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        基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

        2023-03-06 14:24:01李豆豆洛陽有色礦業(yè)集團(tuán)有限公司
        財會學(xué)習(xí) 2023年2期
        關(guān)鍵詞:績效考核信息系統(tǒng)

        李豆豆 洛陽有色礦業(yè)集團(tuán)有限公司

        引言

        隨著企業(yè)之間的競爭日益激烈,企業(yè)越來越意識到內(nèi)部控制的重要性,通過完善和優(yōu)化企業(yè)管理工具和方法,可以有效提高內(nèi)部控制效率和質(zhì)量,而ERP系統(tǒng)就是幫助企業(yè)做好內(nèi)部控制工作的工具。ERP系統(tǒng)是將企業(yè)的物流、現(xiàn)金流和信息流進(jìn)行一體化管理的信息系統(tǒng),可以利用信息技術(shù)將企業(yè)所有內(nèi)部資源進(jìn)行整合并優(yōu)化配置,促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的落實,確保企業(yè)的各項活動都按照計劃一步步落實,最終實現(xiàn)企業(yè)計劃和戰(zhàn)略目標(biāo)。本文簡單分析了ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的概念、特點以及兩者的關(guān)系與影響,并從企業(yè)內(nèi)部控制制度、ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)融合的程度、ERP系統(tǒng)信息安全隱患三方面分析了目前ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題,針對這些問題提出改進(jìn)對策,來促進(jìn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制工作中的應(yīng)用。

        一、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

        (一)企業(yè)ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的工具和途徑之一

        ERP系統(tǒng)在建設(shè)前需要對企業(yè)全部的內(nèi)部控制流程進(jìn)行頂層設(shè)計和優(yōu)化,來確保ERP系統(tǒng)能夠真正幫助企業(yè)落實內(nèi)部控制制度,做好各方面的工作,確保企業(yè)發(fā)展計劃和目標(biāo)的實現(xiàn),因此ERP系統(tǒng)可以成為企業(yè)內(nèi)部控制的有效工具。隨著企業(yè)發(fā)展計劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的改變,企業(yè)內(nèi)部控制制度和內(nèi)容也會發(fā)生改變,ERP系統(tǒng)的內(nèi)容和方法也要做出優(yōu)化調(diào)整,滿足內(nèi)部控制對高效優(yōu)質(zhì)信息資源的需求。

        (二)企業(yè)ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的對象

        ERP系統(tǒng)是為了優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部物流、現(xiàn)金流和信息流的一體化管理而設(shè)計出來的,內(nèi)部控制也是總管企業(yè)物流、信息流和現(xiàn)金流在內(nèi)的各類資源的,因此ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制具有相同的功能,而且內(nèi)部控制包括ERP系統(tǒng)的建設(shè)工作,因此ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的對象。通過內(nèi)部控制來完善優(yōu)化ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容,因為ERP系統(tǒng)是由計算機(jī)、軟件和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建而成的,在操作過程中難免會出現(xiàn)錯誤,而且ERP系統(tǒng)也會受到網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的侵?jǐn)_和破壞,會給企業(yè)造成巨大經(jīng)濟(jì)損失,因此需要通過一系列內(nèi)部控制措施來確保ERP系統(tǒng)的安全運行,降低ERP系統(tǒng)的操作風(fēng)險和入侵風(fēng)險。

        (三)企業(yè)ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的體現(xiàn)和要素

        ERP系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展計劃、發(fā)展目標(biāo)、組織架構(gòu)、內(nèi)部控制制度在內(nèi)的各項管理制度來建立的信息管理系統(tǒng)。利用ERP系統(tǒng)可以對企業(yè)供應(yīng)鏈、資金鏈的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實時采集,并及時對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析,及時了解企業(yè)各流程各環(huán)節(jié)的工作情況,也可以及時消除各流程各環(huán)節(jié)中存在的隱患,確保企業(yè)資金流和物流正常周轉(zhuǎn)。內(nèi)部控制的目的也是通過一系列的內(nèi)部控制手段來做好企業(yè)生產(chǎn)管理的事前、事中和事后管理與控制,因此ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制具有相同的功能,ERP系統(tǒng)的管理目標(biāo)與內(nèi)部控制的管理目標(biāo)一致,而且ERP系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部信息的高效傳遞以及各項流程的優(yōu)化,所以ERP系統(tǒng)也是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制不可或缺的一部分,是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制自動化和信息化的重要體現(xiàn)。

