李冬梅 廣州市白云區(qū)教育綜合服務中心

引言

學校全面預算管理是現(xiàn)代學校財務管理模式，其凸顯了人本化、系統(tǒng)化以及戰(zhàn)略化，能夠有效地控制成本，提升管理的效率。但是就傳統(tǒng)的全面預算管理而言，還存在諸多的問題，比如在采集預算數(shù)據(jù)、編制數(shù)據(jù)、執(zhí)行預算等領(lǐng)域還存在效率低、不科學的問題。細究這些問題產(chǎn)生的原因，歸根結(jié)底要談到信息技術(shù)與學校全面預算管理間的適配性，對于學?，F(xiàn)階段的全面預算管理需求來說，過去的信息技術(shù)水平已經(jīng)過度落后，在很大程度上制約了學校全面預算管理效率和成效。因此，在新時代下，學校想要提升全面預算管理的科學性，發(fā)揮出預算管理的最大效益，就必須創(chuàng)新信息技術(shù)平臺，引進先進的技術(shù)。

一、學校傳統(tǒng)全面預算管理存在的問題

（一）預算編制缺乏科學性

全面預算管理是學校發(fā)展中非常重要的一部分，全面預算管理的第一步就是編制預算。然而，編制預算并不是通過簡單地對學校往年收支進行判斷即可，需要借助來自各方的數(shù)據(jù)支撐，才能夠提升預算編制的科學性。就目前學校傳統(tǒng)全面預算管理編制缺乏科學性的原因有以下三點：

第一，學校所利用的數(shù)據(jù)主要來源于調(diào)研以及歷史的預決算數(shù)據(jù)，這部分數(shù)據(jù)資源其實并不完善。如若學校財務管理人員僅依靠這些內(nèi)容去編制預算，必然會導致決策出現(xiàn)主觀性、片面性。比如在編制預算的過程中，只采用基數(shù)和增量相結(jié)合的方式，這就極易造成預算額度過多或者是額度不夠的情況，影響學校各個部門的整體規(guī)劃[1]。

第二，很多財務管理工作者在測算預算的過程中，測算手段非常粗放，以評估式為主，這就導致測算出來的預算額度和各個部門的實際支出存在較大的差距。

第三，缺乏合理的數(shù)據(jù)收集、分析以及處理的技術(shù)以及流程，導致預算編制環(huán)節(jié)沒有可以利用的數(shù)據(jù)。簡言之，目前在預算編制階段，還是以往年的一些普通數(shù)據(jù)為依據(jù)，并沒有借助大數(shù)據(jù)技術(shù)深度地去挖掘，這就導致很多數(shù)據(jù)資源無法被提取和利用。而這些深度數(shù)據(jù)信息其實是財務人員在做預算決策時非常關(guān)鍵的內(nèi)容。

（二）各部門之間缺乏有效的協(xié)同

全面預算管理并不是財務人員個人的事情，其需要各個部門之間的相互配合，才能夠提升預算管理在編制中的科學性，推進過程中的合理性。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學校內(nèi)部各個部門之間其實屬于互不干擾的狀態(tài)，且各個部門之間信息是阻斷的。這就會導致預算編制不科學、預算信息傳遞受阻、下?lián)懿患皶r等情況。在A學校中，為了能夠更好地落實全面預算管理系統(tǒng)，為各個部門設(shè)定了一個預算管理員的角色。各級管理層、預算管理員都需要在同一平臺上和財務人員共同地開展預算管理的工作[2]。在該平臺中，財務人員和各級預算管理員會通過電子郵件的方式進行信息的傳遞，大大提升了預算信息傳遞的效率。但是由于該系統(tǒng)的建立，主要依賴于人工之間的相互傳遞，并沒有注重數(shù)據(jù)的深度挖掘以及各部門數(shù)據(jù)的自動傳輸，這也就導致各部門的實際數(shù)據(jù)難以真正地被財務預算編制人員所利用。

（三）缺乏預算績效評價機制

全面預算管理除了編制預算、執(zhí)行預算之外，還會包含對于預算的績效評價，即是學校各個部門在一個時間段內(nèi)對預算執(zhí)行的情況的一種評估。目前，國內(nèi)大多數(shù)的學校在開展全面預算的編制和執(zhí)行工作時，都把二級部門的預算、申報、審核、批復、監(jiān)控等功能進行融合，大大提升了數(shù)據(jù)收集的效率，也能夠?qū)崟r地監(jiān)測數(shù)據(jù)執(zhí)行的情況。但是對于整個預算績效的評價領(lǐng)域，還存在諸多的不完善，大多數(shù)學校仍然處于起步階段，并沒有建立完善的指標去考核。

