榆林市環(huán)境監(jiān)測(cè)總站 苗占全

隨著工業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，環(huán)境污染問(wèn)題越來(lái)越嚴(yán)重[1]。人類本著對(duì)健康生活的追求，逐漸地意識(shí)到環(huán)境對(duì)健康的重要性，越來(lái)越重視生活環(huán)境。為了高效高質(zhì)量推動(dòng)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)保治理工作也被提到日程，受到社會(huì)各界的高度重視。環(huán)境檔案是環(huán)境監(jiān)測(cè)的重要依據(jù)和憑證，在環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中尤為重要。但是，實(shí)際工作中，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理嚴(yán)重滯后，跟不上時(shí)代發(fā)展需求，滿足不了環(huán)境監(jiān)測(cè)工作要求。怎樣高效管理環(huán)境基層單位的監(jiān)測(cè)檔案，是未來(lái)環(huán)境衛(wèi)生工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的重要性

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案記載著環(huán)境變化的歷程，對(duì)當(dāng)前和今后的環(huán)境監(jiān)測(cè)工作具有借鑒意義和服務(wù)義務(wù)，它決定了環(huán)境監(jiān)測(cè)研究工作的未來(lái)發(fā)展方向，對(duì)于重大環(huán)境污染事故尤為重要[2]。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案提供的信息資料能為環(huán)境應(yīng)急管理部門提供準(zhǔn)確、可靠、科學(xué)的解決方法，可以起到事前預(yù)防、事中妥善處理、事后科學(xué)恢復(fù)。這將有效地避免重大的經(jīng)濟(jì)損失，最大范圍地減少污染面積，縮短污染事故的污染時(shí)間，降低污染程度。因此，環(huán)境檢測(cè)檔案管理者要充分地認(rèn)識(shí)到環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的重要性。

二、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理中存在的問(wèn)題

目前，基于環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作現(xiàn)狀，面臨著諸多問(wèn)題亟待解決，它們嚴(yán)重地阻礙了環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的價(jià)值體現(xiàn)。問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案管理工作重視程度不夠

環(huán)保檔案管理工作只限于資料收集和皮毛管理，對(duì)收集的檔案資料沒(méi)有進(jìn)行分析，只是簡(jiǎn)單的羅列。檔案管理的人員思想意識(shí)較為落后，認(rèn)為環(huán)境檢測(cè)數(shù)據(jù)不重要，在檔案編寫時(shí)經(jīng)常是檔案管理的內(nèi)容與實(shí)際環(huán)境監(jiān)測(cè)工作內(nèi)容匹配程度不高。

（二）環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案缺乏規(guī)范的管理制度

由于是環(huán)境監(jiān)測(cè)基層單位，人員少，文化素質(zhì)低，無(wú)法科學(xué)規(guī)范地制定與工作內(nèi)容相符合的檔案管理制度，無(wú)法保證檔案形成的科學(xué)性和規(guī)范性。

（三）環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的利用價(jià)值低

由于基層單位缺乏環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理制度，因此，形成的檔案缺乏規(guī)范性，雖然進(jìn)行了簡(jiǎn)單的檔案分類和檢測(cè)內(nèi)容的記錄，但是對(duì)監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)或結(jié)果沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分析和總結(jié)。這也使得基層的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案形同虛設(shè)，不能得到充分利用，更不能充分地體現(xiàn)檔案存在的價(jià)值。

（四）檔案管理人員知識(shí)層面不夠、業(yè)務(wù)水平低下

在環(huán)境監(jiān)測(cè)的基層單位中，從事檔案管理的人員大多不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，即使是本專業(yè)畢業(yè)，也是學(xué)歷淺薄。因此，檔案管理人員普遍專業(yè)知識(shí)缺乏，不能將檔案管理工作和環(huán)境監(jiān)測(cè)內(nèi)容很好結(jié)合起來(lái)。再者，在基層工作中，由于管理人員工作主動(dòng)性差，也缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不能與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理水平相對(duì)落后。種種原因?qū)е铝谁h(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的管理水平低下，阻礙了其被利用。

（五）檔案管理信息化技術(shù)薄弱

21世紀(jì)屬于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作也不能例外?；ヂ?lián)網(wǎng)能為環(huán)境監(jiān)測(cè)工作提供便捷高效的服務(wù)。但是，主要因?yàn)閲?guó)家對(duì)基層單位投入的資金有限，這導(dǎo)致了互聯(lián)網(wǎng)在環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理中幾乎未普及，檔案資料還是以紙質(zhì)版為主。紙質(zhì)版檔案不但不易保存，還容易造成損壞、丟失、遺漏、蟲(chóng)咬等事件的發(fā)生。錄音、影像、圖片資料等電子資料由于格式的問(wèn)題，始終陳列于箱底，無(wú)法利用。這些都給環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理人員的工作提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要有先進(jìn)的辦公工具，更要能熟練地掌握這些工具的應(yīng)用。