        二、企業(yè)ERP系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響

        (一)促進(jìn)內(nèi)部控制制度的完善

        企業(yè)通過ERP系統(tǒng)可以提高內(nèi)部控制效率和質(zhì)量,能夠不斷優(yōu)化和完善內(nèi)部控制制度。在構(gòu)建實施ERP系統(tǒng)前,企業(yè)可以將內(nèi)部控制所涉及的各項內(nèi)容、流程和操作都嵌入到ERP系統(tǒng)中,從而實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化和集成化管理,這樣可以對內(nèi)部控制各項工作進(jìn)行動態(tài)化跟蹤管理,及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,不斷改進(jìn)完善內(nèi)部控制制度。

        (二)擴(kuò)大內(nèi)部控制范圍

        利用ERP系統(tǒng)可以將企業(yè)的物流、現(xiàn)金流和信息流三大模塊打通,實現(xiàn)三位一體化操作,這本身就比傳統(tǒng)的內(nèi)部控制模式具有更加廣泛的應(yīng)用性,也正是因為ERP系統(tǒng)的三位一體化的操作,使得內(nèi)部控制的內(nèi)容更復(fù)雜、流程更煩瑣以及內(nèi)部控制風(fēng)險概率也有所增加,這是ERP系統(tǒng)促進(jìn)內(nèi)部控制范圍增加的一個側(cè)面體現(xiàn)。

        (三)促進(jìn)內(nèi)部控制的智能化

        ERP系統(tǒng)本身是基于信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)開發(fā)出來的信息管理系統(tǒng),它具有自動收集、篩選、識別、分析和監(jiān)控各項數(shù)據(jù)信息的功能,能夠?qū)崿F(xiàn)信息流的自動化和智能化管理。ERP系統(tǒng)作為內(nèi)部控制的一部分,也極大地帶動了內(nèi)部控制的信息化和智能化的進(jìn)程,使得企業(yè)內(nèi)部控制更加智能化。

        (四)促進(jìn)內(nèi)部控制模式的成熟

        傳統(tǒng)的內(nèi)部控制模式是人工手動模式,內(nèi)部控制的信息收集整理和數(shù)據(jù)分析都是需要人工操作,而且內(nèi)部控制數(shù)據(jù)信息的載體多是紙媒,不容易保存,需要占用大量空間,也不容易傳遞,需要人工傳遞,使得內(nèi)部控制工作需要消耗大量人工成本和空間成本。而利用ERP系統(tǒng)則可以將內(nèi)部控制模式從人工手動模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯ぶ悄苣J?,利用大?shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)自動收集整理和分析各類數(shù)據(jù)信息,而且這些數(shù)據(jù)信息都以網(wǎng)絡(luò)傳播,并以計算機(jī)硬盤的形式存儲下來,無須耗費大量人力、物力、財力,提高了信息傳遞效率,節(jié)約了內(nèi)部控制成本,使得內(nèi)部控制模式更加成熟完善。

        三、企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制存在的問題

        (一)企業(yè)內(nèi)部控制制度不完善

        目前很多企業(yè)在構(gòu)建和應(yīng)用ERP系統(tǒng)時,尚未形成完善的內(nèi)部控制制度,內(nèi)部控制內(nèi)容大多是財務(wù)工作,即只注重資金流的管理,忽略了物流和信息流的管理,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的應(yīng)用并沒有實現(xiàn)三位一體化效果,物流和信息流的建設(shè)沒有跟上資金流的建設(shè),導(dǎo)致物流部門和信息部門的工作掣肘財務(wù)部門的工作,尤其是ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)信息難以做到及時共享,各部門產(chǎn)生的各類信息也難以及時上傳到ERP系統(tǒng)中,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)中的信息不全面,存在較重的滯后性,容易導(dǎo)致內(nèi)部控制混亂,影響企業(yè)最終的戰(zhàn)略決策和企業(yè)計劃的制定。

        (二)ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)融合程度不夠

        很多企業(yè)在構(gòu)建ERP系統(tǒng)前沒有對企業(yè)各個業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化的評估和分析,沒有弄清業(yè)務(wù)流程融入ERP系統(tǒng)的思路與方案,使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息在錄入ERP系統(tǒng)中時難以高效錄入,很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息與ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程不匹配。ERP系統(tǒng)在實施過程中也會存在業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)沖突的問題,業(yè)務(wù)流程邏輯與ERP系統(tǒng)中的操作邏輯不符,業(yè)務(wù)中的各項數(shù)據(jù)信息無法與ERP系統(tǒng)兼容,更無法在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)高效的傳輸、存儲和分析,難以實現(xiàn)物流、資金流和信息流三位一體化管理,這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就無法及時全面準(zhǔn)確地獲得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息,也就難以在制定企業(yè)計劃和發(fā)展戰(zhàn)略時得到有力的數(shù)據(jù)信息支持,影響企業(yè)計劃和發(fā)展戰(zhàn)略制定的質(zhì)量和效率。

