王娜 印瀚 劉園交

（祿勸縣煙草公司）

現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理工作還存在著一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在思想觀念陳舊、制度體系缺失、人員能力不足、環(huán)境氛圍欠缺等，導(dǎo)致管理工作效率低下。因此在今后的發(fā)展中，就要針對(duì)這些問(wèn)題，展開(kāi)詳細(xì)深入地分析，然后提出切實(shí)可行的解決策略。

一、研究背景與意義

辦公室，是企業(yè)的重要職能部門(mén)，起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的越發(fā)激烈，企業(yè)要想提高自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，就需要做好辦公室管理工作，且不斷提高工作成效，推進(jìn)改革力度。在此背景下，對(duì)于企業(yè)辦公室管理工作，也提出了更高的要求，需要引起相關(guān)人員的高度重視。作為辦公室工作人員，不僅要站在企業(yè)的高度，從全局出發(fā)，做好各項(xiàng)大事。還要從局域出發(fā)，做好各項(xiàng)小事。此外，還要處理好內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系，以及各企業(yè)之間的關(guān)系，才能提高企業(yè)的綜合實(shí)力[1]。再加上信息化社會(huì)的不斷推進(jìn)，企業(yè)必須加快改革步伐，才能獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。而辦公室管理工作，就需要滿(mǎn)足快節(jié)奏、高標(biāo)準(zhǔn)的要求，發(fā)揮自身的得力助手、參謀建設(shè)作用，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供有效決策與建議，為基層員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而營(yíng)造和諧、穩(wěn)定的工作環(huán)境，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。然而現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理工作，還存在著一些問(wèn)題。比如服務(wù)不到位、缺乏創(chuàng)新意識(shí)等等，導(dǎo)致辦公室工作人員的整體素質(zhì)較低，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。因此就需要加大創(chuàng)新與改革力度，從管理、服務(wù)、學(xué)習(xí)等角度出發(fā)，要求辦公室工作人員做好自身本職工作，不斷提升管理工作成效。

二、企業(yè)辦公室管理工作概述

（一）含義

企業(yè)辦公室管理工作，就是指通過(guò)計(jì)劃、實(shí)施、組織、控制，實(shí)現(xiàn)各種資源的優(yōu)化與充分利用，從而完成既定的工作目標(biāo)。同時(shí)，需要辦公室工作人員，相互團(tuán)結(jié)一致，朝著共同的方向邁進(jìn)，才能取得顯著的成效[2]。而成效，是指辦事的效率與工作的能力，需要調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，從而有序、高效開(kāi)展各項(xiàng)工作，才能提高服務(wù)、管理等工作質(zhì)量。在實(shí)際工作中，需要在整個(gè)辦公室管理工作中，嚴(yán)格按照相應(yīng)的指示，或者既定的目標(biāo)，進(jìn)行人、財(cái)、物等管理、協(xié)調(diào)與服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)有限資源的最大化使用與合理配置。

（二）特點(diǎn)

企業(yè)辦公室管理工作的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：第一，由于各企業(yè)的性質(zhì)不同，因此辦公室管理工作的內(nèi)容、方向等，就存在著一些差異。然而在很多方面，又具有著共性。其中嚴(yán)謹(jǐn)性，就是辦公室管理工作的特點(diǎn)之一。在實(shí)際工作中，既要嚴(yán)格遵循國(guó)家的相關(guān)法律政策，以及黨的方針，保障其在企業(yè)中的有效貫穿與規(guī)范實(shí)施，還要正確處理國(guó)家利益與企業(yè)利益、社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)系。要站在全局與長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)，有序組織、高效落實(shí)各項(xiàng)工作，將大事與小事都能夠完美解決[3]。第二，綜合性，也是企業(yè)辦公室管理工作的特點(diǎn)之一。辦公室管理工作，既包括信息資料的搜集與整理，上級(jí)決策的傳達(dá)，以及提供科學(xué)的建議；又包括為基層工作人員解決實(shí)際困難，做好企業(yè)資金與物資的管理。因此與企業(yè)多個(gè)部門(mén)，都有著緊密的聯(lián)系，又涉及到多個(gè)部門(mén)的工作。比如財(cái)務(wù)、人事、計(jì)劃等，需要辦公室工作人員掌握豐富的理論知識(shí)，具備高超的工作能力，能夠熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備，高效、綜合處理各種問(wèn)題。第三，主動(dòng)性。企業(yè)辦公室管理工作，除了被動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)的相應(yīng)要求外，還要主動(dòng)展開(kāi)各項(xiàng)工作，才能提高工作的實(shí)效性。比如要具有敏銳的洞察力，能夠全面、正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，總結(jié)與提煉工作經(jīng)驗(yàn)；在各項(xiàng)工作開(kāi)展之前，還需要做好仔細(xì)、深入調(diào)研，能夠進(jìn)行換位思考，主動(dòng)尋找解決問(wèn)題的途徑與方法；此外，還要從多個(gè)方面與渠道，獲取相應(yīng)的信息資料，做好計(jì)劃、部署、服務(wù)工作。第四，服務(wù)性。辦公室管理工作人員在實(shí)際工作中，不僅需要做好各項(xiàng)管理工作，還要具有服務(wù)意識(shí)，能夠?yàn)榛鶎庸ぷ魅藛T提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而營(yíng)造良好的工作氛圍，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。