二、“大數(shù)據(jù)+云平臺”對學校全面預算管理的積極影響

（一）有利于提升學校預算編制的整體質(zhì)量以及效率

目前，國內(nèi)諸多的學校財務管理體制均是以“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”為主，使用這樣的管理體制，就意味著要實施收從底層向上的、層層上報的預算申報模式。對于傳統(tǒng)的管理模式來說，在收集預算數(shù)據(jù)時，會借助紙質(zhì)，有些連接網(wǎng)絡的，會利用E-mail方式對進行數(shù)據(jù)的傳遞。這種對數(shù)據(jù)進行整合的方式所運用到的管理軟件其科學性和合理性較弱，極易出現(xiàn)預算編制數(shù)據(jù)不科學，預算數(shù)據(jù)時效性差的情況[3]。有些在形成預算報表之后，還會出現(xiàn)不斷更改的情況。

大數(shù)據(jù)出現(xiàn)后，學校可以建立云平臺，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提取內(nèi)部的一系列信息以及資源，并借助分布式處理技術(shù)獲取相應有價值的信息。當然在此過程中，如若出現(xiàn)沒有被驗證或者是存在較大問題的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會發(fā)出警示，然后返回核實，如此循環(huán)往復到數(shù)據(jù)與準確值無限貼近。通過這一類工作模式，業(yè)務部門僅用很短的實踐就可以實現(xiàn)對待大量數(shù)據(jù)的收集、編制工作，很大程度上提升了工作效率，有關(guān)的業(yè)務部門僅僅通過利用大數(shù)據(jù)以及云平臺的方式就能夠清晰地判斷出項目的可行性、項目的投入產(chǎn)出情況，為預算編制提供科學的數(shù)據(jù)，大大地縮減項目審批的時間，提升預算編制的質(zhì)量以及效率。

（二）優(yōu)化學校全面預算管理流程

傳統(tǒng)的學校預算管理流程是存在一定問題的。由于缺乏較為標準統(tǒng)一的內(nèi)部控制制度，導致各部門之間在傳遞信息時，出現(xiàn)不能夠?qū)崟r互通的情況，這就會影響預算審批以及資金下?lián)艿倪M程，影響整個預算管理的質(zhì)量。基于大數(shù)據(jù)以及云平臺建立學校全面預算管理的系統(tǒng)，可以充分地將學校內(nèi)外部的各個部門進行整合，保證各部門之間的即時互通、交流，建立起符合學校發(fā)展的全面預算管理體系。同時，通過這一方式優(yōu)化后的全面預算管理體系，能夠針對不同層次提供多元的私有云個性化服務，對于學校各部門、院系間各種各樣的需求來說，其滿足度也會大大提高。此外，在數(shù)據(jù)審批的權(quán)限方面，也可以通過系統(tǒng)平臺進行設(shè)計，有原則地對不相容的職位進行劃分，令各組織機構(gòu)之間的整合性作用更加突出，進而通過預算流程實現(xiàn)對實際業(yè)務的精準把控。

（三）降低學校全面預算管理成本

首先，在融入了云平臺服務后，學校可以減少在數(shù)據(jù)搜集、調(diào)查、分析過程中人力的投入，大幅度降低全面預算管理的成本。比如學校需要編制預算，就需要有比較全面的數(shù)據(jù)。因此學校會在編制之前，將非常多的人力、物力資源進行投放，來圍繞學校的內(nèi)部和外部環(huán)境展開調(diào)查和測算，收集底層預算單位的相關(guān)數(shù)據(jù)。在此之間，所耗費的人力、物力以及精力是不可估量的[4]。在“大數(shù)據(jù)+云平臺”下，學校就可以借助云平臺的優(yōu)勢，將各個部門的數(shù)據(jù)打通，從中提取有價值的數(shù)據(jù)信息，這就降低了在數(shù)據(jù)搜集過程中的諸多成本。

其次，在“大數(shù)據(jù)+云平臺”的環(huán)境之下，在進行預算的編制或申報時，相關(guān)工作人員能夠不被傳統(tǒng)的、不科學的、落后的管理軟件所束縛。會利用云端中的一些軟件應用層，進行各項工作的預算編制。這就大大降低了原來傳統(tǒng)軟件在統(tǒng)計編報時的時間，節(jié)省了預算管理的時間成本。

最后，在學校中融入“大數(shù)據(jù)+云平臺”，前期是需要投入一定的成本的，但是隨著時間的不斷推移，學校從中所獲得的利潤是不可估量的，而是僅僅在固定的周期內(nèi)對預算管理數(shù)據(jù)包進行升級便可，而不再需要在后續(xù)的工作中投放大量的軟、硬件資源，直接便可使用。

三、“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境下的學校全面預算管理構(gòu)建與應用

（一）體系架構(gòu)

學校想要構(gòu)建“大數(shù)據(jù)+云平臺”，就必須保證這五個部分：基礎(chǔ)設(shè)施層、硬件技術(shù)層、數(shù)據(jù)層、平臺層和軟件應用層。具體形式如圖1所示。