        (三)ERP系統(tǒng)信息安全存在隱患

        ERP系統(tǒng)中包含了企業(yè)的各類重要信息,例如企業(yè)組織架構(gòu)、崗位人員信息、研發(fā)成果、產(chǎn)品信息、財稅數(shù)據(jù)信息和客戶信息等,如果信息泄露則會給企業(yè)造成不可估量的損失。因為ERP系統(tǒng)連接互聯(lián)網(wǎng),就會遭受互聯(lián)網(wǎng)的病毒和惡意程序的攻擊,導(dǎo)致企業(yè)ERP系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)信息泄漏或丟失,還有一些網(wǎng)絡(luò)黑客可以直接入侵企業(yè)銀行賬戶,盜取企業(yè)資金,嚴(yán)重影響企業(yè)資金安全和信息安全,給企業(yè)造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。而且網(wǎng)絡(luò)犯罪不容易留下犯罪證據(jù),難以對此類犯罪進(jìn)行高效的預(yù)防和偵破,這也增加了企業(yè)安全管理風(fēng)險。很多企業(yè)內(nèi)部控制制定不完善導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的信息安全風(fēng)險源自于企業(yè)內(nèi)部,例如財務(wù)管理人員的不當(dāng)操作或無良財務(wù)管理人員的不法操作等,都會使ERP系統(tǒng)面臨信息安全風(fēng)險。

        (四)內(nèi)部控制管理績效考核機(jī)制不完善

        ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)用過程中會涉及ERP系統(tǒng)某個模塊的操作人員管理,ERP系統(tǒng)管理人員屬于內(nèi)部控制人員范疇,但是很多企業(yè)沒有對ERP系統(tǒng)操作人員進(jìn)行績效考核,疏于對ERP系統(tǒng)操作人員的管理,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)各模塊各流程的權(quán)責(zé)不明,出現(xiàn)問題難以找到相關(guān)責(zé)任人。而且對ERP系統(tǒng)操作人員在內(nèi)的內(nèi)部控制人員的考核范圍、考核依據(jù)、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容都不夠明確和統(tǒng)一,難以做到對ERP系統(tǒng)操作人員進(jìn)行科學(xué)高效的績效考核。而且企業(yè)對ERP系統(tǒng)操作人員的績效考核結(jié)果利用率較低,沒有通過對ERP系統(tǒng)操作人員和內(nèi)部控制人員的績效考核來發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,難以不斷完善和優(yōu)化內(nèi)部控制制度和ERP系統(tǒng)。

        四、企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制改進(jìn)對策

        (一)完善基于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

        首先,建立ERP系統(tǒng)崗位制度。ERP系統(tǒng)可以根據(jù)各部門各崗位分為財務(wù)會計、人力資源、供應(yīng)鏈管理和產(chǎn)品制造等諸多模塊,并由各部門負(fù)責(zé)人來負(fù)責(zé)各模塊的管理工作,這樣才能明確各崗位職責(zé),利用ERP系統(tǒng)來做好各部門各崗位的內(nèi)部控制工作。

        其次,建立ERP系統(tǒng)操作制度。ERP系統(tǒng)在操作過程中要注意各模塊的責(zé)任人與注意事項,選擇好各模塊的負(fù)責(zé)人之后分配工作任務(wù)與權(quán)責(zé),然后各模塊責(zé)任人在規(guī)定范圍內(nèi)做好本職工作,不得越權(quán)干預(yù)其他部門和其他模塊的工作。而且ERP系統(tǒng)操作人員要遵守保密協(xié)議,不得向外人透露ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)信息。

        最后,建立ERP系統(tǒng)信息反饋制度。為了確保企業(yè)運營過程中存在的問題及時被發(fā)現(xiàn)并解決,需要建立ERP系統(tǒng)信息反饋制度,利用ERP系統(tǒng)的信息智能篩選和信息分析功能,可以高效分析出企業(yè)運營過程中存在的財務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理和人力資源管理等方面存在的問題,ERP系統(tǒng)操作人員要通過系統(tǒng)反映的數(shù)據(jù)信息來及時了解企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題,并聯(lián)系相應(yīng)部門的人員解決問題,充分利用ERP系統(tǒng)反饋的風(fēng)險信息。