（三）問(wèn)題

1.思想觀念陳舊

思想觀念陳舊，是企業(yè)辦公室管理工作存在的問(wèn)題之一，其表現(xiàn)在：第一，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)于辦公室工作缺乏正確的認(rèn)知。既未能投入大量的人力、物力與財(cái)力，又缺乏優(yōu)秀人員的培訓(xùn)，工作的約束與規(guī)范，導(dǎo)致辦公室人員的思想觀念陳舊，業(yè)務(wù)能力停滯不前，綜合素質(zhì)有待強(qiáng)化。第二，作為辦公室工作人員，還需要具有高強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，才能提高工作成效。然而在新形勢(shì)下，很多辦公室工作人員，嚴(yán)重缺乏走出去的勇氣與魄力，僅局限在內(nèi)部的工作職責(zé)中，缺乏主動(dòng)進(jìn)取與創(chuàng)新精神。

2.制度體系缺失

制度體系缺失問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，崗位責(zé)任制度缺失。由于企業(yè)辦公室崗位責(zé)任制度的缺失，因此無(wú)法嚴(yán)格約束、有效規(guī)范每一位工作人員，導(dǎo)致其職責(zé)不清晰，相互協(xié)調(diào)性差，最終影響工作效率[4]。第二，激勵(lì)制度缺失。由于激勵(lì)制度的缺失，無(wú)法為辦公室工作人員及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)與激勵(lì)，導(dǎo)致工作人員態(tài)度消極，影響其工作積極性與成長(zhǎng)。第三，培訓(xùn)制度缺失。辦公室工作人員，需要不斷學(xué)習(xí)與深造，才能做好本職工作。然而由于培訓(xùn)制度的缺失，導(dǎo)致多數(shù)人員不愿自主參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，或者由于培訓(xùn)內(nèi)容陳舊，從而影響工作效率。

3.人員能力不足

辦公室工作人員的工作能力，與工作成效有著密切的關(guān)聯(lián)。然而現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理工作在開(kāi)展中，還存在著人員能力不足的問(wèn)題。第一，由于辦公室工作人員的日常事務(wù)繁忙，無(wú)法抽出大量的時(shí)間與精力參與到學(xué)習(xí)培訓(xùn)中。因此就無(wú)法及時(shí)掌握先進(jìn)的政策方針、理論知識(shí)等，進(jìn)而影響其工作能力與效率。并且在業(yè)務(wù)鉆研中，不夠主動(dòng)與深入，未能緊跟時(shí)代發(fā)展，主動(dòng)學(xué)習(xí)相應(yīng)的技術(shù)與方法，從而影響工作效率[5]。第二，企業(yè)為辦公室工作人員提供的培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)較少，且途徑單一。因此很多辦公室工作人員，不愿主動(dòng)參與，以及無(wú)法隨時(shí)隨地參與學(xué)習(xí)，導(dǎo)致自身綜合能力較低。第三，由于辦公室工作崗位具有著特殊性，因此就需要工作人員具有著高強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。然而很多企業(yè)的辦公室工作人員，都是從其他部門(mén)崗位調(diào)任，缺乏相應(yīng)的理論與技能，對(duì)于業(yè)務(wù)不夠熟練。

4.環(huán)境氛圍欠缺

良好的辦公環(huán)境與氛圍，是企業(yè)辦公室管理工作有效開(kāi)展的關(guān)鍵。然而現(xiàn)階段，還存在著環(huán)境氛圍欠缺的問(wèn)題，導(dǎo)致辦公室管理工作的效率低下。第一，由于辦公室工作的任務(wù)繁忙，處理事宜較多，因此無(wú)法抽出大量的時(shí)間與精力，進(jìn)行個(gè)人形象的維護(hù)、辦公室衛(wèi)生的整理[6]。比如辦公桌的資料胡亂堆放，辦公室衛(wèi)生不過(guò)關(guān)等，都會(huì)影響辦公室工作的質(zhì)量與效率。第二，由于人員思想觀念較為陳舊，管理制度體系的缺失，辦公設(shè)備的老化，因此很多辦公室工作人員，嚴(yán)重缺乏責(zé)任意識(shí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)、創(chuàng)新創(chuàng)造力等，導(dǎo)致整個(gè)工作環(huán)境氛圍比較消極。

