劉佳

（廣東民間工藝博物館，廣東 廣州 510000）

現(xiàn)今博物館建設的核心是社會職能，即對公共文化的服務，而陳列展覽作為博物館最基本職能，是博物館進行公共文化交流的主要載體，其水平直接影響博物館的社會功能及形象。陳列展覽檔案是博物館舉辦展覽的重要記錄，對展覽檔案的有效利用能幫助博物館工作人員總結完成展覽的情況，并為之后的展覽工作提供必要的借鑒和參考。然而很多博物館對于展覽檔案管理還停留在電子與紙質歸檔，沒有建立數(shù)字檔案系統(tǒng)，使得后期對于檔案的再查閱與運用以及對過往展覽的參考都不夠便利化和系統(tǒng)化。因此如何將博物館陳列展覽檔案信息化以及數(shù)字信息化后所產生的效果，是未來展覽檔案建設的關鍵，本文擬就這一問題淺談認識。

1 陳列展覽檔案建設的內容與重要性

展覽檔案是在博物館舉辦展覽后形成的文字、圖表、聲像、實物等資料，具體包括以下內容。

文字檔案：展覽中形成的文字記錄，包括在展覽活動前期的方案、計劃、展覽展品清單、請示及報告、陳列大綱、展覽形式設計方案、專家評審意見、展覽圖錄初稿；合作展覽中的交流函、展覽合同、運輸保險協(xié)議及保單、展覽交流備案表；在展覽中期形成的宣傳通訊稿、導覽手冊、講解詞、觀眾留言等；展覽后期的財務票據(jù)、展覽總結、展覽圖錄等。

圖表檔案：主要有展覽前期形成的展廳平面設計圖、展覽形式設計圖、展廳立體效果圖、展柜設計圖及電路設計圖紙、經費預算有關的報價表格。

聲像檔案：包括展覽中形成的具有保存價值的照片、影像、數(shù)字資料，主要有展品高清圖片、展覽布展工作照、展覽開幕式及展廳照片、觀眾參觀和講解員現(xiàn)場講解影像、新聞媒體宣傳報道圖片及影像、虛擬展覽及AR數(shù)字資料等。

實物檔案：展覽中收集的具有檔案屬性的實物，主要有展覽過程中獲得的獎狀、獎杯、證書等，還有展覽相配套的文創(chuàng)、紀念品、出版圖錄等。

博物館對于展覽檔案管理工作的重視遠低于對文物藏品檔案的管理，特別是對于展覽檔案的管理，國家還沒有統(tǒng)一的建檔標準與規(guī)范，各個博物館也只是針對各館自身需求制定相應的管理制度。因此，就導致很多博物館展覽檔案管理混亂，材料不足且丟失。但展覽檔案對于博物館自身還是有一定重要性的。

一是為未來展覽提供參考標準。展覽檔案能夠完整地總結一個展覽舉辦的全部過程及程序，它不僅能對已經舉辦完成的展覽進行經驗總結，還能為未來要舉辦的展覽提供借鑒及參考依據(jù)。對展覽檔案的總結能幫助展陳工作人員了解往年展覽的選題、完整度及觀眾滿意度，完善展覽中出現(xiàn)的問題并進行必要的創(chuàng)新，促進博物館展覽水平的提高。

二是為博物館評估提供展覽原始材料。對于博物館每年的考核評定而言，包括全國博物館定級、愛國主義教育示范基地、全國科普教育基地等基本評定，陳列展覽的工作情況都是評定的重要內容，因此將展覽過程詳細歸檔，對博物館評估工作是至關重要的。

三是為博物館提供科研基礎。博物館工作人員編寫展陳資料匯編、博物館圖錄等都要依據(jù)展覽檔案原始資料，展覽檔案的保存能有效地推動博物館文化交流與普及。

四是為博物館宣傳教育提供原始素材。展覽是博物館宣傳教育的重要手段，將展覽檔案中的展覽信息通過數(shù)字化手段進行整理加工，建立虛擬展廳或是進行AR展示，可以使展覽內容得以長久地保存及宣傳下去，讓更多不能來博物館的觀眾也能在網絡上了解到展覽信息，接受相應的文化教育。

