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        新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策

        2022-12-18 11:04:34
        關(guān)鍵詞:檔案管理數(shù)字化信息

        李 玲

        (重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院,重慶 402160)

        1 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

        高校檔案館作為能夠永久保存和管理檔案資料的事業(yè)機(jī)構(gòu),對推動我國社會教育改革以及增強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量都有著重要影響。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,高校檔案管理的建設(shè)水平也在不斷提高,如何展開數(shù)字化檔案管理,確保數(shù)字檔案安全保管和之后的各項(xiàng)工作穩(wěn)步展開,提高高校數(shù)字化便成了首屈一指的頭等任務(wù)。

        為順應(yīng)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的趨勢,重慶各高校檔案館對于數(shù)字化的建設(shè)也相繼提上了日程,各大型綜合大學(xué)已經(jīng)相繼完成了數(shù)字化檔案館的建設(shè),部分高校已經(jīng)在建設(shè)過程中。例:重慶大學(xué)、西南大學(xué)已經(jīng)完成了館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)并投入使用;西南政法大學(xué)、重慶理工大學(xué)、四川美術(shù)學(xué)院、重慶交通大學(xué)、重慶財經(jīng)職業(yè)學(xué)院、重慶科技學(xué)院等已開始數(shù)字檔案館的建設(shè),部分如渝北區(qū)職教中心、工職學(xué)院也將檔案數(shù)字化建設(shè)提上了檔案管理工作的日程。

        總而言之,高等院校檔案室藏有大量檔案資料和文件,這樣一大批浩如煙海的檔案資料,通過實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理從封閉走向開放,使檔案管理部門實(shí)現(xiàn)從保管、利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置、科學(xué)管理,為公眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是滿足國家檔案管理要求、順應(yīng)社會發(fā)展,是高校建設(shè)發(fā)展的必然舉措。

        2 檔案數(shù)字化的意義

        檔案數(shù)字化通俗一點(diǎn)理解就是利用數(shù)字圖像技術(shù)對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的轉(zhuǎn)化,將檔案由此前單一的圖片、文字形式通過掃描或者電腦攝像頭轉(zhuǎn)化為可以存儲的電子信息,進(jìn)而在電腦上可以對收集的數(shù)據(jù)信息做加工處理,一般需要涉及的流程有圖像的輸入、儲存、處理以及圖像輸出。

        2.1 有效保護(hù)原始檔案

        在開展檔案數(shù)字化建設(shè)前,工作人員需要頻繁重復(fù)調(diào)閱原始紙質(zhì)檔案,頻繁調(diào)檔很有可能出現(xiàn)檔案歸檔位置錯誤、檔案丟失損毀等情況。而檔案數(shù)字化建設(shè)完成后,檔案的查閱依賴于計算機(jī)信息技術(shù),紙質(zhì)檔案就可以得到很好的保護(hù),有利于長期管理。檔案在開展數(shù)字化建設(shè)的同時,進(jìn)行規(guī)范化整理,有助于達(dá)成高校檔案室建設(shè)達(dá)標(biāo)的需求。

        2.2 提高檔案的保密性

        檔案數(shù)字化建設(shè)以及電子檔案系統(tǒng)完成后,更加高效地滿足公安、檢察院、法院、律師事務(wù)所等社會單位以及高校內(nèi)部日常檔案查檔的需要,并根據(jù)相應(yīng)的查詢權(quán)限引導(dǎo)查詢相應(yīng)的檔案內(nèi)容。

        2.3 提高工作效率

        工作人員充分利用計算機(jī)信息化技術(shù),在電腦上就可以查詢和核對項(xiàng)目的原始資料,大大減少了去庫房翻閱、提取原始紙質(zhì)檔案的時間。

        2.4 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享

        可提供遠(yuǎn)程對內(nèi)、對外多人同時進(jìn)行檔案查詢,解決了因紙質(zhì)檔案借出而無法滿足其他人查詢利用的問題。

        3 檔案數(shù)字化加工

        檔案數(shù)字化加工,是一項(xiàng)工程浩大的項(xiàng)目建設(shè),特別是在高職院校首次開展檔案數(shù)字化建設(shè),工作千頭萬緒,經(jīng)驗(yàn)不足,以及工作人員人手、精力有限的情況下,要特別注意以下幾個方面。

