●張 婧 薛風華 賈騰飛 溫林昌 張杰賢

一、背景

在企業(yè)管理實踐中，各類管理系統(tǒng)在不同的管理環(huán)節(jié)和任務中使用，系統(tǒng)管理著企業(yè)業(yè)務、運營相關的重要數(shù)據(jù)，受管理系統(tǒng)之間信息不兼容問題的影響，管理系統(tǒng)內部數(shù)據(jù)重疊和信息孤島問題也越來越突出，討論管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互動、資料的合理使用顯得十分重要，加強管理系統(tǒng)之間的銜接勢在必行。與此同時，伴隨著國家的信息化進程，檔案信息化進程也日漸加速,電子文檔以其數(shù)量豐富、多樣化、使用方便等優(yōu)勢成為了信息時代信息記錄與傳播的首選方法，國內學者近年來對于電子文件單套制歸檔的研究呈上升趨勢，對于單套制的研究已成為國內檔案學者研究的熱點[1]?！吨腥A人民共和國檔案法》于2020年6月20日修改并通過，第37條明顯強調“電子檔案與傳統(tǒng)載體文檔具備同樣效用，可以以電子形式當作憑證使用。”電子檔案的法律效力獲得了確認[2]。在供電企業(yè)中，立足信息時代我國國情，以《中華人民共和國檔案法》的修訂為背景，關注和探索電子文件單套制歸檔的理論及實踐，解決檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)主要業(yè)務系統(tǒng)的連通和融合，解決電子文件單套制歸檔的痛點問題，為我國電力企業(yè)推行電子檔案單套制試點工作提供借鑒意義。

電網基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的連通與銜接，是實現(xiàn)檔案信息化管理、單套制檔案存儲的重要環(huán)節(jié)。將兩個相對單獨的管理體系進行有機整合,才能做到信息檔案的統(tǒng)一管理。開展電網基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的銜接模式研究，已經成為檔案管理單位的重要研究內容。在電網基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合的過程中，相關工作人員需要在對兩個管理系統(tǒng)進行充分了解的基礎上，對新型的優(yōu)化方式和整合模式進行探究和創(chuàng)新，才能增強電網基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合的整體水平。

二、兩個系統(tǒng)的功能和銜接的必要性

1.電網基建管理系統(tǒng)。供電企業(yè)電力基礎設施的范圍很廣，涉及基建的方方面面。與其他項目管理信息系統(tǒng)一致的是供電企業(yè)基建管理系統(tǒng)具備從立項、前期準備、正式施工、進度管理到竣工驗收的全部功能流程。與其他領域的工程管理過程相比，電力基建管理系統(tǒng)更加注重應用質量理論，保障工程質量和進度。電力基建工程與其他工程相比,具有技術要求高、施工范圍廣、工程后期需要專業(yè)人員維護的特點?；ü芾眢w系適用范圍包括國網層面、省公司層級、現(xiàn)場層面等。按照標準化項目管理功能建立了五個項目管理模型，以滿足國網公司建設的全過程管理人員。在工程項目進展方面、安全質量方面、項目技術方面、公共管理方面等和網省公司通過數(shù)據(jù)交換平臺能實現(xiàn)全過程的信息傳遞和跟蹤管理。利用基建系統(tǒng)，通過業(yè)主項目部、監(jiān)管項目部、建設項目部的現(xiàn)場管理，錄入現(xiàn)場管理相關資料，實現(xiàn)系統(tǒng)管理，建立全面、多維的施工標準化管理體系[3]?；ü芾硐到y(tǒng)的具體功能包括：工作平臺功能、公共管理職能、技術經濟管理職能等主要部分。供電公司基建管理系統(tǒng)功能復雜，涉及人員、事項、時間段眾多，需要在充分了解系統(tǒng)工作過程的基礎上，針對性地制定基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的銜接融合方案。

