程玉紅

摘?要：當(dāng)前疫情形勢嚴(yán)峻，校外人員不能隨便出入校園，檔案查詢利用成為困難，如何解決檔案利用問題成為各地高校檔案館面臨的現(xiàn)實(shí)問題。YZ大學(xué)檔案館在繼續(xù)使用現(xiàn)場查檔、郵箱查檔的基礎(chǔ)上，適時(shí)推出遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)，有效解決了校外查檔者不能親臨現(xiàn)場查檔而又需要檔案材料的難題。作為新生事物，遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)還存在功能不強(qiáng)、溝通交流不暢的問題，需要研發(fā)人員完善提高遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)功能，更好地發(fā)揮檔案材料服務(wù)社會(huì)的作用。

關(guān)鍵詞：疫情常態(tài)化；遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)；在線溝通

中圖分類號(hào)：F27?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.03.030

2020年春節(jié)前夕，一場突如其來的新型冠狀肺炎疫情席卷中國大地，導(dǎo)致春節(jié)過后，全國高校教工不能正常上班，學(xué)生不能正常開學(xué)，正常的教學(xué)科研秩序被打斷。在黨和政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，全國上下群防群控，眾志成城，共克時(shí)艱，終于在3月12日迎來疫情的拐點(diǎn)。各地在做好疫情防護(hù)的情況下陸續(xù)復(fù)工復(fù)產(chǎn)，各地高校有計(jì)劃有組織地分批安排學(xué)生返校，教學(xué)秩序逐漸恢復(fù)。面臨國外疫情愈演愈烈，國內(nèi)疫情零星多點(diǎn)爆發(fā)的態(tài)勢，全國各地堅(jiān)持外防輸入，內(nèi)防反彈的方針，疫情防控力度不減，疫情防控進(jìn)入常態(tài)化狀態(tài)。如何在疫情防控常態(tài)化背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，做好檔案查詢服務(wù)工作，是對(duì)高校檔案管理部門的一場考驗(yàn)。

1?疫情常態(tài)化背景下高校查檔工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著全國疫情的好轉(zhuǎn)，各地在做好疫情防護(hù)情況下陸續(xù)復(fù)工復(fù)產(chǎn)，復(fù)商復(fù)市。2020年2月27日，江蘇省下發(fā)《江蘇省高等學(xué)校2020年春季學(xué)期學(xué)生返校工作指引》的通知，要求各高?？茖W(xué)制定本校學(xué)生返校工作方案，確保學(xué)生安全有序返校；根據(jù)江蘇省委、省政府的安排，省內(nèi)各高校以4月13日為首批開學(xué)起始時(shí)間，進(jìn)行有序錯(cuò)峰入學(xué)。YZ大學(xué)開始有計(jì)劃、有組織地分批安排學(xué)生返校上課。然而，伴隨著社會(huì)生產(chǎn)生活的正?；謴?fù)，一大批與求職、考學(xué)等工作都需要高校檔案部門的支持。例如，人才招聘部門對(duì)新入職人員學(xué)歷學(xué)位信息核對(duì)；大學(xué)生考研、研究生考博、各類學(xué)生申請(qǐng)出國留學(xué)等，都需要在校期間的學(xué)習(xí)成績單和學(xué)籍證明材料，需要與高校檔案館取得聯(lián)系，為他們提供需要的檔案材料，而這些檔案材料大多需要檔案使用者到現(xiàn)場辦理才能獲得的。然而，在當(dāng)前國外疫情依然嚴(yán)峻，國內(nèi)部分地區(qū)出現(xiàn)零星病例和聚集性疫情，疫情形勢容易反彈的背景下，全國各地依然繃緊疫情防控這根弦，堅(jiān)持慎終如始、嚴(yán)字當(dāng)頭，抓好常態(tài)化疫情防控工作。高校作為疫情防控的重中之重領(lǐng)域，在疫情防控方面采取嚴(yán)格措施沒有絲毫放松，紛紛要求學(xué)生返校后嚴(yán)格按學(xué)校規(guī)定，無特殊情況不能隨便走出校園，校外人員一律不準(zhǔn)進(jìn)出入校園，現(xiàn)場檔案查詢變得非常困難。在疫情防控常態(tài)化背景下，如何滿足校外人員檔案查詢需求，無疑對(duì)高校檔案工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2?YZ大學(xué)常規(guī)查檔手段繼續(xù)運(yùn)行

