陳婕

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司，青海格爾木816099）

1 引言

在信息化時(shí)代，化工檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理是化工企業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)其有著深遠(yuǎn)的意義，不僅可以保障檔案安全，還能保持與時(shí)代發(fā)展的一致性，進(jìn)而不斷實(shí)現(xiàn)管理的目標(biāo)。作為化工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員，要對(duì)這項(xiàng)工程加以重視，積極探索科學(xué)、合理、與本企業(yè)發(fā)展相符的檔案管理新模式，以從根本上提升化工檔案管理的效率。

2 當(dāng)前化工企業(yè)檔案管理中存在的問題及影響因素

2.1 存在的問題

2.1.1 忽視信息技術(shù)的應(yīng)用

忽視信息技術(shù)的應(yīng)用是化工企業(yè)檔案管理中一個(gè)普遍存在的問題，究其根源在于信息技術(shù)創(chuàng)新并非化工企業(yè)的主業(yè)，因此，在推進(jìn)化工企業(yè)發(fā)展的過程中，上到領(lǐng)導(dǎo)下到基層員工都忽視了信息技術(shù)的應(yīng)用。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理只要按照要求按部就班地完成即可，不需要?jiǎng)?chuàng)新。實(shí)則不然，在信息技術(shù)向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域不斷推進(jìn)和滲透的過程中，化工檔案管理表現(xiàn)出了新的特征，對(duì)自身工作的優(yōu)化也提出了新的要求。

2.1.2 優(yōu)化效能有待提升

在加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)整合的過程中，因缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在利用信息技術(shù)優(yōu)化工作方面較為薄弱，主要表現(xiàn)為：工作人員沿用傳統(tǒng)的思路和模式，將更多的時(shí)間和精力放在檔案管理流程創(chuàng)新上，沒有從整體著眼進(jìn)行構(gòu)建。因此，如何在新時(shí)期創(chuàng)新檔案管理體系，提升檔案管理優(yōu)化工作的實(shí)際效能，是檔案管理工作人員急需解決的問題。

2.1.3 信息化程度不高

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，加強(qiáng)化工檔案管理的信息化建設(shè)成為化工企業(yè)面向現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要方向。但在實(shí)際的化工檔案管理中，并沒有與先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)有機(jī)整合，導(dǎo)致化工檔案管理的綜合效能低下。針對(duì)化工檔案管理信息化建設(shè)薄弱的問題，要從自身出發(fā)，善用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案管理層級(jí)，以不斷提升檔案管理工作效能。

2.1.4 精細(xì)化程度不夠

隨著信息化檔案管理工作的持續(xù)深入，發(fā)揮信息技術(shù)功能提升檔案管理的精細(xì)化水平是檔案工作發(fā)展的主要趨勢(shì)。但在當(dāng)前的檔案管理中，很多企業(yè)依然以舊理念武裝自己，用舊模式開展管理，進(jìn)而降低了化工檔案管理的精細(xì)化程度。從化工檔案管理的工作內(nèi)容和性質(zhì)兩個(gè)方面來看，信息技術(shù)的應(yīng)用直接關(guān)系著檔案管理的安全性，也影響著化工企業(yè)檔案管理工作的整體推進(jìn)情況，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理在構(gòu)建現(xiàn)代化化工企業(yè)方面發(fā)揮著重要作用。但事實(shí)上，化工檔案管理者對(duì)精細(xì)化管理路徑的探索力度不足，難以提升管理效能。

2.2 影響因素

2.2.1 人為因素

人是化工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的直接控制者，是影響整體運(yùn)行情況的關(guān)鍵因素。如若管理者缺乏信息化應(yīng)用意識(shí)，在管理手段上有所欠缺，勢(shì)必影響管理的質(zhì)量。同時(shí)，工作人員的業(yè)務(wù)能力、經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)也有著直接的影響，尤其是在面對(duì)突發(fā)事件的情況下，考驗(yàn)的不單是工作人員的業(yè)務(wù)能力，更是對(duì)工作人員沉穩(wěn)心態(tài)、應(yīng)變能力的考查。因此，工作人員要不斷地提升自己，以更好地推進(jìn)化工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2.2 技術(shù)因素

