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        事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路分析

        2023-01-08 13:11:59吳建清
        智庫(kù)時(shí)代 2022年20期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        吳建清

        (蓬萊計(jì)劃生育協(xié)會(huì))

        檔案是各類(lèi)主體實(shí)踐中形成的原始記錄,是構(gòu)成民族記憶的重要信息資源。檔案蘊(yùn)含大量信息資源,需要及時(shí)開(kāi)發(fā)挖掘深層次價(jià)值。檔案管理是提供檔案服務(wù)的工作,擔(dān)負(fù)傳承文明的歷史重任。事業(yè)單位是我國(guó)事業(yè)集中部門(mén),事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體。隨著社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展等,事業(yè)單位檔案管理向信息開(kāi)發(fā)利用方向發(fā)展,人事檔案管理方式等發(fā)生變化,需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展創(chuàng)新檔案管理方式。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在管理制度不健全,檔案管理信息化建設(shè)不足等問(wèn)題[1]。需要更新檔案管理觀念,提高檔案管理技術(shù)利用率,促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。研究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

        一、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的意義

        檔案是在實(shí)踐中形成的原始記錄。檔案原始文獻(xiàn)資料需要開(kāi)發(fā)挖掘深層次價(jià)值。檔案服務(wù)對(duì)象是利用者,事業(yè)單位檔案管理是對(duì)檔案提供利用服務(wù)的工作,事業(yè)單位檔案管理具有公共性非營(yíng)利性等特征。事業(yè)單位檔案是記錄國(guó)家事業(yè)各方面資料,檔案管理具有服務(wù)性。隨著檔案管理技術(shù)的進(jìn)步,檔案管理方式由手工到計(jì)算機(jī)管理不斷發(fā)展[2]。

        人事檔案是事業(yè)單位用人選人的依據(jù)。人事檔案管理創(chuàng)新對(duì)職工意義重大,體現(xiàn)在保障職工干部應(yīng)有待遇,為裁決人事糾紛提供憑證。事業(yè)單位人事檔案管理工作是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié),檔案工作可以作為制定未來(lái)發(fā)展方向的資料。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,新型設(shè)備設(shè)施智能化是檔案信息化的發(fā)展方向[3]。檔案信息化管理是將檔案學(xué)等多學(xué)科交融,管理方式要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是職工選拔考察的必要措施,人事檔案管理創(chuàng)新是建設(shè)強(qiáng)大職工干部隊(duì)伍的保障,依法管理人事檔案可以保障準(zhǔn)確反映職工品德能力,保障干部隊(duì)伍兼顧純粹,推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革。

        二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

        事業(yè)單位人事檔案管理工作為科研等功能發(fā)揮提供信息支持,為管理體制改革、人才選拔任用等方面提供依據(jù)。人事檔案是事業(yè)單位重要的信息庫(kù)。事業(yè)單位人事檔案管理包括管理實(shí)體體制制度等,人事檔案實(shí)體是管理對(duì)象,管理原則是把握工作方向,相關(guān)要素相互作用維護(hù)檔案管理有序進(jìn)行。隨著事業(yè)單位的發(fā)展,原有人事檔案管理制度問(wèn)題不斷顯現(xiàn)。認(rèn)清事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題,才能探索人事檔案管理創(chuàng)新有效措施。

        (一)事業(yè)單位人事檔案管理中的問(wèn)題

        當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多問(wèn)題,體現(xiàn)在檔案管理制度不健全、檔案管理信息化建設(shè)不足等。人事檔案管理需要高層次專業(yè)技術(shù)人員,檔案管理人員要具有專業(yè)檔案管理知識(shí)。目前事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。檔案工作需要具備多領(lǐng)域知識(shí)復(fù)合型人才,當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中未引入高科技管理人才。事業(yè)單位對(duì)工作人員缺乏培訓(xùn),培訓(xùn)需要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)加深檔案管理資金缺乏問(wèn)題。