高校檔案是高校在過去和現(xiàn)在從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，保存著大量的有關(guān)學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、財(cái)務(wù)管理、工程建設(shè)等大量的歷史資料，是記錄個(gè)人、學(xué)校成長的重要載體，對(duì)高校和社會(huì)發(fā)展具有重要的歷史價(jià)值。高校檔案工作的最終目的是為檔案需求者提供服務(wù)，在這關(guān)鍵時(shí)刻，檔案館作為高校歷史文化的傳承部門，對(duì)外服務(wù)的窗口，應(yīng)當(dāng)做好檔案利用的服務(wù)工作。YZ大學(xué)檔案館根據(jù)當(dāng)前疫情形勢，在繼續(xù)發(fā)揮傳統(tǒng)查檔手段的作用，開展現(xiàn)場查詢、郵箱查詢的同時(shí)重點(diǎn)推出遠(yuǎn)程檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，做到檔案服務(wù)不間斷，提倡查檔不見面，進(jìn)行網(wǎng)上查詢，盡量少接觸，減少病毒傳播機(jī)會(huì)，阻斷新冠病毒傳播的途徑。

2.1?現(xiàn)場查檔

基于當(dāng)前的疫情形勢，檔案館對(duì)于那些確實(shí)需要到現(xiàn)場查閱檔案的，比如基建圖紙、財(cái)務(wù)原始憑證等檔案材料，實(shí)行提前通過電話或網(wǎng)上預(yù)約，經(jīng)檔案管理人員同意后方可前來查檔，滿足利用者的查檔需求。為給前來查檔的人員提供一個(gè)安全的環(huán)境，檔案館查檔大廳采取了一系列有效防護(hù)措施。這些措施有：檔案館每天對(duì)查檔大廳、公用設(shè)備進(jìn)行通風(fēng)消毒，專門配有84、酒精等各種消毒液，免洗消毒用水，口罩等各種防護(hù)用品；制定規(guī)范的入館流程，要求現(xiàn)場查檔者提供行程碼、健康碼，配合工作人員進(jìn)行體溫檢測和實(shí)名登記工作，全程佩戴好口罩，座位間距保持1.5米左右；工作人員每天堅(jiān)持做20分鐘的健身體操，加強(qiáng)體育鍛煉，保持良好的工作狀態(tài)。

2.2?電子郵箱查檔

YZ大學(xué)檔案館在官方網(wǎng)站主頁向社會(huì)公布查檔信箱?dangancx@***.edu.cn，供查檔人員和工作人員聯(lián)絡(luò)使用。個(gè)人查檔者在郵件里需提交本人身份證和學(xué)歷學(xué)位證書照片，要查閱的檔案內(nèi)容以及聯(lián)系電話、收件地址；單位查檔者通過郵件發(fā)送單位介紹信或公函、被核實(shí)人員的證件信息材料、要查閱檔案內(nèi)容等。檔案館后臺(tái)工作人員對(duì)郵件內(nèi)容、提交的證明材料進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的查檔者，根據(jù)他們的需求進(jìn)行查閱、回復(fù)，最后把查詢好的紙質(zhì)檔案材料加蓋專用章后，通過快遞郵寄給檔案查詢者。

3?YZ大學(xué)遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的上線與運(yùn)行

針對(duì)目前查檔方式單一，為滿足疫情期間校外查檔者的需求，盡可能為查檔需求者提供多渠道查檔方式，學(xué)校檔案館領(lǐng)導(dǎo)決定增開新的網(wǎng)上檔案查詢方式，即遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)。通過向上級(jí)職能部門請(qǐng)示，經(jīng)過學(xué)校采購平臺(tái)網(wǎng)上招標(biāo)、詢價(jià)等方式，聯(lián)系開發(fā)商為檔案館安裝了遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)。通過反復(fù)調(diào)試和對(duì)檔案工作人員的操作培訓(xùn)，向社會(huì)開通了遠(yuǎn)程查檔服務(wù)平臺(tái)。服務(wù)項(xiàng)目包括面向“校友及校外單位”提供“學(xué)籍查證”服務(wù)；面向本校教職工所提供“校內(nèi)預(yù)約查檔”服務(wù)。另外，為了更好地服務(wù)廣大師生校友，充分利用網(wǎng)絡(luò)高效、便捷的特點(diǎn)，YZ大學(xué)檔案館同時(shí)上線了遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)——微信版。使用者在微信上直接搜索YZ大學(xué)檔案館，關(guān)注“YZ大學(xué)檔案館公眾號(hào)”后，?點(diǎn)擊“查檔服務(wù)”，登錄“遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)”進(jìn)行注冊，按照提示一步一步操作，就可以使用遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。為讓更多檔案利用者了解使用遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)，YZ大學(xué)檔案館通過主頁浮動(dòng)窗口“疫情防控期間校外人員查檔須知”進(jìn)行宣傳。