2 陳列展覽檔案管理建設目前面臨的問題

近年來，隨著國家對博物館文化服務及教育的重視，陳列展覽作為博物館工作的核心，舉辦的數(shù)量逐漸增多。隨著展覽數(shù)量的增多和我國文化事業(yè)的不斷進步，使得越來越多的博物館認識到展覽檔案分類管理的重要性，并開始對展覽檔案進行保存及管理①。當然因為展覽數(shù)量的增多，檔案數(shù)量也會隨之增加，受到各種因素的影響，導致現(xiàn)階段大多數(shù)博物館在展覽檔案管理分類中存在問題。

一是展覽檔案管理及分類方式落后。對于現(xiàn)階段的大多數(shù)博物館而言，在展覽檔案的分類與管理工作中不論是技術還是方式都存在著滯后性。部分博物館在整理和歸檔過程中還運用硬盤以及紙質人為歸檔，這種管理檔案方式不僅使得工作效率低下，還會增加管理成本，并且在檔案管理中錯誤率也會增加，無法滿足現(xiàn)今數(shù)字化博物館的發(fā)展要求，同時檔案丟失與后期查找困難的問題也會存在。

二是展覽檔案管理重要性意識不足?，F(xiàn)今很多的大型博物館都已經意識到展覽檔案的重要性，并不斷完善管理方式，部分博物館也嘗試利用信息化手段對展覽檔案進行整理和分類。但對于其他特別是一些規(guī)模較小且藏品較少的博物館而言，展覽檔案的缺失以及無法發(fā)揮其利用價值的現(xiàn)象還廣泛存在，很多博物館內管理檔案的相關工作人員對于展覽檔案管理意識不強，使得相關工作無法順利推進，這都不利于博物館發(fā)展數(shù)字化和信息化。

三是展覽檔案分類管理基礎設施落后。基礎設施的完善是保證博物館中展覽檔案管理順利進行的前提保障?，F(xiàn)今博物館發(fā)展迅速，展覽以及藏品資源不斷豐富，與之相關的檔案信息數(shù)量也隨之增加，這都為歸檔管理工作增加了難度。而在這種情況下要想充分保證每個展覽的相關信息都能收集、整理、保存下來，并且不出現(xiàn)錯誤，不僅要靠檔案工作人員提高工作水平，還需要博物館自身匹配并完善相應的基礎設施。很多博物館檔案管理的基礎設施落后，一部分博物館還使用移動硬盤進行存儲，還有一部分則沿用傳統(tǒng)紙質檔案，這些存儲方式都有不便于查找、容易丟失的問題。

四是博物館中檔案管理人員專業(yè)能力有限。博物館中檔案的分類管理存在著較復雜的特征，對于相關從業(yè)人員的專業(yè)能力以及綜合素質都有較高的要求。但部分博物館在相關人員的招聘中很難招到相應專業(yè)的，甚至有一部分管理人員并非檔案專業(yè)，這就使得管理水平較低，很難掌握工作重點，影響了博物館檔案管理工作水平。

3 陳列展覽檔案建設數(shù)字信息化建議

博物館工作數(shù)字化是當今主流趨勢之一，展覽檔案在大數(shù)據(jù)時代下也面臨著改變，要實現(xiàn)收錄、保存、管理和利用統(tǒng)一在立體化動態(tài)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中②。大數(shù)據(jù)信息化的工作模式已經在文博行業(yè)內大規(guī)模使用，特別是對于館藏文物保護修復檔案，已經大規(guī)模使用數(shù)字資源檔案進行管理，這都為博物館工作帶來了新的改變和廣闊空間。但是對于博物館展覽檔案而言還相對落后，應盡快建立并完善展覽檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，建設展覽檔案智慧查詢平臺和數(shù)字資源共享平臺對于展覽檔案的管理是至關重要且迫切的。這里也期望展覽檔案數(shù)字化資源管理平臺建設起來（表1），為之后的展覽等提供借鑒。建立展覽檔案數(shù)字化資源信息的標準化存儲、訪問、應用，逐漸實現(xiàn)對博物館展覽信息數(shù)字化資源的統(tǒng)一應用管理。通過基于B/S架構的數(shù)據(jù)化資源管理平臺實現(xiàn)網站和移動端用戶的展覽檔案相關資源數(shù)據(jù)的配置和管理。

