劉志強

蘭州現(xiàn)代職業(yè)學院 甘肅 蘭州

高職院校資產(chǎn)管理工作是在學院資產(chǎn)管理內(nèi)控制度下進行的，資產(chǎn)管理效果好不好，內(nèi)控制度是否健全、是否有效執(zhí)行，都會在每年的資產(chǎn)盤點結果中體現(xiàn)出來。學院通過將固定資產(chǎn)盤點結果與賬面記錄相互比對，可以發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理過程中盤虧、盤盈、閑置、毀損、重復購置、使用信息賬實不符等問題，學院不僅僅需要根據(jù)固定資產(chǎn)賬實差異處理意見及時調整賬務，提高資產(chǎn)賬面信息質量，更應該整理資產(chǎn)盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，分析原因，不斷健全資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度，提高資產(chǎn)管理水平。

一、資產(chǎn)盤點中常見問題及其原因

1.資產(chǎn)盤虧

通過從資產(chǎn)賬面信息出發(fā)查找實物就可以查出資產(chǎn)盤虧信息。固定資產(chǎn)盤虧產(chǎn)生于資產(chǎn)驗收、登記入賬和后期使用管理三個環(huán)節(jié)：在資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)，如果實際供貨數(shù)量小于采購數(shù)量且驗收人員沒有發(fā)現(xiàn)，導致后期資產(chǎn)盤虧。登記入賬時，如果資產(chǎn)管理員失誤，登記入賬數(shù)量大于采購數(shù)量導致后期資產(chǎn)盤虧。后期資產(chǎn)管理中，管理不善造成物品遺失導致資產(chǎn)盤虧，提前處置未報廢的資產(chǎn)也可以導致資產(chǎn)盤虧。

2.固定資產(chǎn)盤盈

通過從實物盤點記錄查找賬面登記信息可查出固定資產(chǎn)盤盈信息。固定資產(chǎn)盤盈產(chǎn)生在資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)和處置環(huán)節(jié)，它可能是資產(chǎn)管理內(nèi)控制度設計缺陷，將嚴重影響資產(chǎn)后期管理。在資產(chǎn)入賬階段，資產(chǎn)管理員應登記入賬的物品沒有入賬，導致資產(chǎn)盤盈。這又分兩種情況，一是資產(chǎn)管理員知道某項資產(chǎn)應該計入固定資產(chǎn)賬，但因為職業(yè)判斷錯誤沒有登記入賬或記賬時失誤導致資產(chǎn)入賬數(shù)量少于實際采購數(shù)量，二是資產(chǎn)管理員不知道某資產(chǎn)應該計入固定資產(chǎn)賬而沒有記賬。對于接受調撥、捐贈或使用非財政資金采購的資產(chǎn)，如果沒有經(jīng)過資產(chǎn)部門確認和入賬，會造成固定資產(chǎn)盤盈。在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，特別是在資產(chǎn)報廢時，待報廢資產(chǎn)沒有經(jīng)過鑒定，主管部門審批同意報廢后發(fā)現(xiàn)部分資產(chǎn)尚有使用價值沒有被處置，或是因為資產(chǎn)處置時經(jīng)辦人員缺乏責任心導致實際處置資產(chǎn)少于審批處置資產(chǎn)數(shù)量。以上兩種情況都將引起資產(chǎn)盤盈，導致資產(chǎn)賬實不符。

3.固定資產(chǎn)閑置

固定資產(chǎn)閑置一般有四個原因：一是內(nèi)部整合導致部分資產(chǎn)閑置。二是由于技術進步，原固定資產(chǎn)被先進技術的資產(chǎn)替代而造成現(xiàn)有資產(chǎn)閑置。三是資產(chǎn)采購時沒有進行充分的市場調研和可行性研究，采購決策、審批環(huán)節(jié)把關不嚴，導致采購資產(chǎn)的利用率低下、數(shù)量巨大而閑置。四是項目建設未辦理相關審批手續(xù)，項目因違規(guī)建設不能投入正常使用而閑置。