        事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下,人事檔案管理數(shù)據(jù)存在較多錯(cuò)誤,管理人員難以快速完成機(jī)讀目錄校對(duì)工作。人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足,缺乏保障信息內(nèi)容的安全。檔案管理是系統(tǒng)工程,對(duì)檔案信息化管理重視不足,導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱。事業(yè)單位人事檔案管理中安全事故不斷增加,很多內(nèi)容涉及保密信息,檔案管理中要避免發(fā)生泄漏事件[4]。某些檔案人員會(huì)泄漏檔案信息,為檔案管理安全性帶來(lái)很大隱患。大部分檔案人員未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的人事檔案管理知識(shí)培訓(xùn),有的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作,往往安排缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的人員兼職,通常在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)敷衍應(yīng)付,嚴(yán)重影響檔案管理水平。

        檔案管理工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案是抄寫(xiě)保管材料簡(jiǎn)單工作,實(shí)際工作中未配備符合現(xiàn)代信息化要求的軟硬件設(shè)施,兼職管理檔案現(xiàn)象普遍[5]。人事檔案是重要的人才信息檔案,保證檔案安全需要改善硬件設(shè)施。有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理投入重視不足,檔案室缺乏基本設(shè)施,防火防盜等手段停留于較低水平,調(diào)閱檔案采用原始手工操作方式,長(zhǎng)期存放紙質(zhì)檔案導(dǎo)致紙張破損。虛假的檔案材料會(huì)對(duì)人事檔案利用造成困難,虛假人事檔案材料具有雷同現(xiàn)象,反映出人事檔案部門(mén)對(duì)檔案管理缺乏重視。

        (二)事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題分析

        事業(yè)單位文獻(xiàn)檔案具有重要價(jià)值,檔案資料在社會(huì)信息記錄等方面發(fā)揮重要作用。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在諸多問(wèn)題,主要原因包括檔案管理制度落后,現(xiàn)代檔案資源利用率低等。隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的發(fā)展,信息化在各行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理中發(fā)揮重要作用,但一些先進(jìn)的技術(shù)手段未得到有效應(yīng)用。有些單位人事檔案管理沿用傳統(tǒng)方法,不利于檔案管理工作效率提升。

        新公共服務(wù)理論認(rèn)為,應(yīng)將公民利益作為業(yè)務(wù)工作目標(biāo)。目前事業(yè)單位人事檔案管理制度陳舊化表現(xiàn)為局限于平常事務(wù)性規(guī)定,未考慮民眾對(duì)檔案資源的需求。事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作保存開(kāi)發(fā)不能為單位產(chǎn)生效益,檔案人員工作中存在消極懈怠思想。事業(yè)單位專職人員專業(yè)性有待提高,檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)使用停留于簡(jiǎn)單辦公軟件操作,對(duì)檔案管理認(rèn)知簡(jiǎn)單化。行政單位檔案管理部門(mén)未進(jìn)行集中培訓(xùn),由于檔案管理人員多數(shù)非專職人員,工作調(diào)動(dòng)時(shí)對(duì)檔案移交未按程序交接,導(dǎo)致移交中出現(xiàn)很多遺失檔案。

        事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理技術(shù)只能提供一對(duì)一服務(wù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,由于檔案文獻(xiàn)較多,人們能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在網(wǎng)頁(yè)尋找相應(yīng)資源。檔案管理需要借助各種信息技術(shù)進(jìn)行精細(xì)化管理。當(dāng)前事業(yè)單位檔案資源利用率較低,不利于事業(yè)單位的發(fā)展[6]。資金是事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的保障,檔案管理信息化建設(shè)需要電子網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備,高端通訊設(shè)備價(jià)格昂貴,大部分政府將資金投入推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展項(xiàng)目中,對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投資較少。

        三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路

        當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理普遍存在管理理念陳舊,人事檔案管理機(jī)構(gòu)混亂等問(wèn)題。事業(yè)單位基本建立人事檔案材料收集整理利用管理制度,但管理制度過(guò)于宏觀,難以落實(shí)。事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題主要原因包括歷史與現(xiàn)實(shí)因素。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新,要堅(jiān)持動(dòng)靜態(tài)結(jié)合等原則[7]。通過(guò)建立健全檔案管理制度,加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)等措施,更好地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