表1 數(shù)字化資源管理平臺建設

3.1 展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)建設內容

展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)中內容可以分為三部分。

一是展覽檔案內容分層級歸納。對展覽檔案內容歸檔可以劃分模塊層級，最大層級是展覽類型，在展覽類型下細分四大模塊，分別為文書檔案、圖表檔案、音像檔案、實物掃描檔案，這樣展覽檔案內容就有針對性地填充在不同模塊下。

首先在系統(tǒng)中對展覽數(shù)量以及資源的種類進行統(tǒng)計，并在系統(tǒng)中對展覽進行分類，包括常設展覽、臨時展覽、館內展覽、交流展覽等。同時針對展覽類型以及相關資源信息進行圖形化展示。展覽檔案一級分類按照展覽類型區(qū)分，二級分類按展出場地區(qū)分，在本館展出的常設展廳、臨時展覽按本館自身展廳分類，交流展覽則分為兩部分：一是本館引進展覽按本館展廳和引進展覽方同時標注；二是本館借出或在本館外合作展覽則按展出展館標注。在對系統(tǒng)中檔案層級進行分類后，就要對相應的展覽檔案信息進行填充，在每個展覽下也要將相應的檔案資料信息進行分類①。本館展出的一般常設展覽總結檔案分為展覽前期方案、展品清單、展覽大綱、展覽形式設計圖、專家評審意見、數(shù)字化展廳方案及相關協(xié)議和虛擬展廳展示、相關文創(chuàng)及開發(fā)方案、展覽配套圖錄及成書掃描，展出時包括開幕式等展廳實景照片、展廳拍攝紀錄片、展覽申報省級及國家項目申報材料、相關展覽宣傳教育等，因為很多常設展廳更換周期短，展出中間會進行部分展品的更換，針對更換的展品需在系統(tǒng)中顯示每次更換的時間、更換展品和展品說明牌等內容②；對展出本館展品的臨時展覽總結檔案一般較為簡單，很多臨時展覽展出周期短，一般都在3～6個月，因此針對這類展覽的檔案大致與常設展覽類似，因為臨展都有展期限制，所以應在臨展內容后標明展期及展出地點③。對于交流展覽還應細分為兩類：一種是引進展覽，這類展覽主要是將其他博物館的展品借來本館進行展示；另一種是借出展覽，這類展覽則是將本館展品借出到外館進行展示，這兩類展覽的檔案都是在這些基本檔案的基礎上再加上相關交流的函件、展覽協(xié)議、運輸保險協(xié)議、點交清單、展覽情況說明以及相關的報送備案文件等。

二是展覽觀眾滿意度圖表展示。在對檔案內容進行整理收集后，就可以調查觀眾對展覽的滿意度，將調查數(shù)據(jù)統(tǒng)計上傳到系統(tǒng)進行大數(shù)據(jù)分析。在每個展覽結束后都應對已完成的展覽進行總結，以期為之后策展提供借鑒，使策展水平有所提高。比如展覽結束后進行觀眾滿意度調查和觀眾觀展意見收集，將調查和收集的相關數(shù)據(jù)和信息上傳至展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)中，運用圖表的形式分析數(shù)據(jù)，可以了解觀眾對展覽的哪方面滿意，哪方面需要改進，以便為下次展覽提供科學的數(shù)據(jù)。

三是其他博物館或本館獲獎展覽內容統(tǒng)計。每年博物館行業(yè)內都會評選出十大精品展覽，獲評展覽在很多方面都很優(yōu)秀，為了提升本館的展覽質量，可以對這些獲評展覽進行總結學習，并通過大數(shù)據(jù)分析這些展覽哪些方面好、有什么共同點等，以方便之后的總結學習。

3.2 展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)管理方式

管理員信息管理：在展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)中可以根據(jù)博物館工作人員的需要設置多個管理員，管理員可以查看所有展覽檔案系統(tǒng)中的列表信息，還可以進行新增檔案修改、刪除及查看詳情，以及播放視頻、預覽圖片、3D資源預覽和下載、資源共享等，也可以進行資源信息的編輯等操作。

統(tǒng)計分析管理：展覽檔案中可以跟蹤用戶的游覽過程，實時記錄觀眾在各展覽停留時間，結合系統(tǒng)云平臺和大數(shù)據(jù)分析功能，對觀眾本次游覽和歷史游覽的行為進行分析，統(tǒng)計出各個展覽觀眾群體的數(shù)量，最后以圖表的形式進行展示。