（六）環(huán)保檔案資料缺乏科學(xué)、準(zhǔn)確、真實(shí)的規(guī)范性

在日常的環(huán)保檔案管理中，發(fā)現(xiàn)了好多問(wèn)題，環(huán)保檔案資料有些不科學(xué)、不準(zhǔn)確，甚至存在不真實(shí)現(xiàn)象。檔案資料的形成與積累方面也存在問(wèn)題，如檔案資料中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息不一致，沒(méi)有及時(shí)地核對(duì)，有些前后出現(xiàn)的數(shù)據(jù)相互矛盾，有的數(shù)據(jù)中出現(xiàn)單位錯(cuò)誤，還有些資料不完整，出現(xiàn)“斷層”，尤為突出的是聲像材料、視頻資料。那么這些環(huán)保檔案資料即使存在，也失去了借鑒和參考意義。對(duì)于環(huán)保檔案管理人員而言，要及時(shí)地關(guān)注環(huán)保檔案涉及的環(huán)保工程、環(huán)保污染問(wèn)題，要及時(shí)地收集與相關(guān)檔案有關(guān)的資料，及時(shí)補(bǔ)充和調(diào)整相關(guān)環(huán)保檔案的資料文件。對(duì)于以前資料的保存方式，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新資料的保存方式，才能與現(xiàn)代科學(xué)管理相接軌。

（七）檔案資料歸檔不規(guī)范

環(huán)保檔案資料歸檔的不規(guī)范性主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是收集的檔案資料不及時(shí)歸檔，這往往造成資料的損害、遺失，以致環(huán)保檔案資料不完整；二是環(huán)保檔案資料的文件整理、組卷不規(guī)范，在環(huán)保檔案管理中發(fā)現(xiàn)，不同分類的環(huán)保檔案大多都是按照一種模式完成整理、組卷，造成這種不規(guī)范的主要原因是沒(méi)能按照環(huán)保檔案分類的具體要求進(jìn)行整理；三是檔案資料文件的分類、排列和編號(hào)的不規(guī)范，造成這種問(wèn)題的原因，主要是環(huán)保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低、不熟練造成的。

三、高效管理環(huán)境檢測(cè)檔案的主要措施

（一）重視環(huán)保檔案管理的重要性

環(huán)保檔案是記錄環(huán)保相關(guān)工作的重要內(nèi)容，為環(huán)境保護(hù)提供科學(xué)、準(zhǔn)確的科技信息，也為環(huán)保部門的現(xiàn)場(chǎng)檢查提供重要憑證。環(huán)保檔案為今后的環(huán)境科學(xué)研究和環(huán)境污染治理工作能提供可行的、科學(xué)的、有效的依據(jù)或研究參考資料，能有力地推動(dòng)環(huán)境保護(hù)的研究進(jìn)程，利國(guó)利民，因此，做好環(huán)保檔案管理工作尤為重要。環(huán)保檔案管理單位要從上到下從思想上認(rèn)識(shí)到環(huán)保檔案管理工作的重要性，要制定嚴(yán)格的環(huán)保檔案管理制度，確保環(huán)保檔案管理工作順利開(kāi)展；具體管理人員要按環(huán)保檔案標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格執(zhí)行環(huán)保檔案的分類、整理、組卷等工作。除了思想上要充分認(rèn)識(shí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的重要性，還要重視環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的資金落實(shí)。各級(jí)環(huán)保職能部門要為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的工作提供充分的資金支持，有了充分的資金，才能推進(jìn)環(huán)保監(jiān)測(cè)檔案的高效管理。引進(jìn)人才、購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備、定期培訓(xùn)等等這些都離不開(kāi)資金的支持。因此，思想認(rèn)識(shí)和資金支持是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案高效管理的前提。

（二）加大環(huán)保宣傳工作

環(huán)境監(jiān)測(cè)單位要加大宣傳教育工作，通過(guò)環(huán)境污染的視覺(jué)危害，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門都充分感性認(rèn)識(shí)到環(huán)境污染的危害性，更要認(rèn)識(shí)到環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的重要性，重視環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作。環(huán)境監(jiān)測(cè)工作內(nèi)容涉及面廣、復(fù)雜，需要多個(gè)職能部門溝通協(xié)調(diào)才能推進(jìn)，全面圓滿地收集到環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，以供科學(xué)研究利用，對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案收集準(zhǔn)確的信息資料，對(duì)未來(lái)的環(huán)保方向提供了科學(xué)保障，同時(shí)，也能極大地提高環(huán)保工作的業(yè)績(jī)和工作重點(diǎn)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（三）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

