陳樂(lè)平
(福州樸樸電子商務(wù)有限公司,福建 福州 350001)
近年來(lái),財(cái)務(wù)共享中心已成為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一。然而,部分企業(yè)在成立共享中心后忽視風(fēng)險(xiǎn)管理或者單純依靠財(cái)務(wù)共享中心管控風(fēng)險(xiǎn),反而造成集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)集聚,這與財(cái)務(wù)共享設(shè)立的理念背道而馳。此外,隨著科技的進(jìn)步,監(jiān)管逐步向技術(shù)性監(jiān)管轉(zhuǎn)型,企業(yè)內(nèi)部舞弊和財(cái)務(wù)造假手段也更加隱蔽,雙重壓力下企業(yè)需要更加注重強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),實(shí)現(xiàn)“人防”向“智防”轉(zhuǎn)型。在此背景下,利用科技手段強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享中心風(fēng)險(xiǎn)管控將成為企業(yè)管理的趨勢(shì),探討如何變革風(fēng)險(xiǎn)管理模式,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理與企業(yè)管理的融合需要是實(shí)務(wù)中關(guān)注的重點(diǎn)。
財(cái)務(wù)共享中心具有一定的歸集作用,主要是將企業(yè)集團(tuán)中重復(fù)率較高以及容易實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一歸集,以此種方式完成對(duì)財(cái)務(wù)流程的再創(chuàng)造[1]。對(duì)于大型的集團(tuán)企業(yè)而言,旗下往往包括多個(gè)分公司,財(cái)務(wù)共享中心能夠?qū)⑵髽I(yè)集團(tuán)各分公司的財(cái)務(wù)工作統(tǒng)一納入共享中心進(jìn)行統(tǒng)一管理,有助于企業(yè)集團(tuán)管理人員對(duì)整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行管控,既有利于實(shí)現(xiàn)節(jié)約財(cái)務(wù)管理成本的目標(biāo),又可以提升企業(yè)集團(tuán)整體的財(cái)務(wù)管理水平。當(dāng)前,財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建已成為企業(yè)集團(tuán)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì),國(guó)內(nèi)外多家大型集團(tuán)企業(yè)已建立了財(cái)務(wù)共享中心,如奔馳、微軟、華為及中石油等。
一方面,擁有國(guó)家政策的扶持。2013年,我國(guó)出臺(tái)了相關(guān)政策用于支持企業(yè)創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心,集團(tuán)化企業(yè)的總公司與分公司之間應(yīng)該注重財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建,以便于為企業(yè)財(cái)會(huì)管理工作的開(kāi)展提供保障。企業(yè)集團(tuán)可以依據(jù)自身實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況以及總公司與分公司之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)聯(lián)性創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心,以此響應(yīng)相關(guān)政策號(hào)召,推動(dòng)企業(yè)向現(xiàn)代化、集約化方向發(fā)展[2]。另一方面,建立財(cái)務(wù)共享中心是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)控的必然選擇。經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型以及同行業(yè)的壓力,使企業(yè)需要提升自身經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力,但部分集團(tuán)企業(yè)因旗下分公司數(shù)量較多,財(cái)務(wù)管理難度增加,需要企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管理。
一方面,有助于集團(tuán)企業(yè)成本的降低以及財(cái)務(wù)利用率的提高。在企業(yè)尚未建立財(cái)務(wù)共享中心之前,無(wú)論是總公司還是分公司都有自己的財(cái)務(wù)人員,各公司的財(cái)務(wù)管理工作相對(duì)獨(dú)立,缺少關(guān)聯(lián)性,這導(dǎo)致部分人力資源及財(cái)務(wù)資源存在重復(fù)使用的問(wèn)題,不利于財(cái)務(wù)管理成本的節(jié)約。而財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建,可以將集團(tuán)各公司財(cái)務(wù)工作歸集到一起,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管理[3]。另一方面,促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)職能的轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)職能主體是會(huì)計(jì)核算,日常財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理比較簡(jiǎn)單,而新時(shí)期,隨著企業(yè)規(guī)模的逐步擴(kuò)大以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)種類(lèi)的增多,會(huì)計(jì)核算工作日趨復(fù)雜化,需要財(cái)會(huì)部門(mén)注重新管理職能的引進(jìn),而財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建可助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
