郝蕾適 孫璟琨 凌燕

1 邯鄲地震監(jiān)測中心站 河北 邯鄲；2 河北省地震局 河北 石家莊；3 邢臺(tái)地震監(jiān)測中心站 河北 邢臺(tái)

一、引言

對(duì)于行政事業(yè)單位而言，在財(cái)務(wù)共享中心模式下，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)核算方式發(fā)生了重大變化，影響了內(nèi)部控制體系建設(shè)，相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)也發(fā)生了變化。

因此，行政事業(yè)單位實(shí)行財(cái)務(wù)共享中心模式后，必須對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系進(jìn)行完善，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心模式有效運(yùn)行，充分發(fā)揮積極作用，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。這不是一項(xiàng)容易完成的工作任務(wù)，如何根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心的特性，不斷完善和改進(jìn)內(nèi)部控制流程，降低風(fēng)險(xiǎn)，提升工作效率，是一個(gè)值得探討的問題。

二、研究目的與思路

部分行政事業(yè)單位雖然建立了財(cái)務(wù)共享中心，但是停留在會(huì)計(jì)核算層面，僅僅構(gòu)建了一套自動(dòng)化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)核算差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、交通費(fèi)等功能，未對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，也未充分利用財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢。

另外，一些行政事業(yè)單位只關(guān)注財(cái)務(wù)共享中心模式的優(yōu)勢，如提高財(cái)務(wù)工作效率、降低管理成本等，不關(guān)注或者忽視建立財(cái)務(wù)共享中心之后的財(cái)務(wù)管理變化，導(dǎo)致內(nèi)部控制出現(xiàn)新問題，影響了業(yè)務(wù)工作開展。因此，行政事業(yè)單位需要認(rèn)真分析財(cái)務(wù)共享中心模式下的內(nèi)部控制問題，并提出完善建議。

1.研究方案設(shè)計(jì)

（1）圍繞行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心模式下的內(nèi)部控制問題，分析研究財(cái)務(wù)共享中心模式和內(nèi)部控制的相關(guān)理論。

（2）研究行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心模式下的內(nèi)部控制問題及改進(jìn)建議，為其他單位提供參考依據(jù)，完善內(nèi)部控制體系，更好地開展財(cái)務(wù)共享服務(wù)，促進(jìn)行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

2.研究方法

根據(jù)研究目的，首先對(duì)財(cái)務(wù)共享中心模式和內(nèi)部控制的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行分析，探討行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心模式的概念、內(nèi)部控制模式及存在的問題、風(fēng)險(xiǎn)問題及解決措施，促進(jìn)行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

三、財(cái)務(wù)共享與內(nèi)部控制概述

1.財(cái)務(wù)共享概述

財(cái)務(wù)共享是指企事業(yè)單位利用財(cái)務(wù)軟件和信息技術(shù)，將下屬各單位部門的財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、業(yè)務(wù)審核等，集中到專門的財(cái)務(wù)共享中心，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、統(tǒng)一化管理的新型財(cái)務(wù)管理形式。

（1）規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論。財(cái)務(wù)共享中心可以通過構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的新系統(tǒng)，整合各下屬單位的財(cái)務(wù)部門，統(tǒng)一開展財(cái)務(wù)審核、核算等工作，這不僅大大降低了管理成本，而且提高了各單位的協(xié)同性。信息技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心模式的應(yīng)用起到關(guān)鍵作用，信息技術(shù)的有效利用，可以起到事半功倍的效果，不斷提升工作效率。因此，在實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，如果各單位想要充分利用規(guī)模經(jīng)濟(jì)的優(yōu)勢，就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注信息技術(shù)的應(yīng)用。

（2）業(yè)務(wù)流程再造理論。業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)代化應(yīng)通過先進(jìn)的信息技術(shù)和合理的管理措施，不斷完善或重建原有的財(cái)務(wù)管理流程，以滿足工作需要。在新的流程中，省略或簡化了一些重復(fù)的、不必要的流程，不僅縮短了流程時(shí)間，而且使財(cái)務(wù)工作更加靈活。