三、提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

企業(yè)辦公室工作人員，需要先強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，才能將各項(xiàng)工作落到實(shí)處，從而提高管理工作的成效。第一，辦公室工作人員，需要緊跟時(shí)代發(fā)展，深入了解市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)，認(rèn)清自身的職責(zé)與使命，且樹(shù)立高強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，具備團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，能夠主動(dòng)與其他工作人員，保持密切的合作交流，能夠與企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，保持統(tǒng)一戰(zhàn)線，認(rèn)真履行自身職責(zé)，做好本職工作[7]。第二，每一位辦公室工作人員，都要以大局為主，在資料信息的搜集與整理，以及上級(jí)決策的傳達(dá)，都要做到真實(shí)、全面與高效，才能成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，成為基層員工的合作伙伴。第三，辦公室工作人員，還要不斷磨煉與提升自我，增強(qiáng)自身的責(zé)任心與自信心，上到為領(lǐng)導(dǎo)提供建議性策略，下到為基層員工解決實(shí)際困難，不斷提高自身的綜合能力，最終提升企業(yè)辦公室管理工作成效。

（二）健全制度體系

企業(yè)辦公室管理工作成效的提升，需要規(guī)范化、可操作性、科學(xué)化的制度體系約束下，才能保障辦公室管理工作的有序落實(shí)與高效開(kāi)展，因此就需要高度重視制度體系的健全，將各項(xiàng)工作落到實(shí)處。第一，通過(guò)崗位責(zé)任制的建立，要求各辦公室工作人員，明確自身職責(zé)，清楚自身使命，做好自身本職工作。首先，企業(yè)辦公室工作人員，要全心全意協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作，認(rèn)真履行自身的參謀職責(zé)。比如資料信息的收集與整理、經(jīng)驗(yàn)的分析與總結(jié)、各項(xiàng)調(diào)查與研究等，能夠從全局與長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考性建議。此外，還要合理安排各項(xiàng)事宜，成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂[8]。其次，辦公室工作人員，還要認(rèn)真履行自身的協(xié)調(diào)職責(zé)，做到統(tǒng)籌大局，相互協(xié)調(diào)，保障各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。比如上到密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)，下到密切聯(lián)系基層工作人員，多換位思考，勇于解決每一位工作人員的困難。做事情要認(rèn)真、靈活與高效，加強(qiáng)多個(gè)部門(mén)與人員的互動(dòng)聯(lián)系，做到相互支持與協(xié)作，朝著共同的目標(biāo)前進(jìn)，營(yíng)造良好的企業(yè)工作環(huán)境。最后，還要認(rèn)真履行自身的服務(wù)職責(zé)，做到熱情、全意服務(wù)。無(wú)論是與辦公室工作人員，還是與上層領(lǐng)導(dǎo)、基層工作人員，都要和諧相處，熱情服務(wù)，才能將各項(xiàng)工作落到實(shí)處。第二，通過(guò)辦公室內(nèi)部管理制度的建立，保障企業(yè)辦公室管理工作的有序、高效開(kāi)展。在內(nèi)部管理制度的建立中，需要基于現(xiàn)行制度之上，找出現(xiàn)行制度存在的問(wèn)題，并且積極借鑒其他企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處，進(jìn)行制度體系的完善與優(yōu)化。此外，還要緊跟時(shí)代發(fā)展，以及企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)與方向，建立一套科學(xué)化、多元化的管理制度，嚴(yán)格規(guī)范與約束辦公室工作人員的行為。比如值班制度、突發(fā)事件應(yīng)急制度、公文收發(fā)制度等，提高辦公室管理工作的成效。第三，通過(guò)考核制度的建立，并且搭配獎(jiǎng)懲機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。在實(shí)際管理中，可以將辦公室工作人員的工作能力、職稱(chēng)、培訓(xùn)教育情況等，與其薪資報(bào)酬相掛鉤。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，還可以通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)的發(fā)放，以及外部激勵(lì)，調(diào)動(dòng)工作人員的熱情，指引其全面、持續(xù)成長(zhǎng)。第四，通過(guò)現(xiàn)代化管理制度的建立，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理工作的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高管理工作的成效。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，企業(yè)在辦公室管理中，就可以將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用。不僅改變了辦公室管理工作的模式，而且實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理，提高了工作成效。

（三）打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)