科技是推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作前行的主要?jiǎng)恿?，主要的技術(shù)影響因素在工作中表現(xiàn)為：前期資料整理不詳細(xì)，導(dǎo)致檔案制作偏離原計(jì)劃，同時(shí)，沒有制定有效的應(yīng)對(duì)措施；技術(shù)工作者沒有掌握設(shè)備和軟件的應(yīng)用方法，尤其是在新產(chǎn)品、新技術(shù)的應(yīng)用上缺乏經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際工作無法和設(shè)備進(jìn)行有效整合，在操作中失誤不斷。

3 現(xiàn)代化化工檔案管理工作發(fā)展遵循的原則

3.1 精細(xì)化原則

精細(xì)化原則是推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作發(fā)展的一項(xiàng)重要原則。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有檔案管理體系也在發(fā)生改變，其工作內(nèi)容和方式也和以往有所不同。在這一形勢(shì)下，檔案管理工作者只有把握住時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，善用精細(xì)化管理手段，才能形成檔案管理和時(shí)代發(fā)展的一致性，才能將信息技術(shù)的保障和服務(wù)作用真正發(fā)揮出來，進(jìn)而為精細(xì)化檔案管理貢獻(xiàn)自己的一份力量。

3.2 規(guī)范化原則

利用信息技術(shù)規(guī)范化工檔案管理，使其朝著更好的方向發(fā)展，對(duì)化工檔案的創(chuàng)新有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)踐中，因檔案管理并非化工企業(yè)的主業(yè)，很多企業(yè)缺乏重視，以至于工作環(huán)節(jié)和流程存在隨意性。只有正視問題，將利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理納入企業(yè)規(guī)范化發(fā)展的整體框架，積極創(chuàng)新，才能提升檔案管理的效果。

3.3 信息化原則

在新時(shí)代的發(fā)展中，信息化建設(shè)是企業(yè)在變革與發(fā)展中面臨的問題之一。在這一背景下，加強(qiáng)信息技術(shù)和化工檔案管理的有效結(jié)合，不僅可以保證檔案的安全性，還能提升化工企業(yè)檔案管理工作的效能，這是當(dāng)下化工企業(yè)檔案管理急需解決的問題。在推進(jìn)化工檔案管理的信息化建設(shè)過程中，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的工程，需要有序推進(jìn)，既要做好硬件配套建設(shè)又要不斷優(yōu)化檔案管理體系，以真正提升化工檔案管理的工作效能。

4 現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合策略

加強(qiáng)信息技術(shù)和化工檔案管理的整合，必須突破陳舊的理念，積極創(chuàng)新管理模式，并針對(duì)企業(yè)檔案管理存在的問題，提出與企業(yè)發(fā)展相契合的策略，以滿足當(dāng)前工作發(fā)展的需要。

4.1 構(gòu)建現(xiàn)代信息技術(shù)管理體系

從內(nèi)容和性質(zhì)兩個(gè)方面來看，化工檔案管理并非一項(xiàng)孤立的工作，其與化工企業(yè)的各項(xiàng)工作均具有直接的聯(lián)系。具體來講，信息技術(shù)可以優(yōu)化工作流程，發(fā)揮牽一發(fā)動(dòng)全身的作用。因此，在探索化工檔案管理的信息化發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員要認(rèn)識(shí)到其在企業(yè)整體工作中的作用，進(jìn)而積極創(chuàng)新改革方式，同時(shí)，通過培訓(xùn)提高其他部門的重視程度，將信息技術(shù)擺在重要位置，通過不斷推動(dòng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)化工企業(yè)檔案管理各環(huán)節(jié)的全面提升與發(fā)展，以切實(shí)地提升化工企業(yè)檔案管理的效能。從實(shí)際工作開展情況來看，影響信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理中持續(xù)推進(jìn)的主要原因在于沒有健全系統(tǒng)的推廣體系，進(jìn)而導(dǎo)致推廣工作較為滯后。為解決這一問題，要不斷完善推廣管理機(jī)制，明確各部門的工作職責(zé)，鼓勵(lì)員工積極主動(dòng)地投身信息技術(shù)推廣工作，以扭轉(zhuǎn)當(dāng)前的不利局面。

