理，推動(dòng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，加快適應(yīng)疫情常態(tài)化的關(guān)鍵時(shí)期。因此，疾控中心的檔案管理工作是疾病基本預(yù)防控制過程中的重要工作，深入普及科學(xué)的信息化建設(shè)，加快檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，充分有效地利用檔案資料，強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作，不僅能更好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前情勢(shì)下的疫情防控工作，而且有助于社會(huì)公眾的健康管理，提升疾控中心保障公共衛(wèi)生安全的能力。

二、疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺乏科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃

長期以來，疾控中心一直存在重技術(shù)、輕管理的現(xiàn)象，尤其是檔案管理工作，缺乏科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃，重保管，輕利用的問題進(jìn)一步限制了其發(fā)展。檔案管理工作等同于辦公室文職工作，缺乏管理知識(shí)和管理技術(shù)的在職繼續(xù)培養(yǎng)，即便出現(xiàn)有管理專業(yè)背景的人才，也常常因?yàn)榧部刂行娜狈芾砑夹g(shù)系列的職稱評(píng)聘晉升體系而逐漸流失。除此之外，傳統(tǒng)疾控中心檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，往往需要工作人員做好大量的數(shù)據(jù)記錄，這就要求增大檔案管理工作人員的壓力或者增設(shè)人力和物力，這種管理模式工作效率提升有限，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏，尤其是使用紙質(zhì)材料存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，其對(duì)存儲(chǔ)的檔案材料所處的空間溫度、濕度要求非常高，因此還需要設(shè)置專門的管理室由專人嚴(yán)格管理。這種數(shù)據(jù)庫在檢索需要的檔案信息時(shí)，數(shù)據(jù)量不僅龐大，再結(jié)合檔案材料可能出現(xiàn)的損壞甚至缺失情況，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員工作低效、繁瑣。這些原因進(jìn)一步加深了檔案管理“重保管，輕利用”的問題，限制了檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理建設(shè)長期處于遲緩狀態(tài)，檔案管理水平偏低[1]。

（二）檔案管理工作缺乏積極的行動(dòng)落實(shí)

在經(jīng)歷了SARS、禽流感、新冠疫情等突發(fā)的衛(wèi)生緊急情況后，整個(gè)社會(huì)對(duì)疾控中心的工作越來越關(guān)注，但對(duì)于檔案管理工作的重視程度仍然有待提高。受傳統(tǒng)工作思維的影響，一些地方的疾控中心上至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下至檔案管理人員，對(duì)待管理工作缺乏重視，檔案管理資金投入不足，硬件軟件設(shè)備陳舊，檔案管理人才流失，工作積極性下降，專業(yè)能力欠缺等等，這些原因共同導(dǎo)致檔案管理工作缺乏積極的行動(dòng)落實(shí)。在此次新冠疫情防控期間，疾控中心收集了大量的檔案資料，但卻頻現(xiàn)檔案管理人員對(duì)收集的數(shù)據(jù)分類不清楚的情況，甚至存在內(nèi)容的斷層與缺失，還有部分檔案資料的內(nèi)容真假難辨，檔案管理工作雖然消耗了疾控中心大量的人力物力資源，卻收效甚微，進(jìn)一步加重了檔案管理人員消極工作的心態(tài)。新時(shí)代下，檔案管理工作對(duì)工作人員的整體素質(zhì)和能力要求進(jìn)一步提高，導(dǎo)致檔案管理人員一方面承受著盡快適應(yīng)技術(shù)變革的巨大壓力，另一方面還面臨缺乏進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的現(xiàn)狀。即使有部分檔案管理人員有經(jīng)過短期的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)方面的培訓(xùn)，但仍對(duì)現(xiàn)代化新技術(shù)的掌握有限，同時(shí)缺乏創(chuàng)新能力，限制了檔案資源的開發(fā)和利用[2]；而且國內(nèi)的檔案管理人員整體學(xué)歷水平偏低，性別構(gòu)成單一，女性居多，而女性在工作之外，還需承擔(dān)更多的生理和家庭壓力，導(dǎo)致檔案管理人員精力有限，職業(yè)倦怠與日俱增[3]。