4.固定資產(chǎn)毀損

固定資產(chǎn)自然毀損的主要原因有：一是資產(chǎn)使用時間長，實物形態(tài)逐漸磨損，資產(chǎn)慢慢地自然破損。二是雖未達到報廢年限，但是由于采購時招標參數(shù)要求不高或驗收檢查工作不到位導致資產(chǎn)質量滿足不了實際工作需求，資產(chǎn)在正常使用時也會出現(xiàn)毀損。三是資產(chǎn)管理人員在資產(chǎn)入賬時出現(xiàn)職業(yè)判斷錯誤，將一些使用壽命不長、不應該入固定資產(chǎn)賬的物品計入固定資產(chǎn)，后期長時間使用中出現(xiàn)毀損。四是部分專業(yè)設備未經(jīng)過使用前的培訓，使用人未按照操作規(guī)范使用固定資產(chǎn)導致資產(chǎn)毀損。五是部分人員對資產(chǎn)進行惡意損壞，導致資產(chǎn)毀損。

5.固定資產(chǎn)重復購置

學院出現(xiàn)固定資產(chǎn)重復購置的原因是沒有發(fā)揮資產(chǎn)管理部門和財務管理部門在資產(chǎn)配置中的應有作用。一是在資產(chǎn)購置時，資產(chǎn)使用部門申請購買資產(chǎn)時沒有經(jīng)過資產(chǎn)管理部門審核，導致有庫存設備的情況下重復采購。二是雖然在資產(chǎn)申請購置時經(jīng)過資產(chǎn)管理部門審核，但單位內(nèi)部缺乏資產(chǎn)共享觀念，誰申請采購、誰占用使用，資產(chǎn)采購后由個別部門、個別人長期占用，不能充分發(fā)揮資產(chǎn)使用價值，這種現(xiàn)象在照相機、便攜式攝像機、筆記本等高價值、攜帶方便的辦公設備比較常見。

6.固定資產(chǎn)使用信息錯誤

固定資產(chǎn)使用信息錯誤可能是資產(chǎn)初始入賬登記時沒有登記或登記了錯誤信息，但更多的情況是沒有對資產(chǎn)持續(xù)、動態(tài)管理，沒有對資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的相關信息及時、持續(xù)更新。比如單位對資產(chǎn)借用、移交沒有履行相應手續(xù)，資產(chǎn)的使用部門、使用人、存放地點等信息發(fā)生變化時，相關信息沒有在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中及時更新，導致資產(chǎn)流失、資產(chǎn)毀損、資產(chǎn)閑置等現(xiàn)象。

二、資產(chǎn)管理工作改進措施

從資產(chǎn)盤點信息中可知，資產(chǎn)管理工作的漏洞可能出現(xiàn)在采購、驗收、入賬、使用管理、處置等各個階段，學院應增強資產(chǎn)管理意識，健全內(nèi)控制度，提高管理水平。

1.加強資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)管理

投資決策的失誤是資源的最大浪費，既浪費財政資金，浪費場地資源，又增加后期管理的人力物力成本，學院必須要健全資產(chǎn)配置制度。一是資產(chǎn)使用部門提出采購申請后，學院資產(chǎn)管理部門應審核是否有閑置或使用率低下的同類設備，先在學院內(nèi)部進行資產(chǎn)調劑。確實需要采購的物品，應確認采購數(shù)量是否合理，對于一些通用辦公設備和辦公家具應控制總量，提倡資源共享。二是建設教學實訓室項目或其他大型項目時，需要調動學院各個處室及教師積極性，必要時可咨詢外部專家，開展項目事前績效評估，從學院戰(zhàn)略發(fā)展和專業(yè)課程設置角度出發(fā)，從項目建設的必要性、方案的可行性、合理性、后期社會效益和經(jīng)濟效益等方面進行評估，提高財政資金使用效益。建設項目要有前瞻性，考慮學院的專業(yè)發(fā)展方向，但也避免采購高大上的設備，浪費財政資金。學院教學實訓室建設需要考慮師生的實際操作能力和實訓學生數(shù)量，設備參數(shù)必須滿足學生實訓的要求，設備太先進許多功能可能在師生實訓中用利用率不高，浪費資金；設備技術落后、質量低下又無法滿足學生正常實訓要求。

