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        事業(yè)單位OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

        2022-12-09 08:37:24河北省保定水文勘測研究中心馮晶
        辦公室業(yè)務(wù) 2022年22期
        關(guān)鍵詞:辦公自動化信息系統(tǒng)

        文/河北省保定水文勘測研究中心 馮晶

        事業(yè)單位的信息化程度是其與時(shí)俱進(jìn)的重要標(biāo)志,而作為推動信息化快速發(fā)展的基礎(chǔ)性軟件——OA系統(tǒng)軟件,是面向大多數(shù)人的應(yīng)用軟件,能為單位管理人員、辦公人員提供良好的辦公幫手,使單位的信息化建設(shè)不斷完善。

        一、OA辦公自動化系統(tǒng)的概念

        Office Automation是OA辦公系統(tǒng)的全稱,也被稱為協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng),是面向組織的日常運(yùn)作和管理,員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。對于辦公自動化并沒有明確的定義,廣泛來說,就是采用計(jì)算機(jī)管理,可以方便快捷地提供各種服務(wù),通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化,可以優(yōu)化現(xiàn)有的組織管理結(jié)構(gòu),調(diào)整管理體制,增加協(xié)同辦公能力,從而使單位的管理流程更加清晰,減少了人力,降低了錯(cuò)誤率。

        二、OA辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)勢

        (一)最簡單明了的優(yōu)勢就是方便信息及時(shí)溝通,迅速傳達(dá)。在日常工作中,單位各部門之間存在著大量流程性工作。以我中心為例,OA系統(tǒng)使用一段時(shí)間后,就公文管理方面來說,根據(jù)需求分為發(fā)文管理、收文管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統(tǒng)計(jì)以及公文歸檔等模塊,在這些方面,都可以通過OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化,從而規(guī)范各項(xiàng)工作,提高部門之間的協(xié)調(diào)效率。

        (二)方便各級領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)處理公文。傳統(tǒng)的公文運(yùn)轉(zhuǎn),文秘人員收到書面來文后,首先登記,然后交給辦公室主任,根據(jù)職責(zé)分工請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示,然后報(bào)各級領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字,層層傳閱,最后到相關(guān)科室閱辦,整個(gè)過程費(fèi)時(shí)耗力;而OA系統(tǒng)實(shí)施后,公文管理中設(shè)置有收文管理模塊,各級領(lǐng)導(dǎo)可以利用計(jì)算機(jī)、手機(jī)等辦公軟件及時(shí)對文件進(jìn)行審閱、審批,避免了線下“跑腿”和“跑空”問題,同時(shí)縮短了文件流轉(zhuǎn)周期,提高了工作效率,杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

        (三)流程清晰,方便查詢。根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況設(shè)置優(yōu)化的流程軟件,辦理人在流程節(jié)點(diǎn)上能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題,有效推進(jìn)工作順利進(jìn)行。

        (四)具有可追溯性。以我單位為例,OA系統(tǒng)設(shè)有印章使用、車輛及辦公用品使用等模塊,具有催辦、督辦和后臺提醒等功能。一方面,防止出現(xiàn)延誤業(yè)務(wù)工作辦理時(shí)間;另一方面,OA系統(tǒng)在處理步驟上留有審批痕跡,有利于管理員發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決問題,具有可追溯性,方便自己日后的查詢和管理。

        (五)依托OA系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)信息的資源共享,提升檔案管理效率。根據(jù)OA辦公平臺的分級權(quán)限管理機(jī)制,各部門設(shè)置檔案員或兼職檔案員,由OA辦公平臺發(fā)起,負(fù)責(zé)本部門電子公文的歸檔工作,為電子文檔的統(tǒng)一管理和共享奠定了基礎(chǔ)。