（三）檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)

檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步有著承上啟下的作用，近年來，檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)也越來越受到疾控中心的重視，但仍存在一些問題。在實(shí)際工作的開展過程中，不少地區(qū)的疾控中心檔案監(jiān)督指導(dǎo)把重心主要放在了檔案資料的收集與整理，而關(guān)于如何建立科學(xué)的檔案管理體系、如何保障檔案內(nèi)容的真實(shí)有效和檔案材料的安全存儲(chǔ)、如何強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)等方面的指導(dǎo)往往被忽略。一些疾控中心的監(jiān)督指導(dǎo)工作懈怠，開展監(jiān)督指導(dǎo)活動(dòng)的頻率逐年下降，檔案管理工作止步不前。監(jiān)督指導(dǎo)工作流程經(jīng)常是一成不變的，形式主義蔚然成風(fēng)。對(duì)待檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)意識(shí)薄弱，缺乏認(rèn)真的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督手段，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于疾控中心不僅不能增加經(jīng)濟(jì)效益，而且就算做的不好也不會(huì)對(duì)疾控中心工作造成什么重大影響。監(jiān)督指導(dǎo)人員往往是由疾控中心某些部門領(lǐng)導(dǎo)兼職擔(dān)當(dāng)，專業(yè)能力不足，即使發(fā)現(xiàn)存在有監(jiān)督指導(dǎo)上的漏洞，也鮮少有人敢批評(píng)指出，當(dāng)出現(xiàn)監(jiān)督指導(dǎo)工作上的失誤時(shí)，對(duì)其個(gè)人工作影響甚微，使其更加敷衍對(duì)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)工作。如此低效的監(jiān)督指導(dǎo)非但沒有達(dá)到所期望的效果，反而營造出一種對(duì)檔案管理工作不重視的氛圍。監(jiān)督考核成果缺乏明確的獎(jiǎng)懲制度，而且一些疾控中心檔案管理工作經(jīng)過整改之后，沒有持續(xù)監(jiān)督管理，缺乏長期有效的制度來鞏固整改的成果，仍然難以實(shí)現(xiàn)監(jiān)督指導(dǎo)的效果[4]。

三、管理策略分析

（一）構(gòu)建現(xiàn)代信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

2019年，中共中央政治局就我國應(yīng)急管理體系和能力建設(shè)進(jìn)行第十九次集體學(xué)習(xí)時(shí)，習(xí)近平強(qiáng)調(diào)，積極推進(jìn)我國應(yīng)急管理體系和能力現(xiàn)代化。在檔案管理工作中，更應(yīng)該積極響應(yīng)此次會(huì)議精神。首先，構(gòu)建科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，滿足合理規(guī)劃的需求至關(guān)重要。而要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須要建立相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。只有明確了標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，才能充分發(fā)揮其監(jiān)督指導(dǎo)的作用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)打好基礎(chǔ)。檔案管理的現(xiàn)代信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)等內(nèi)容。疾控中心應(yīng)加大檔案管理資金投入，積極向政府申請(qǐng)配置現(xiàn)代化的硬件軟件設(shè)備設(shè)施。強(qiáng)化疾控中心其他部門與檔案管理部門之間的信息共享和技術(shù)溝通。貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》，通過局域網(wǎng)來構(gòu)建現(xiàn)代信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，將檔案信息資源的建立、歸檔、編排、檢索等建立成多個(gè)模塊多個(gè)職能統(tǒng)一管理的一整套系統(tǒng)，根據(jù)歸檔的時(shí)間由長至短設(shè)置存儲(chǔ)時(shí)間以及對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)格式，利用云端實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份及保密工作，確保檔案數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)備，對(duì)檔案數(shù)據(jù)如何形成、怎樣歸檔、有效標(biāo)識(shí)、準(zhǔn)確存儲(chǔ)、檢索查詢、信息安全管理等內(nèi)容，制定標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施流程，規(guī)范檔案資料的采集標(biāo)準(zhǔn)和描述標(biāo)準(zhǔn)[2]。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集分類和存儲(chǔ)，促進(jìn)落實(shí)疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)。構(gòu)建現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化信息體系的建設(shè)，一方面有利于準(zhǔn)確快速的收集資料整合數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)管理和便利的數(shù)據(jù)分享；另一方面有利于對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，使信息以豐富的姿態(tài)呈現(xiàn)出來。同時(shí)，利用數(shù)據(jù)檢索的功能，也可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的便捷獲取，提升數(shù)據(jù)查詢、收集的效率。深刻剖析以往的檔案管理工作存在的漏洞和教訓(xùn)，建立系統(tǒng)的檔案管理制度，規(guī)范工作流程。

