文/西安外國語大學(xué)黨委辦公室、校長辦公室 丁威 張中旺 高明

一、研究概述

2018年4月，教育部印發(fā)了《教育信息化2.0行動計劃》，要求積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，堅持信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的核心理念，真正走出一條中國特色的教育信息化發(fā)展路子。2021年7月21日，教育部等六部門印發(fā)了《關(guān)于推進(jìn)教育新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)構(gòu)建高質(zhì)量教育支撐體系的指導(dǎo)意見》(以下簡稱《意見》)，要求以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，以信息化為主導(dǎo)，面向教育高質(zhì)量發(fā)展需要，聚焦平臺體系、數(shù)字資源、智慧校園等方面構(gòu)建新型基礎(chǔ)設(shè)施體系。

本文立足于西安外國語大學(xué)辦公室OA系統(tǒng)數(shù)字化實(shí)踐，首先分析了高校辦公室現(xiàn)有業(yè)務(wù)及信息化系統(tǒng)方面存在的亟待改善的問題，以西安外國語大學(xué)辦公室的OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)型歷程為例，剖析其有效的改善方法。最后結(jié)合現(xiàn)狀，提出幾點(diǎn)改善建議。

二、高校辦公數(shù)字化實(shí)踐的業(yè)務(wù)效率問題分析

（一）業(yè)務(wù)層面。以辦公室公文收發(fā)為例，辦公室業(yè)務(wù)痛點(diǎn)在于兩大方面：一是傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)方式，公文審批環(huán)節(jié)無法實(shí)時查看處理進(jìn)度且耗費(fèi)較多的人力，公文下發(fā)環(huán)節(jié)耗時長并造成大量紙質(zhì)浪費(fèi)。二是OA系統(tǒng)上線初始階段，公文收發(fā)業(yè)務(wù)的核稿、會簽、審批環(huán)節(jié)依然耗時較長，三個階段平均單環(huán)節(jié)耗費(fèi)3.5個小時以上。

（二）信息系統(tǒng)層面。信息系統(tǒng)層面，辦公室業(yè)務(wù)痛點(diǎn)在于三個方面。一是辦公室人員對OA系統(tǒng)數(shù)字化實(shí)踐的認(rèn)識不足。二是OA系統(tǒng)建設(shè)平臺共享率較低，存在信息模塊相對獨(dú)立的情況。三是系統(tǒng)功能有待進(jìn)一步優(yōu)化。首先，辦公室人員對OA數(shù)字化實(shí)踐的認(rèn)識不足，缺乏數(shù)字化管理思維。部分辦公室人員拘泥于傳統(tǒng)的思維方式和工作模式，對數(shù)字建設(shè)的認(rèn)識不足，認(rèn)為OA辦公數(shù)字化建設(shè)僅僅是用電腦操作完成工作任務(wù)，不愿意接受數(shù)字化帶來的改變，不能積極主動地將數(shù)字化技術(shù)與辦公室管理服務(wù)相結(jié)合，缺乏對數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新運(yùn)用的能力。其次，OA系統(tǒng)平臺共享率較低。近年來，高校辦學(xué)硬件基礎(chǔ)設(shè)施基本達(dá)標(biāo)，但OA系統(tǒng)相對獨(dú)立，彼此信息模塊未實(shí)時打通。究其原因，各部門因業(yè)務(wù)職能存在差異，OA系統(tǒng)建設(shè)作為單獨(dú)的定制化開發(fā)項目，模塊功能較為單一，缺乏部門協(xié)同業(yè)務(wù)模塊集成，譬如高校疫情防控管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)因是不同專項開發(fā)的系統(tǒng)，彼此間仍獨(dú)立運(yùn)行。因此，OA系統(tǒng)尚未構(gòu)成完整的業(yè)務(wù)處理閉環(huán)，平臺共享率較低，導(dǎo)致部分工作重復(fù)進(jìn)行，造成了人力和物力的浪費(fèi)。最后，部分高校雖引入OA系統(tǒng)，但還處于初始階段，系統(tǒng)功能較為落后，缺乏自動搜索、關(guān)鍵字搜索、業(yè)務(wù)提醒等便捷性、人性化功能，附件上傳效率低、上傳文件限制因素較多、經(jīng)常性卡頓掉線等問題層出不窮。工作人員操作OA系統(tǒng)時仍需要大量手工作業(yè)輔助，沒有很好的體驗感和較高的業(yè)務(wù)處理效率。

綜上所述，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下存在紙質(zhì)資源浪費(fèi)及各環(huán)節(jié)工作不協(xié)同、文件下發(fā)耗時長等問題；OA系統(tǒng)上線初始階段，公文收發(fā)的核稿、會簽、審批環(huán)節(jié)時間耗費(fèi)較長，效率較低；系統(tǒng)信息化方面，存在人員缺乏數(shù)字化及辦公協(xié)同化的創(chuàng)新意識、OA系統(tǒng)共享率低、系統(tǒng)功能人性化程度偏低、仍需大量手工輔助等問題亟待解決。

