膠州市膠東國(guó)際機(jī)場(chǎng)和臨空經(jīng)濟(jì)區(qū)綜合辦公室 葉珊珊

隨著時(shí)代的發(fā)展，基層事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容和形式發(fā)生了一定的變化，在以大數(shù)據(jù)為背景進(jìn)行發(fā)展的時(shí)候，現(xiàn)代化的信息管理模式可以更好地改變檔案管理的現(xiàn)狀，能夠進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代化辦公模式的發(fā)展，同時(shí)也能夠在極大限度上提高辦公的效率，有效幫助事業(yè)單位更好地進(jìn)行檔案管理，可以幫助單位節(jié)省更多的成本，還可以進(jìn)一步提高單位管理以及發(fā)展的實(shí)效性。

一、基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化

檔案管理作為基層事業(yè)單位發(fā)展中的重要組成部分，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變革而變化。尤其是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理形式也呈現(xiàn)出多樣化以及系統(tǒng)化。在信息化時(shí)代之前，基層事業(yè)單位的檔案都以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，信息化時(shí)代到來(lái)之后，逐漸出現(xiàn)了無(wú)紙化檔案以及虛擬化檔案；再后來(lái)，隨著攝影技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸發(fā)展成縮微化檔案管理，不僅從根本上解決了檔案占用空間大、不易保存等問(wèn)題，而且對(duì)于檢索也有非常積極的作用；此外，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理也將逐漸突破時(shí)空限制，發(fā)揮其最大的作用。

二、事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的重要意義

（一）更好地提高檔案信息的可靠性

社會(huì)中各行各業(yè)的人都希望基層單位能夠更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和保護(hù)，因?yàn)樵诨鶎邮聵I(yè)單位當(dāng)中，所有的檔案記錄所包含的內(nèi)容非常廣，會(huì)將公職人員在單位當(dāng)中所有的成就以及工作情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，只有對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理，才能夠?qū)毴藛T的所有工作付出進(jìn)行記錄。如果想要更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，就需要進(jìn)行現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，現(xiàn)代化的管理模式能夠幫助基層事業(yè)單位獲取更加巨大的收益，甚至可以幫助工作人員更加方便地對(duì)檔案進(jìn)行管理。只有基層事業(yè)單位的發(fā)展變得更加穩(wěn)定，才能夠更好地推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，基層事業(yè)單位的管理壓力還是非常巨大的，而現(xiàn)代化的管理技術(shù)能夠解決工作人員在工作時(shí)遇到的各種問(wèn)題，甚至可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)更好地展開(kāi)工作，可以快速地將所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，有效減少工作人員的工作壓力。所以基層事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理是非常有必要的。

（二）有利于提高檔案信息的全面性

基層事業(yè)單位也應(yīng)該跟隨著時(shí)代的發(fā)展，采取一些現(xiàn)代化的手段更好地進(jìn)行檔案管理，并且也能夠有效地保證相關(guān)信息的全面性。在對(duì)所有的檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要將所有的內(nèi)容以及所有的檔案信息記錄得非常明確，但是傳統(tǒng)的管理模式采用人為記錄的方式，會(huì)導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄露或者是記錄的信息出現(xiàn)一定偏頗。而現(xiàn)代化的管理模式將會(huì)有效解決在管理過(guò)程當(dāng)中所存在的一系列問(wèn)題，讓信息變得更加可靠全面，通過(guò)現(xiàn)代化的管理模式能夠全面地將人員的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（三）幫助檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新

基層事業(yè)單位當(dāng)中的所有檔案需要隨時(shí)進(jìn)行更新，并且檔案的更新速度對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也會(huì)起到重要的作用。為了使工作人員在查詢的時(shí)候確保檔案當(dāng)中的信息是準(zhǔn)確的，所以檔案當(dāng)中所有的信息以及數(shù)據(jù)都需要及時(shí)地進(jìn)行同步和更新。比如在某些事業(yè)單位當(dāng)中，如果有部分的工作人員需要外出學(xué)習(xí)或者是出差工作，在進(jìn)行檔案管理時(shí)就需要將工作人員外出的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和同步，這樣才能夠確保信息的準(zhǔn)確性，也能夠有效地避免找不到工作人員的尷尬情況。同時(shí)信息在進(jìn)行更新之后，工作人員在調(diào)取檔案信息時(shí)，不管什么時(shí)候所看到的信息都是非常全面、非常真實(shí)的，也能夠進(jìn)一步確保檔案的準(zhǔn)確度。