2.檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的主要功能是通過統(tǒng)一、規(guī)范的體系來規(guī)范整個檔案文件管理工作過程。目的是匯總和整合電子化檔案文件，并能夠提供完整的文檔數(shù)據(jù)公開的信息服務平臺。在檔案數(shù)據(jù)采集階段，檔案管理系統(tǒng)的功能主要是對相關資料數(shù)據(jù)進行流水式采集。在檔案數(shù)據(jù)的利用階段，檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了便捷的查詢功能。在信息時代，掌握檔案資料、并對檔案數(shù)據(jù)進行分析，具有巨大的意義。然而，若要實現(xiàn)數(shù)字信息與數(shù)據(jù)資源的綜合利用，第一步的任務就是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)收集。由此可見，檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)之間的銜接非常必要，有效地銜接將打通檔案信息數(shù)據(jù)流，為公司的管理決策運行提供了更為高效、完備的數(shù)據(jù)資料保障[4]。

3.多系統(tǒng)銜接與融合的必要性。檔案管理系統(tǒng)與電網基建管理系統(tǒng)的連接狀況，直接影響了各個系統(tǒng)的效率和運行效果。對于電網基建管理系統(tǒng)的具體業(yè)務能力而言，其穩(wěn)定工作依賴于數(shù)據(jù)管理的支持，因為檔案管理系統(tǒng)中保存著大量的歷史數(shù)據(jù)，如果二個管理系統(tǒng)之間進行了無縫連接，電網基建管理系統(tǒng)就能夠和檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)資料的互換與使用，工作效能將會明顯提高，檔案管理系統(tǒng)的綜合價值也將會更為的明顯。此外，兩個管理體系的銜接，對公司運營成本管理和工作品質管理都有著很重要的影響，如果兩個系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)有效銜接,則在管理的工作實踐中，需要完成大量數(shù)據(jù)信息由一個系統(tǒng)向另一系統(tǒng)的轉化，工作周期就會被延長，相應的成本費用也會明顯上升，導致管理工作效果的顯著性降低[5]。因此,在工作實踐中加強電網基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接工作就十分關鍵。

三、系統(tǒng)銜接的實施方案

1.工作總則。（1）對基建和工程檔案管理銜接工作嚴格執(zhí)行統(tǒng)一領導、分類管理的原則，以保障基建及工程項目檔案完整性和安全，便于各管理工作的利用。（2）電網基建系統(tǒng)應嵌入保管期限、分類表等歸檔信息，便于輸出符合國家標準歸檔格式的項目憑證、物料賬簿、項目實施報表等項目資料。（3）檔案系統(tǒng)應能夠高效接收、管理、使用電網基建工程項目檔案，并建立起與基建工程項目檔案之間的相互檢索關系。（4）認真做好基建工程項目檔案管理工作，逐步建立并健全對電子項目資料的建立、搜集、整合、存檔交接的電子化處理流程。形成電網基建工程項目文件的搜集、保存、統(tǒng)計分析、使用等工作制度，并采用有效可靠的安全保護技術手段與安全措施，以確保電網基建工程項目文件在傳輸和保存過程中的真實、全面、可用與安全。（5）基建管理系統(tǒng)操作人員和技術人員負責將應當歸檔的電子資料按照歸檔范圍和歸檔要求整理，定期生成電網基建資料的元數(shù)據(jù)庫，向檔案管理系統(tǒng)移交。（6）檔案管理機構負責定期對新接收的基建項目檔案進行審查和確認，并對電子資料的收集、整理、歸檔移交等工作進行指導和監(jiān)督[6]。（7）接收進入檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)應當根據(jù)DA/T70-2018相關規(guī)定，定期進行檔案文件真實性、完整性、可用性和安全測試。（8）加強基建項目檔案的安全保密管理，涉密電子文件和基建項目檔案管理按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。