三、西安外國語大學(xué)的OA系統(tǒng)實(shí)踐

（一）OA系統(tǒng)實(shí)踐歷程。辦公室OA系統(tǒng)建設(shè)是提高學(xué)校行政管理效率的重要舉措，也是西安外國語大學(xué)智慧校園建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。目前，西安外國語大學(xué)OA系統(tǒng)已日趨完善，歷經(jīng)了初始階段的探索，中級階段的升級改造。初級階段主要是OA項目開發(fā)、探索及上線運(yùn)行。自項目立項之后，學(xué)校廣泛調(diào)研兄弟院校使用經(jīng)驗，并結(jié)合實(shí)際對系統(tǒng)功能進(jìn)行了100余條定制性開發(fā)，經(jīng)過反復(fù)測試完善，歷時4個月完成了系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，最終于2016年5月3日正式上線運(yùn)行，學(xué)校自此逐步全面推行無紙化辦公，除部分機(jī)要文件外，基本取消各類紙質(zhì)發(fā)文，有效節(jié)約了學(xué)校管理運(yùn)行的物質(zhì)和時間成本，規(guī)范了工作流程，提高了管理效率。伴隨著學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大和業(yè)務(wù)增多，第一階段開發(fā)的功能已無法充分滿足師生服務(wù)的需求。學(xué)校于2020年9月啟動了OA系統(tǒng)升級改造工程，對原有功能進(jìn)行了新增及調(diào)整。

（二）OA系統(tǒng)的改善。主要包括如下幾個方面：

1.實(shí)現(xiàn)大量無紙化。自初期OA系統(tǒng)引入，文件起草、核稿、審批、下發(fā)等各環(huán)節(jié)均實(shí)施無紙化系統(tǒng)操作，節(jié)省了大量的非必要紙質(zhì)文件。與此同時，工作人員均可實(shí)時查看文件審批進(jìn)度，避免了傳統(tǒng)工作模式下大量協(xié)同環(huán)節(jié)內(nèi)非必要溝通。文件下發(fā)的用時從46小時削減為0.15小時，提升了307倍。分環(huán)節(jié)看，OA上線前各環(huán)節(jié)總體耗時長，尤其涉及部門會簽、黨辦校辦核稿及分管領(lǐng)導(dǎo)批示等需要溝通協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)，單環(huán)節(jié)均用時達(dá)6.5小時；自O(shè)A系統(tǒng)上線，整體效率提升，其中耗時環(huán)節(jié)單環(huán)節(jié)用時約3.5小時左右（如圖1）。

圖1 OA上線前后文件處理效率對比(單位：小時)

2.耗時問題得到解決。OA升級改造之后，從使用體驗來說，整體優(yōu)勢在于文件起草、核稿、查看、轉(zhuǎn)發(fā)等環(huán)節(jié)流程可視化，充分發(fā)揮了辦公協(xié)同的作用。此外，改善后的OA系統(tǒng)對文件收發(fā)實(shí)施分類式管理，審核流程透明化，工作流能夠?qū)崟r分配流轉(zhuǎn)，增加OA系統(tǒng)企業(yè)微信號提醒功能，進(jìn)而縮短了各單位、各部門間溝通時間，部分文件處理效率顯著提升?，F(xiàn)依靠可視化的審批流和提醒功能，單個文件收發(fā)全流程耗時環(huán)節(jié)統(tǒng)計如圖2所示。核稿、會簽、批示環(huán)節(jié)耗時縮短顯著，三個階段平均單環(huán)節(jié)耗費(fèi)1.5個小時，較比先前縮短了2小時。

圖2 改善前后文件處理效率對比（單位：小時）

3.人員培訓(xùn)規(guī)范化。西安外國語大學(xué)辦公室針對所負(fù)責(zé)的OA項目，自2016年初始上線到2020年升級改造，對各單位、各部門OA聯(lián)絡(luò)員前后進(jìn)行了7次OA操作培訓(xùn)，并制作OA操作說明書，以供相關(guān)人員參考學(xué)習(xí)。通過定期OA系統(tǒng)培訓(xùn)，為OA數(shù)字化實(shí)踐提供了堅實(shí)的人員技術(shù)保障。

4.OA系統(tǒng)模塊整合優(yōu)化。OA系統(tǒng)升級改造后，新增請示報告、活動管理、督辦管理、合同審批、請假管理、建言獻(xiàn)策、新聞報送、師德師風(fēng)檔案、輿情信息、一學(xué)一報、人事變動、考核測評12個業(yè)務(wù)版塊，將涉及會議管理、督辦管理、請假管理、辦公室業(yè)務(wù)管理等工作通過OA平臺實(shí)行整合，實(shí)行統(tǒng)一化管理，著力打造一體化辦事平臺，一定程度上整合了學(xué)校資源，簡化了工作流程，提高了工作效率，為師生提供了便捷的服務(wù)。