        3.1 檔案出庫

        高職院校開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目建設(shè)涉及檔案數(shù)量大,資料價值重。檔案的正常規(guī)范領(lǐng)取是保障檔案安全的重要前提。根據(jù)數(shù)字化加工項(xiàng)目合作公司進(jìn)行長期大批量數(shù)據(jù)加工的經(jīng)驗(yàn),結(jié)合院校檔案室本項(xiàng)目實(shí)際情況,原始檔案出庫應(yīng)注意以下細(xì)節(jié):制訂合理的檔案領(lǐng)取歸還制度,專人負(fù)責(zé),責(zé)任落實(shí)到人;按照案卷號的順序進(jìn)行領(lǐng)取,不影響日常檔案查詢;填寫“檔案領(lǐng)還單”,明確記錄領(lǐng)取批次號、雙方交接人、盒數(shù)卷數(shù)等相關(guān)信息;減少出入庫批次,降低檔案館工作人員的工作強(qiáng)度。

        3.2 檔案拆檔

        對已裝訂的檔案進(jìn)行掃描前的拆除,拆除時先查看原裝訂方式,按原裝訂順序拆除,注意保護(hù)檔案不受損害。根據(jù)文字和圖紙的區(qū)別,進(jìn)行分類存放,便于不同的掃描儀按不同幅面加工。

        3.3 紙張修復(fù)

        年代久遠(yuǎn)折痕較深、破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描;對原件破損的檔案,根據(jù)處理要求小心修補(bǔ)或粘貼。破損老案卷的修復(fù)裱糊成效應(yīng)達(dá)到“薄、光、平、軟、長”5個技術(shù)要求。

        3.4 檔案掃描

        根據(jù)不同圖幅尺寸,選用不同掃描儀進(jìn)行加工,在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)前提下,調(diào)整掃描儀的參數(shù),使圖像效果達(dá)到最佳。控制對象:圖像分辨率滿足300 dpi標(biāo)準(zhǔn);文字資料采用TIFF格式,圖紙資料采用JPG格式;對不規(guī)則圖紙掃描,保證圖紙掃描后無多余或者丟失信息;超過掃描儀最大圖幅的圖紙分區(qū)掃描后,進(jìn)行整合拼接。

        3.5 圖像命名

        將圖像資料與文字資料進(jìn)行案卷級整合,對照文字資料的文件名,圖像資料按照檔案實(shí)際件號、頁碼進(jìn)行編輯,便于數(shù)據(jù)與原始檔案的對接以及數(shù)據(jù)審核復(fù)查。

        3.6 圖像處理

        按照要求,對文字資料進(jìn)行傾斜校正、去黑邊、去裝訂孔等,對掃描的圖紙適當(dāng)調(diào)節(jié)對比度與亮度。不能一次掃描的,進(jìn)行技術(shù)拼接。

        3.7 數(shù)據(jù)導(dǎo)入

        對加工的成果數(shù)據(jù),完整齊全的導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng),將采集的目錄數(shù)據(jù)和掃描的影像數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,形成高品質(zhì)的數(shù)字化成果,向院校師生以及社會提供成果數(shù)據(jù)利用。

        3.8 檔案裝訂

        對拆除掃描后的原始檔案按照原有裝訂模式進(jìn)行還原性裝訂。對已經(jīng)掛接數(shù)據(jù)進(jìn)行校核,檢查掛接圖像與目錄是否一一對應(yīng),上傳圖像數(shù)據(jù)數(shù)量是否準(zhǔn)確。

        3.9 檔案歸還

        檔案卷盒清晰標(biāo)注掃描標(biāo)識后雙方點(diǎn)收并填寫檔案領(lǐng)還單入庫。

        3.10 數(shù)據(jù)備份

        所有掃描原文掛接服務(wù)器后,按照備份要求對加工成果數(shù)據(jù)采用移動硬盤備份。

        3.11 數(shù)據(jù)錄入

        通過綜合管理系統(tǒng)平臺端口,在平臺系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目級、案卷級、文件級的基礎(chǔ)信息采集,錄入字段應(yīng)符合當(dāng)下國家檔案主管部門對高職檔案工作的錄入要求,并建立相應(yīng)檔號。

        4 新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

        新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)對于高校檔案工作的推進(jìn)、發(fā)展至關(guān)重要。由于高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)起步時間較晚,現(xiàn)實(shí)建設(shè)過程中進(jìn)程慢、成效不佳,還存在諸多技術(shù)性的管理問題亟待解決。