（二）推動(dòng)檔案管理人員角色轉(zhuǎn)型

疾控中心的檔案有其自身特點(diǎn)，不僅形式多樣，來源也非常廣泛，涉及的領(lǐng)域也比較多，因此檔案內(nèi)容的形成不得不消耗大量的時(shí)間，而且新時(shí)代的檔案管理人員還面臨著巨大信息量的沖擊和技術(shù)變革的壓力，如何減輕檔案管理人員的職業(yè)倦怠和消極情緒，進(jìn)而轉(zhuǎn)為一種積極的、迎難而上的工作氛圍至關(guān)重要。首先需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的思想觀念教育，新時(shí)代的檔案管理人員需要加強(qiáng)個(gè)人能力素養(yǎng)，趕超新時(shí)代的步伐，以全新的檔案管理人形象迎接新挑戰(zhàn)。從疾控中心檔案管理人員主觀意識(shí)來看，新時(shí)代的檔案管理人員更依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，檔案數(shù)據(jù)的管理更加錯(cuò)綜復(fù)雜，檔案材料來源的多元性、內(nèi)容的真實(shí)性、檢索的開放性給管理者增加了巨大的技術(shù)變革壓力，檔案管理人員必須以主人公的姿態(tài)積極主動(dòng)參與到檔案材料的建立、歸檔、編排、查檔等全過程，提高工作認(rèn)可度和成就感，加大檔案管理人才的培訓(xùn)力度，推動(dòng)新時(shí)代的檔案管理人員角色轉(zhuǎn)換。從疾控中心檔案資源信息的存儲(chǔ)格式來看，其表現(xiàn)形式包括了音頻、視頻、圖像、文檔等多種文件格式；由檔案內(nèi)容的不同又分為業(yè)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)檔案，科研檔案，人才檔案，績效檔案，設(shè)備檔案等等，不同格式、不同類別的檔案資料有著不同的管理方式，這就要求疾控中心需要招聘專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理高學(xué)歷人才，注重人才的綜合能力培養(yǎng)建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用、英文等多方面的學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案管理人員之間進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，提高處理問題的能力，構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，大力推廣檔案管理數(shù)字化，辦公智能化，信息安全共享化，科學(xué)利用開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮疾控檔案的科研價(jià)值。從疾控中心檔案管理人員職業(yè)發(fā)展來看，還需要制定適用于管理崗位的人才晉升體系和管理績效考核評(píng)價(jià)體系，提供公平公正合理的績效管理平臺(tái)，只有留的住人才才能真正的促進(jìn)發(fā)展。從疾控中心檔案管理人員性別構(gòu)成來看，均衡職工男女比例有利于崗位的長遠(yuǎn)發(fā)展，提高檔案管理人員福利待遇，鼓勵(lì)男性積極應(yīng)聘，同時(shí)注重女性檔案管理人員的再教育，加強(qiáng)女性檔案工作者的職業(yè)使命感，幫助其實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。檔案管理部門定期組織檔案管理新技術(shù)、新理念的學(xué)習(xí)，緊跟潮流，適應(yīng)新時(shí)代下的檔案管理發(fā)展需求。積極糾正疾控檔案重藏輕用的現(xiàn)象，鼓勵(lì)檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)公眾號(hào)，視頻號(hào)，官方微博等多種途徑傳播檔案信息，提高檔案利用率。

