江鑫富，吳超，于強（通信作者）

惠州市中心人民醫(yī)院 （廣東惠州 516001）

醫(yī)療設備是醫(yī)療機構開展醫(yī)療、教學、科研、預防等工作的必備工具，醫(yī)療設備的先進水平也是現(xiàn)代化醫(yī)院的重要標志之一，并在很大程度上決定著醫(yī)學技術的水平和發(fā)展。醫(yī)療設備采購工作是醫(yī)院管理工作中的重要環(huán)節(jié)，不僅影響著醫(yī)院整體的收入、支出狀況，也關系到醫(yī)院的實際醫(yī)療水平、服務水平以及廣大患者的就診體驗。特別是在本次新型冠狀病毒肺炎疫情期間，醫(yī)療設備作為抗擊疫情的重要基礎保障，其采購工作是否落實到位，不僅關乎患者的生命安全，也與醫(yī)院的公信力和社會效益息息相關。因此，確保醫(yī)療設備采購工作的規(guī)范性和有序性、提高醫(yī)療設備采購的效率和質量，是目前推動醫(yī)院進一步發(fā)展的重要戰(zhàn)略手段，也是提高醫(yī)院公信力、緩解醫(yī)患矛盾、降低醫(yī)療成本的重要戰(zhàn)略基礎[1]。

1 采購管理的風險點

結合我院推進高水平醫(yī)院建設工作中醫(yī)療設備采購管理的體會，可將采購管理工作的特點歸納如下。（1）采購金額高、采購數(shù)量大：我院每年需完成的單價百萬元以上的醫(yī)療設備采購數(shù)量超過50項，單價萬元以上的醫(yī)療設備超過300項。（2）采購審批環(huán)節(jié)復雜、采購周期長[2]：近年來，隨著醫(yī)療設備采購流程的規(guī)范化實施及醫(yī)院采購、管理分離工作的推進，醫(yī)療設備采購管理工作日趨完善；以我院單價百萬元以上設備的采購為例，共分為18個環(huán)節(jié)，按照正常審批流程，完整實施完成需要近8個月。（3）采購工作政策性強、時效性要求高：特別是專項撥款資金，往往有支付的時效要求，為了如期完成各項支付進度，往往需要嚴格把控各個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點，需專人跟進，以避免因中間環(huán)節(jié)耽擱而造成整個項目延誤；然而在實際采購過程中，參與采購工作的各人員在缺乏信息交互平臺的情況下，勢必會出現(xiàn)信息不對稱、工作不協(xié)調和效率低下問題，并可能帶來不可預料、不可控制的風險[3-4]。

因此，如何合法合規(guī)、高質高效地完成醫(yī)療設備采購管理工作，實現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)的流程可追蹤、信息可溯源、結果可查詢、分析可呈現(xiàn)，成為醫(yī)療設備采購管理人員面臨的一道難題。

2 采購管理的信息化梳理

針對目前采購管理工作的金額高、數(shù)量大、環(huán)節(jié)多、周期長、時效性要求高等特點，我們提出了一套專門針對醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)的需求，深度聚焦醫(yī)療設備采購從申請至安裝驗收的各環(huán)節(jié)，在梳理采購流程的基礎上，借助信息化手段，設計時效統(tǒng)計與采購耗時分析、智能時間節(jié)點提醒、智能推薦執(zhí)行方案等功能，為醫(yī)療設備采購管理工作提質增效，使其更好地服務臨床工作。醫(yī)療設備采購管理信息化的實現(xiàn)包括兩個步驟：采購流程的梳理優(yōu)化和信息化平臺的構建。

2.1 采購流程的梳理優(yōu)化

醫(yī)療設備采購工作是一個復雜的系統(tǒng)工程，包括申請、論證、審批等主要環(huán)節(jié)，涉及醫(yī)院的設備管理、審計、采購招標等。以我院100萬元以上的醫(yī)療設備采購為例，可以分為采購立項、需求論證、采購審批和采購實施4個階段。（1）采購立項階段：醫(yī)療設備使用科室通過信息系統(tǒng)提交采購需求申請，包括對申購設備的可行性和必要性進行分析，并列寫設備的功能需求、核心技術參數(shù)和配置清單；所有采購需求申請經(jīng)醫(yī)療設備管理部門審核和初選后，通過信息系統(tǒng)提交至醫(yī)療設備管理委員會決策，通過采購立項決策后，形成電子化采購計劃。（2）需求論證階段：醫(yī)療設備管理部門從醫(yī)療設備管理信息系統(tǒng)中獲取醫(yī)療設備的關鍵參數(shù)和性能指標，進行市場調研，并將市場調研結果通過醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)推送給臨床科室，臨床科室會結合臨床需求和調研情況反饋意見或建議，確定初步的規(guī)格參數(shù)。（3）采購審批階段：醫(yī)療設備的審批過程包括院內（主要是審計部門、財務部門，以及院長辦公會和黨委辦公會）和院外（主要是單價百萬元以上的醫(yī)療設備，根據(jù)項目情況報上級管理部門審批）兩個層面，最重要的是做好各個審批環(huán)節(jié)的時間銜接，因此，在醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)中單獨對每個審批的流入流出時間進行記錄，以便后期對各個審批時間節(jié)點進行分析與規(guī)劃。（4）采購實施階段：包括招標文件中的核心參數(shù)確認、招標過程記錄及合同簽訂等。