4.2 做好檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)

做好檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)工作是推進(jìn)化工企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的重要保障?；て髽I(yè)要加大對(duì)硬件設(shè)備的投入力度，如計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存設(shè)備等，為檔案管理的信息化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。其中，要選擇性能好、儲(chǔ)存空間大的設(shè)備，保證檔案資料可以得到安全、有效的儲(chǔ)存。同時(shí)，化工企業(yè)要考慮檔案管理的連續(xù)性特征，做好舊檔案的整理工作，以不斷完善檔案資料庫，加快化工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。另外，化工企業(yè)要積極創(chuàng)新檔案管理方法，善用信息技術(shù)提升紙質(zhì)檔案管理的安全性和有效性。

4.3 利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理方式

傳統(tǒng)的化工檔案管理工作通常是管理者根據(jù)企業(yè)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)和資料，結(jié)合主觀意愿或者整理難易程度進(jìn)行預(yù)處理，以形成檔案資料。這種檔案管理方式存在很大的隨意性，無法保證檔案質(zhì)量，進(jìn)而無法為企業(yè)發(fā)展提供有效的依據(jù)。從檔案的實(shí)際效用來講，不完整的檔案無法為企業(yè)展現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)、經(jīng)營情況，進(jìn)而影響日后化工檔案的有效應(yīng)用。在信息技術(shù)的發(fā)展中，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的發(fā)展，其在檔案管理中的應(yīng)用，不僅優(yōu)化了檔案管理空間，而且是管理者整理檔案的一個(gè)有效手段，檔案管理者可以借助網(wǎng)絡(luò)查看檔案資料反映的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)和內(nèi)容，同時(shí)，能夠及時(shí)了解閱讀者的需求和意見，這對(duì)化工檔案管理的優(yōu)化工作發(fā)揮了很好的幫助作用。當(dāng)然，在檔案資料整理的過程中，檔案管理者要調(diào)整心態(tài)，巧用信息技術(shù)帶給自己的反饋信息，在檔案整理的開始階段，整理者可以利用信息技術(shù)的交流功能，了解使用者的需求和意見，以提升檔案整理的有效性。在檔案整理完成之后，管理者可以借助信息技術(shù)的開放功能進(jìn)行宣傳，當(dāng)使用者及時(shí)了解檔案資料并作出點(diǎn)評(píng)時(shí)，管理者能夠以此為依據(jù)不斷進(jìn)行優(yōu)化。由此可見，信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，可以提升檔案整理的質(zhì)量和效率，同時(shí)，對(duì)檔案管理者工作方式的優(yōu)化發(fā)揮了積極的推動(dòng)作用。

4.4 利用信息技術(shù)加快檔案整理進(jìn)度

傳統(tǒng)的化工企業(yè)檔案管理以紙質(zhì)資料為媒介，依靠整理者人工書寫和編制。這種檔案整理方式存在很大的弊端，極易出現(xiàn)人因失誤，如疏漏、錯(cuò)誤等且速度緩慢。信息技術(shù)的應(yīng)用則可以很好地優(yōu)化這一問題。

第一，自動(dòng)化辦公軟件的應(yīng)用，為檔案資料整理帶來了極大的便利。復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)已經(jīng)成為檔案整理的有效工具，這些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用大大提升了檔案整理的速度。