財(cái)務(wù)共享中心具有規(guī)模效應(yīng),企業(yè)集團(tuán)可以借助該規(guī)模效應(yīng)對(duì)旗下分公司的財(cái)務(wù)進(jìn)行科學(xué)管理,以此降低管理成本。另外,財(cái)務(wù)共享中心能夠提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平以及管理質(zhì)量,強(qiáng)化企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,具體的構(gòu)建優(yōu)勢(shì)包括三個(gè)方面:第一,簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理層級(jí),即各公司的財(cái)務(wù)由集團(tuán)總公司管理,旗下各分公司的財(cái)務(wù)人員可進(jìn)行精簡(jiǎn),以此實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約目標(biāo)。第二,規(guī)范企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)單元標(biāo)準(zhǔn)操作流程,標(biāo)準(zhǔn)的操作流程可以節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)時(shí)間,避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)行為。第三,有助于企業(yè)整合能力的提升,部分企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式存在人員管理精力分散的問(wèn)題,即人員管理中心未在核心業(yè)務(wù)上,財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建可以讓財(cái)務(wù)管理人員提升對(duì)核心業(yè)務(wù)的重視。
財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建有一定的劣勢(shì),例如,增加企業(yè)財(cái)管費(fèi)用以及增大企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。體的劣勢(shì)包括三個(gè)方面:第一,財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建,需要集團(tuán)企業(yè)不同區(qū)域的分公司將所有財(cái)務(wù)信息進(jìn)行匯總。母公司與各分公司的日常運(yùn)營(yíng)存在諸多業(yè)務(wù)往來(lái),需要傳輸?shù)男畔①Y料較多,該過(guò)程需要消耗大量的管理經(jīng)費(fèi),例如資料傳輸費(fèi)以及人員差旅費(fèi)等。第二,企業(yè)集團(tuán)需要優(yōu)先創(chuàng)建一套完整的通信信息處理服務(wù)系統(tǒng),用于連接總公司與各分公司,系統(tǒng)的構(gòu)建需要硬件及軟件的支持,需要企業(yè)增加投資成本。第三,財(cái)務(wù)共享中心更注重于統(tǒng)一化的管理,此種方式在一定程度上忽略了各地區(qū)分公司的個(gè)性化發(fā)展,不利于集團(tuán)企業(yè)納稅的統(tǒng)一籌劃,容易增加企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
當(dāng)前,部分企業(yè)所使用的財(cái)務(wù)管理模式為集權(quán)型,其具有讓各分公司貫徹執(zhí)行集團(tuán)總公司總體財(cái)務(wù)管理策略的作用,較符合企業(yè)集團(tuán)總體的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),有助于降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門(mén)提供的職能包括集中服務(wù)職能與簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程職能等,現(xiàn)階段,該職能現(xiàn)已無(wú)法滿足集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求,相關(guān)財(cái)務(wù)人員需要注重財(cái)務(wù)共享中心職能的轉(zhuǎn)換,注重綜合性職能的開(kāi)發(fā)。財(cái)務(wù)共享中心的主要職能包括各業(yè)務(wù)單位的財(cái)管、會(huì)計(jì)服務(wù)中心以及資金管控等,其管理目標(biāo)存在一定的不同,需要企業(yè)在強(qiáng)化內(nèi)部財(cái)控的同時(shí),合理利用財(cái)務(wù)共享中心,為企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理創(chuàng)造良好機(jī)會(huì)。
財(cái)務(wù)共享中心的建立面臨一定的威脅,包括外部環(huán)境及中心內(nèi)部建設(shè)問(wèn)題等。在內(nèi)部建設(shè)方面,財(cái)務(wù)共享中心的建立可能會(huì)受到相關(guān)法律的限制,我國(guó)在金融機(jī)構(gòu)成立方面的法律法規(guī)尚不健全,部分企業(yè)若想成立財(cái)務(wù)共享中心,企業(yè)法人需要具有一定資格,并且具有相關(guān)法律提供保障,但在實(shí)際的創(chuàng)建過(guò)程中,企業(yè)會(huì)面臨諸多政策及法律阻礙。在外部環(huán)境方面,我國(guó)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境仍處于建設(shè)階段,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境較為復(fù)雜,財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建需要企業(yè)不斷地進(jìn)行實(shí)踐與探究,依據(jù)自身經(jīng)營(yíng)狀況以及財(cái)務(wù)現(xiàn)狀,科學(xué)創(chuàng)建以及合理改進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心,有助于減少財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的威脅。