為了更好地聚焦關鍵環(huán)節(jié)（見圖1），我們對醫(yī)療設備采購工作進行了逐環(huán)節(jié)梳理，確立了關鍵環(huán)節(jié)的輸入輸出，實現(xiàn)了各流程的時間節(jié)點記錄，并在這個閉環(huán)流程中完成了采購環(huán)節(jié)的檔案電子化設計。

圖1 醫(yī)療設備采購環(huán)節(jié)流程圖

結構化的數(shù)據(jù)流程設計為后期采購設備數(shù)據(jù)查詢、匯總合并與統(tǒng)計提供了便利，并為進一步開展數(shù)據(jù)挖掘等工作提供了數(shù)據(jù)基礎[5]；電子化檔案設計方便了設備檔案查詢，提高了醫(yī)療設備采購的效率和質量，降低了醫(yī)療設備采購管理的風險[6]。通過梳理流程，重點聚焦關鍵環(huán)節(jié)，為醫(yī)院醫(yī)療設備采購工作提質增速。

2.2 信息化平臺的構建

2015 年10 月，國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第18 號《醫(yī)療器械使用質量監(jiān)督管理辦法》指出，鼓勵醫(yī)療器械使用單位采用信息化技術手段進行醫(yī)療器械質量管理[7]。醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)便是借助信息化手段，實現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)的流程可追蹤、信息可溯源、結果可查詢、分析可呈現(xiàn)[8]，進而提升醫(yī)療設備的采購效率和質量。醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)的具體構建過程包括如下3 步。（1）設計醫(yī)療設備采購管理信息數(shù)據(jù)庫，通過結構化的數(shù)據(jù)字段存儲，方便后期進行時效統(tǒng)計、進度查詢、耗時分析及管理流程優(yōu)化等。（2）設計基于客戶端操作的人機交互圖形用戶界面，并在界面上實現(xiàn)項目狀態(tài)的更新、智能提醒與執(zhí)行模塊的推薦；通過軟件編程實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的連接訪問、采購狀態(tài)的更新與查詢統(tǒng)計等功能；通過設定執(zhí)行周期并匯總已完成項目的執(zhí)行周期，實現(xiàn)時間節(jié)點的智能提醒，以確保時效；統(tǒng)計各狀態(tài)的耗時，并識別出關鍵路徑，持續(xù)改進；通過設定采購優(yōu)先級規(guī)則，自動將醫(yī)療設備采購計劃按照優(yōu)先級分類，并給出推薦執(zhí)行方案[9]。（3）實現(xiàn)基于SQL 數(shù)據(jù)庫的增刪查改操作，實現(xiàn)客戶端與數(shù)據(jù)庫的交互（見圖2）。

圖2 醫(yī)療設備管理系統(tǒng)模型

基于客戶端和服務器端數(shù)據(jù)交互系統(tǒng)的具體實現(xiàn)過程如下：軟件系統(tǒng)啟動運行時，通過網(wǎng)絡訪問服務器上的文件測試連接，確保數(shù)據(jù)庫連接可靠。服務器端存放兩類文件：一是數(shù)據(jù)庫文件，在管理系統(tǒng)初始化后，通過strConnect.Format 函數(shù)的Microsoft.Ace.Oledb.12.0接口連接服務器，并讀取數(shù)據(jù)庫文件，用于顯示采購項目名稱、單價、數(shù)量、總價等基本信息和流程狀態(tài)；二是項目進度圖片，并渲染在界面，用于標識醫(yī)療設備采購管理流程的各種狀態(tài)。如果管理系統(tǒng)初始化時，因網(wǎng)絡連接問題或服務器處于關機狀態(tài)而不能正確獲取上述兩類文件，則會彈出報錯信息。