三、傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）工作效率較低

經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在我國(guó)很多地區(qū)的事業(yè)單位當(dāng)中，在進(jìn)行檔案管理時(shí)還采用的是非常傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存以及管理的方式。這種傳統(tǒng)的管理方式極大程度上限制了工作人員的實(shí)際工作，并且紙質(zhì)檔案如果長(zhǎng)期使用有可能會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案無(wú)法更好地進(jìn)行保存。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)過(guò)多時(shí)，甚至還會(huì)占據(jù)更多的空間，工作人員在進(jìn)行檔案信息查詢時(shí)也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，并且在對(duì)檔案進(jìn)行建立歸檔以及分類(lèi)時(shí)，這些工作量都是非常巨大的。如果想要更好地做好檔案分類(lèi)工作，就需要耗費(fèi)大量的人力，并且需要消耗掉更多的時(shí)間，甚至工作人員在進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中有可能會(huì)在細(xì)節(jié)方面出現(xiàn)一系列的紕漏，導(dǎo)致無(wú)法更好地展開(kāi)檔案的管理工作。在浪費(fèi)人力資源的同時(shí)，也會(huì)極大幅度地降低工作的效率，這種落后的管理方式會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位無(wú)法正常的發(fā)展，甚至導(dǎo)致在檔案搜索以及查詢時(shí)會(huì)影響工作的進(jìn)度。

（二）管理制度不健全

從目前的情況來(lái)看，各個(gè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒(méi)有制定更加完善的管理制度，所以工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)非常隨意，并且在管理的過(guò)程當(dāng)中沒(méi)有制定更加有效的措施和方案，所以在進(jìn)行檔案管理和檔案查詢時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，還會(huì)出現(xiàn)混亂的情況。由于沒(méi)有制定更加明確的制度，直接導(dǎo)致很多檔案卷宗所記錄的信息不是非常的完整，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行后期查詢的時(shí)候有可能會(huì)影響正常工作。事業(yè)單位所擁有的工作人員較多，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，所面對(duì)的工作量是非常巨大的，如果在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒(méi)有進(jìn)行非常詳細(xì)的分類(lèi)，那么在查找時(shí)將會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間。甚至工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)也沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)劃方向，只能根據(jù)自己的想法進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致管理檔案的工作人員在進(jìn)行工作對(duì)接時(shí)有可能會(huì)造成一系列的混亂。除了沒(méi)有制定非常明確的管理制度之外，在管理模式上也不夠先進(jìn)，導(dǎo)致單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)落后的現(xiàn)象，無(wú)法更好地提高工作質(zhì)量以及工作效率。

（三）檔案在檢索時(shí)所采用的操作較為復(fù)雜

為了能夠在日常生活當(dāng)中可以更加方便地進(jìn)行快速的檢索和查詢，需要在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中進(jìn)行明確的分類(lèi)和歸檔，但是很多事業(yè)單位在進(jìn)行分類(lèi)的時(shí)候，沒(méi)有足夠重視這項(xiàng)工作，甚至在進(jìn)行信息查詢時(shí)都是人為搜索，這會(huì)導(dǎo)致工作人員消耗掉大量的時(shí)間，只為了找到一個(gè)相關(guān)的信息內(nèi)容。而這對(duì)單位的檔案管理也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，只有利用信息技術(shù)建立起一個(gè)更加完善的檢索系統(tǒng)，才能夠有效地去解決查詢、檢索等問(wèn)題。

（四）檔案管理人員水平不高

在很多基層事業(yè)單位中，為了節(jié)省部分工資發(fā)放，再加上對(duì)檔案管理工作的不重視，認(rèn)為檔案管理部門(mén)只要有一些負(fù)責(zé)人就可以，無(wú)需對(duì)能力以及個(gè)人素質(zhì)等進(jìn)行考核，因此，安排一些年齡較大的老員工從事檔案管理工作。一來(lái)老員工會(huì)認(rèn)為自己年齡大能有一份工作已經(jīng)很好了，對(duì)工資的要求不高；二來(lái)，老員工對(duì)單位的各方面管理相對(duì)了解，不需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；三來(lái)，也滿足了單位照顧老員工的需求。但是隨著時(shí)代的變化，這些老員工對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用與作用了解較少，并且操作能力相對(duì)較差，使檔案管理工作無(wú)法與現(xiàn)代技術(shù)相融合，導(dǎo)致檔案管理落后。

（五）檔案管理資金投入過(guò)低

由于大部分基層單位對(duì)檔案管理的忽視，使得在檔案管理資金投入這方面也受到一定的影響，導(dǎo)致技術(shù)與管理上出現(xiàn)落后的現(xiàn)象?；鶎訂挝粵](méi)有運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，至今還處于傳統(tǒng)管理狀態(tài)，從而使檔案的信息量較小，檔案的利用與開(kāi)發(fā)沒(méi)有得到廣泛應(yīng)用。