2.系統(tǒng)銜接的技術方案。檔案管理與電網建設管理的銜接對管理的總體提升來說具有突出的價值，但是兩個系統(tǒng)是相對獨立的系統(tǒng)，在系統(tǒng)的銜接實踐中,需要克服系統(tǒng)之間的差異問題以及統(tǒng)計信息規(guī)范準則不一問題。供電公司的基建系統(tǒng)存在項目信息數(shù)據(jù)量大、信息強關聯(lián)、涉及主體多等特點。基于上述需解決的問題和供電公司基建系統(tǒng)的特點,本文采用了建立中間數(shù)據(jù)庫、制定元數(shù)據(jù)方案的方式解決兩種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)問題。（1）中間數(shù)據(jù)庫。采用“中間數(shù)據(jù)庫”方式，就是在電網基建系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間建立一個新的關系型數(shù)據(jù)庫。電網基建系統(tǒng)提供用XML封裝的數(shù)據(jù)包,并將數(shù)據(jù)寫入中間庫，而檔案管理系統(tǒng)則根據(jù)需求從中間庫讀取數(shù)據(jù)并插入檔案系統(tǒng)中對應的模塊供本系統(tǒng)使用，實現(xiàn)了電網基建系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)的功能。這種方式使檔案管理系統(tǒng)需要電子公文數(shù)據(jù)時，不再通過聯(lián)機或脫機方式從電網基建管理系統(tǒng)獲得，可直接實現(xiàn)共享，提高了數(shù)據(jù)交換效率?；ü芾硐到y(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間通過數(shù)據(jù)交換中間庫的工作流程如圖1所示。（2）元數(shù)據(jù)方案。元數(shù)據(jù)是指描寫了電子文檔或者電子文檔中的信息內容、歷史背景、構成以及管理流程的數(shù)據(jù)信息，包括了電子文檔的著者、題名、存放地點、保存空間大小等,在實質上是表示數(shù)據(jù)信息的內容數(shù)據(jù)信息[7]。元數(shù)據(jù)管理可以提高電子文檔的真實性、完整性、可靠性、可用性，有效維護電子文檔的信息特性，從而方便人們對電子文檔內容的認識、處理、傳遞與使用，已成為電子文檔信息管理工作中至關重要的內容。項目建設過程中形成的、具備特殊保護意義和存檔保管功能的一組有聯(lián)系電子文檔，以及元數(shù)據(jù)的綜合形成電子文檔。元數(shù)據(jù)與電子文件、電子檔案有著密切聯(lián)系。電子文件是國家機關、社會團體以及個人在完成其規(guī)定工作或代辦事項的過程中,利用電腦或電子設備所產生、辦理、傳遞和保存的數(shù)碼格式的各類數(shù)據(jù)信息記載。電子文件主要由信息內容、構成、背景等構成。按照電子文檔的構成三要素理論和GB/T18894—2016《電子商務文件歸檔與電子商務檔案管理規(guī)范》,將內容、結構、背景三要素成為電子文檔的主要內涵,以確保電子商務文書在存檔后仍有憑證價值,并指導電子商務文書歸檔和電子文檔保管管理等工作。電子檔案是帶有憑證、查考和儲存等價值，歸檔保管的電子產品檔案。當擬歸檔的電子文件達到了質量和歸檔程序兩方面要求時,可以轉化為電子檔案。

圖1 基建管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)銜接流程圖

對于電網基建系統(tǒng)而言，CJJ/T 187—2012《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》的適用性、針對性更好，但在實際電網基建項目中，會產生大量照片類、錄音錄像類電子文件，針對這部分電子文件，CJJ/T 187-2012《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》的適用性不足，并且其與歸檔記錄相關的元數(shù)據(jù)不夠詳細。為了彌補這部分不足，電網基建系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案可以以CJJ/T 187—2012《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》為參考，拓展DA/T 46—2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 54—2014《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 63—2017《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》中針對性強的元數(shù)據(jù)部分，形成適用于電網基建系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)方案。