一套好的檔案工作制度，是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案高效管理的重要保障。環(huán)境監(jiān)測(cè)基層單位要結(jié)合當(dāng)?shù)丨h(huán)境情況，建立一套科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，既能滿足環(huán)境監(jiān)測(cè)工作發(fā)展需求，又能避免或減少環(huán)境污染和環(huán)境改善工作中的錯(cuò)誤，要在原有的工作基礎(chǔ)上，充分整合管理資源，優(yōu)化檔案管理工作，精減管理程序，引進(jìn)檔案形成標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，即“誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)”。在檔案管理工作中，照章辦事。

建立健全環(huán)保檔案管理制度。一是建立檔案資料聯(lián)絡(luò)員機(jī)制。在管理轄區(qū)內(nèi)設(shè)立分級(jí)聯(lián)絡(luò)管理模式，通過(guò)分級(jí)管理聯(lián)絡(luò)員，以QQ和微信工作群電子聯(lián)系方式進(jìn)行協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。二是針對(duì)目前環(huán)保檔案存在的問(wèn)題，加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度。將現(xiàn)存的檔案資料劃分為整改問(wèn)題清單、整改措施、重點(diǎn)問(wèn)題、舉報(bào)投訴問(wèn)題四類，建立三級(jí)資料目錄，對(duì)檔案資料歸檔規(guī)范統(tǒng)一要求，按照國(guó)家環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行。三是針對(duì)庫(kù)存環(huán)保檔案存在的問(wèn)題，開(kāi)展自查自糾整改制度。在檔案資料歸檔中，反復(fù)核實(shí)資料與現(xiàn)場(chǎng)是否相符，對(duì)整改效果不明顯的立即再次進(jìn)行整改，切實(shí)將整改工作抓實(shí)到位。四是建立“舉一反三”鞏固成效制度。堅(jiān)持以問(wèn)題整改為導(dǎo)向，在污水管網(wǎng)建設(shè)、河流水質(zhì)整治、大氣污染防治、自然保護(hù)區(qū)整治等整改工作中“舉一反三”、以點(diǎn)擴(kuò)面，健全完善各類長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)類似問(wèn)題整改力度并嚴(yán)防新增同類問(wèn)題再次出現(xiàn)。

（四）提高管理人才的知識(shí)層面和專業(yè)素養(yǎng)

環(huán)境監(jiān)測(cè)基層單位由于工作環(huán)境簡(jiǎn)陋、落后，檔案管理工作形同虛設(shè)，嚴(yán)重地缺乏檔案管理的專業(yè)人才。一般都是其他部門的人員兼職或者任用低學(xué)歷人員，因此，在檔案管理工作中，管理人員的知識(shí)層面嚴(yán)重地限制了環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的高效管理。這些管理人員思想落后，工作不積極，不主動(dòng)參加函授學(xué)習(xí)和培訓(xùn)學(xué)習(xí)，或者即使參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)也是流于形式，做做樣子，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)不能及時(shí)得到提高。尤其對(duì)于先進(jìn)的信息化處理不能熟練掌握，或者對(duì)于辦公自動(dòng)化軟件都不能熟練應(yīng)用，這將使得重要的檔案信息資料不能及時(shí)收集，或者將其丟失遺漏，更不能對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行科學(xué)整理和分析。因此，這些管理人員不能勝任檔案管理工作的高效開(kāi)展。這就需要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行教育培訓(xùn)，帶著檔案管理中具體問(wèn)題有目的地進(jìn)行學(xué)習(xí)和提高，培訓(xùn)結(jié)束實(shí)行考試合格上崗，以此提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。再者，通過(guò)改善辦公環(huán)境、提高職工待遇、解決住房、出臺(tái)配套的優(yōu)惠政策，引進(jìn)檔案管理的專業(yè)人才，提高基層單位檔案管理人員的知識(shí)層面。

（五）重視開(kāi)發(fā)和利用管理檔案的價(jià)值

要做好開(kāi)發(fā)和利用環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的價(jià)值工作之前，首先要重視檔案在形成前有用資料的收集，不是所謂的所有資料羅列出來(lái)就行了，僅限于皮毛資料，而是要對(duì)有用的資料整理、分析、總結(jié)，檔案的內(nèi)容要有深度、內(nèi)涵，要為環(huán)境監(jiān)測(cè)或者其他環(huán)保工作服務(wù)，為其提供可借鑒的數(shù)據(jù)資料或者對(duì)其環(huán)保工作有指導(dǎo)意義。因此，檔案編寫人員既要懂得檔案管理知識(shí)，又要懂得環(huán)境監(jiān)測(cè)的相關(guān)知識(shí)，才能將兩者更好地結(jié)合起來(lái)進(jìn)行高質(zhì)量的編寫，才能保證檔案內(nèi)容做到規(guī)范。因此，在檔案編寫前，檔案管理人員要主動(dòng)參與環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)，與相關(guān)工作人員多溝通、多了解，掌握更多的有效信息，為檔案編寫收集有效資料。這為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用提供了根本保障。