2.進一步規(guī)范資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)管理

采購付款前應該依據(jù)合同對采購項目進行驗收。對數(shù)量少且技術含量低的資產(chǎn)一般由資產(chǎn)部門直接驗收即可，對大批資產(chǎn)或技術含量高的資產(chǎn)需要多次驗收，必要時借助外部專家進行驗收。項目驗收要由多個部門參與，驗收前要召開驗收協(xié)調會議，明確各部門的驗收工作重點和職責，如清點數(shù)量、核對品牌型號、驗收質量等，防范因時間緊、工作量大驗收過程流于形式。對于招標采購的項目，需要核對供應商提供資產(chǎn)的名稱、品牌、型號、數(shù)量是否與招標文件、投標文件、合同內(nèi)容一致，如果存在合同變更，則變更是否合理，是否有相應的審批手續(xù)。資產(chǎn)驗收時，資產(chǎn)數(shù)量短缺會引起后期盤點時資產(chǎn)盤虧；資產(chǎn)質量不過關會導致資產(chǎn)使用毀損率增加，維修費用提高；資產(chǎn)的名稱、品牌、型號不符會導致后期資產(chǎn)盤點時賬實不符。資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)是否規(guī)范、驗收制度是否有效執(zhí)行，將直接影響資產(chǎn)的后期使用管理效果。資產(chǎn)驗收完成后，一定要進行資產(chǎn)移交工作。移交方和接受方簽字確認，明確資產(chǎn)的存放地點、管理部門、管理人員或使用人員等信息。

3.提高資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)信息登記質量

一是在固定資產(chǎn)登記入賬前，資產(chǎn)管理人員不僅需要學習掌握資產(chǎn)管理知識，還需要熟悉采購資產(chǎn)相關信息，通過職業(yè)判斷確定物品是否應該計入固定資產(chǎn)賬，是以單件物品入賬還是以成套物品入賬，每套資產(chǎn)又包含什么物品，這是資產(chǎn)入賬前的必要準備工作，也是正確記賬的前提。二是對于一些大量大批且單價小于固定資產(chǎn)入賬價值的資產(chǎn)，一定要從學院管理和長期發(fā)展的角度去判斷是否應計入固定資產(chǎn)，否則分年或分批采購的單價小于固定資產(chǎn)入賬價值的資產(chǎn)會流失在固定資產(chǎn)賬外，造成后期資產(chǎn)管理混亂。三是對于一些調撥、捐贈或使用非財政資金采購的資產(chǎn)，如果符合固定資產(chǎn)的入賬條件也應計入學院固定資產(chǎn)。學院應建立必要的內(nèi)控程序，保證資產(chǎn)及時入賬，避免資產(chǎn)流失。四是固定資產(chǎn)初始入賬時，資產(chǎn)管理人員應要求采購經(jīng)辦人提供相關資產(chǎn)信息，詳細記錄資產(chǎn)供應商、名稱、品牌、型號、使用部門、使用人、存放地點等信息，這是資產(chǎn)后期管理的基礎數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)，資產(chǎn)管理人員必須保證資產(chǎn)入賬信息準確無誤、內(nèi)容詳盡完整。

4.資產(chǎn)使用實現(xiàn)動態(tài)管理

資產(chǎn)管理部門在做好資產(chǎn)的初始入賬后，還應該對學院資產(chǎn)進行持續(xù)、有效的動態(tài)管理，及時更新資產(chǎn)使用、調配、維修等信息，保證資產(chǎn)的實際狀態(tài)與賬面信息一致。當出現(xiàn)實訓室管理人員發(fā)生變動、部門進行整合、資產(chǎn)位置變動、人員離職調崗、庫存資產(chǎn)借出等情況時，一定要進行資產(chǎn)的實物移交，資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)移交方、資產(chǎn)接收方三方共同填寫資產(chǎn)實物移交記錄或出庫憑證，資產(chǎn)部門應以資產(chǎn)移交記錄或其他有效憑證為原始憑證編寫記賬憑證，變更資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)使用信息，同時將原始憑證和記賬憑證按順序裝訂成冊，以便后期備查。資產(chǎn)部門不得隨意變更系統(tǒng)信息。