3.1?具體操作流程

為確保查檔活動(dòng)在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中“可核查”“可追溯”，規(guī)范、準(zhǔn)確地提供各項(xiàng)服務(wù)，在使用“遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)”時(shí)，校外用戶第一次使用系統(tǒng)時(shí)，必須先“注冊”，即進(jìn)入YZ大學(xué)檔案館官網(wǎng)主頁，點(diǎn)擊遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)入，按要求完成注冊，然后登錄進(jìn)入頁面菜單，點(diǎn)擊“學(xué)籍查證”，填寫需要查詢的檔案材料內(nèi)容，上傳本人身份證或被委托人身份證、委托書，留下聯(lián)系方式和郵寄地址，以便溝通和郵寄紙質(zhì)檔案材料。檔案管理員在后臺(tái)登錄遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)，看到檔案查詢者提交的一條一條查檔訂單，通過審核身份證件和證書信息是否屬實(shí)，確定辦理與否，對(duì)審核無誤的予以辦理。檔案管理人員根據(jù)查檔者提供的信息和需要的檔案材料，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，查找到所需要的檔案材料后，加蓋檔案證明章，注明檔案號(hào)、經(jīng)辦人、辦理時(shí)間。同時(shí)，點(diǎn)擊辦結(jié)的時(shí)間、發(fā)貨方式、歸檔，一步一步地按提示操作，直到最后通過快遞把檔案材料寄出去，這一項(xiàng)查檔任務(wù)才算正式完成。這樣一來，查檔者在異地可以隨時(shí)看到本人所要的檔案材料進(jìn)行到哪一步，做到心中有數(shù)，可以有計(jì)劃地安排自己的時(shí)間和工作。

3.2?服務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

（1）檔案查詢者對(duì)于自己提交的訂單可以查看辦理進(jìn)度；（2）檔案管理者對(duì)已經(jīng)辦結(jié)的訂單，根據(jù)查檔者、受理者、查檔內(nèi)容、受理天數(shù)等情況，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為提高服務(wù)效率提供基礎(chǔ)依據(jù)。（3）由原來單一的郵箱查詢增添了一條新的遠(yuǎn)程查檔途徑，為查檔工作注入了新鮮血液，為異地查檔利用者提供了更多的查檔方式；（4）方便了異地利用者的實(shí)際需求，省去利用者車馬勞頓之苦，節(jié)省了異地之間往來的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本。

遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)的開通，為異地查檔開辟了一條新的查檔渠道，為檔案利用者提供了方便。自遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)開通以來，每天都有幾條甚至十幾條查詢訂單，大大緩解了現(xiàn)場排隊(duì)查檔擁擠的現(xiàn)象。為及時(shí)提供查檔服務(wù)，YZ大學(xué)檔案館形成一條工作紀(jì)律，若沒有特殊情況，當(dāng)日查詢訂單當(dāng)日完成，大大提高了工作效率?，F(xiàn)在YZ大學(xué)檔案館綜合運(yùn)用現(xiàn)場查檔、郵箱查檔、遠(yuǎn)程查檔等多種方式為檔案利用者提供服務(wù)，為疫情期間異地檔案利用者提供了方便，得到檔案利用者的認(rèn)可和好評(píng)，加快了異地檔案利用者的查檔進(jìn)度，解決了疫情期間不能前往現(xiàn)場查檔的難題，有力推動(dòng)了YZ大學(xué)檔案服務(wù)水平再上一個(gè)新臺(tái)階，也為建設(shè)省級(jí)特色檔案館打下良好的基礎(chǔ)。

