■ 羅志林

作者單位：呈貢區(qū)檔案館

關鍵字：智慧呈貢 大數(shù)據(jù)平臺 檔案利用

根據(jù)國家“十四五”規(guī)劃大力加快數(shù)字化社會建設、政府建設、生態(tài)建設的步伐，云南省“大力推進數(shù)字云南的建設”的要求，呈貢區(qū)智慧化城市建設緊緊抓住數(shù)字化經(jīng)濟變革的重大機遇，構建智慧化、數(shù)字化新型呈貢。根據(jù)區(qū)級建設實際，開發(fā)區(qū)級大數(shù)據(jù)平臺，逐步建設智慧呈貢。在大數(shù)據(jù)平臺上，通過運用先進技術，對海量數(shù)據(jù)進行梳理、整合、共享、開放，讓平臺數(shù)據(jù)更好地為公共服務和社會管理服務，并通過對大數(shù)據(jù)的精細化管理促進政府工作提質(zhì)增效，全面、及時、便捷地提供公共服務信息，讓群眾辦事不找人、少跑路，做到便民、廉政。

呈貢區(qū)檔案館抓住機遇，安排專人負責做好項目對接工作，探索館藏檔案在大數(shù)據(jù)平臺的提供利用實踐。在項目建設中，呈貢區(qū)檔案館對多年來提供利用工作經(jīng)驗和存在不足進行總結，以數(shù)據(jù)安全為前提，從介入數(shù)據(jù)提質(zhì)分類、后臺數(shù)據(jù)庫搭建、線上提供利用審批流轉、提供利用統(tǒng)計分析等幾個方面建立館藏檔案大數(shù)據(jù)平臺提供利用工作，在保證介入大數(shù)據(jù)平臺的檔案數(shù)據(jù)規(guī)范、安全的前提下，探索更為快捷、便民的提供利用模式及統(tǒng)計分析方法。

一、傳統(tǒng)檔案提供利用及統(tǒng)計分析模式分析

（一） 傳統(tǒng)檔案提供利用及統(tǒng)計分析模式簡述

呈貢區(qū)檔案館館藏非公開檔案提供利用主要以利用者持介紹信或工作證、身份證等到館或電話咨詢，工作人員通過檔案管理軟件檢索查詢，如查找到對方需要的檔案，告知其到檔案歸屬部門進行查閱審批，持審批材料到館再給予提供利用，館藏檔案借出需館長審批。經(jīng)鑒定的可對外開放的檔案僅在門戶網(wǎng)站對外公布目錄，需到館查閱原文。

在統(tǒng)計分析和預測社會對館藏檔案需求時，根據(jù)手工登記的查借閱登記本，統(tǒng)計匯總到館查借閱人次、件（卷）次、復印頁數(shù)、利用目的等。館藏檔案資源開發(fā)利用結合當年工作的重點和時代的主題，需通過在檔案管理系統(tǒng)關鍵字查找，把相關材料進行人工整合后形成相關情況提供利用。

（二）傳統(tǒng)檔案提供利用模式存在的問題

一是限制利用檔案審批流轉過程漫長，無法實現(xiàn)便捷、高效的服務；二是已開放的檔案缺乏共享平臺，呈貢區(qū)門戶網(wǎng)站信息量大，公布信息容易被隱沒，開放檔案利用率低；三是對使用頻率高的檔案統(tǒng)計掌握不全；四是館藏資源整合不全面、不及時。人工搜索關鍵詞再篩選整合的過程，存在資源查全率不高，整合不全面，整合速度慢，提供利用不及時等情況。

二、大數(shù)據(jù)平臺促進檔案資源提供利用的優(yōu)化思路

針對實際工作中存在的問題，區(qū)檔案館明確了優(yōu)化檔案提供利用的思路：以檔案安全為前提，把好檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量關，探索快捷、便民的提供利用模式。具體做法是：優(yōu)化館藏資源，保證接入平臺數(shù)據(jù)質(zhì)量；安裝前置機，搭建安全可靠的后臺數(shù)據(jù)庫；簡化審批流程，實現(xiàn)檔案快捷的利用服務；全面準確的統(tǒng)計分析，更好掌握檔案利用情況，促進檔案提供利用工作不斷改進完善。