一支優(yōu)秀的辦公室人員隊(duì)伍，可以提高企業(yè)辦公室管理工作成效，加快工作創(chuàng)新與改革。因此在未來(lái)的發(fā)展中，就需要打造一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，提高各項(xiàng)工作水平與質(zhì)量。第一，在新的形勢(shì)與背景下，傳統(tǒng)的辦公室工作方法，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，因此就需要進(jìn)行不斷創(chuàng)新。作為辦公室工作人員，就要跳出傳統(tǒng)的思維圈，敢于不斷創(chuàng)新，主動(dòng)學(xué)習(xí)新思想與知識(shí)，建設(shè)創(chuàng)新型、現(xiàn)代化辦公室，展開(kāi)辦公室管理工作。同時(shí)，還要主動(dòng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分享心得，善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠從長(zhǎng)遠(yuǎn)與全局的角度出發(fā)，探索新的管理方法、工作流程、制度體系等，最終引導(dǎo)全體員工邁向創(chuàng)新的方向，提高辦公室管理工作成效[9]。第二，企業(yè)要想獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展，就要提高團(tuán)隊(duì)凝聚力，且打造一支主動(dòng)學(xué)習(xí)、敢于創(chuàng)新的人員隊(duì)伍。作為辦公室工作人員，也要主動(dòng)參與學(xué)習(xí)深造，學(xué)習(xí)更多的知識(shí)與技能，豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理工作成效。在今后的實(shí)際工作中，要通過(guò)制度體系的建立，引導(dǎo)、規(guī)范辦公室工作人員，主動(dòng)參與到學(xué)習(xí)深造中，且采用多種方法與途徑，提高自身的綜合素質(zhì)。作為企業(yè)，還要根據(jù)辦公室工作的實(shí)際情況，為辦公室工作人員提供多元的培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)。且根據(jù)其性格、崗位、能力等，制定個(gè)性化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃，營(yíng)造濃郁的學(xué)習(xí)氛圍。最后，辦公室工作人員不僅要注重理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要主動(dòng)落實(shí)到實(shí)踐中，虛心請(qǐng)教他人，全方位鍛煉與提升自我。第三，實(shí)事求是是企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展的主要依據(jù)。因此在打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)時(shí)，還需要引導(dǎo)辦公室工作人員，做到實(shí)事求是，從而提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。比如在工作謀劃時(shí)，需要從實(shí)際出發(fā)，提出更多的解決措施，且深入到一線調(diào)查中，總結(jié)豐富的經(jīng)驗(yàn)，借鑒與學(xué)習(xí)他人的優(yōu)點(diǎn)。在工作部署時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際需求，以節(jié)約成本、科學(xué)合理為原則，提高工作實(shí)效。在提供服務(wù)時(shí)，要反應(yīng)靈敏、行動(dòng)迅速，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與基層員工，提供個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第四，做到團(tuán)結(jié)一致，朝著共同的目標(biāo)與方向邁進(jìn)，才能有效提升企業(yè)辦公室管理工作成效。作為企業(yè)辦公室工作人員，需要與內(nèi)部人員團(tuán)結(jié)一致，相互協(xié)作與幫扶。接下來(lái)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、基層員工團(tuán)結(jié)一致，能夠全心全意為領(lǐng)導(dǎo)與基層員工服務(wù)，營(yíng)造和諧、團(tuán)結(jié)的工作環(huán)境。

（四）加強(qiáng)文化引領(lǐng)

加強(qiáng)文化引領(lǐng)，也是提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑之一。企業(yè)辦公室文化，是辦公室部門(mén)與工作人員，在長(zhǎng)期工作中總結(jié)與提煉出來(lái)的，被大眾所認(rèn)可與接受的價(jià)值、行為等。因此各企業(yè)在提升辦公室管理工作成效時(shí)，就可以加強(qiáng)文化方面的引領(lǐng)，實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新與改革[10]。第一，企業(yè)辦公室文化的形成，需要基于社會(huì)主義核心價(jià)值觀之上，以及企業(yè)文化之上，然后進(jìn)行提煉與總結(jié)，要適應(yīng)于企業(yè)辦公室工作的實(shí)際情況。第二，企業(yè)辦公室文化在建立時(shí)，還需要緊跟時(shí)代發(fā)展，積極借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)與方法，主動(dòng)創(chuàng)造先進(jìn)的文化理念，從而營(yíng)造積極、濃郁的文化氛圍，最終引領(lǐng)全體工作人員，主動(dòng)參與到本職工作中。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)辦公室管理工作的開(kāi)展，能夠提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值與財(cái)富。因此在今后的實(shí)際工作中，就需要通過(guò)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、健全制度體系、打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)、加強(qiáng)文化引領(lǐng)四個(gè)角度，不斷提升企業(yè)辦公室管理工作成效，充分發(fā)揮辦公室管理工作的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)。