李 勇 王傳廣

(1.山東財經(jīng)大學(xué)，山東 濟南 250014； 2.山東工藝美術(shù)學(xué)院，山東 濟南 250300)

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校數(shù)字化建設(shè)也逐漸成為當前和今后高校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，高校學(xué)籍檔案管理作為高校發(fā)展的重要組成部分，也成了管理中的關(guān)鍵。高校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)涵和外延都非常廣泛，從管理的角度分析其涉及多個部門、多個級別，相互交叉又相互獨立。高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理存在很多問題，如管理制度、組織架構(gòu)、體系建設(shè)等不足，專業(yè)人員配備也不盡如人意，各部門職責不明、不清等，極大地影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著高校數(shù)字化、信息化、智能化的發(fā)展，高校對學(xué)籍檔案管理的重視不斷增強，檔案管理工作也在形式和內(nèi)容上得到了創(chuàng)新，為解決檔案管理的諸多問題提供了可能。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化也成了當前和今后一段時間內(nèi)的高校檔案管理的目標，但從目前高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀來看，真正地實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，還需要各高校高度重視。

一、高校學(xué)籍檔案內(nèi)涵

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號文件)中規(guī)定：“高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！逼鋬?nèi)容包含學(xué)生類、教學(xué)類、科研類等11種類型，本文所指的學(xué)籍檔案是以高校學(xué)生學(xué)籍為中心的檔案，隸屬于高校檔案中的幾個類型，如學(xué)生類、教學(xué)類、科研類等。高校學(xué)生學(xué)籍是指一個學(xué)生屬于某個學(xué)校的一種法律上的身份或者資格，包含研究生、本科生、?？粕炔煌囵B(yǎng)層次的學(xué)生。學(xué)籍信息是一名學(xué)生所在就讀學(xué)校的個人有效信息，是一個學(xué)生在學(xué)校的必要信息，主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、性別、身份證號、入學(xué)時間、入學(xué)照片、畢業(yè)照片、學(xué)籍異動情況等標識學(xué)生個人身份過程的或結(jié)果的相關(guān)信息[1]。以某地方高校為例，學(xué)生學(xué)籍檔案材料包括新生錄取簡明表、新生高考體檢表、電子檔案、新生入學(xué)登記表等新生入學(xué)檔案，還包括學(xué)生在校學(xué)籍異動檔案材料，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等檔案，以及學(xué)生學(xué)習(xí)過程化檔案材料，如學(xué)生成績單、發(fā)表文章、參與科研、參加比賽、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)論文(設(shè)計)、獲得學(xué)歷學(xué)位、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、課程總結(jié)等檔案。

二、高校學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理為一個時間跨度相對長且具有變動性的過程，是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的事實狀態(tài)，記錄學(xué)生在校期間一切有價值的活動。學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、生活的歷史性證明，具有法律性和憑證性，因此學(xué)籍檔案對學(xué)校、個人都有重要的意義。

(一)對于學(xué)生個人的重要性

學(xué)籍檔案保存學(xué)生在校期間的參賽獲獎情況、發(fā)表論文情況、入黨情況、學(xué)生成績、教學(xué)材料、個人總結(jié)等真實記錄，是學(xué)生各方面的綜合評價，更是學(xué)生能力的真實證明，為學(xué)生未來的發(fā)展提供基礎(chǔ)性依據(jù)。同時，學(xué)籍檔案還包含了對學(xué)生人生特別重要的畢業(yè)證書、學(xué)位證書，一旦學(xué)生繼續(xù)深造或是從事某些工作時，學(xué)籍檔案都是重要的證明。

(二)對于學(xué)校發(fā)展的意義

學(xué)校教學(xué)情況是學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展的主要內(nèi)容，學(xué)籍檔案的內(nèi)容包含了整個教學(xué)過程，這些歷史數(shù)據(jù)如學(xué)生的成績、活動等也為學(xué)校的發(fā)展、創(chuàng)新提供參考依據(jù)。因此，學(xué)籍檔案的有效保存是學(xué)校發(fā)展的必要條件。同時，學(xué)籍檔案反映了教學(xué)成果情況，為促進教學(xué)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為學(xué)?？蒲许椖康纳暾埮c確立提供相關(guān)依據(jù)。