3 實施效果

通過梳理業(yè)務流程邏輯及醫(yī)療設備管理系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)療設備從年度計劃填報到設備安裝驗收歸檔的全流程，并能查看醫(yī)療設備采購的工作流程，臨床科室端也能清晰查看相應設備的采購狀態(tài)，從而進行各流程過程的追蹤。

醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)的上線有效降低了臨床與職能部門的信息傳遞誤差，減少了溝通成本，提高了醫(yī)療設備采購的時效。

借助信息化平臺的優(yōu)勢，在醫(yī)療設備采購環(huán)節(jié)實現(xiàn)了審批流程的自動流轉，相比紙質單據(jù)的逐一簽名，提高了流程的流轉效率；同時，彌補了紙質單據(jù)遺失或查找不便等缺陷，解決了傳統(tǒng)管理模式下醫(yī)療設備采購各階段檔案零散分布的問題。

經(jīng)過半年多的數(shù)據(jù)積累，該系統(tǒng)清晰記錄每項醫(yī)療設備各環(huán)節(jié)的狀態(tài)變化情況，以可視化方式呈現(xiàn)每項醫(yī)療設備的采購進展情況，實現(xiàn)了流程可追蹤、信息可溯源、結果可查詢、數(shù)據(jù)可呈現(xiàn)的采購管理。以項目進度追溯模塊為例，在項目列表欄選擇對應的采購項目，通過觸發(fā)“全流程時間節(jié)點查看”按鈕，選擇對應的采購記錄，可以從服務器數(shù)據(jù)庫讀取各環(huán)節(jié)的處理時間數(shù)據(jù)，以時間軸的形式呈現(xiàn)各環(huán)節(jié)所用的時間并顯示（見圖3）。在此基礎之上實現(xiàn)耗時統(tǒng)計與分析，為優(yōu)化采購流程、科學地開展采購計劃提供有力的依據(jù)。

圖3 醫(yī)療設備管理系統(tǒng)項目進度追溯模塊界面

目前，醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)已經(jīng)申報并取得醫(yī)療設備采購環(huán)節(jié)管理系統(tǒng)計算機軟件著作權（登記號2022SR0130923）。

4 結論

本研究針對流程復雜、時效要求高、項目數(shù)量多的醫(yī)療設備采購管理工作進行了流程的梳理優(yōu)化，并構建了信息化平臺，在此過程中主要取得了如下3 方面的成果。（1）根據(jù)醫(yī)療機構的內部控制制度要求，在合法合規(guī)的情況下，梳理并優(yōu)化醫(yī)療設備采購管理流程，提高了醫(yī)療設備采購的效率和質量，降低了醫(yī)療設備采購管理的風險，較好地滿足了日常醫(yī)療設備采購管理工作的需要，實現(xiàn)了為醫(yī)院醫(yī)療設備采購工作提質增效。（2）構建醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)，通過集成醫(yī)療設備采購管理流程，實現(xiàn)了流程可追蹤、數(shù)據(jù)可統(tǒng)計、結果可溯源、分析可呈現(xiàn)；此外，系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資產(chǎn)不僅為分析決策提供了依據(jù)，還為管理過程進一步優(yōu)化提供了數(shù)據(jù)支持[10]；醫(yī)療設備采購系統(tǒng)工作的開展與推進提升了醫(yī)工與信息的融合，通過數(shù)據(jù)庫管理模式和信息化手段，對醫(yī)療設備采購各環(huán)節(jié)的周期時長進行分析，開展“醫(yī)療設備采購效率提升”品管圈活動，促進各職能部門的有效溝通，推動職能部門的MDT 管理[11]。（3）在醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)中，對醫(yī)療設備采購的全過程進行記錄追蹤，通過設定采購優(yōu)先級規(guī)則，自動將醫(yī)療設備采購計劃根據(jù)優(yōu)先級分類，并給出推薦執(zhí)行方案，為醫(yī)療機構高質量、合法、合規(guī)開展醫(yī)療設備采購工作提供了流程溯源和決策數(shù)據(jù)支持。目前提出的醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)能為后續(xù)全生命周期[12-13]醫(yī)療設備管理系統(tǒng)集成奠定工作基礎。

醫(yī)療設備采購管理系統(tǒng)源自實際工作中的應用需求，具有一定的可操作性和可推廣性。同時，作為醫(yī)療裝備的管理部門，還應該將PDCA 持續(xù)改進的思想引入采購管理工作[14]，強化信息化建設，建立醫(yī)療設備采購與使用質量管理聯(lián)動的新體系，適應新形式、新階段下內部控制制度的要求，探索提高醫(yī)療設備采購管理效率和精細化程度的工作模式[15-16]，更好地為醫(yī)療機構的醫(yī)、教、研、防工作提供設備保障。