5.規(guī)范資產(chǎn)處置管理

在資產(chǎn)處置方面，學院應注意以下幾點。一是明確資產(chǎn)處置條件，健全資產(chǎn)處置流程，加強資產(chǎn)處置中的監(jiān)督措施和處罰措施，防范國有資產(chǎn)流失。二是資產(chǎn)處置時，必須以實物盤點結果為依據(jù)，核對資產(chǎn)處置申請物品明細與資產(chǎn)盤點中待處置資產(chǎn)的各項信息是否一致，是否存在資產(chǎn)系統(tǒng)中待處置資產(chǎn)與實物不符的現(xiàn)象，避免因資產(chǎn)處置造成賬實不符。三是不能僅以國家規(guī)定的固定資產(chǎn)使用最低年限作為資產(chǎn)處置的充分條件，資產(chǎn)處置應綜合考慮資產(chǎn)的實際使用狀態(tài)，對達到固定資產(chǎn)使用年限但還具有使用價值的物品不能隨意處置。四是在資產(chǎn)盤點和處置時，對專業(yè)性強的資產(chǎn)應進行必要的專業(yè)鑒定，以免造成國有資產(chǎn)浪費。五是在處置前應確定資產(chǎn)是否存在，其他部門是否可以繼續(xù)使用待處置資產(chǎn)，將資產(chǎn)處置與內(nèi)部資產(chǎn)調劑有效結合，提高資產(chǎn)的使用效率。六是對經(jīng)審批同意處置的資產(chǎn)應集中統(tǒng)一處理，處理工作有兩人以上參與，紀檢部門也要進行有效監(jiān)督，保證待處置資產(chǎn)全部處置完畢，否則將導致下次資產(chǎn)盤點中資產(chǎn)盤盈或資產(chǎn)管理人員用已報廢的資產(chǎn)頂替賬面中可使用資產(chǎn)，造成資產(chǎn)流失。七是學院資產(chǎn)管理部門應在資產(chǎn)盤點過程中關注使用年限即將到期的物品和破損率較高的物品，形成固定資產(chǎn)處置預期，制定合理、有序的固定資產(chǎn)處置計劃，同時將固定資產(chǎn)處置和固定資產(chǎn)更新、財務預算結合起來，提高學院整體的財務管理水平。

6.優(yōu)化資產(chǎn)管理環(huán)境

資產(chǎn)管理工作不僅僅是學院資產(chǎn)管理部門的職責，也需要其他部門的參與配合。資產(chǎn)管理工作的好壞更取決于單位管理層的資產(chǎn)管理意識，以及全體教職工的責任意識。一是要健全資產(chǎn)管理內(nèi)控制度，通過資產(chǎn)清查盤點等方式加大對資產(chǎn)管理檢查力度，督促資產(chǎn)管理部門管理好資產(chǎn)。二是配備專職資產(chǎn)管理人員，將具備專業(yè)勝任能力和職業(yè)道德素質的人員配備到資產(chǎn)管理崗位，提高資產(chǎn)管理人員待遇，資產(chǎn)管理崗位實行競聘上崗。三是建立激勵機制，將資產(chǎn)管理效果納入資產(chǎn)管理部門績效評價、年終考核及評優(yōu)選先中，調動資產(chǎn)管理人員的積極性和創(chuàng)新性，通過獎懲措施提高資產(chǎn)管理人員責任心。四是通過對資產(chǎn)管理人員進行崗前培訓和繼續(xù)教育等方式，建設一支專業(yè)水平高、人員穩(wěn)定、責任心強的資產(chǎn)管理團隊，有效提高資產(chǎn)管理水平和管理效果。五是建立責任追究制度，對資產(chǎn)管理工作中因履職不當?shù)热藶橐蛩卦斐少Y產(chǎn)損失或侵害學院權益的行為進行責任追究和嚴肅處理。六是加強資產(chǎn)管理制度的宣傳講解及政策解讀，提高師生自主管理資產(chǎn)、愛惜資產(chǎn)的意識，形成人人都是資產(chǎn)管理員的良好氛圍，使各項資產(chǎn)都有具體的使用人和管理人，減少資產(chǎn)毀損和丟失。七是充分利用信息技術手段，完善固定資產(chǎn)管理信息化平臺。如使用二維碼識別技術，在固定資產(chǎn)上粘貼資產(chǎn)信息的二維碼標簽，通過掃描識別二維碼，確認資產(chǎn)使用信息和管理信息。

資產(chǎn)盤點作為資產(chǎn)管理的關鍵環(huán)節(jié)，將學院資產(chǎn)管理工作中存在的問題暴露出來，資產(chǎn)盤點結果是資產(chǎn)管理水平與管理成果的集中體現(xiàn)。學院只有通過整理資產(chǎn)盤點中的各種差異，分析差異形成的原因，不斷健全內(nèi)控制度、解決問題，才能真正提高資產(chǎn)管理水平。只有將每年的資產(chǎn)盤點結果與資產(chǎn)調劑、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)配置、財務預算相結合，在完善固定資產(chǎn)管理制度的基礎上加強固定資產(chǎn)管理，保證各種制度有效執(zhí)行，同時建立實施科學高效的監(jiān)督管理機制，才能保證學院資產(chǎn)的保值增值和高效利用，更好地為學院人才培養(yǎng)和教學科研服務。