        (一)創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理理念

        事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是長(zhǎng)期探索過(guò)程,需要理論實(shí)踐結(jié)合推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。目前社會(huì)對(duì)人事檔案制度改革呼聲高漲,有些人提出改革人事檔案制度是廢除人事檔案,有觀點(diǎn)認(rèn)為根本辦法是推動(dòng)檔案制度改革,使人事檔案制度轉(zhuǎn)為強(qiáng)調(diào)符合現(xiàn)代社會(huì)要求的服務(wù)功能。單一國(guó)有單位人事檔案管理模式不適應(yīng)多種所有制經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)。人事檔案關(guān)系到我國(guó)人事制度改革深入,目前對(duì)人事檔案管理制度改革尚未形成統(tǒng)一定論,不同學(xué)者提出人事檔案管理改革理論。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新廢除檔案不能根本解決問(wèn)題。

        人事檔案是國(guó)家檔案的重要部分,廢除人事檔案是拋棄無(wú)形的資產(chǎn),打破組織個(gè)人檔案關(guān)系鏈,根據(jù)社會(huì)與人事工作要求,改進(jìn)現(xiàn)有人事檔案管理制度非常必要。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是系統(tǒng)工程,改革中需要處理好國(guó)家單位與個(gè)人檔案關(guān)系,管理與利用關(guān)系。要改變傳統(tǒng)觀念,立足實(shí)際把握人事檔案管理特點(diǎn),充分發(fā)揮集體智慧作用,使人事檔案制度改進(jìn)必須從觀念制度等系列措施轉(zhuǎn)變進(jìn)行。人事檔案管理樹(shù)立現(xiàn)代化管理思想是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。由于主客觀因素,人事檔案管理思想墨守成規(guī),導(dǎo)致管理人員知識(shí)面狹窄,難以掌握新技術(shù)知識(shí)。信息時(shí)代事業(yè)單位人事檔案工作面臨各種挑戰(zhàn),要適應(yīng)新時(shí)期人事檔案發(fā)展需要,需要以人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略思想為指導(dǎo),樹(shù)立人本理念。事業(yè)單位人事檔案管理要充分體現(xiàn)黨管人才的思想,積極推動(dòng)人才合理流動(dòng),人事檔案工作者要樹(shù)立現(xiàn)代化管理觀念,努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),不斷學(xué)習(xí)人事檔案管理新知識(shí)理論,培養(yǎng)善于把新知識(shí)轉(zhuǎn)化為服務(wù)能力,充分掌握有關(guān)信息處理基礎(chǔ)方法,掌握如何利用計(jì)算機(jī)處理信息等信息技術(shù)人才。人事檔案管理人員要利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā),保證人事檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。

        (二)加強(qiáng)人事檔案制度規(guī)范化管理

        事業(yè)單位職工崗位變動(dòng)具有靈活性,干部檔案記載材料不同,干部專業(yè)技術(shù)能力突出,人事檔案中有更多技術(shù)職務(wù)變化記載等。事業(yè)單位干部穩(wěn)定,履歷連續(xù)性強(qiáng)。人事檔案管理在人事制度中起到重要作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步及用人制度靈活,很多人忽略了人事檔案的重要性,導(dǎo)致某些單位放松對(duì)人事檔案管理要求。改革開(kāi)放后出現(xiàn)很多丟檔造假等案例。加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新是推進(jìn)人事檔案規(guī)范化的必要舉措。

        事業(yè)單位人事檔案管理要求以制度化提升規(guī)范化管理水平,加快信息化建設(shè)提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化,通過(guò)數(shù)字化促進(jìn)檔案科學(xué)化管理。通過(guò)人事檔案信息化建設(shè)可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端,為事業(yè)單位節(jié)約大量人力物力,結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理要求,對(duì)人事檔案信息資源合理開(kāi)發(fā)利用。為推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化建設(shè),要加大對(duì)檔案制度體系落實(shí),制定適合的考評(píng)機(jī)制。人事檔案管理人員能按相關(guān)制度要求開(kāi)展工作,提升人事檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中要以數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,將原有紙質(zhì)檔案通過(guò)多種載體上傳到檔案管理信息系統(tǒng),完善檔案管理信息系統(tǒng)功能,通過(guò)數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案科學(xué)管理。