（一）做好館藏資源質(zhì)檢和分類，為搭建大數(shù)據(jù)平臺做準備

為確保館藏檔案資源依法合規(guī)提供利用，呈貢區(qū)檔案館2022 年開展館藏資源清點盤活工作，將館存檔案資源劃分為公開、不公開、保密三類。已經(jīng)鑒定開放的檔案，分批逐步在大數(shù)據(jù)平臺公布數(shù)據(jù)目錄及原文；暫不公開的檔案，僅在大數(shù)據(jù)平臺公布檔案目錄，原文數(shù)據(jù)經(jīng)網(wǎng)上審批流程結束可到館查閱；涉密檔案所有數(shù)據(jù)禁止在大數(shù)據(jù)平臺公布。為保證接入大數(shù)據(jù)平臺的檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，自2021 年8 月，呈貢區(qū)檔案館開始對檔案管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)進行了全面質(zhì)檢，對館藏檔案數(shù)據(jù)錯、漏、重等問題給予糾正，確保接入大數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量。

（二）搭建后臺數(shù)據(jù)庫，保障館藏數(shù)據(jù)安全

區(qū)檔案館嚴格執(zhí)行三網(wǎng)分開，既確保檔案館服務器數(shù)據(jù)安全，又能讓大數(shù)據(jù)平臺在檔案館數(shù)據(jù)變動時及時獲取變動并提供利用。項目方在大數(shù)據(jù)平臺與檔案館數(shù)據(jù)存儲服務器之間安裝前置機，即起到了防火墻的作用，又實現(xiàn)在不同的通信協(xié)議、數(shù)據(jù)格式或語言之間相互轉換的作用。檔案館將公開檔案目錄及原文數(shù)據(jù)、不公開檔案目錄數(shù)據(jù)放入前置機數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過前置機的調(diào)度，完成大數(shù)據(jù)平臺渠道的統(tǒng)一接入和對后臺其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，確保了大數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)與檔案館藏數(shù)據(jù)更新步調(diào)一致，實現(xiàn)安全與共享并存。

（檔案數(shù)據(jù)查詢流程圖）

（三）進行線上審批流轉，實現(xiàn)快速便捷利用

區(qū)檔案館通過前置機將更新完善的館藏數(shù)據(jù)目錄傳入大數(shù)據(jù)平臺，利用單位或利用者既可通過電子公文交換系統(tǒng)登錄智慧呈貢平臺，在“檢索中心—資源市場”可以查看目前資源門戶中已存在平臺中的檔案數(shù)據(jù)表單，并通過類型、所屬系統(tǒng)、文件標題等條件進行檔案資源搜索。利用者點擊所需具體檔案資源，可查看該檔案資源的詳細信息，選定需申請的檔案數(shù)據(jù)資源后，從“服務信息”板塊中進行“資源申請”，就可在網(wǎng)上完成審批流轉。已開放檔案，利用者可以直接在平臺上辦理手續(xù)后調(diào)閱或下載打印。未開放檔案，利用者需持《呈貢區(qū)大數(shù)據(jù)平臺政務數(shù)據(jù)資源申請表》到呈貢區(qū)檔案館現(xiàn)場查閱原文。

（四）全面準確統(tǒng)計，便利檔案利用分析

大數(shù)據(jù)平臺支持查詢調(diào)用明細記錄，可即時對接入資源的利用情況進行統(tǒng)計。區(qū)檔案館通過服務記錄掌握每次服務調(diào)用情況，包括調(diào)用參數(shù)、調(diào)用IP、調(diào)用的服務URL、調(diào)用時間、調(diào)用狀態(tài)（成功、失?。┮约爱惓Ｐ畔?，并能夠及時統(tǒng)計利用服務的調(diào)用次數(shù)和失敗次數(shù)。區(qū)檔案館在大數(shù)據(jù)平臺中通過“我的資源”板塊，查看檔案館共享的檔案數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)量、被使用情況，查看共享數(shù)據(jù)狀態(tài)和己共享的數(shù)據(jù)數(shù)量和質(zhì)量是否達標，可以隨時了解館內(nèi)接入資源的更新和使用頻率、服務請求及問題數(shù)據(jù)的動態(tài)數(shù)量，并統(tǒng)計檔案資源的類型、點擊率、服務量、申請查閱量、數(shù)據(jù)問題等，對操作、接入資源排名、最火資源統(tǒng)計及運營監(jiān)控等進行分析。檔案館檔案數(shù)據(jù)介入到大數(shù)據(jù)平臺后，將會使檔案利用統(tǒng)計工作更全面、細致、快捷、準確，便于檔案館通過檔案利用分析了解掌握社會某時間對檔案資源需求的傾向。

檔案工作的最終目的，是提供檔案為社會各項事業(yè)服務。智慧呈貢大數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)了館藏資源提供利用最大化，充分發(fā)揮檔案“留史、資政、育人”作用，為區(qū)檔案館檔案利用工作開創(chuàng)了新局面。