李芳

河北省保定市第一中心醫(yī)院設(shè)備科，河北 保定 071000

醫(yī)院檔案是一項(xiàng)記錄醫(yī)院歷史、記載患者病歷，以及服務(wù)社會(huì)大眾的管理工作，亦是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化的重要信息資源[1-2]。但是既往大部分醫(yī)院在檔案管理方面使用的管理理念較為落后，管理制度單一、管理方法陳舊等成為困擾醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和管理的難題，如何提高醫(yī)院檔案管理地位，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理內(nèi)涵，拓展醫(yī)院檔案服務(wù)外延，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理專業(yè)性和科學(xué)性，為醫(yī)院檔案需求者提供迅速、全面、優(yōu)質(zhì)的檔案資源為醫(yī)院檔案管理人員面對(duì)的重要課題[3-4]。6S管理模式起源于1950年，一經(jīng)提出便受到大眾關(guān)注和認(rèn)可，近年來(lái)，一些以經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)為主的企業(yè)，在實(shí)施該管理模式后內(nèi)部工作節(jié)奏和外部發(fā)展條件均獲得良好增長(zhǎng)，其作用在于創(chuàng)造出更加高效、有序的運(yùn)行管理模式[5-6]。而醫(yī)院作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)將6S管理模式融入檔案管理中，可從業(yè)務(wù)工作和服務(wù)利用等諸多方面推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和流程化，顯著彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的短板和不足，使之更好地為醫(yī)院整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量?，F(xiàn)選擇2019年10月—2021年11月河北省保定市第一中心醫(yī)院檔案室在職工作人員20名為研究對(duì)象，實(shí)施6S管理模式，探討其管理效果現(xiàn)，報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取本院檔案室在職工作人員20名為研究對(duì)象，年齡20~55歲，平均（32.52±4.98）歲，根據(jù)時(shí)間不同記為管理前（2019年10月—2020年10月）和管理后（2020年11月—2021年11月）。

1.2 納入與排除標(biāo)準(zhǔn)

納入標(biāo)準(zhǔn)：①河北省保定市第一中心醫(yī)院檔案室正式工作人員，且工作時(shí)限≥1年；②身體健康，能夠良好配合本次研究；③性格溫和，既往無(wú)任何重大檔案管理工作失誤。

排除標(biāo)準(zhǔn)：①研究期間經(jīng)常請(qǐng)假者；②可預(yù)見(jiàn)性辭職、退休以及外派者；③有備孕或者哺乳計(jì)劃等者。

1.3 方法

1.3.1 管理前 實(shí)施傳統(tǒng)管理模式，管理者結(jié)合醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度，要求檔案室工作人員定期歸檔、整理近期所有檔案信息資料，并需要對(duì)1年來(lái)的醫(yī)院重點(diǎn)檔案進(jìn)行整理與統(tǒng)計(jì)，如醫(yī)院基建檔案、科研檔案、重大患者醫(yī)療檔案等，針對(duì)破損和缺失的檔案內(nèi)容進(jìn)行完善和補(bǔ)充。