(三)對于用人單位的價值

學(xué)籍檔案是用人單位了解員工品德、能力的一個參考，具有非常重要的價值。檔案的完整性、準確性、廣泛性都是用人單位所必需的信息資源。用人單位根據(jù)大學(xué)畢業(yè)生檔案信息會得到大學(xué)生在學(xué)校中關(guān)于誠信、情商、學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新素質(zhì)等多方面的信息[2]。

三、高校學(xué)籍檔案的特性

學(xué)籍檔案內(nèi)容廣泛、數(shù)量多、形成時間長、涉及管理部門多等現(xiàn)狀，形成了學(xué)籍檔案管理不同于其他檔案管理特有的特性。

(一)具有生命周期的特性

根據(jù)學(xué)籍檔案的內(nèi)涵，學(xué)籍檔案是以學(xué)生學(xué)籍為中心的檔案，不是單指一個檔案，是指和學(xué)生學(xué)籍有關(guān)的全部檔案。學(xué)生學(xué)籍過程存在周期性，從學(xué)生招生入學(xué)到畢業(yè)離校，是一個完整的活動周期，在這個生命周期中產(chǎn)生的各種有保存價值的歷史數(shù)據(jù)都是學(xué)籍檔案的一部分。

(二)具有階段性的特性

高校學(xué)籍檔案的形成具有階段性的特性，高校的教學(xué)一般是按學(xué)年、學(xué)期規(guī)劃實施，按教學(xué)計劃和規(guī)劃完成任務(wù)，教學(xué)材料的歸檔也是在這一階段的規(guī)劃完成后進行的，必然形成了檔案的階段特性。教學(xué)工作的實施需要各個部門通力合作，在每學(xué)年初制定或修改教學(xué)計劃，學(xué)年末或?qū)W期末進行教學(xué)評估、質(zhì)量評價等整理出大量的學(xué)年教學(xué)檔案，同時學(xué)生在學(xué)習(xí)中也形成了學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)測評、課程總結(jié)等階段性的檔案。學(xué)生學(xué)制年限內(nèi)完成教學(xué)計劃，形成了如畢業(yè)資格、學(xué)位授予資格等周期性檔案，學(xué)校組織專門人員對學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教師教學(xué)情況、管理人員教學(xué)管理情況等階段性內(nèi)容進行總結(jié)，形成有價值的階段性的檔案材料。盡管教學(xué)類學(xué)籍檔案內(nèi)容大多以形成年度進行保管，但其階段性的規(guī)律并不因人員、地點、管理方式的變化而發(fā)生改變[3]。

(三)具有分散性的特性

學(xué)籍檔案在其整個周期中，因管理的流程化，涉及管理部門的分散性，也造成了學(xué)籍檔案的管理呈現(xiàn)分散性。學(xué)籍檔案中的學(xué)生錄取檔案來源于學(xué)校招生辦、在校學(xué)習(xí)成績單來源于教務(wù)處、學(xué)生獎懲情況來源于學(xué)生處、學(xué)生政治面貌來源于學(xué)生所在學(xué)院等。因此，他們可能對學(xué)生個人信息和獎懲進行歸檔。教務(wù)處負責學(xué)生的教學(xué)，他們可能對教學(xué)大綱、教學(xué)計劃這些文件檔案進行歸檔。各學(xué)院對學(xué)生的具體的管理，他們可能對學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績、學(xué)生獲獎證書進行歸檔。