四、系統(tǒng)銜接中的其他問題

1.電子簽章。電子簽章是電子簽名的技術體現(xiàn)，其特點是通過影像處理術、加密解密技術和數(shù)字簽名技術達到了與傳統(tǒng)紙質文檔簽名方式一致的數(shù)據(jù)可視化效果，并通過使用電子簽名技術保證了電子商務文件中數(shù)據(jù)資料的完全,真實感，可驗證性及其對簽字者的不可否認性。

對于電網建設體系中的網絡電子簽章技術應用，可充分發(fā)揮現(xiàn)有PKl體系，有效減少了網絡系統(tǒng)建造成本。通過建設供電企業(yè)簽字信息系統(tǒng)，受理和核實工程中的所有用戶（包括建設、設計、監(jiān)理、施工等單位的企業(yè)和個人）的工程登記信息和對數(shù)字證書的申報資料，向CA申報數(shù)字證書并組織簽發(fā)、保存和管理等工作，同時與工程項目管理應用體系實現(xiàn)深度融合，對工程文書實施網絡電子簽字，并承接了PKI管理系統(tǒng)中RA和應用接口系統(tǒng)的各種功能。作為電網公司基建體系的主要部分，完整的電子簽字管理系統(tǒng)由身份確認、證件信息管理、計算機簽字等模塊構成，應定位于后臺的基礎業(yè)務上，為全行業(yè)信息系統(tǒng)提供計算機簽字支持服務，為個人用戶提供證件信息管理、身份驗證等基礎業(yè)務。由個人用戶向計算機簽字管理系統(tǒng)提供登記信息、數(shù)字證書的核發(fā)申報、吊銷申請等，經核實通過后由管理系統(tǒng)向國家CA認證管理中心遞交申請表，并在獲取數(shù)字證書和私鑰密碼后，完成存儲簽發(fā)與保管的工作。電子簽章系統(tǒng)與基建管理系統(tǒng)深度融合，并內嵌基建管理系統(tǒng)后臺,用戶在電網基建管理系統(tǒng)中完成電子文檔簽章，在形成合法有效的工程電子文檔后直接存檔在檔案管理系統(tǒng)中。

2.時間戳。時間戳是一種經過信息加密后形成的獨特的帶有規(guī)范格式的電子文件[8]。目前,人們已經把現(xiàn)有的專門開展時間戳設施和業(yè)務的組織都稱作時間戳業(yè)務管理中心，時間戳包括了可信時間戳和非可信時間戳?？尚艜r間戳是由國家權威可信時間戳業(yè)務管理中心所出具，能夠證實數(shù)據(jù)信息電文在某個時點是已經形成的、信息完備的、可驗證的、具備法律效力的電子證據(jù)。基于國際時間戳標準規(guī)范《RFC3161》,可信時間戳的技術基本原理是將使用者的電子數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息的Hash值包裝為可信時間戳請求發(fā)送給時間戳業(yè)務管理中樞，在此基礎上綁定由國家權威時間機構確保無法修改的日期信息，從而形成了無法篡改的時間戳文檔。通過時間戳技術可以有效避免檔案文件被人修改或變造，是確保檔案數(shù)據(jù)安全的重要措施。

五、總結

促進電網基建管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的融合,是實現(xiàn)電子文檔單套制歸檔的重要途經，符合檔案信息化的發(fā)展趨勢。對基建管理系統(tǒng)中形成的原生電子文檔到電子存檔的過程離不開系統(tǒng)銜接方案和元數(shù)據(jù)規(guī)范，本文在分析兩個系統(tǒng)特點的基礎上，設計了適用于兩系統(tǒng)銜接的技術方案和元數(shù)據(jù)方案，并產生了電子簽章、時間戳技術在系統(tǒng)數(shù)據(jù)雙向傳輸中的重要作用。推動電網基建管理部門和電子歸檔部門之間的協(xié)調合作、進一步完善業(yè)務管理信息系統(tǒng)與電子歸檔管理系統(tǒng)的直接互動，有助于檔案單套制管理和檔案資源的有效利用，有利于提升企業(yè)運營效率。