4?YZ大學(xué)遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)存在的問題和建議

4.1?遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)存在的問題

目前，YZ大學(xué)遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)處于試運(yùn)營階段。作為一種新生事物，仍然存在諸多不便的地方，有待技術(shù)人員進(jìn)一步尋求解決方案。主要存在的問題有：一是登錄駐留時(shí)間太短。登錄系統(tǒng)之后，如果10分鐘左右不進(jìn)行頁面操作，系統(tǒng)提示要重新登錄系統(tǒng)，并且每次登錄都要輸入用戶名、密碼、字符串，才能登錄進(jìn)去，浪費(fèi)時(shí)間，給工作帶來不便。二是“學(xué)籍查證”一欄沒有二級(jí)菜單。檔案查詢者并非需要所有的學(xué)籍檔案材料，有的需要錄取名冊，有的需要學(xué)習(xí)成績單，有的需要學(xué)歷學(xué)位。檔案管理者每次看到訂單后，都要先打電話聯(lián)系查檔者，問清楚對(duì)方所要查詢的具體內(nèi)容，無疑大大增加了雙方無謂的聯(lián)絡(luò)成本；三是所查內(nèi)容單一。只能查詢學(xué)籍檔案，其他類別的科研、教學(xué)、基建、財(cái)務(wù)、實(shí)物、音響等檔案材料不方便查詢，只能通過現(xiàn)場查檔和郵箱查檔來處理。四是無法在線發(fā)送電子文檔。有的檔案利用者不需要紙質(zhì)檔案，只需要電子版檔案材料就可以了。紙質(zhì)檔案材料的打印郵寄，增加了YZ大學(xué)檔案館經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和時(shí)間成本，造成社會(huì)資源的浪費(fèi)。

4.2?遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)改進(jìn)的建議

基于上述存在問題，為了更加方便快捷地為查檔者提供服務(wù)，遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)仍有許多值得進(jìn)一步提高完善的地方。

（1）提高系統(tǒng)操作靈活便捷的能力。延長系統(tǒng)登錄駐留時(shí)間，減少系統(tǒng)使用者需要頻繁登錄的煩惱；增加系統(tǒng)在線發(fā)送電子文檔功能，讓不需要紙質(zhì)檔案的使用者及時(shí)獲得電子檔案，減少等待時(shí)間，節(jié)約社會(huì)資源，提供服務(wù)效率。

（2）設(shè)計(jì)更多的查詢模塊，更大程度上發(fā)揮遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的功能。當(dāng)前遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)只設(shè)計(jì)有學(xué)籍查詢的模塊，沒有根據(jù)學(xué)籍內(nèi)容設(shè)計(jì)具體分項(xiàng)模塊，因此系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)錄取名冊、學(xué)業(yè)成績、學(xué)歷學(xué)位等模塊，方便勾選；拓展在線查檔內(nèi)容，開辟科研、教學(xué)、財(cái)務(wù)、基建等模塊，增加遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的服務(wù)能力，為更多的查檔者少跑路、多服務(wù)做出更大的貢獻(xiàn)，更大程度上發(fā)揮檔案材料服務(wù)社會(huì)的作用。

（3）增加系統(tǒng)在線溝通功能。遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)成功與否，關(guān)鍵是要給檔案管理者與查檔利用者提供一個(gè)在線溝通的平臺(tái)，這種溝通應(yīng)該是即時(shí)的、交互的，而不是隔離的、單向的。因此，研發(fā)人員應(yīng)下大功夫研究增加系統(tǒng)在線溝通功能，增加系統(tǒng)在線發(fā)送文字、語音信息的模塊。查檔者要查什么材料、有沒有材料，能夠及時(shí)得到管理人員的回復(fù)，做到心中有數(shù)。堅(jiān)決避免傳統(tǒng)查檔手段，由于缺乏及時(shí)溝通，造成檔案利用者千里迢迢從異地趕過來，結(jié)果檔案館沒有他們所要材料的尷尬事情。

以上就是疫情時(shí)期YZ大學(xué)在遠(yuǎn)程查檔服務(wù)方面所進(jìn)行的探索。遠(yuǎn)程查詢服務(wù)是高校檔案服務(wù)的發(fā)展趨勢，對(duì)高校檔案管理工作既是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)。YZ大學(xué)檔案館轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，樹立以人為本的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)作為，開展遠(yuǎn)程服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)現(xiàn)場查檔到遠(yuǎn)程查檔的根本性轉(zhuǎn)變，有效解決了檔案利用者因?yàn)橐咔椴荒墁F(xiàn)場查詢的難題，為創(chuàng)建江蘇省特色檔案館，乃至YZ大學(xué)雙一流學(xué)科建設(shè)做出了積極的貢獻(xiàn)。今后，隨著遠(yuǎn)程檔案服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)一步完善，YZ大學(xué)將加快檔案信息化建設(shè)步伐，為遠(yuǎn)程服務(wù)提供源源不斷的電子檔案“活水”，為檔案插上“云翅膀”，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，實(shí)現(xiàn)真正意義上的“零跑路”服務(wù)，推動(dòng)檔案管理專業(yè)化服務(wù)水平上更上一個(gè)新的臺(tái)階。

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