(四)具有結(jié)果性的特性

根據(jù)檔案的階段性特性，幾乎所有高校都是按學(xué)年存放結(jié)果性的檔案，如入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、學(xué)生成績單、畢業(yè)生登記表等，這些檔案都是某些過程的結(jié)果，如學(xué)生成績單是學(xué)生課程學(xué)習(xí)的結(jié)果，畢業(yè)生登記表是學(xué)生畢業(yè)時德智體美勞的體現(xiàn)。結(jié)果性是現(xiàn)代高校學(xué)籍檔案管理最主要的特性。

四、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

為了解高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀，筆者對山東省150多所學(xué)校學(xué)籍管理工作進行了問卷調(diào)查。經(jīng)調(diào)研，筆者收集了80所高校的各項學(xué)籍檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，去除無效數(shù)據(jù)，筆者整理出有效數(shù)據(jù)600余條。通過對有效數(shù)據(jù)進行定量分析和筆者所在高校管理現(xiàn)狀，得出目前高校檔案管理的現(xiàn)狀。

(一)學(xué)籍檔案管理重視程度不夠

從各高校學(xué)籍管理人員數(shù)量看，學(xué)校對學(xué)籍管理重視不足，無法滿足目前數(shù)字化發(fā)展的需求。筆者對調(diào)查問卷數(shù)據(jù)進行分析，除學(xué)籍管理科配備專職的管理人員外，其他涉及學(xué)籍檔案的部門如學(xué)生處、二級學(xué)院等配備專門的學(xué)籍管理人員的占38%，可以看出僅有1/3的高校配備相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理人員，學(xué)校對學(xué)籍檔案管理的重視程度不夠。學(xué)校未配備足夠的學(xué)籍管理人員，造成了學(xué)籍檔案不能按時、保質(zhì)、保量地完成。另外，目前高校學(xué)籍管理人員只關(guān)注常規(guī)的具體的日常事務(wù)性管理，未能深入研究學(xué)籍管理的過程檔案和檔案管理的制度建設(shè)，對檔案管理的重視程度嚴重不足，存在無相關(guān)制度或有制度文件不執(zhí)行、選擇性執(zhí)行或無法執(zhí)行的問題。

(二)缺乏科學(xué)的學(xué)籍檔案管理體系建設(shè)和制度支撐

檔案管理體系建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的重要內(nèi)容，同時也直接決定該學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率[4]。從調(diào)查問卷可以看出，全省1/3高校沒有建立學(xué)籍檔案管理制度，接近1/2的高校沒有問責制度，更別說進行學(xué)籍檔案管理體系的建設(shè)。沒有科學(xué)系統(tǒng)的體系制度支撐，沒有嚴格的檔案管理問責規(guī)范，對檔案管理人員沒有相關(guān)的約束和指導(dǎo)準則[5]，管理內(nèi)容不具體、不統(tǒng)一、不規(guī)范，容易造成學(xué)籍檔案的不完整，同時其真實性也受到了質(zhì)疑。此外，體系建設(shè)不全可能造成歸檔的范圍不夠清晰，進而可能出現(xiàn)保管不利、泄密、檔案遺失等事件，而一旦出現(xiàn)問題，難以追究相關(guān)人員的責任。

(三)高校學(xué)籍檔案分散性導(dǎo)致的問題

學(xué)籍檔案管理存在周期性和分散性的特點，容易出現(xiàn)各部門或科室之間脫節(jié)、推卸責任等情況，對于交叉內(nèi)容多部門同時管理又都不管理的情況，出現(xiàn)職責不明、不能及時有效進行溝通的問題，給檔案的整理、管理以及存儲等工作帶來不便，更甚者導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作效率和質(zhì)量低下，無法進行系統(tǒng)科學(xué)的管理[6]。另外，學(xué)生在校期間，可能會出現(xiàn)一些學(xué)籍變更現(xiàn)象，比如有的同學(xué)在大學(xué)期間參軍需要保留學(xué)籍，有的同學(xué)生病休學(xué)，有的同學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)需要變更學(xué)籍，有的同學(xué)因為留級、降級學(xué)籍發(fā)生變化……這些特殊情況涉及部門較多，出現(xiàn)頻率較高又比較分散，很多時候無法及時處理。同時，由于高校檔案管理的數(shù)字化程度不高，各部門合作性不強，學(xué)生學(xué)籍檔案管理的異動只能各個部門分散處理，導(dǎo)致程序復(fù)雜、耗時過長、學(xué)生滿意度較低。