        (二)加強(qiáng)ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)的融合

        要想實現(xiàn)ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程的真正融合,需要做好以下工作。首先,在ERP系統(tǒng)啟動前要明確與企業(yè)各項業(yè)務(wù)融合的目標(biāo)與效果。這需要企業(yè)選擇合適的ERP系統(tǒng)供應(yīng)商或者設(shè)計者,確保ERP系統(tǒng)的各模塊與企業(yè)各業(yè)務(wù)能夠完美融合,確保ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息能夠及時共享到各業(yè)務(wù)活動的開展中去,確保業(yè)務(wù)流程所需的各項信息都能在ERP系統(tǒng)中找到,也確保企業(yè)各業(yè)務(wù)都能夠通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)和聯(lián)系。其次,建立ERP業(yè)務(wù)監(jiān)督小組,由該小組來負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)之間的監(jiān)督協(xié)調(diào)工作,促進(jìn)企業(yè)各業(yè)務(wù)與ERP系統(tǒng)的全面融合。要加強(qiáng)ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的利用,提高ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的利用率。

        (三)加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的信息安全保護(hù)

        ERP系統(tǒng)因為與互聯(lián)網(wǎng)連接,就必然會受到互聯(lián)網(wǎng)中惡意程序和病毒的騷擾和侵犯,為了確保企業(yè)ERP系統(tǒng)安全,降低企業(yè)安全管理風(fēng)險,就要加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全工作。最常用的ERP系統(tǒng)保護(hù)方法是利用防火墻技術(shù)做好信息安保工作。防火墻技術(shù)是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間采用信息安全處理技術(shù)來將沒有訪問權(quán)限的數(shù)據(jù)信息排除在外,防止外部網(wǎng)絡(luò)中的病毒和黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),竊取和篡改內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息,從而達(dá)到保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)信息安全的目的。防火墻技術(shù)的缺點在于定期對防火墻進(jìn)行更新和升級,因為網(wǎng)絡(luò)病毒不斷升級換代,防火墻具有針對性,難以預(yù)防新型網(wǎng)絡(luò)病毒,因此企業(yè)要通過內(nèi)部控制來做好防火墻技術(shù)的更新?lián)Q代工作,建立完善的ERP系統(tǒng)信息保護(hù)機(jī)制,設(shè)置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員來定期做好ERP系統(tǒng)維護(hù)和信息保護(hù)工作。

        (四)完善內(nèi)部控制績效考核制度

        要將ERP系統(tǒng)的各項操作以及內(nèi)部控制工作的落實納入績效考核中。首先,要對ERP系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行績效考核,將ERP系統(tǒng)按照部門分為各模塊,各模塊由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),各模塊具體細(xì)節(jié)內(nèi)容則由負(fù)責(zé)人分配,將各崗位人員在ERP系統(tǒng)中的職責(zé)以工作匯報的形式提交到人力資源管理部門,人力資源管理部門對各崗位人員進(jìn)行績效考核。其次,制定完善的績效考核流程和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要想真正將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到內(nèi)部控制中去,就要制定與ERP系統(tǒng)相適應(yīng)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)體系,確保內(nèi)部控制人員和ERP系統(tǒng)操作人員的績效考核更加科學(xué)合理,能夠激發(fā)企業(yè)員工的工作熱情,并做到賞罰分明,只有這樣才能落實好企業(yè)的內(nèi)部控制工作。

        結(jié)語

        信息時代ERP系統(tǒng)對于企業(yè)內(nèi)部控制工作的落實具有巨大的輔助作用,而且ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制本身就是互相促進(jìn)和互相包容的,ERP系統(tǒng)的建設(shè)是企業(yè)內(nèi)部控制的一部分,同時ERP系統(tǒng)能夠助力內(nèi)部控制,提高內(nèi)部控制效率和質(zhì)量,擴(kuò)大內(nèi)部控制范圍,完善內(nèi)部控制環(huán)境和制度。企業(yè)應(yīng)該利用ERP系統(tǒng)的物流、信息流和資金流三位一體化管理模式來提高業(yè)務(wù)管理效率,同時也要注意ERP系統(tǒng)的信息安全管理,利用完善的績效考核制度來激發(fā)內(nèi)部控制人員和ERP系統(tǒng)操作人員的工作熱情,確?;贓RP系統(tǒng)的內(nèi)部控制的落實。

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