魯莉莉

（徐州市勘察測繪研究院有限公司）

為了能夠更加切實可行地優(yōu)化測繪檔案管理工作，工作人員需要進行多方面的思考。此項工作具有較強的專業(yè)性和復雜性，其中涉及到的數據信息錯綜復雜，只有進行科學合理的整合，才能夠真正發(fā)揮出其中的價值。測繪檔案當中包含了圖文信息、成果成圖等資料，能夠為社會各界的順利發(fā)展提供重要保障，這便更加顯現(xiàn)出測繪檔案管理工作的重要價值。檔案當中的所有內容都源于對相關資料的科學整理和有效保存，工作人員需要嚴格按照其中的規(guī)章制度妥善保管資料信息。在先進科學技術的支持下，測繪檔案的展現(xiàn)形式也產生了一定的變化，有紙質檔案轉變?yōu)楦鼮橄冗M的電子檔案，這就要求相關工作人員不斷提升自身的綜合能力，積極學習和研究先進的管理技術，更加高效地整合測繪檔案信息，為我國的經濟建設工作貢獻出源源不斷的力量。

一、測繪檔案管理中存在的問題

（一）檔案質量良莠不齊，歸檔問題較多

測繪檔案管理可以說是相當關鍵的工作，同時也是促進國土空間利用的基本支撐，由于在測繪單位當中，檔案管理工作通常是按照職責分工進行管理和利用，所以檔案工作的質量將會直接關系到檔案信息的質量，關系到其有效性和合理性。檔案管理工作人員的交替、變更，以及人員本身業(yè)務能力和管理水平的差異性，導致測繪檔案質量也呈現(xiàn)出良莠不齊的現(xiàn)象；在部分工作者開展檔案管理工作的時候，經常會引發(fā)包括檔案丟失和檔案脫節(jié)的問題，這將會在相當大的程度上降低測繪檔案信息的質量。

（二）檔案工作技術落后，管理并不科學

隨著現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，各種各樣的新型技術開始被廣泛地應用在檔案管理工作當中，但是在部分單位中卻依然面臨著檔案工作技術落后、管理缺乏科學性和合理性的情況。換而言之，長時間延續(xù)此前的傳統(tǒng)做法，除卻在最近幾年應用計算機形成的文件數據保存系統(tǒng)以外，在其他層面仍然是將人工操作作為關鍵支撐，整體技術較為落后，還并沒有切實有效地強化對現(xiàn)代化手段和技術的利用，同時也并沒有切實有效地展現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)代化的優(yōu)勢。對于計算機信息技術的應用也只是被簡單地限制在目錄拓展方面，并沒有實現(xiàn)對所有的測繪檔案資料的信息化掃描和保存，許多歷史形成的測繪檔案依舊是以紙質狀態(tài)存在的，很容易會受到外界環(huán)境的影響，人工查找的操作相對原始困難，難以為檔案保護工作提供良好的支撐，無論是測繪檔案工作質量還是工作效率都非常低，檔案信息化并未獲得全面和具體的應用。

（三）專職業(yè)務水準較低，管理制度落后

就目前來看，部分單位的檔案管理是由大量兼職工作者負責的，并沒有充足的專職技術管理工作者的支持，管理人員也并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，甚至在部分情況下都沒有上崗證，對于文書檔案管理工作的深層次理解和認識都是較為缺乏的。即便組織過有關工作者參與到短期檔案管理知識更新和技術培訓教育，但是難以有效地貼合現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求，加上工作交叉問題的存在，導致檔案管理工作者對于各種業(yè)務的鉆研仍然是不夠深刻具體，朝向精細化管理的方向發(fā)展的時候會受到諸多方面的限制，這將會嚴重限制和影響測繪檔案的成效的發(fā)揮和利用。在與其相互關聯(lián)的制度方面，也呈現(xiàn)出明顯的缺乏，無論是管理內容亦或是管理形式都不夠具體完善，追責機制也不夠健全，此類問題的長時間存在將會極大程度地限制測繪檔案管理和利用工作的深度開展。

二、提升測繪檔案管理工作質量

（一）提高測繪檔案人員思想水平

測繪檔案管理人員所需要具備的不僅是精湛的業(yè)務素養(yǎng)，并且需要具備高尚的道德思想，具有較高的政治覺悟。在內部需要做好日常的檔案管理工作，在外部需要做好相應的保密工作。為了能夠讓相關工作人員在執(zhí)行工作任務的時候具有更高的質量，檔案管理部門應該定期組織所有工作人員參與到培訓工作中，讓其學習和領悟相關的法律知識，并且需要對培訓成果進行考核，對于無法順利通過考試的人員要求其回爐重造，對于能夠精準掌握各項業(yè)務知識的員工則需要進行相應的物質獎勵，這樣能夠逐步形成更加完善的學習風氣。對于一些具有經濟條件的工作部門，則需要聘請測繪檔案管理領域的專家開展講座，讓內部員工能夠充分意識到測繪檔案管理工作的重要性，普及相關的法律知識，讓其能夠擁有更為規(guī)范的工作方式。同時。還可以組織該領域的工作人員進行交流和討論，分享工作上的經驗。隨著測繪檔案管理工作重要性的不斷提升，工作人員需要扮演許多方面的角色，不僅需要根據數據信息的性質進行合理分類和保管，還需要扮演好信息的組織者、開發(fā)者、分析者。這就要求工作人員需要做好充分的思想準備，不斷學習更多的先進知識，強化工作人員的責任感和使命感。