第二，錄音筆和攝像機(jī)的應(yīng)用，可以將檔案信息以多種形式儲(chǔ)存，豐富了檔案的形式。在化工企業(yè)的檔案管理中，如若可以將信息技術(shù)和檔案資料整理結(jié)合起來，不僅可以優(yōu)化整理空間，還能最大限度地提升整理速度。信息技術(shù)的應(yīng)用超越了時(shí)空的限制，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的局面，為檔案整理提供了有效的技術(shù)支持。

4.5 利用信息技術(shù)豐富檔案的類型

雖然傳統(tǒng)的檔案整理工作具有形式多樣、類型豐富的優(yōu)點(diǎn)，但受到各種因素的影響，導(dǎo)致檔案資料整理存在類型單一的問題。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)檔案資料內(nèi)容的需求也不斷增多，同時(shí)，對(duì)檔案資料類型提出了更高的要求。只有實(shí)現(xiàn)資料類型的多樣化，才能滿足人們的需要，才能提升檔案資料整理的質(zhì)量。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)生活和生產(chǎn)的各個(gè)方面，在拓寬人們視野、提升人們認(rèn)知水平上發(fā)揮著重要作用。在這一形勢(shì)下，檔案管理者也要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷豐富檔案的類型，以滿足使用者對(duì)檔案的多元化和個(gè)性化需求。

4.6 做好員工培訓(xùn)工作

為建立現(xiàn)代化的化工檔案管理體系，檔案管理內(nèi)容的優(yōu)化、檔案管理進(jìn)度的加快、檔案資料類型的拓寬都必須以合理的整體規(guī)劃為基礎(chǔ)，只有讓員工熟練掌握信息技術(shù)的操作方法，才能破解“各管一攤”的困境。化工企業(yè)要注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期邀請(qǐng)專家進(jìn)行培訓(xùn)，保證每一位管理者都能熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理的方式和方法，并通過對(duì)經(jīng)典案例的講解以及檔案管理中存在問題的探討，提升企業(yè)工作人員應(yīng)對(duì)問題的能力。在培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)計(jì)上，既要包含基礎(chǔ)的信息技術(shù)優(yōu)化內(nèi)容，也要加強(qiáng)員工工作實(shí)踐，通過理論與實(shí)踐的結(jié)合提升檔案管理工作人員的整體認(rèn)知，對(duì)利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作有一個(gè)全面和清晰的認(rèn)識(shí)?；n案管理是一項(xiàng)集技術(shù)和理論于一體的復(fù)合型工作，在推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中，因人員結(jié)構(gòu)老化問題，難以順應(yīng)信息技術(shù)的改革發(fā)展之勢(shì)?；诖?，化工企業(yè)要組建年齡層次合理、技術(shù)水平過硬、責(zé)任意識(shí)較強(qiáng)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，利用業(yè)務(wù)培訓(xùn)、績效考核等手段增強(qiáng)檔案管理者的工作積極性和主動(dòng)性，以不斷豐富自身的管理經(jīng)驗(yàn)、提升自身的綜合操作水平。

5 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的化工檔案管理已經(jīng)無法滿足時(shí)代的發(fā)展要求，只有加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，才能推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化開展。巧用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的連接，不僅可以讓單位內(nèi)部人員快速找到需要的檔案，還能實(shí)現(xiàn)單位間的檔案共享，進(jìn)而從根本上提升檔案管理工作的效率。在化工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理從業(yè)者要從思想上認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)是工作發(fā)展的主要趨勢(shì)，并善用信息技術(shù)提升檔案管理工作的有效性，從而使檔案管理與時(shí)代發(fā)展步調(diào)一致。在具體的工作實(shí)踐中，檔案管理信息技術(shù)的優(yōu)化要堅(jiān)持創(chuàng)新理念，尤其是利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升管理的有效性，以從根本上提升化工檔案管理的效能。