財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建的首要前提是思想觀念的轉(zhuǎn)變,在創(chuàng)建的準(zhǔn)備階段,企業(yè)需要對(duì)原有的財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行改進(jìn),此過(guò)程中可能與財(cái)務(wù)部門(mén)個(gè)別人員的經(jīng)濟(jì)利益產(chǎn)生沖突,此時(shí)需要管理人員注重對(duì)財(cái)務(wù)人員思想觀念的引導(dǎo),無(wú)論是總公司還是分公司,財(cái)管部門(mén)工作人員的思想觀念需要發(fā)生改變,公司可通過(guò)加強(qiáng)財(cái)務(wù)培訓(xùn)的方式,逐漸轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的財(cái)務(wù)觀念。財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建會(huì)涉及總公司與分公司權(quán)力再分配問(wèn)題,部分財(cái)務(wù)人員的崗位會(huì)發(fā)生改變。針對(duì)失去權(quán)力的財(cái)務(wù)人員,公司應(yīng)做好思想工作,而對(duì)于在職人員公司應(yīng)加強(qiáng)其財(cái)務(wù)培訓(xùn),以此提升在職人員才管能力及水平。觀念的轉(zhuǎn)變并非一蹴而就,企業(yè)應(yīng)將觀念的轉(zhuǎn)變與財(cái)務(wù)培訓(xùn)相結(jié)合,利用財(cái)務(wù)培訓(xùn)促使人員轉(zhuǎn)變觀念。
財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建,會(huì)將企業(yè)財(cái)務(wù)原有的重復(fù)性以及共性化的工作集中到一起,該過(guò)程會(huì)產(chǎn)生兩種變化,一種是財(cái)務(wù)資源的集中,另一種是財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。原有的公司及財(cái)務(wù)部門(mén)僅保留部分職能,如原始單據(jù)的收集,各分公司的財(cái)務(wù)部門(mén)可能會(huì)精簡(jiǎn)人員,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行重新構(gòu)架。為此,企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建需要面臨人員與財(cái)務(wù)流程調(diào)整的重大問(wèn)題。在創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心前,企業(yè)的報(bào)賬、核算以及結(jié)算等業(yè)務(wù)相對(duì)獨(dú)立,各有各的工作流程及工作標(biāo)準(zhǔn);財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建后,企業(yè)的各財(cái)務(wù)流程需要進(jìn)行調(diào)整以及重新架構(gòu),需要將各分公司的會(huì)計(jì)核算統(tǒng)一集中至總公司,以便于新財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)的建立。
財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建離不開(kāi)集中且完善的信息系統(tǒng)平臺(tái),該平臺(tái)是財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)共享中心的主要業(yè)務(wù)項(xiàng)目包括核算、報(bào)銷(xiāo)以及支付等,其中占重要比例的為核算,其信息化的集中處理是信息系統(tǒng)平臺(tái)創(chuàng)建的關(guān)鍵,可以將企業(yè)原有的多企業(yè)共用管理體系模式轉(zhuǎn)變成企業(yè)單一使用的管理系統(tǒng)模式。而針對(duì)報(bào)銷(xiāo)與支付業(yè)務(wù)需要使用單獨(dú)的專(zhuān)業(yè)軟件,如費(fèi)控系統(tǒng),該系統(tǒng)的優(yōu)化可以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及資金支付流程的創(chuàng)建。信息系統(tǒng)平臺(tái)的創(chuàng)建可使企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心財(cái)管水平的提升,提高企業(yè)財(cái)管效率。與此同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建可為企業(yè)節(jié)省人力以及財(cái)力資源,部分工作可以在信息系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)展,這不僅能節(jié)約人力資源成本,還有助于促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心向信息化方向發(fā)展。
傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)管模式比較分散,各分公司的各部門(mén)工作相對(duì)獨(dú)立,自財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建以來(lái),財(cái)務(wù)共享中心對(duì)各子公司各部門(mén)的人員進(jìn)行了歸集,在對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行重新劃分的同時(shí),對(duì)財(cái)務(wù)人員的組織架構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化,例如,對(duì)于業(yè)務(wù)財(cái)務(wù),該工作的重點(diǎn)是會(huì)計(jì)信息的搜集以及企業(yè)會(huì)計(jì)憑證的歸檔等,工作人員需要與稅務(wù)機(jī)關(guān)相協(xié)調(diào),處理企業(yè)各項(xiàng)稅務(wù)問(wèn)題。共享財(cái)務(wù)的工作重點(diǎn)在于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理,工作人員需要完成會(huì)計(jì)報(bào)表的編輯以及審核工作。而戰(zhàn)略財(cái)務(wù),其屬于最高級(jí)別的財(cái)務(wù)工作,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人員負(fù)責(zé),其工作重點(diǎn)是對(duì)會(huì)計(jì)工作的統(tǒng)籌管理,為企業(yè)管理層做出正確決策提供依據(jù)。
以某地區(qū)的H公司為例,該公司的業(yè)務(wù)流程主要包括資金結(jié)算業(yè)務(wù)、資產(chǎn)費(fèi)用相關(guān)業(yè)務(wù)以及收入成本業(yè)務(wù)等,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建需要企業(yè)建立健全相關(guān)機(jī)制,優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程。一方面,完善財(cái)會(huì)工作機(jī)制以及相關(guān)規(guī)章制度等,制定標(biāo)準(zhǔn)化的共享報(bào)賬指南,并依據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)科學(xué)分類(lèi),明確指南使用范圍,做好財(cái)務(wù)處理與報(bào)賬所需材料附件的確認(rèn)工作。另一方面,搭建財(cái)務(wù)共享中心工作框架,科學(xué)設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享中心工作流程圖,可為企業(yè)財(cái)務(wù)流程的優(yōu)化提供參考,具體的框架流程圖如圖1所示。
圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作流程圖
在H公司中,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心屬于一個(gè)獨(dú)立體,其信息化的建設(shè)需要財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的構(gòu)建,而共享平臺(tái)的構(gòu)建主要包括五個(gè)模塊,分別是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)、預(yù)算與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、網(wǎng)上支付和銀企互聯(lián)系統(tǒng)及綜合管理門(mén)戶系統(tǒng)。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)是平臺(tái)核心,集中管理企業(yè)的各業(yè)務(wù)流程,具有協(xié)調(diào)管理企業(yè)資金流、物流以及信息流等功能;預(yù)算與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的控制基礎(chǔ),能夠?yàn)槠髽I(yè)員工隨時(shí)隨地提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)創(chuàng)造機(jī)會(huì);影像管理系統(tǒng)的安裝,能夠打破審批距離的約束,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化審批操作;網(wǎng)上支付和銀企互聯(lián)系統(tǒng),能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者正確財(cái)務(wù)決策的做出提供實(shí)時(shí)、有效且精準(zhǔn)的賬務(wù)信息,便于總公司對(duì)分公司財(cái)務(wù)的監(jiān)管;綜合管理門(mén)戶系統(tǒng),是企業(yè)展示形象以及接受外部信息的路徑。具體如圖2所示。
圖2 財(cái)務(wù)共享平臺(tái)信息化建設(shè)模塊
“端到端”財(cái)務(wù)共享提交模式的創(chuàng)建,需要工作人員優(yōu)先完成業(yè)務(wù)提交流程再造工作小組的構(gòu)建。財(cái)務(wù)共享上線核算流程以及業(yè)務(wù)提交的實(shí)際工作等都需要專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé),尤其是在相關(guān)調(diào)研報(bào)告的編輯過(guò)程中,編輯問(wèn)題的排查與解決較為困難,需要工作人員找準(zhǔn)改進(jìn)目標(biāo),制定流程方案,成立專(zhuān)項(xiàng)小組。隨后需要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理,相關(guān)流程進(jìn)行審簽,確立財(cái)務(wù)共享中心各業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn),簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程,提高業(yè)務(wù)效率,有助于端到端財(cái)務(wù)共享提交模式的創(chuàng)建。此外,企業(yè)集團(tuán)財(cái)管人員還需要編輯財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)工作清單,明確總公司與分公司各財(cái)務(wù)部門(mén)的具體工作職責(zé)。
企業(yè)財(cái)務(wù)管理機(jī)制的完善是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,企業(yè)管理人員應(yīng)該具有耐心及恒心,避免過(guò)分追求完善速度,進(jìn)而忽視了完善質(zhì)量。對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建,財(cái)管人員的眼光應(yīng)放長(zhǎng)遠(yuǎn),注重中心創(chuàng)建的可靠性,在中心創(chuàng)建成立初期,可先讓其與原有的財(cái)管體系進(jìn)行有效融合,針對(duì)部分財(cái)務(wù)工作的交接可以增設(shè)過(guò)度環(huán)節(jié),即平穩(wěn)過(guò)渡,積極推進(jìn),以此確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中的安全性。同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)建需要企業(yè)管理層人員做好增加投資成本的心理準(zhǔn)備,部分財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)或者是人員的轉(zhuǎn)移,勢(shì)必會(huì)對(duì)人力及物力資源的投資成本產(chǎn)生一定影響,此種影響很容易增加企業(yè)的投資成本。
綜上所述,對(duì)于大型集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō),設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心往往利大于弊,尤其是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,其下屬分、子公司的數(shù)量會(huì)越來(lái)越多,按照原有模式,財(cái)務(wù)人員的數(shù)量也會(huì)相應(yīng)增加。一方面,人員的增加會(huì)帶來(lái)較大的成本壓力;另一方面,也不利于集團(tuán)的集中管控。因此,設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心是大部分集團(tuán)型企業(yè)的必然選擇,建立財(cái)務(wù)共享中心能有效解決上述問(wèn)題,這也是未來(lái)集團(tuán)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理的發(fā)展趨勢(shì)。因此,企業(yè)應(yīng)該采取針對(duì)性的措施,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。