        三、OA辦公自動化系統(tǒng)存在的問題

        辦公自動化系統(tǒng)相比以往的人工辦公方式,能更快速、全方面完成信息采集、信息處理和管理。能為內(nèi)部人員提供快捷方便的信息共享,但也存在一些問題。

        (一)網(wǎng)絡(luò)安全方面。目前OA辦公管理系統(tǒng)中最重要的是安全問題,我國實(shí)行辦公自動化后,計(jì)算機(jī)成為辦公的主要工具,因此,計(jì)算機(jī)在使用過程中不能中斷網(wǎng)絡(luò),如果中斷,則會導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)分析數(shù)據(jù)的泄露,包括外來病毒的入侵以及社會系統(tǒng)工作本身的運(yùn)行故障,如果進(jìn)入辦公系統(tǒng)內(nèi)部,則會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障甚至癱瘓。雖然大多數(shù)辦公系統(tǒng)設(shè)置了加密措施,但是不能嚴(yán)密地對數(shù)據(jù)信息和數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行有效保護(hù)。

        (二)電子文件與電子簽名的法律效力方面。我中心使用辦公系統(tǒng)后,所有文件都以電子形式進(jìn)行傳輸,為了增強(qiáng)辦事效率,領(lǐng)導(dǎo)會在電子文檔上進(jìn)行簽字,但電子簽名是利用電子技術(shù)完成的簽名,程序較復(fù)雜。如果紙質(zhì)簽名存在法律問題,則有跡可循,但電子簽名涉及技術(shù)問題,首先驗(yàn)證制章人的簽名數(shù)據(jù),保證印章本身的真實(shí)性和合法性,驗(yàn)證通過后,使用簽名人的數(shù)字證書對簽名值進(jìn)行解鎖,得到簽章Hash值,然后對比已簽文檔的Hash值,從而驗(yàn)證簽章是否可信。

        (三)信息交流方面。由于每個(gè)單位在實(shí)際工作中都有涉密文件和涉密信息不能與互聯(lián)網(wǎng)連接,因此無法充分利用OA系統(tǒng),不利于單位之間的溝通和信息交換。

        (四)OA辦公系統(tǒng)管理人員培訓(xùn)方面。網(wǎng)絡(luò)化的OA辦公管理系統(tǒng),對專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)是必不可少的,不僅要掌握OA系統(tǒng)的所有功能,而且出現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)有效地溝通和解決,還要負(fù)責(zé)對日常生活工作中各種重要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與備份。培訓(xùn)可以在課堂或現(xiàn)場進(jìn)行,針對不同的管理層次(高級管理層、普通用戶)和不同的用戶權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對OA發(fā)送的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,并對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份備查,以方便將來查閱。數(shù)據(jù)非常重要,如果不慎丟失,將帶來各種經(jīng)濟(jì)損失。

        (五)OA系統(tǒng)沒有與其他信息系統(tǒng)相結(jié)合。以我中心為例,目前OA系統(tǒng)主要應(yīng)用于公文管理模塊,印章使用模塊、財(cái)務(wù)軟件、人事管理系統(tǒng)等方面還未與OA系統(tǒng)相結(jié)合,這樣不利于信息資源的集成,導(dǎo)致OA系統(tǒng)在事業(yè)單位應(yīng)用起來比較單一。

        四、OA辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)用技巧

        (一)在OA辦公自動化系統(tǒng)的操作和使用中,OA移動辦公系統(tǒng)可以與電腦端、對應(yīng)的手機(jī)端統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步。因?yàn)橛檬謾C(jī),完全可以和電腦一模一樣地操作,輕松實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域辦公,不受地理空間位置的限制,能滿足隨時(shí)隨地收發(fā)電子郵件、安排工作任務(wù)、處理審批等操作。根據(jù)我中心實(shí)際情況,在OA系統(tǒng)創(chuàng)建了多個(gè)模塊,就公文管理來說,相關(guān)的公文過程可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn),為各級領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)省了大量時(shí)間,也真正實(shí)現(xiàn)了各種公文的無紙化流轉(zhuǎn)(詳見圖1)。