        4.1 檔案人員的素質(zhì)整體水平不高

        檔案管理人員綜合能力素質(zhì)無法滿足檔案數(shù)字化管理的需求,很多檔案管理人員專業(yè)水平不夠,缺乏創(chuàng)新意識,沒有足夠的專業(yè)思維。尤其是在新時代的數(shù)字化檔案建設(shè)中,既要精通檔案的業(yè)務(wù)知識,還要了解計算機(jī)的操作使用;既要能處理檔案業(yè)務(wù)工作,還要懂現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是受當(dāng)下檔案工作的局限,很多高校在這方面的人才培養(yǎng)比較缺乏,從而導(dǎo)致目前整體隊(duì)伍素質(zhì)偏低,很多檔案管理人員學(xué)識不夠,年紀(jì)偏大,在一定程度上阻礙了高校檔案管理的工作長期穩(wěn)定發(fā)展。

        4.2 對檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不足

        從管理層面上分析,檔案工作者對檔案信息數(shù)字化理解不夠,部分高校管理者由于對檔案工作的不重視、思想老舊,認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)的費(fèi)用高、風(fēng)險大、安全性缺乏保障,因此檔案數(shù)字化的建設(shè)一直處在停滯不前的狀態(tài)。一般檔案管理人員認(rèn)為只要做好日常檔案工作就可以,對檔案信息數(shù)字化建設(shè)不太感興趣,甚至覺得麻煩。雖然已有高校在逐步實(shí)施檔案信息數(shù)字化建設(shè),但是其過程并不完整,缺乏科學(xué)的規(guī)劃,不僅數(shù)字化建設(shè)成效甚微,還讓數(shù)字化過程變得更加雜亂無章,也沒有切合自身實(shí)際做出針對性的改善,放大了數(shù)字化中的小問題。

        4.3 數(shù)字化過程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

        結(jié)合當(dāng)前各個高校的檔案數(shù)字化建設(shè)情況來看,大家都是根據(jù)自身的實(shí)際和檔案工作發(fā)展需要,各有各的建設(shè)模式和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),缺乏一個統(tǒng)一的、權(quán)威的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行引導(dǎo),指導(dǎo)各個高校開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)也沒有統(tǒng)一、權(quán)威的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)可供參考,一旦實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的水平不達(dá)標(biāo),容易導(dǎo)致重復(fù)勞動、數(shù)據(jù)冗余的情況出現(xiàn)。

        5 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策

        5.1 不斷健全、完善檔案數(shù)字化建設(shè)過程

        要清楚認(rèn)識到檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的、系統(tǒng)性的信息工程,在啟動數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目之前,要開展全面論證,做好精心策劃、部署。

        其建設(shè)流程通??梢苑譃橐韵聝刹糠郑孩俳Y(jié)合自身實(shí)際情況,把握大的環(huán)境方向。要想確保檔案數(shù)字化完整、全面,需要充分發(fā)揮建設(shè)的實(shí)際作用,嚴(yán)格按照建設(shè)方案的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,根據(jù)方案完善數(shù)字化建設(shè)的各個順序、層次。②根據(jù)數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容和要求,做到循序漸進(jìn),例如先確定哪些檔案需要數(shù)字化,哪些不需要,按照檔案的類型、主題以及時間性做統(tǒng)一的安排。

        檔案數(shù)字化的處理工作要體現(xiàn)價值意義,分清主次,將一些有價值意義的內(nèi)容優(yōu)先處理。這一步驟通過對庫存檔案的篩選、鑒定,還能簡化檔案內(nèi)容,突出檔案重點(diǎn),將數(shù)字化的檔案管理賦予更多意義。確保數(shù)字化工作能夠有序進(jìn)行。避免了數(shù)據(jù)冗余或者內(nèi)容重復(fù)造成的館內(nèi)儲存負(fù)荷。比如在進(jìn)行教學(xué)類的學(xué)籍檔案整理時,根據(jù)歷屆畢業(yè)生的學(xué)生卡、學(xué)籍表以及畢業(yè)生登記表等進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化,突出有用的信息價值,然后再進(jìn)行下一步的分類處理,使檔案數(shù)字化管理做到有分類、有重點(diǎn)。

        5.2 建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范化管理

        數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為一種信息的編輯過程和處理手段,最為關(guān)鍵和重要的地方便是建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息處理要突出檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性,充分利用檔案信息化系統(tǒng)管理平臺,制定統(tǒng)一的管理模式。建立高校檔案信息共享平臺,規(guī)范數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容,采用國家認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)體系。除了管理體制統(tǒng)一化,檔案信息數(shù)字化管理的軟、硬件配置標(biāo)準(zhǔn)也要統(tǒng)一。要防止因設(shè)備配置不匹配或軟件相互不兼容而出現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理偏差,避免因不規(guī)范而造成人力、物力、財力的浪費(fèi)。