        人事檔案依法管理是通過(guò)原則性強(qiáng)的執(zhí)法隊(duì)伍嚴(yán)格執(zhí)法,實(shí)現(xiàn)檔案依法規(guī)范。依法管理需要有完善的法律體系保障,有法可依、嚴(yán)格執(zhí)法是實(shí)現(xiàn)檔案依法管理的可靠途徑。人事檔案需要有強(qiáng)大執(zhí)法管理人員隊(duì)伍,加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè),培養(yǎng)原則性強(qiáng)的檔案管理人員。人事檔案管理部門(mén)是事業(yè)單位重要信息機(jī)構(gòu),憑借先進(jìn)技術(shù)為廣大社會(huì)公眾提供人事檔案信息資源。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步,公民參與政治熱情高漲,信息開(kāi)放透明度增強(qiáng)。人事檔案部門(mén)要按照轉(zhuǎn)變職能、強(qiáng)化服務(wù)的要求,加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)意識(shí)培育。人事檔案管理中要強(qiáng)化協(xié)同合作,法制化管理理念。

        (三)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新保障措施

        人事檔案具有記載佐證、參考查閱等作用。人事檔案文件有職工履歷資料、工作經(jīng)歷等內(nèi)容,隨著職工錄用培養(yǎng)提拔形成反映職工表現(xiàn)的檔案。人事檔案是職工職業(yè)生涯的重要證據(jù),記載參加工作的經(jīng)歷成就進(jìn)步。人事部門(mén)可以從檔案中得知職工工作能力等信息。隨著事業(yè)單位的不斷改革,人事檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展,建立人事檔案工作相關(guān)規(guī)章制度,收集完善人事檔案材料,完成大范圍人事檔案清理整理,人事檔案管理信息化水平不斷提升。

        事業(yè)單位人事檔案工作制度要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,檔案部門(mén)要建立符合單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。要著重保護(hù)工作人員合法權(quán)益,按照部門(mén)特點(diǎn)探索制定系統(tǒng)檔案制度。事業(yè)單位發(fā)展需要檔案管理制度保障,事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理辦法。檔案管理現(xiàn)代化是服務(wù)事業(yè)單位制度改革的需要,要利用先進(jìn)科技手段提高檔案工作效率。人事檔案管理制度要堅(jiān)持制度約束雙向性,制度必須具有可操作性,職工是制度的主要約束對(duì)象。各級(jí)事業(yè)單位要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),建立完善質(zhì)量管理體系。事業(yè)單位要定期宣傳,要求單位通過(guò)級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。單位領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理納入日??己?,對(duì)檔案管理人員實(shí)行崗位競(jìng)聘,定期對(duì)檔案管理工作檢查,對(duì)人事檔案工作實(shí)行定量考核。事業(yè)單位要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。在庫(kù)房選址等方面遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,庫(kù)房管理要指定專人負(fù)責(zé)看管,保證檔案信息安全完整。事業(yè)單位要加快檔案信息化建設(shè),提高檔案信息化管理水平。

        四、結(jié)語(yǔ)

        目前事業(yè)單位人事檔案管理取得一定成績(jī),但相比時(shí)代要求存在很大差距。當(dāng)前人事檔案工作處于紙質(zhì)數(shù)字載體并行轉(zhuǎn)型階段,事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作,要求檔案部門(mén)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行全面研究,借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)理論經(jīng)驗(yàn),從加快檔案數(shù)字化建設(shè)、延伸檔案管理利用開(kāi)發(fā)等方面開(kāi)展,推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。需要建立健全單位人事檔案管理制度,提高人事檔案信息化管理水平,為人事部門(mén)干部考察錄用提供可靠資料。

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