（三）加強(qiáng)檔案監(jiān)督管理模式

檔案監(jiān)督管理是引領(lǐng)檔案管理工作的風(fēng)向標(biāo)，建設(shè)現(xiàn)代化監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組，轉(zhuǎn)變檔案管理新理念，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的新發(fā)展。首先完善并規(guī)范檔案監(jiān)督管理的規(guī)章制度，壓實(shí)責(zé)任，作為日后開展工作的基本準(zhǔn)則和保障；成立專職監(jiān)督管理負(fù)責(zé)人與計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才共同組成的監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組。針對(duì)監(jiān)督管理崗的指導(dǎo)內(nèi)容設(shè)置工作目標(biāo)和監(jiān)督指導(dǎo)計(jì)劃；相關(guān)部門可以增設(shè)監(jiān)督管理崗，優(yōu)先聘用經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員專職負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工作，對(duì)該崗人員進(jìn)行專職培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)能力，明確監(jiān)督管理工作的具體內(nèi)容和工作方法；定期督查，規(guī)范檔案管理培訓(xùn)；通過廣泛調(diào)研收集疾控中心檔案管理常見的問題，總結(jié)這類問題作為監(jiān)督指導(dǎo)的重點(diǎn)內(nèi)容；對(duì)檔案監(jiān)督管理后的成果進(jìn)行榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)?。谎?qǐng)檔案管理工作優(yōu)秀的部門負(fù)責(zé)人現(xiàn)身說法，學(xué)習(xí)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，共享優(yōu)質(zhì)檔案管理方法和策略，在相互的交流探討中共同進(jìn)步；明確檔案監(jiān)督管理的職責(zé)體系，督查、追責(zé)、獎(jiǎng)懲都能定位到具體崗位；建立有效的信息反饋機(jī)制，在日常工作中，匯總問題及意見，對(duì)于反復(fù)存在、糾正困難的重點(diǎn)問題開展研討會(huì)進(jìn)行專項(xiàng)整改[5]。將檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作納入工作考核，考核結(jié)果與職稱的晉升、評(píng)優(yōu)等關(guān)聯(lián)，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的工作積極性。

四、結(jié)語

檔案管理對(duì)疾控中心工作有著非常深遠(yuǎn)的歷史意義和極強(qiáng)的參考意義，尤其在信息化時(shí)代，如何高效完成檔案工作是疾控中心當(dāng)下面臨的非常重要的問題。但當(dāng)前疾控檔案管理工作的現(xiàn)狀仍存在上述許多不完善的地方，本文總結(jié)了疾控檔案管理的建設(shè)體系、人員配備、監(jiān)督指導(dǎo)三方面存在的問題，從信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)、檔案管理人員的能力提升以及強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督三個(gè)層次進(jìn)行剖析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，以提高疾控中心檔案部門的管理水平，更合理高效地利用疾控檔案資源，為我國疾控中心檔案管理的發(fā)展獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

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信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。信息化以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，并且降低成本，為推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

信息化代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時(shí)信息化也是IT產(chǎn)業(yè)發(fā)展與IT在社會(huì)經(jīng)濟(jì)各部門擴(kuò)散的基礎(chǔ)之上的，不斷運(yùn)用IT改造傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)結(jié)構(gòu)從而通往如前所述的理想狀態(tài)的一段持續(xù)的過程。