2.內(nèi)部控制概述

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)工作職能、財(cái)務(wù)收支等情況，制定一系列任務(wù)和預(yù)算指標(biāo)，運(yùn)用控制和管理措施，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范、約束及評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)活動(dòng)預(yù)定目標(biāo)，確保內(nèi)部資源得到有效使用，從而提升行政事業(yè)單位的公共服務(wù)質(zhì)量。

3.財(cái)務(wù)共享對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的影響

（1）內(nèi)部控制環(huán)境更為復(fù)雜。財(cái)務(wù)共享中心模式整合了行政事業(yè)單位的內(nèi)部資源，也整合了職能交叉重疊的相關(guān)部門，設(shè)立專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，集中處理各下屬單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)，這在一定程度上可以改善工作績效。

財(cái)務(wù)共享中心模式的引入，改變了行政事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)，使內(nèi)部環(huán)境更為復(fù)雜。如何通過財(cái)務(wù)共享中心，對(duì)行政事業(yè)單位及下屬單位的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行分配，對(duì)管理人員提出了更高的要求。如果財(cái)務(wù)共享中心出現(xiàn)工作失誤，下屬單位很容易逃避責(zé)任，這不利于創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

（2）財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性難以得到保證。通過財(cái)務(wù)共享中心，行政事業(yè)單位集中處理下屬單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)，但是它們往往離業(yè)務(wù)工作地很遠(yuǎn)，無法參與外地的業(yè)務(wù)流程，因此很難了解業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，很難把握業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)。由于業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)活動(dòng)是分開的，財(cái)務(wù)共享中心只能根據(jù)具體的會(huì)計(jì)規(guī)則、預(yù)算管理制度和財(cái)務(wù)管理制度，檢查經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種支出是否合理合規(guī)，這種判定很容易與業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生偏差，從而影響財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（3）信息技術(shù)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)難以評(píng)估。財(cái)務(wù)共享是信息化的財(cái)務(wù)管理模式，信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心有效運(yùn)作的基礎(chǔ)。資產(chǎn)管理、預(yù)算管理、合同管理、應(yīng)收和應(yīng)付賬款、會(huì)計(jì)文件管理、財(cái)務(wù)管理等，都依賴于若干信息系統(tǒng)的支持。對(duì)信息技術(shù)過于忽視，也會(huì)帶來相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定或失效，將阻礙財(cái)務(wù)信息流動(dòng)。然而，與信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定性相比，信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)更為嚴(yán)重。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的財(cái)務(wù)信息是行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理和精確決策的重要基礎(chǔ)，如果信息系統(tǒng)被破壞，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露，不僅會(huì)給行政事業(yè)單位造成巨大損失，還會(huì)導(dǎo)致社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不穩(wěn)定。

四、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心模式的風(fēng)險(xiǎn)分析

1.組織架構(gòu)層面的風(fēng)險(xiǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件應(yīng)用，越來越多的行政事業(yè)單位為了高效地開展財(cái)務(wù)管理工作，建立了財(cái)務(wù)共享中心。越是規(guī)模大、下屬部門多的單位，越應(yīng)該建立集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)共享中心。但是，下屬部門在共享中心模式建立初期，不適應(yīng)財(cái)務(wù)集中管理方式，存在管理效率低下的情況。因此，行政事業(yè)單位建立財(cái)務(wù)共享中心，需要考慮下屬單位的適應(yīng)能力，穩(wěn)步開展相關(guān)工作。

2.業(yè)務(wù)流程層面的風(fēng)險(xiǎn)

部分行政事業(yè)單位建立財(cái)務(wù)共享中心模式之后，沒有及時(shí)更新業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程存在混亂，下屬單位的財(cái)務(wù)信息及資料沒有及時(shí)共享，信息傳遞不及時(shí)，導(dǎo)致行政事業(yè)單位存在國有資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.財(cái)務(wù)人員層面的風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)施財(cái)務(wù)共享以前，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算，也可以根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。然而，在財(cái)務(wù)共享中心成立后，由于業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容不斷完善和調(diào)整，操作變得更加精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化，核算型財(cái)務(wù)人員面臨較大挑戰(zhàn)。

