謝 毅

（西昌民族幼兒師范高等專科學(xué)校）

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)得到高速發(fā)展，讓高校建設(shè)程度得到進(jìn)一步提高，其對(duì)人才需求量也逐漸開始增加，但伴隨著人員產(chǎn)生流動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致檔案材料的種類和數(shù)量都有所增加，如何建設(shè)更高效的人事檔案管理模式非常重要。而加強(qiáng)信息化管理就需要運(yùn)用到成熟完善的管理系統(tǒng)和技術(shù)，逐漸將傳統(tǒng)檔案管理方法過(guò)渡到更符合現(xiàn)代化需求的管理模式，讓人事信息能夠及時(shí)自動(dòng)化管理。現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)信息和科學(xué)技術(shù)得以發(fā)展，高校人事檔案信息化管理已經(jīng)成為時(shí)代需求，同時(shí)也是高校改革的迫切需要。而如何高效優(yōu)質(zhì)地推動(dòng)高校人事檔案信息化建設(shè)，才能更好地為高校人事工作服務(wù)？對(duì)此，本文提出了幾點(diǎn)思考。

一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

將人事檔案進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔、利用的工作稱之為人事檔案管理。人事檔案中記錄著個(gè)人工作經(jīng)歷以及品德等資料，這樣資料對(duì)人才利用有著重要幫助，以便在考察時(shí)能夠翻閱。檔案中的個(gè)人資料主要是經(jīng)過(guò)人事、組織等部門在進(jìn)行人才培養(yǎng)、選拔使用人員等活動(dòng)中逐漸累加的，其中，個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、品德、能力等方面是最為原始的記錄，也是最真實(shí)反映個(gè)人社會(huì)活動(dòng)和自然情況的記錄。高校人事檔案屬于重要信息庫(kù)，其資料能夠影響到內(nèi)部管理改革、人力資源開發(fā)利用等方面，而且其管理水平也會(huì)直接影響到高校人才發(fā)展，所以應(yīng)提高人事管理人員的意識(shí)，讓其樂(lè)于為人事工作服務(wù)。以實(shí)體保管為重點(diǎn)，讓重心逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化、數(shù)字化，切實(shí)提高高校人事管理的水平和工作效率，要做好這一點(diǎn)，需要做好以下方面：

（一）檔案信息數(shù)字化、一體化

人事檔案中的所有信息都與教職工的利益關(guān)系密切，其內(nèi)容具有參照性和法律性，不得人工隨意更改，其能夠在職稱評(píng)比、工資提升、工作考核等方面發(fā)揮出重要參考作用。現(xiàn)階段，這些方面的種類和數(shù)量都大大增加，這就意味著使用頻率有所提升，這就需要人事管理信息化建設(shè)盡快提上日程。在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中會(huì)受到較多因素的影響，比如傳達(dá)范圍廣、受時(shí)效性和地域性因素影響，這就需要提高電子文件檔案的使用率，但是還應(yīng)注意防止信息泄漏，做到科學(xué)利用檔案，以及進(jìn)行有效共享并保持安全性。

（二）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)化

每一所高校的發(fā)展時(shí)間少則幾十年，多則上百年，學(xué)校發(fā)展期間的人事變動(dòng)多而雜，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案資料量大且不便于管理利用，這就需要盡快實(shí)行信息化建設(shè)，將人事材料進(jìn)行規(guī)范整理，讓人事材料體量減輕，更加便于查找，有助于其在個(gè)人職位評(píng)定方面發(fā)揮作用，讓信息資源得到有效利用。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

自全國(guó)檔案工作會(huì)議和人事檔案審核工作開展以來(lái)，全國(guó)各部門有關(guān)人事建設(shè)的工作在規(guī)范性和完整度上都取得了有效突破[1]，但部分高校依然存在一些不可忽視的問(wèn)題，且出現(xiàn)率較高，高校人事檔案管理工作中所存在的問(wèn)題如下。

（一）檔案材料不全

人事檔案要建立在真實(shí)性的基礎(chǔ)上才能發(fā)揮真正作用，但是部分現(xiàn)有檔案中存在內(nèi)容不符合實(shí)際的問(wèn)題，比如，時(shí)間、出生日期、公歷、農(nóng)歷填寫不全或者失真；很多人事材料中只寫出了個(gè)人優(yōu)點(diǎn)，并無(wú)缺點(diǎn)，像一些履歷表、年度考核表、學(xué)歷職稱等材料不全等，這些問(wèn)題的出現(xiàn)都會(huì)大大增加審核難度，因此，人事部門應(yīng)對(duì)所有材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則應(yīng)及時(shí)處理，否則就會(huì)導(dǎo)致檔案的利用率變低。部分高校的人事管理人員屬于兼職，并非專門為人事管理提供服務(wù)，因此對(duì)工作不上心，只是對(duì)所有材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，當(dāng)所有資料沒(méi)有得到及時(shí)歸檔就會(huì)造成內(nèi)容不全，不便于后續(xù)開展工作。