（二）強化檔案室基礎設施建設

測繪檔案管理工作的順利開展，不僅需要工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，還需要檔案室緊跟時代的發(fā)展趨勢不斷革新內部的基礎設施建設，保持良好的工作秩序，保證相關數據信息的安全，這樣能夠在最大程度上提升檔案管理工作的質量，資料檔案的壽命也可以因此延長。在對檔案室布置的時候，需要盡量做到辦公室、檔案室、閱覽室具有各自獨立的空間。在日常辦公的過程中，需要保證檔案室建筑結構的牢固，內部的門窗要嚴實，并根據工作環(huán)境的實際情況，設置好相應的防火、防蟲、防潮等設施。對于存放攝影設備以及其他電子設備的庫房，應該注重保持具有適合的濕度和溫度。在保存磁盤、膠片等的時候，應該讓檔案室符合防磁場干擾、防潮等方面的要求。同時，當然是需要有警衛(wèi)人員隨時看管。在信息化技術不斷革新的環(huán)境中，工作人員也需要注重提升電子檔案的建立進程，將測繪信息以多種方式保存起來，并做好相關電子設備的維護工作，并給予相應的資金支持。

（三）做好測繪檔案的分類歸檔工作

測繪管理工作涉及到的內容是較為復雜的，不僅包含一些技術性的資料，還包括驗收報告、成果表、航空拍攝鑒定表等方面的內容，這些資料的形成過程較為復雜，涉及到的專業(yè)較為廣泛，并且存在一些學科交叉的情況，如果存在分類歸檔不到位的問題，便會造成文獻存檔不規(guī)范的現(xiàn)象，其中的數據信息無法進行妥善處理。工作人員在開展歸檔工作前需要對各項資料進行系統(tǒng)化的分類，并對資料的內容進行嚴格審查后驗收，從多個角度了解到測繪項目的主要內容，明確歸檔工作的范圍，做好歸檔移交手續(xù)。在進行移交工作的時候，還需要記錄好移交的期限，移交材料的最終版本，并對其中涉及到的數據信息驗收結果進行檢查。在歸檔時，工作人員需要嚴格依照國家的相關法律規(guī)定執(zhí)行此項任務，對其中涉及到的機密信息需要嚴格按照執(zhí)行標準進行相應處理。只有做好上述工作才能夠保證各項資料得到更好的保存。

三、充分發(fā)揮測繪檔案利用價值

（一）強化自主服務意識

測繪檔案工作在實施過程中需要進行多角度的延伸，不能僅停留在收集和保存數據信息上，還需要根據當前的社會發(fā)展形勢以及經濟建設工作需要不斷革新原本的管理模式，這樣才能夠更加高效地利用測繪檔案內部的數據信息，其中包含的信息產品可以彰顯出其具有的社會價值。為此，相關工作人員應該不斷提升自身的自主服務意識，積極利用工作之余時間研究各類用戶的實際需求，并結合測繪檔案當中的要點內容改變自身的工作方式，讓其能夠在社會發(fā)揮出更加重要的作用。在使用測繪檔案的時候，需要嚴格依照國家相關規(guī)定和程序提供相應的借閱服務，在進行復印工作的時候也需要對其中的內容進行嚴格審查，對于一些機密性的數據信息不予外借，只有出示相關部門的審批材料方可借閱。其中產生的各種費用需要按照規(guī)定收取，并做好各項登記工作，經手人以及借用人需要簽字確認。同時，測繪檔案管理人員還需要對電子信息技術進行精細化的研究，利用網絡平臺做好相應的信息庫開發(fā)工作，這樣能夠更加高效地傳播最新的測繪信息，并且能夠進一步完善測繪工作的成果，為社會提供更加便捷的服務。

（二）搭建電子網絡平臺

在當今社會中，傳統(tǒng)的檔案借閱方式已經無法滿足人們的基本需求，工作人員需要研究和使用更加先進的科學技術解決相關問題。如今，電子化、信息化的工作模式已經成為歷史發(fā)展的必然趨勢，相關測繪工作部門應該給予高度的重視，根據當地的實際情況建設信息公開服務平臺，并且需要重視構建測繪檔案網絡，這樣能夠更加高效地分享測繪成果，并且能夠幫助各行各業(yè)的工作人員查詢自己所需要的檔案信息。進而提供更好的借鑒作用，為客戶群體提供更為廣闊的探索空間，讓測繪檔案信息查詢工作可以突破時間的限制和空間的局限，真正服務于社會各界群體。檔案管理部門工作人員需要定期在互聯(lián)網平臺上發(fā)布測繪成果信息，并且需要提供資料查詢服務，做好數據分發(fā)工作，公布各種基礎服務信息，真正實現(xiàn)各項數據資源的共享。