同時(shí)，每個(gè)財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)部分內(nèi)容。一方面，它不利于財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展；另一方面，財(cái)務(wù)人員認(rèn)為工作機(jī)械重復(fù)、枯燥乏味，容易形成固定思維。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)人員的流動(dòng)性增加，也給行政事業(yè)單位帶來風(fēng)險(xiǎn)。一旦關(guān)鍵崗位的財(cái)務(wù)人員離職，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息在一段時(shí)間內(nèi)中斷或失真，不利于行政事業(yè)單位準(zhǔn)確地評(píng)估財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)。

4.內(nèi)部控制活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，行政事業(yè)單位也處于快速發(fā)展時(shí)期，財(cái)務(wù)工作負(fù)擔(dān)日益加重。在財(cái)務(wù)共享中心模式下，各單位的財(cái)務(wù)流程變得更為復(fù)雜，中間環(huán)節(jié)增多，有些流程從開始發(fā)起到完成，需要2天以上的時(shí)間。在這個(gè)過程中，不合理的流程設(shè)計(jì)會(huì)影響財(cái)務(wù)管理工作效率；同時(shí)，財(cái)務(wù)流程的發(fā)起人員和審核人員，存在職責(zé)不清的情況，不利于行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制。

5.內(nèi)部監(jiān)督存在的風(fēng)險(xiǎn)

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)信息是逐級(jí)提供的，內(nèi)部監(jiān)督依賴于審查紙質(zhì)文件或財(cái)務(wù)憑證、票據(jù)。在財(cái)務(wù)共享中心模式下，財(cái)務(wù)共享中心通過信息系統(tǒng)收集電子數(shù)據(jù)，內(nèi)部監(jiān)督取決于信息系統(tǒng)提供的信息資料。如果信息系統(tǒng)因系統(tǒng)障礙或人為干預(yù)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)差錯(cuò)，可能造成內(nèi)部監(jiān)督失效和經(jīng)濟(jì)損失。

與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理工作中的廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)共享中心模式的核心流程，尤其是審批程序也在不斷變化。由于沒有紙質(zhì)憑證，而且沒有適當(dāng)考慮電子程序的授權(quán)，電子流程審批沒有得到充分重視，而且監(jiān)管機(jī)構(gòu)往往缺乏獨(dú)立性，串通舞弊變得越來越隱蔽，從而影響了內(nèi)部監(jiān)督工作落實(shí)。

五、財(cái)務(wù)共享中心加強(qiáng)內(nèi)部控制的優(yōu)化措施

1.重新塑造組織架構(gòu)

目前，大部分行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)共享中心中，相關(guān)信息系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)報(bào)銷、預(yù)算指標(biāo)控制、合同管理、采購管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)管理、網(wǎng)銀兼容、財(cái)務(wù)決算等模塊。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)將不同的模塊劃分為不同的業(yè)務(wù)組，并建立完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。

首先，引進(jìn)先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享理念和管理經(jīng)驗(yàn)，完善內(nèi)部控制管理機(jī)制。

其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)組的橫向交流與聯(lián)系。在財(cái)務(wù)共享中心模式下，應(yīng)建立自動(dòng)初審環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化處理。同時(shí)，為了防止財(cái)務(wù)共享中心的工作人員因大量重復(fù)工作產(chǎn)生懈怠，有必要加強(qiáng)員工培訓(xùn)和有效競爭，可以建立職工績效考核機(jī)制，促進(jìn)員工積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

2.優(yōu)化財(cái)務(wù)工作流程

根據(jù)行政事業(yè)單位的實(shí)際情況，對(duì)財(cái)務(wù)工作流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，提高內(nèi)部控制效率。例如，網(wǎng)上報(bào)銷流程應(yīng)該包括網(wǎng)上報(bào)銷申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)審批簽字、財(cái)務(wù)復(fù)核并支付費(fèi)用。經(jīng)辦人員通過掃描軟件，將報(bào)銷憑證掃描成電子版，上傳至財(cái)務(wù)共享中心；管理人員通過網(wǎng)上審核和電子簽章，直接將電子財(cái)務(wù)憑證轉(zhuǎn)給共享中心的財(cái)務(wù)人員；財(cái)務(wù)人員經(jīng)過稽核，轉(zhuǎn)給出納付款，通過連通的網(wǎng)上銀行，直接付款給報(bào)銷人員。