        各大高校在運(yùn)用數(shù)字化檔案管理時,要按照國家檔案信息數(shù)字化管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),制定符合本校實(shí)際的檔案信息現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系,并根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)體系,在日常檔案管理工作中嚴(yán)格遵守。只有不斷完善檔案數(shù)字化建立的過程,在之后的數(shù)據(jù)資源共享中就能少走彎路,提升檔案的信息價值,凸顯資源共享的意義。

        5.3 施行雙軌性歸檔,提升工作價值

        檔案信息數(shù)字化的建設(shè)與開發(fā)利用工作:①對原有的館藏紙質(zhì)檔案通過掃描、加工和處理、轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式儲存;②對目前產(chǎn)生的各類電子文件(載體)進(jìn)行及時歸檔、整理與保存,努力建構(gòu)完整而真實(shí)有用的電子文檔體系。

        要將線上線下的檔案信息數(shù)字化建設(shè)同步進(jìn)行,同步運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前諸多高校實(shí)行OA系統(tǒng)辦公公文運(yùn)轉(zhuǎn)模式日漸成熟,其是高校電子文件的主要來源。施行雙軌制歸檔,能減少同樣內(nèi)容的兩種形式的文件重復(fù)或部分重復(fù)辦理給檔案管理人員工作所帶來的工作重復(fù)?!半p軌制”歸檔流程起始并貫穿于文件運(yùn)行處理階段過程,當(dāng)電子文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后形成電子文件和紙質(zhì)文件,電子文件便通過OA系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)間兼容對接網(wǎng)絡(luò)模式直接存檔于檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)中;紙質(zhì)文件由檔案管理人員對應(yīng)電子文件的存檔順序位置存入檔案庫房。

        5.4 實(shí)事求是,講究效率

        當(dāng)前很多高校檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)信息繁雜多樣,不管是將什么類型的檔案進(jìn)行信息數(shù)字化,在客觀上都要保證其檔案的真實(shí)性和有效性,對數(shù)據(jù)進(jìn)行最大化的真實(shí)還原。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中要重視數(shù)字化工作效率和結(jié)果的完整性。目前有許多高校檔案管理對數(shù)字化的信息建設(shè)都表現(xiàn)得比較敷衍,僅僅只是為了完成檔案信息數(shù)字化建設(shè),而沒有將信息數(shù)字化做到完全真實(shí)還原,從而導(dǎo)致了數(shù)字化信息結(jié)果的偏差。

        注重實(shí)事求是,不能只停留在最大化真實(shí)還原層面,在保質(zhì)保量的前提下充分發(fā)揮其優(yōu)勢,再深入發(fā)揮其價值潛力才是未來數(shù)字化檔案工作的重中之重。

        5.5 積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才

        檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為一項(xiàng)技術(shù)性工作,需要有一定計算機(jī)基礎(chǔ)的團(tuán)隊(duì)才能協(xié)助完成。因此,高校數(shù)字化檔案管理者要突出人才優(yōu)勢,引進(jìn)一些懂計算機(jī)技能的復(fù)合型人才,組建一支數(shù)字化信息的專業(yè)隊(duì)伍,才能真正發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的各項(xiàng)優(yōu)勢,確保數(shù)字化檔案管理穩(wěn)步展開。同時,也要積極組織開展在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn),加強(qiáng)對檔案管理人員的能力素質(zhì)提升,加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)力度,提升檔案管理人員的檔案意識、綜合能力素質(zhì),提高工作效率。

        6 結(jié)束語

        當(dāng)前有許多高校檔案管理人員并未真正理解、意識到信息數(shù)字化的真正含義,其認(rèn)識依舊還停留在對紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的認(rèn)識。忽略了電子信息儲存的真正含義,對數(shù)字化的工作缺乏深入的認(rèn)識和理解,從而造成了數(shù)字化信息價值發(fā)揮不充分,未能完全體現(xiàn)數(shù)字化信息的便捷。所以,數(shù)字化的信息檔案管理需要深入挖掘其蘊(yùn)含的豐富意義,充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢,才能真正做到對人力、物力資源的節(jié)約,給高校的檔案管理工作帶來益處,為社會發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

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