（三）開發(fā)應用地理信息資源

眾所周知，測繪檔案是靜態(tài)化的信息資源，如果想要最為有效地發(fā)揮和呈現(xiàn)出其在社會發(fā)展過程中的價值，將其轉變?yōu)閯討B(tài)化信息是具有極為重要的理論意義和現(xiàn)實作用的，縱觀目前測繪檔案管理工作的形態(tài)和模式，可以發(fā)現(xiàn)許多單位仍然將傳統(tǒng)管理模式作為核心，這不僅會導致檔案作用和效益無法被有效地發(fā)揮和呈現(xiàn)，而且還難以且和社會經濟建設和發(fā)展的目標需求。所以這就自然要求在實際開展工作的過程中，如果想要最為有效地展現(xiàn)出測繪檔案的效益，強化對其的應用，就有必要做好前期針對測繪檔案資料的收納、整理和保存，這是前提支撐更是重中之重，具體來講，首先，相關工作者需要積極有效地優(yōu)化和改進服務思想，切實有效地促進服務質量的提升，全面優(yōu)化和完善服務的形態(tài)和模式；其次，切實有效地形成完整的開放化意識，從深度和廣度這兩方面同步著手，優(yōu)化和完善服務的形態(tài)和模式；再次，全面促進測繪檔案管理信息化工作建設力度和效益的提升，充分意識到測繪檔案信息安全的重要性；最后，促進對各種新技術和新思想的應用，使其成為測繪管理工作的重要組成部分，積極有效地推進測繪檔案管理質量和效率的上升，以此來保障地理信息資源可以獲得更為充分的應用。

（四）改進資料檢索方法

針對測繪檔案的利用需要追求高效化這一重要原則和特征，在針對性地完成資料收集工作以后，應該及時有效地做好整理，同時完成登記工作。資料登記不僅是資料收進的明細賬，而且還是供相關工作人員查詢資料的重要檢索工具，同時也可以為編制其他各種檢索工具提供必要的材料支持。需要構建完整化的信息檢索機制，換而言之，不僅需要應用到卡片目錄、書本目錄，而且還需要充分增強對計算機信息管理技術的應用，以此來保證資料信息檢索現(xiàn)代化目標可以被有效地貫徹落實，這包括對此前的各種測繪信息資料進行適當的標引，同時還需要全面地搜集更為充足的資源信息，以便于真正意義地促進資料信息檢索的質量和速度的提升，保證資料可以被及時地進行應用。

（五）做好公開和保密工作

測繪檔案管理部門工作人員需要按照國家規(guī)定依法提供信息，保證其中各項數據的真實準確，為公眾提供高質量的服務。同時，工作人員需要對測繪檔案的性質進行合理劃分，嚴禁外泄涉及到國家安全機密的信息，并且需要主動公開其他測繪檔案信息，如基礎的測繪成果，以及地理信息標準目錄等內容可以在各個平臺公開展示，提供更加便捷的服務。不僅如此，相關部門的工作人員在進行信息公開的時候需要嚴格遵循相關程序。比如，業(yè)務主管部門的負責人需要對擬公開信息的內容進行多角度的核實，確保內容的真實性；如果需要對人員的信息進行公開處理，則需要對其進行保密審查；對于不涉及國家機密的公文，在公開之前，需要注明能否在網上進行展示；公開工作需要有關負責人進行嚴格的審核；任何的測繪信息都需要使用適合的方式予以公開。測繪檔案室需要有專門的負責人進行看管，并根據需求，制定嚴格的保密制度，每個管理人員都需要明確自身職責，做好公開和保密工作。為了能夠切實提升管理人員的工作質量，還需要制定科學合理的獎懲機制。對于能夠妥善處理各項工作的員工需要給予適當的物質獎勵，而在工作中出現(xiàn)失誤的員工則需要根據所犯錯誤的程度實施相應的懲罰。在處理電子檔案信息時，工作人員一定要做好定期的更新工作，并且需要對其中的數據信息進行維護，數據信息庫需要及時進行備份，這樣才能夠在最大程度上排除各種不定因素對檔案庫安全性的影響，防止出現(xiàn)因網絡故障或者病毒攻擊等造成的信息丟失情況。

四、結束語

綜上所述，做好測繪檔案管理工作對于社會的發(fā)展有著十分重要的作用。測繪檔案管理科技的進步不僅能夠提供重要的歷史憑證，也能夠促進國家經濟建設工作的順利發(fā)展，可以為軍事、政治等工作領域提供重要的基礎參考資料。測繪檔案所提供的數據信息以及圖文資料等能夠直接用于國防建設工作，幫助國家做好軍事部署，為重大的政治決策提供參考。因此，做好新時代的測繪檔案管理工作具有重大意義，促進相關工作更加規(guī)范，并且具有信息智能化的特點，為我國發(fā)展建設提供源源不斷的動力。