財(cái)務(wù)核算集中了應(yīng)收應(yīng)付賬款、項(xiàng)目預(yù)算、費(fèi)用報(bào)銷等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。行政事業(yè)單位從下屬單位收集所需要的財(cái)務(wù)信息，可以直接通過財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，自動(dòng)查詢數(shù)據(jù)，生成各類報(bào)表報(bào)告，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、梳理和審查，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，落實(shí)內(nèi)部控制的相關(guān)要求。

3.提升財(cái)務(wù)管理水平

行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)管理人員、財(cái)務(wù)人員及業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提升員工的財(cái)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。注意內(nèi)部競爭與外部招聘的協(xié)調(diào)，不但要合理規(guī)劃崗位空缺，為單位注入新鮮血液；同時(shí)，也要保證內(nèi)部晉升渠道的暢通，督促大家提高財(cái)務(wù)管理水平，落實(shí)內(nèi)部控制工作。

4.更新維護(hù)信息平臺(tái)

行政事業(yè)單位應(yīng)該盡量縮短財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)維護(hù)周期，不能僅僅在財(cái)務(wù)制度或管理方式發(fā)生重大變革時(shí)，才對(duì)共享中心的相關(guān)模塊進(jìn)行更新，應(yīng)該定期進(jìn)行更新維護(hù)，以保持最優(yōu)的硬件配置和軟件環(huán)境；同時(shí)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性和保密性，預(yù)防重要數(shù)據(jù)泄露，給行政事業(yè)單位造成損失。通過定期更新系統(tǒng)，可以保證在日常查詢或月末、年末生成報(bào)表時(shí)，不受系統(tǒng)或軟件問題的影響，保證信息系統(tǒng)高質(zhì)量運(yùn)行。完善信息系統(tǒng)及軟件的更新維護(hù)細(xì)則，防止對(duì)數(shù)據(jù)和報(bào)表產(chǎn)生不利影響。

與此同時(shí)，財(cái)務(wù)制度或管理方式發(fā)生較大變化時(shí)，必須及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，保證信息系統(tǒng)與制度要求的協(xié)調(diào)性，落實(shí)內(nèi)部控制工作。

5.加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，完善監(jiān)督體系

在財(cái)務(wù)共享中心模式下，違規(guī)形式也變得多樣化，行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，可以規(guī)范地開展各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，防止財(cái)務(wù)違規(guī)行為，維護(hù)行政事業(yè)單位的利益。為了加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，行政事業(yè)單位應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面工作。

首先，結(jié)合單位實(shí)際情況，完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行有效監(jiān)控。

其次，完善內(nèi)部監(jiān)督流程，提高管理人員和基層員工對(duì)內(nèi)部監(jiān)督重要性的認(rèn)識(shí)。

最后，保證財(cái)務(wù)共享中心的獨(dú)立性。除了財(cái)務(wù)管理以外，財(cái)務(wù)共享中心的獨(dú)立性還直接影響到內(nèi)部監(jiān)管的真實(shí)性和有效性。行政事業(yè)單位可以將財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員的編制和績效，與下屬單位分離，充分保證獨(dú)立性，從而促進(jìn)內(nèi)部監(jiān)督有效落實(shí)。

六、結(jié)語

行政事業(yè)單位不斷探索財(cái)務(wù)共享中心模式，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。目前，越來越多的行政事業(yè)單位建立了相對(duì)完善的財(cái)務(wù)共享中心，進(jìn)行財(cái)務(wù)集中管理，提高了內(nèi)部管理效率，降低了成本和風(fēng)險(xiǎn)，整合了財(cái)務(wù)資源，提高了內(nèi)部控制效率。此外，建立財(cái)務(wù)共享中心之后，行政事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行。只有加強(qiáng)內(nèi)部控制，基于大數(shù)據(jù)、流程一體化的財(cái)務(wù)共享中心模式，才能夠發(fā)揮有效作用，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，提高財(cái)務(wù)管理效率，促進(jìn)行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。