公告管理：在展覽檔案系統(tǒng)中，管理者可以對所有用戶發(fā)布一些重要的公共信息，方便各個用戶的系統(tǒng)使用。

系統(tǒng)管理：一是用戶信息管理，比如管理志愿者服務系統(tǒng)中用戶的添加、編輯、狀態(tài)修改和分配角色等業(yè)務功能。系統(tǒng)會設置一個最高權限的管理員，可以禁止其他人操作。二是角色管理，系統(tǒng)管理員可以通過建立不同的角色對用戶實行權限管理，系統(tǒng)管理員在創(chuàng)建用戶時需要對用戶的角色進行分配。三是數(shù)據(jù)字典，數(shù)據(jù)字典中可以存放系統(tǒng)中使用的公共常量，管理員平時查看字典列表，并對字典信息進行添加、編輯、刪除等操作。

3.3 展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)的優(yōu)勢

展覽檔案利用率的提高：展覽檔案數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，能夠更方便工作人員研究利用相關的展覽檔案，同時運用方式更加的快捷和便利，這能有效地提高展覽檔案的利用率。以前的展覽檔案都存儲在檔案室，翻閱查找檔案需要申請才能進入檔案室，同時很多都是紙質檔案，翻閱時效率很低，這大大降低了檔案的利用性。隨著展覽檔案數(shù)據(jù)庫的建設，工作人員通過登錄個人賬號進行搜索就能查閱相應的資料，這樣展覽積累的檔案也就能靈活運用了。

展覽信息資源共享的實現(xiàn)：建立展覽檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，特別是針對博物館展覽檔案的特殊性開發(fā)一套管理系統(tǒng)，并將這個系統(tǒng)作為一個模塊放置在博物館檔案系統(tǒng)中，與館內其他資料檔案實現(xiàn)共同開發(fā)、設備共享，不同載體的展覽檔案文件可以傳輸和保存，博物館內部網絡系統(tǒng)的功能主要在于展覽檔案信息數(shù)據(jù)庫的多用戶共享，用戶能快捷地在展覽檔案數(shù)據(jù)庫中找尋符合個體需要的相關信息，在一些規(guī)模較大、人員較多的博物館中，需通過有線或無線網絡將業(yè)務人員所用的計算機終端與服務器連接起來，不僅能減輕眾多用戶終端計算機硬盤存儲負擔，便于檔案數(shù)據(jù)庫的維護和更新，而且也有助于部門人員之間開展必要的分工與協(xié)作，起到資源共享的作用。

展覽檔案隱秘安全性的提高：展覽檔案信息大眾化的檢索，意味著展覽檔案在信息技術上的對外開放。為提高展覽檔案管理信息系統(tǒng)的安全性、保密性和靈活性，系統(tǒng)應對不同的使用者，設定不同的操作權限及訪問級別。同時系統(tǒng)應進行本地化部署，無需鏈接外網就能正常使用系統(tǒng)。這樣既能讓使用者方便查找相關檔案，達到展覽檔案信息資源共享的目的，又能合理地保護展覽信息。

展覽檔案管理的信息化能快速并大幅度提升展覽信息管理效率，為展覽信息精細化管理提供高效工具，加強展覽及其數(shù)字信息的統(tǒng)一管理。建立好博物館展覽檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)，對提升展覽水平，擴大博物館的社會影響力都有著重要的意義。

4 結語

博物館陳列展覽檔案能完整并真實反映博物館展覽工作，是一個博物館展覽發(fā)展歷史的完整記錄，是博物館內部檔案管理工作的重要組成部分。做好一個博物館展覽檔案管理工作，不僅能有效提升博物館展陳水平，更能擴大博物館自身的社會影響力，應對博物館展覽檔案的建設加大重視，采取高效、信息化的手段及管理辦法③，促進博物館展覽檔案分類和管理工作的科學化、合理化，有利于博物館自身文博事業(yè)的快速發(fā)展。

注釋

①鹿繼敏.博物館陳列展覽檔案分類與管理[J].云南檔案，2018（5）：51-52，57.

②寇芳瑩.館藏文物保護修復檔案建設研究[J].北京檔案，2022（1）：32-34.

③徐瑩.博物館陳列展檔案分類與管理策略[J].辦公室業(yè)務，2002（22）：145-146.