1.3.2 管理后 實(shí)施6S管理模式，管理流程如下。①整理（Seiri）。管理人者需要求檔案室工作人員對(duì)當(dāng)所有紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行全面整理，可以以醫(yī)院科室為單位，將不同科室的工作人員和患者進(jìn)行整理和劃分，并于整理好的檔案上清晰標(biāo)注科室名稱、人員名稱、患者名稱等，以明晰檔案類別，再度以層級(jí)的方式逐漸擺放或收錄。②整頓（Seiton）。管理者要求管理人員詳細(xì)記錄在檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題和解決方法，于每個(gè)月的例會(huì)上共同探討將其作為管理經(jīng)驗(yàn)，逐漸增加和完善檔案室的管理制度。另外要求檔案室工作人員每間隔3個(gè)月便要對(duì)所有檔案材料進(jìn)行總體整理，重點(diǎn)為借調(diào)檔案的調(diào)動(dòng)和歸還記錄、醫(yī)院內(nèi)部人員職稱發(fā)生變動(dòng)、工作先進(jìn)個(gè)體活動(dòng)崗位調(diào)動(dòng)等，均要切實(shí)做好標(biāo)記，便于日后調(diào)配或使用。另外每一檔案排架需要做出鮮明標(biāo)識(shí)，利用二維碼將每一排架擺放的檔案資料進(jìn)行錄入，編制入計(jì)算機(jī)內(nèi)，提高對(duì)紙質(zhì)資料的查找效率。對(duì)于一些電子檔案也需進(jìn)行目錄的錄入。③清掃（Seiso）。管理者要求檔案室工作人員對(duì)室內(nèi)以及檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定時(shí)清掃和垃圾清理。對(duì)于檔案室室內(nèi)環(huán)境，對(duì)于放置檔案的空間進(jìn)行徹底清掃，查看紙質(zhì)檔案材料，封裝入專用無(wú)酸檔案盒內(nèi)避免其受潮或者破損等。對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行查殺，避免其長(zhǎng)期使用或者登錄系統(tǒng)人員記錄產(chǎn)生過(guò)多的緩存垃圾或者復(fù)制文檔，占用系統(tǒng)空間等。④清潔（Seiketsu）。管理者可將該階段作為上述管理階段的過(guò)渡，并嚴(yán)格督促檔案室工作人員落實(shí)上述管理內(nèi)容，并在此階段完成管理質(zhì)量的統(tǒng)籌和下一步管理目標(biāo)的策劃，做好承上啟下的連接作用，保障管理效果。⑤素養(yǎng)（Shitsuke）。管理者可根據(jù)檔案室工作人員自身具體問(wèn)題進(jìn)行衡量，并采用針對(duì)性方式進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的提升。如對(duì)于工作懈怠者，管理者需單獨(dú)與其進(jìn)行溝通，詢問(wèn)其是否對(duì)于工作或者各種方面存在不滿之處，并列舉其工作不當(dāng)?shù)墓?jié)點(diǎn)，使其能夠端正工作及服務(wù)態(tài)度，減少消極情緒。對(duì)于工作能力不足者，管理者要協(xié)同工作能力較高的人員開(kāi)展定期培訓(xùn)，如電子系統(tǒng)的使用，電子檔案的錄入及整理等，幫助一些能力不足的工作人員提高工作技能。⑥安全（Safety）。檔案資料涉及很多患者隱私以及工作人員學(xué)術(shù)內(nèi)容，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案均較為重要，檔案室工作人員應(yīng)該樹(shù)立良好的安全防護(hù)心理，在其他人調(diào)閱檔案時(shí)一定要做好其他檔案的保密工作。對(duì)于一些在網(wǎng)絡(luò)上申請(qǐng)借調(diào)檔案人員的權(quán)限僅能對(duì)應(yīng)其個(gè)人檔案，不可隨意打開(kāi)所有權(quán)限，避免對(duì)檔案本人和醫(yī)院造成重要聲譽(yù)以及利益損傷。

1.4 觀察指標(biāo)

采用本院自擬評(píng)分表評(píng)價(jià)管理前后檔案管理人員檔案管理能力，包括檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范能力、檔案安全管理能力及檔案完整收錄能力等，單項(xiàng)評(píng)分20分，分值越高代表醫(yī)院檔案管理人員檔案管理能力越高。

抽取20份既往檔案，檢查并記錄檔案齊全率、正常利用率及單次提取成功率。

1.5 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 26.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，符合正態(tài)分布的計(jì)量資料以（±s）表示，管理前后差異比較采用t檢驗(yàn)；計(jì)數(shù)資料以[n(%)]表示，管理前后差異比較采用χ2檢驗(yàn)。P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 管理前后檔案管理人員檔案管理能力評(píng)分比較

管理后檔案管理人員檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范能力、檔案安全管理能力及檔案完整收錄能力等檔案管理能力評(píng)分顯著高于管理前，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。見(jiàn)表1。

表1 管理前后檔案管理人員檔案管理能力評(píng)分比較[(±s)，分]

表1 管理前后檔案管理人員檔案管理能力評(píng)分比較[(±s)，分]

時(shí)間檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范能力檔案安全管理能力檔案完整收錄能力管理前(n=20)管理后(n=20)t值P值13.25±2.47 15.69±2.59 2.640 0.013 13.78±2.34 15.83±2.61 2.265 0.031 14.53±2.55 16.87±2.64 2.469 0.020

2.2 管理前后檔案管理人員檔案管理質(zhì)量比較

管理后檔案齊全率、正常利用率及單次提取成功率等均顯著高于管理前，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。見(jiàn)表2。

表2 管理前后檔案管理人員檔案管理質(zhì)量比較[n(%)]