        圖1 單位發(fā)文流程圖

        (二)審批是OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)。移動審批在使用過程中則更為便捷,OA系統(tǒng)在手機(jī)端能和PC端一樣顯示全部完整的數(shù)據(jù)和表格細(xì)節(jié),并可以顯示流程圖和處理過程。領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí),將會更多了解一些細(xì)節(jié)。以報(bào)銷為例,OA移動網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的報(bào)銷單,在手機(jī)進(jìn)行審批時(shí),可以通過橫屏顯示全部明細(xì),讓領(lǐng)導(dǎo)清楚每一筆錢是如何開支的,杜絕了含混過關(guān)報(bào)銷問題。

        (三)OA系統(tǒng)可以記錄個(gè)人的日程安排。就像配備了電子秘書一樣,方便今后統(tǒng)一安排工作,OA辦公系統(tǒng)還可以查看新聞動態(tài),打開瀏覽器主頁即可進(jìn)入系統(tǒng)默認(rèn)的新聞頁面。

        (四)OA系統(tǒng)可快速查看聯(lián)系人名單。如聯(lián)系人信息發(fā)生變化,部門管理人可及時(shí)增加或刪除人員,并及時(shí)進(jìn)行更新,確保各項(xiàng)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及通訊錄的正確性和及時(shí)性。

        五、OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用措施

        (一)建立和完善相應(yīng)的制度規(guī)章。我中心領(lǐng)導(dǎo)帶頭,各部門人員積極配合。OA系統(tǒng)涉及范圍較廣泛,我中心的每個(gè)管理部門及人員按要求都要裝載OA,雖然辦公便捷,但在最初的推廣中其引入的新觀念和模式難免會受到各種阻力,所以首先應(yīng)制訂一套詳細(xì)完整的規(guī)章制度,明文要求系統(tǒng)該如何有效應(yīng)用,非必要情況下切斷傳統(tǒng)的信息流轉(zhuǎn)模式。同時(shí),在人員方面,尤其在中心領(lǐng)導(dǎo)方面,在使用過程中不能讓系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié),各部門之間也要充分利用OA共享網(wǎng)絡(luò)平臺,積極協(xié)調(diào)和配合,以促進(jìn)系統(tǒng)真正應(yīng)用。

        (二)加大對OA辦公自動化系統(tǒng)的資源投入。為了保障OA辦公自動化系統(tǒng)的順利進(jìn)行和工作的正常開展,在OA系統(tǒng)開發(fā)中,政府部門不僅要投入足夠的人力、物力、財(cái)力等,而且在辦公運(yùn)行過程中,系統(tǒng)的維護(hù)也很重要,所以在定期對信息的安全進(jìn)行檢測期間,應(yīng)該提供一定的財(cái)力支持,并且還應(yīng)建立專業(yè)的技術(shù)人才隊(duì)伍,開發(fā)研究所需的硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)等等,促進(jìn)OA辦公系統(tǒng)在技術(shù)上不斷更新。

        (三)建立數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)共享模式。俗話說:“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,現(xiàn)如今的OA辦公自動化要打破信息孤島現(xiàn)象,建立統(tǒng)一健全的數(shù)據(jù)管理體系,在切實(shí)實(shí)現(xiàn)和促進(jìn)辦公自動化過程中,亟須整合在舊系統(tǒng)中遺留的歷史數(shù)據(jù),如果不及時(shí)糾正歷史數(shù)據(jù),往往會讓新的OA系統(tǒng)成為空殼,導(dǎo)致正常的業(yè)務(wù)無法順利開展。所以,要建立數(shù)據(jù)共享平臺,方便數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出,從而最大限度減少使用者的重復(fù)勞動。

        隨著改革和發(fā)展的不斷深化,推進(jìn)OA系統(tǒng)辦公自動化是事業(yè)單位發(fā)展的重要舉措,在實(shí)際工作中要勇于創(chuàng)新,大膽實(shí)踐,這樣我們才能推動OA系統(tǒng)不斷創(chuàng)新。

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