(四)學(xué)籍檔案數(shù)字化程度較低

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化是現(xiàn)代學(xué)校管理發(fā)展的必要手段，對于學(xué)校的管理和發(fā)展至關(guān)重要。我國部分高校很早就實行了信息化，但未實現(xiàn)真正的數(shù)字化，甚至部分高校只停留在把傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成電子版而已。當然，現(xiàn)階段還有部分高校學(xué)籍檔案還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，比如在校學(xué)習(xí)成績單普遍為學(xué)生所在學(xué)院打印出來后先加蓋學(xué)院審核公章，然后教務(wù)處審核后加蓋公章后存入檔案部門留存，學(xué)生學(xué)籍卡片基本是學(xué)生入校后學(xué)院組織學(xué)生自己手工填寫的形式。科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為現(xiàn)在技術(shù)的主流，學(xué)籍檔案的數(shù)字化卻停留在很多年前的水平。從調(diào)查的高校學(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)可以看出，高校學(xué)籍檔案建設(shè)有很長的路要走。

(五)學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)不足，人員服務(wù)意識不強

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，在校學(xué)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案數(shù)量逐年增加，也帶來工作量的增加。從事這項工作，不僅要付出巨大的勞動，更要具備極大的耐心和責任心，學(xué)籍檔案管理工作是一項具體細致又煩瑣復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作。目前，高校普遍存在學(xué)籍檔案管理工作人員數(shù)量不足，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，認為誰都能干，誰都可以干。造成管理人員在工作中出現(xiàn)程序化、機械化，服務(wù)意識不夠，缺乏人文關(guān)懷。另外，從調(diào)查中也可以看出，山東省高校學(xué)籍檔案管理人員配備不足，且有相當數(shù)量的檔案管理人員未參加過業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

五、高校學(xué)籍檔案管理的對策

(一)健全學(xué)籍檔案管理制度和體系建設(shè)

高校要貫徹落實有關(guān)檔案管理的制度，從入學(xué)錄取材料、在校學(xué)籍異動、在校學(xué)業(yè)成績、思想品德考核、獎懲記錄、黨團組織檔案等在內(nèi)的紙質(zhì)和電子檔案收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管使用、轉(zhuǎn)送移交等環(huán)節(jié)都需要有制度規(guī)范。明確學(xué)籍檔案歸口管理部門、提供部門及工作職責，配備各級專職人員，有效整合招生、教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)等部門檔案資源，形成全鏈條、一體化的學(xué)籍檔案管理流程，確保學(xué)生學(xué)籍檔案管理真實準確、規(guī)范完整。

(二)加強高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)

目前仍有部分高校學(xué)籍檔案仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為主要形式，這就造成學(xué)籍檔案存儲過程中容易出現(xiàn)丟失、缺失、遺漏等現(xiàn)象，特別是對于年久檔案的管理交接缺乏嚴格性和規(guī)范性，一旦丟失往往會造成無法彌補的損失[7]。2001年教育部發(fā)布的《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》(教學(xué)〔2001〕4號)提出：“為適應(yīng)高等教育改革的需要，需建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。”2007年教育部頒布了《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》(教學(xué)〔2007〕3號)，其中規(guī)定：“教育部建立高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊數(shù)據(jù)信息檔案庫，對學(xué)生學(xué)籍信息、學(xué)歷證書電子注冊進行統(tǒng)籌管理。各高校要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，研究開發(fā)和完善學(xué)生檔案管理信息化系統(tǒng)，建立檔案采集、處理、歸檔的工作機制和技術(shù)規(guī)范，形成完整的學(xué)生電子檔案目錄索引，實現(xiàn)紙質(zhì)、磁盤、光盤等多種形式的檔案保存形式，確保永久保存、簡便易查?！边@些制度的頒布，都為高校學(xué)籍檔案智能化管理提供了理論依據(jù)。推廣信息化技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用，就是將檔案管理工作中的學(xué)生基本信息、學(xué)業(yè)成績、實踐活動、學(xué)籍異動、獎懲記錄、黨團組織管理等都整合到一個平臺上去，通過平臺對各項工作進行部署和實施，讓檔案管理工作者都能跨越時間和空間的阻礙更加高效高質(zhì)量地完成各項工作。這種信息化技術(shù)在檔案管理工作中的推廣運用不僅可以使得管理者的工作效率和質(zhì)量得到提高，還可以簡化辦事流程，使檔案管理更加透明。