3 討論

切實(shí)強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)就診患者和工作人員所有檔案資料的收集和管理，有效提高醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化、流程化，促進(jìn)檔案管理工作專業(yè)化和統(tǒng)一化，是大部分醫(yī)院目前檔案管理工作中面臨的難點(diǎn)和重點(diǎn)，也是保障醫(yī)院信息資料有序歸納、良好利用的前提[7-8]。但是傳統(tǒng)管理中醫(yī)院檔案管理的制度過(guò)于陳舊，并沒(méi)有根據(jù)社會(huì)發(fā)展而變化，管理過(guò)程安全系數(shù)較低，相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差等問(wèn)題均顯現(xiàn)出來(lái)。而針對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施6S管理模式，其優(yōu)勢(shì)在于可構(gòu)建一種更為具體、精細(xì)的管理服務(wù)制度，不僅能夠提高檔案管理質(zhì)量，還能以最小的代價(jià)收獲最大程度的管理效益，并提高檔案管理人員素質(zhì)水平，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展鋪設(shè)前提基礎(chǔ)[9-10]。

經(jīng)本文研究發(fā)現(xiàn)，管理后工作人員檔案管理能力、檔案管理質(zhì)量均顯著優(yōu)于管理前（P＜0.05），表示醫(yī)院檔案應(yīng)用6S管理模式可顯著改善醫(yī)院管理檔案管理整體水平，發(fā)揮檔案管理價(jià)值，分析原因如下。①“整理”管理步驟的作用：醫(yī)院共分為諸多科室，每日前來(lái)就診的患者數(shù)量也較多，每日都會(huì)生成大量的檔案文件需要記錄歸檔和管理，而檔案需要集中整合，故檔案管理部門需要對(duì)不同檔案內(nèi)容根據(jù)種類進(jìn)行系統(tǒng)化整理，使得大量繁雜的檔案信息能夠符合醫(yī)院實(shí)際文書檔案要求，并去粗取精，節(jié)省醫(yī)院空間，避免人力、財(cái)力浪費(fèi)[11-12]。②“整頓”管理步驟的作用：將數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案形成一定規(guī)律整理后存放，并應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)檢索技術(shù)完成檔案錄入，便于日后的查找、調(diào)取和管理。無(wú)論對(duì)于紙質(zhì)檔案還是電子檔案來(lái)說(shuō)，均可以顯著提高檔案管理的工作效率，并減少工作人員日常工作量。③“清掃”管理步驟的作用：有研究指出，工作環(huán)境對(duì)于人的情緒具有強(qiáng)烈的影響作用，干凈、整潔舒適的工作環(huán)境能夠帶給人舒適感，從而使得工作情緒也會(huì)增長(zhǎng)[13-14]。同理對(duì)于電子工作系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，良好的運(yùn)行系統(tǒng)能夠顯著提升工作效率，降低工作容錯(cuò)率。④“清潔”管理步驟的作用：所謂清潔，6S管理模式從兩個(gè)方面入手，環(huán)境方面，以及上述管理工作總體的清理過(guò)程，使其更好地成為承接步驟，起到總結(jié)規(guī)劃，促進(jìn)管理結(jié)構(gòu)更加緊湊的作用。⑤“素養(yǎng)”管理步驟的作用：在醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中，檔案工作者的業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度為該工作的基本要求，檔案管理工作作為一項(xiàng)具備科學(xué)性、技術(shù)性特征，也具備繁瑣、細(xì)致特點(diǎn)的工作[15]。故此對(duì)于6S檔案工作人員從兩方面入手，構(gòu)建起一支高素質(zhì)、高能力的人才隊(duì)伍。⑥“安全”管理步驟的作用：醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院多年來(lái)的醫(yī)療和發(fā)展記錄，維護(hù)檔案完整和安全為檔案工作的基本前提，更是檔案保管工作的核心任務(wù)。檔案管理安全系數(shù)的提升，才能更好地發(fā)揮價(jià)值作用。而6S管理模式將其納入到管理步驟，起到了防患于未然的作用，保障了檔案齊全率。

綜上所述，醫(yī)院檔案應(yīng)用6S管理模式能夠顯著完善醫(yī)院檔案工作制度，促進(jìn)該工作規(guī)范化、專業(yè)化以及科學(xué)化水平，提高檔案管理能力及質(zhì)量。