怎樣才能讓檔案的價(jià)值為人所知呢？這就需要要檔案管理人員梳理好檔案內(nèi)容，將可共享的數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料梳理出來(lái)，建成信息共享平臺(tái)，隨時(shí)可以調(diào)閱，操作簡(jiǎn)單、快捷，省時(shí)、省力。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，將各平臺(tái)的共享信息有效整合，達(dá)到省內(nèi)甚至國(guó)內(nèi)環(huán)境監(jiān)測(cè)信息的共享，實(shí)現(xiàn)互利互惠。

（六）要重視檔案管理信息化技術(shù)建設(shè)

檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)需要政府投入大量的資金支持，還要配套相關(guān)的技術(shù)人才。資金能解決檔案管理信息化建設(shè)的場(chǎng)地、儀器設(shè)備、辦公用品問(wèn)題。而信息化技術(shù)主要依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)，因此，還需要引進(jìn)相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，在檔案共享信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)前，要將以前的格式轉(zhuǎn)化成現(xiàn)在可打開(kāi)的格式，就必須經(jīng)過(guò)專人人員對(duì)其進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化或?qū)υO(shè)備的功能進(jìn)行改進(jìn)，以便格式間能相互轉(zhuǎn)化。再者，檔案管理信息化技術(shù)也要不停地維護(hù)運(yùn)行，排除病毒攻擊，不斷地升級(jí)更新。

（七）提高環(huán)保檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

環(huán)保檔案管理人員需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)也需要熟悉相關(guān)的環(huán)保專業(yè)知識(shí)，只有這兩方面都具備的人員才能規(guī)范地完成環(huán)保檔案資料的形成、積累、整理、組卷、分類等工作。因此，要加強(qiáng)環(huán)保檔案資料業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)工作，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在管理工作中能針對(duì)不同類型的環(huán)保檔案確定哪些資料需要收集、哪些資料是準(zhǔn)確可靠的，不能僅局限在對(duì)環(huán)保檔案的接收、保存、外調(diào)、借閱這種簡(jiǎn)單的層面，不斷地提高管理人員對(duì)環(huán)保檔案資料的真實(shí)性和可靠性的辨別、鑒定能力，確保環(huán)保檔案的存在價(jià)值。

（八）加強(qiáng)建立環(huán)保檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制

大自然在不停地發(fā)展，而環(huán)境保護(hù)工作也在隨著環(huán)境的改變而改變，因此，一份環(huán)保檔案也要依據(jù)需求而及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，及時(shí)地記錄環(huán)保事件的完整過(guò)程。作為環(huán)保檔案管理單位，要依據(jù)環(huán)保檔案分類，主動(dòng)與環(huán)保項(xiàng)目單位溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)需要補(bǔ)充和調(diào)整的內(nèi)容，使得環(huán)保檔案具有連續(xù)性和完整性。對(duì)于以前重要的環(huán)保檔案資料，尤其是聲像、視頻等資料，要隨著現(xiàn)代數(shù)字科技的發(fā)展，不斷地更新保存方式，使其完整、可用地保存下來(lái)。

規(guī)范化環(huán)保檔案分類。按照中國(guó)檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類法進(jìn)行分類，分為環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境科學(xué)制度、環(huán)境工程、基本建設(shè)，要將環(huán)保檔案按照具體分類的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理、組卷、分類等工作。

環(huán)保檔案管理工作應(yīng)拓寬環(huán)保服務(wù)業(yè)務(wù)，提高環(huán)保檔案存在的價(jià)值。任何檔案存在的價(jià)值就在于服務(wù)于今后的工作，環(huán)保檔案也不例外。作為環(huán)保檔案管理單位，不要讓環(huán)保檔案當(dāng)擺設(shè)，要主動(dòng)與有關(guān)環(huán)保新政策、新項(xiàng)目單位主動(dòng)溝通聯(lián)系，為他們提供有據(jù)可依、有理可查的信息資料，為新政策的制定提供科學(xué)依據(jù)，為新項(xiàng)目的實(shí)施提供嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼撟C數(shù)據(jù)資料，避免盲目上馬項(xiàng)目，減少國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)損失。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)分析探討可知，環(huán)境檢測(cè)檔案要想實(shí)現(xiàn)高效管理，不是一朝一夕就能解決的，它需要多層面、多方位地加強(qiáng)管理和提高，既需要思想上的重視、資金的投入、人員上的配備等基礎(chǔ)條件，還需要管理制度的完善、信息化的建設(shè)、管理水平的提升、培訓(xùn)教育的不斷加強(qiáng)等等，只有各方面都加強(qiáng)，才能不斷地開(kāi)發(fā)和利用環(huán)保檔案價(jià)值，才能體現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的存在意義。