學(xué)?？梢岳弥腔坌@中的數(shù)字化系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)平臺。學(xué)生使用數(shù)字化系統(tǒng)平臺進行學(xué)籍注冊、提出學(xué)籍異動等操作，無須教師協(xié)助，自助完成，各部門也可以登錄數(shù)字化系統(tǒng)平臺，對學(xué)生提出的修改或更新的信息進行及時記錄和更新，管理端實時監(jiān)控管理以及進行數(shù)據(jù)分析。學(xué)生能及時獲知自己的變更狀態(tài)，但也要注意管理系統(tǒng)的保密設(shè)置，涉密數(shù)據(jù)只能由學(xué)校權(quán)限較高者調(diào)取，以確保學(xué)生檔案信息的專屬性。

(三)強化組織領(lǐng)導(dǎo)和工作保障，抓好組織實施

高校要明確牽頭負責的部門，由分管校領(lǐng)導(dǎo)掛帥，小組協(xié)同辦公，建立由招生、教務(wù)、學(xué)生管理、院系等主要負責人組成的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)小組。明確組織領(lǐng)導(dǎo)、工作內(nèi)容、程序步驟、職責分工、監(jiān)督管理等工作要求。同時，高校要在學(xué)籍檔案管理工作上給以足夠的支持和保障，要配齊并加強學(xué)籍檔案管理隊伍，確保專人專職專崗和隊伍穩(wěn)定。對在學(xué)籍檔案管理工作中做出貢獻的單位和個人，給以表彰和獎勵。要強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升隊伍政策水平和業(yè)務(wù)能力。社會飛速發(fā)展，新技術(shù)新知識也隨著改革開放和社會發(fā)展不斷更新?lián)Q代，在這種時代背景下，檔案管理工作越來越負載，數(shù)字化和大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，各高校需要建立一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，對于現(xiàn)行的檔案管理人員，建議高校每年至少組織一次學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷發(fā)展的時代需要。

(四)增強學(xué)籍檔案管理意識，強化督查問責機制

學(xué)籍檔案對每個學(xué)生都相當重要，它是用來證明學(xué)生在校身份的重要憑證，將伴隨學(xué)生的就業(yè)乃至一生，在某些特殊的時候都會需要出示學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案牽扯部門多，環(huán)節(jié)交叉性強，可能由于某個環(huán)節(jié)保管不利，會出現(xiàn)泄密等重大事件。實際管理中普遍存在著職責范圍不清、管理觀念落后、檔案質(zhì)量偏低、監(jiān)督審查不到位等問題。因此，我們必須要建立健全督查問責機制，規(guī)范管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理，推行學(xué)分制，強化服務(wù)意識，提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)等，以規(guī)范的管理及問責機制來推動學(xué)籍管理的規(guī)范化。

六、總結(jié)

高校學(xué)籍檔案管理要強化依法依規(guī)，確保真實可靠，不做假；強化全過程規(guī)范管理；強化時間節(jié)點完成各項工作；強化檔案管理，運用數(shù)字化手段，可查、可核、可分析，形成一個體系化、流程化、數(shù)字化、制度化的高校數(shù)字化檔案管理體系。