四、基層事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化路徑

檔案管理將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響，如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)在不斷地進(jìn)行發(fā)展和改革，現(xiàn)代化的技術(shù)手段將會(huì)為人們的工作以及生活提供很多的便利，就連在進(jìn)行檔案管理時(shí)也會(huì)采取更加現(xiàn)代化的管理模式。在很多事業(yè)單位，在采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)手段之前，所有的檔案都是以紙質(zhì)的形式來(lái)進(jìn)行呈現(xiàn)的，當(dāng)采用了信息化的管理手段之后，所有的檔案將會(huì)以新穎的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。而現(xiàn)代化的檔案管理手段能夠有效地解決檔案所占空間大以及不易保存等各種不同的問(wèn)題，可以幫助工作人員更好地經(jīng)營(yíng)管理和查詢，甚至在使用檔案的過(guò)程當(dāng)中能夠跨越時(shí)間和地點(diǎn)的限制，更加方便地進(jìn)行操作。

（一）重視現(xiàn)代化檔案管理模式

在對(duì)所有的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的分析之后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多基層事業(yè)單位對(duì)于檔案管理并沒(méi)有引起充分的重視，如果想要更好地去改變檔案管理的現(xiàn)狀，提高檔案管理的質(zhì)量，就需要從基礎(chǔ)對(duì)檔案管理的觀念進(jìn)行改變，并且在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中也需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新和改革，才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供更加有力的幫助。

（二）建立健全完整的檢索系統(tǒng)

如何更好地進(jìn)行檔案保存和管理，對(duì)于每一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都是非常重要的，所以應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的發(fā)展去采用更加現(xiàn)代化的技術(shù)手段。事業(yè)單位需要建立起一個(gè)更加完整并且非?？茖W(xué)的檢索系統(tǒng)，通過(guò)信息化的檢索系統(tǒng)建立起更加完善的管理制度，所使用的管理手段也會(huì)更加專(zhuān)業(yè)。并且在使用不同的檢索系統(tǒng)時(shí)，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的情況以及相關(guān)的條件去選擇更加適合的系統(tǒng)，確保檔案管理工作能夠順利地開(kāi)展。

（三）使用更加現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)

基層事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理實(shí)際工作的時(shí)候，要以現(xiàn)代化的管理為主要目標(biāo)，并且要將管理手段進(jìn)行不斷的改進(jìn)，才能有效地提高檔案管理的時(shí)效性以及工作效率。為了能夠更好地推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，還需要建立起更加科學(xué)并且更加規(guī)范的管理模式，更好地幫助事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的整體運(yùn)營(yíng)效率。

（四）加強(qiáng)檔案管理機(jī)制的建立

如果想讓檔案管理完全改革，機(jī)制方面的建設(shè)具有十分重要的意義，基層相關(guān)工作人員需要在管理機(jī)制方面加大建設(shè)力度，針對(duì)檔案管理中以往陳舊的方式，需要運(yùn)用科技完成改革，讓檔案管理工作逐漸進(jìn)入全新的發(fā)展階段?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及不反讓檔案資源逐漸豐富，提升管理效率，也能讓檔案文件真實(shí)、可靠、安全。所以，基層事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理機(jī)制的建立，使檔案更加安全以及受到更好的保護(hù)。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理員需要擁有一定的專(zhuān)業(yè)性，才能夠更好地實(shí)施檔案管理工作，所以相關(guān)的事業(yè)單位就需要對(duì)管理人員進(jìn)行非常專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。只有不斷地去提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能夠更好地去進(jìn)行管理工作。在培訓(xùn)的過(guò)程當(dāng)中，事業(yè)單位還需要重視管理人員的個(gè)人發(fā)展，讓管理人員順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理手段，更好地去適應(yīng)現(xiàn)代化的管理模式，采取更加有效的管理措施。

（六）提供一定的資金支持

基層事業(yè)單位只有擁有了足夠的資金支持，才能夠幫助單位順利地建立起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，技術(shù)方面的問(wèn)題需要擁有一定的資金支持，所以事業(yè)單位在進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)該給予相應(yīng)的技術(shù)以及資金支持，確保管理工作順利開(kāi)展，從而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

五、總結(jié)

改變傳統(tǒng)檔案管理模式，最大限度上滿足事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展需求，在實(shí)際的工作當(dāng)中，采用現(xiàn)代化的管理手段明確展現(xiàn)出其優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位只有采用了更加完善的現(xiàn)代化管理體系，才能夠進(jìn)一步提高檔案管理的時(shí)效性，將所有的工作都落到實(shí)處，才能夠更好地提高事業(yè)單位的綜合管理水平。