5.OA系統(tǒng)功能優(yōu)化。改造后的OA系統(tǒng)進(jìn)行了較多的功能優(yōu)化，比如優(yōu)化附件上傳功能，優(yōu)化系統(tǒng)搜索功能，可全文檢索也可標(biāo)簽化檢索，增添即時信息提醒、公文辦理提醒功能等。不僅可以及時進(jìn)行工作提醒，也可以實(shí)時搜索文件，極大降低了人工成本，提高了工作效率。

四、高校辦公室業(yè)務(wù)效率提升的建議

提升高校辦公室業(yè)務(wù)效率是需要長期攻克的課題。本文基于西安外國語大學(xué)OA系統(tǒng)實(shí)踐探索，以提升高校辦公室業(yè)務(wù)效率為目標(biāo)，提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）以培訓(xùn)為抓手，提升隊伍工作能力。數(shù)字化轉(zhuǎn)型思維下，高校辦公室作為參謀的角色，更應(yīng)該靈活應(yīng)用數(shù)字化手段解放雙手，提升效率。提升效率，人員是首要。一是配齊建強(qiáng)二級單位OA聯(lián)絡(luò)員，培養(yǎng)一支熟悉OA業(yè)務(wù)、熟練OA技術(shù)操作的專業(yè)化工作隊伍，夯實(shí)工作責(zé)任，確保事事有人負(fù)責(zé)，件件有著落，從整體層面提升工作效率。二是建立健全培訓(xùn)體系，為工作人員提供針對性、專業(yè)化培訓(xùn)課程，建立長期化、系統(tǒng)性培養(yǎng)體系，提升辦文、辦會、辦事的綜合能力水平，增強(qiáng)其創(chuàng)新意識和動力，推動其不斷發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)層面效率痛點(diǎn)，不斷探索可提升業(yè)務(wù)效率的方式方法。

（二）以問題為導(dǎo)向，持續(xù)優(yōu)化OA系統(tǒng)功能。以提升工作效率為目標(biāo)，以提供人性化、便捷化服務(wù)為關(guān)鍵，根據(jù)師生的實(shí)際需求和反饋問題，不斷推動OA系統(tǒng)更新迭代，是高校辦公室責(zé)無旁貸的義務(wù)，也是服務(wù)師生最有效的途徑。堅持以“師生為中心”的理念，建立良好的師生使用反饋機(jī)制，深入師生群體，不斷征求師生使用OA系統(tǒng)的意見建議，及時發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)存在的問題和短板，助力OA系統(tǒng)有效持續(xù)升級；走訪調(diào)研兄弟院校，借鑒好的經(jīng)驗做法，取長補(bǔ)短，不斷優(yōu)化OA系統(tǒng)功能。

（三）以創(chuàng)新為引領(lǐng)，打破信息化系統(tǒng)壁壘。目前，大多數(shù)高校信息化校園建設(shè)已初步完成，但是各個系統(tǒng)如OA辦公系統(tǒng)、疫情防控管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研信息系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、圖書借閱系統(tǒng)等還沒有進(jìn)行信息整合，無法實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的互聯(lián)互通。為此，應(yīng)不斷創(chuàng)新工作機(jī)制，建立健全高校信息化管理制度，形成高校信息化管理協(xié)調(diào)機(jī)制，由高校辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)，明確各部門管理權(quán)限，在統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則下，形成規(guī)范的操作程序，將各系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，整合為綜合性的信息化管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)的集成、共享，簡化辦事流程，提升辦事效率，為師生提供便捷的服務(wù)。

五、結(jié)語

信息化時代，傳統(tǒng)的高校辦公室工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)高校規(guī)模擴(kuò)張的現(xiàn)狀和快速信息處理的需求。結(jié)合大數(shù)據(jù)的技術(shù)背景，高校辦公業(yè)務(wù)逐漸引入數(shù)字化管理系統(tǒng)，譬如上線及更新OA系統(tǒng)，整合數(shù)字化校園平臺等?；谖靼餐鈬Z大學(xué)OA系統(tǒng)實(shí)踐，以辦公室收發(fā)文業(yè)務(wù)為立足點(diǎn)，建議如下：首先，需要定期對人員進(jìn)行綜合素質(zhì)培訓(xùn)，提升綜合實(shí)力；其次，建立以“師生為中心”的反饋機(jī)制，持續(xù)優(yōu)化OA系統(tǒng)功能；最后，整合校內(nèi)信息化系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的管理體制，優(yōu)化高校信息化管理體系。這對于推進(jìn)高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型改革進(jìn)程具有一定的理論和實(shí)踐意義。