圖1 “大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境的學校預算管理體系

在這樣的環(huán)境下，我們所說的學校大數(shù)據(jù)資源就不僅僅是指存在于傳統(tǒng)財務數(shù)據(jù)庫中的那些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還有來自設(shè)施層數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)所挖掘的一些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如圖片、語音等內(nèi)容。另外，在該環(huán)境下，可以全面升級預算管理系統(tǒng)[5]。如在編制預算的過程中，不再手工填報，與各個部門的源數(shù)據(jù)庫融合，整合各個部門的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)中心中的數(shù)據(jù)分析和處理技術(shù)，如關(guān)聯(lián)分析、聚類分析等，會直接將手動填報采用傳感器導入，對于工作人員來說，其對于數(shù)據(jù)處理和維護的壓力得到了很大程度上的降低。而在預算審查這一板塊，也將看到更加多元、豐富的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

（二）預算流程的實施

在“大數(shù)據(jù)+云平臺”的環(huán)境下，首先可以利用云端重新整合預算單位的組織機構(gòu)?；诟髟合?、部門的實際情況，量身定制私有云的服務。比如一些機構(gòu)實際上是涉及秘密研究的，故在填報相關(guān)預算信息時，也會非常隱秘，甚至會關(guān)乎到一些行業(yè)的機密。針對這一類機構(gòu)，就可以編制屬于其獨特的一種私有云服務，降低平臺泄露的風險。除此之外，對傳統(tǒng)的預算管理之間的關(guān)系進行優(yōu)化，減少沒有價值的一些預算流程。在此過程中，要明確預算流程中各單位的職責權(quán)限，這樣才能夠更加有力地避免繁復、冗雜的現(xiàn)象，降低扯皮、推諉責任一類現(xiàn)象的發(fā)生，對于整個預算流程來說，其運行效率也將得到大幅提升。通過合理運用網(wǎng)格化管理方式，把具體的戰(zhàn)略融入各部門和院系并監(jiān)督執(zhí)行，相關(guān)主管積極配合展開審核，同時將預算方案上報給主要管理機構(gòu)，最后由學校進行審批，形成一個“上下聯(lián)動”的閉環(huán)效應。基于上述內(nèi)容，本文構(gòu)建的“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境的學校預算管理體系如圖2所示。

圖2 “大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境的學校預算管理體系

（三）預算指標的下達

傳統(tǒng)的學校全面預算管理，在下達預算指標時，是存在很大問題的，需要經(jīng)歷層層的傳遞，整個傳遞效率和操作流程都比較復雜。而借助“大數(shù)據(jù)+云平臺”的環(huán)境下，則可以簡化傳統(tǒng)的不必要的流程，提升整個下達的效率。在“大數(shù)據(jù)+云平臺”中，可以實現(xiàn)實時傳輸和接收預算下?lián)艿臄?shù)據(jù)。比如在云平臺中，當預算指令下發(fā)到財務預算系統(tǒng)中并被財務預算系統(tǒng)接收后，相關(guān)的各主管部門能夠直接在系統(tǒng)中了解批復情況，并以此為依據(jù)進行自動建卡和預算撥入，并不需要財務人員自動去分配和操作。相關(guān)部門也會第一時間收到和預算撥入相關(guān)的各類信息，并不會影響各種科研活動。

（四）預算執(zhí)行

在“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境下，各預算單位主管部門能夠?qū)崟r地監(jiān)控預算執(zhí)行的情況，各個部門也能夠第一時間做好協(xié)調(diào)治理效應。在這個環(huán)節(jié)中包含預算的審批、控制以及分析。

在預算審批的過程中，大數(shù)據(jù)和云平臺會自動搜集相關(guān)部門、相關(guān)課題組的申報書、歷年的采購情況，預決算的相關(guān)圖表、文本等。預算主管部門通過這些信息更加全面的作出審批的決策，比如在制定圖書采購預算時，會在云平臺中建立相應的決策的模型，財務主管部門根據(jù)某個階段圖書借閱量、目錄、市場銷售的數(shù)據(jù)等乘以相應的價格，則可以得出圖書采購的價格，再綜合大數(shù)據(jù)計算的相關(guān)結(jié)果，設(shè)計預算。通過這種模式計算出來的結(jié)果，會更加客觀，更接近于實際的數(shù)值[6]。

由此可以看出，基于“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境下進行預算的管理，可以保證管理層第一時間了解預算執(zhí)行的情況，及時地調(diào)整策略，保證各項執(zhí)行和預算相一致，提升整個決策的科學性。當然，在“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境中，還包含預算分析的功能，其可以為預算編制提供較好的參考依據(jù)，也能夠保證資源在各個部門之間的合理利用和分配。

結(jié)語

總而言之，在“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境之下，學校建立全面預算管理體系，可以將傳統(tǒng)系統(tǒng)的信息孤島連接成一個整體，實現(xiàn)全員共同參與、配合的預算管理的模式，改變傳統(tǒng)管理方式給學校全面預算管理帶來的弊端，更好地實現(xiàn)開展全面預算管理的目標。同時，大數(shù)據(jù)和云平臺中的一些功能對于學校全面預算管理的效率、科學性等方面的提升也是要肯定的，比如實時傳輸、適度共享、數(shù)據(jù)挖掘等，則可以第一時間對數(shù)據(jù)進行提取、分析、整合，提升整個預算編制的科學性、執(zhí)行的合理性，真正地發(fā)揮出預算管理體系在學校發(fā)展中的作用。