（二）管理效率低下

目前，大多數(shù)高校的人事檔案多以傳統(tǒng)實(shí)體檔案為主，紙張規(guī)格通常使用16K，與國(guó)標(biāo)公文用紙A4 紙不統(tǒng)一，這就會(huì)導(dǎo)致后期在裝訂時(shí)需要認(rèn)真剪裁才能歸檔，這就無(wú)疑增加了工作難度。而在管理模式上，高校一直使用傳統(tǒng)管理模式，老舊管理制度會(huì)阻礙現(xiàn)有人事材料的收集、審核等工作，還會(huì)出現(xiàn)材料失真情況。高校由于長(zhǎng)期沒(méi)有建立完善的人事歸檔、人事材料審核等制度，導(dǎo)致大量人事材料堆積，沒(méi)有得到及時(shí)整理，使得很多資料都出現(xiàn)了虛假內(nèi)容。而少部分單位因?yàn)樽陨砝媸艿絺鹘y(tǒng)管理模式的約束，在材料管理方面存在權(quán)限問(wèn)題。

（三）利用范圍狹窄

目前，大多數(shù)高校使用的管理軟件功能并不完善，且多為自行研發(fā)，存在技術(shù)性缺陷，僅僅在人員基本信息、目錄編輯、檔案?jìng)鬟f等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這就意味著信息儲(chǔ)存量小，材料錄入度不高，由于功能有限加上操作繁瑣，使得信息統(tǒng)計(jì)、分析等工作運(yùn)算復(fù)雜，體現(xiàn)出信息化程度較低，這就導(dǎo)致了現(xiàn)有技術(shù)無(wú)法跟上現(xiàn)代信息化的發(fā)展腳步。隨著體制改革，非公有制經(jīng)濟(jì)得到了高速發(fā)展，非公有制組織、外企、中介組織成為吸納人才的渠道，當(dāng)大學(xué)畢業(yè)生進(jìn)入人才市場(chǎng)時(shí)，都流向了私企、外企。這就表現(xiàn)出了傳統(tǒng)人事制度的缺點(diǎn)，就是無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源的開發(fā)和利用。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的方案

（一）建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系

幾乎所有高校都達(dá)到了現(xiàn)代科技程度，使得計(jì)算機(jī)作業(yè)均得到有效實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也建立起自有校園網(wǎng)并配備了專人管理，這些物質(zhì)基礎(chǔ)能夠推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，并能夠?yàn)槿耸沦Y源提供共享平臺(tái)。在該項(xiàng)工作中，高校應(yīng)加大投資力度，對(duì)具備一定條件的單位配置檔案所需設(shè)備，提高人才資源開發(fā)利用的進(jìn)度。加大科技開發(fā)人員的投入，讓數(shù)據(jù)庫(kù)得到安全管理。若檔案管理技術(shù)方面較為落后，那么則應(yīng)對(duì)其展開規(guī)劃、加大投入，以完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)檔案技術(shù)裝備。建立好人事信息資源庫(kù)，其中，通用數(shù)據(jù)庫(kù)這方面一定要做好，利用信息化技術(shù)將全部職工檔案以數(shù)字化方式儲(chǔ)存在磁盤或者云端上，并且通過(guò)對(duì)應(yīng)的管理軟件進(jìn)行管理。建設(shè)人事信息網(wǎng)站，將網(wǎng)站信息服務(wù)直接面向全體職工，開放權(quán)限，讓人事管理部門和使用的職工形成良好互動(dòng)。

（二）培訓(xùn)人事檔案管理人員

現(xiàn)階段的社會(huì)形勢(shì)要求各大高校對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)和選擇提高重視程度，從而為高校招聘到素質(zhì)優(yōu)良的人員，切實(shí)提高檔案管理水平和效率，為信息化提供基礎(chǔ)。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)水平將直接關(guān)系到高校檔案信息的真實(shí)性、可靠性。為了增加信息利用率，則應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，可通過(guò)開展對(duì)檔案政策知識(shí)和法規(guī)知識(shí)學(xué)習(xí)，增加其工作全面性，讓其全面且正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用，通過(guò)培訓(xùn)幫助其樹立起忠于職守的高尚情操，以提高對(duì)檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。除此之外，還可加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使其對(duì)檔案收集、統(tǒng)計(jì)、管理、鑒別等技能進(jìn)一步提高，這樣才能夠保證人事信息的真實(shí)性、完整性。還需要對(duì)其開展計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)管理等知識(shí)的培訓(xùn)，使其提高對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，具備縱向、橫向、層次間轉(zhuǎn)換能力，這樣有利于在處理檔案信息時(shí)能夠以更高效率完成工作。通過(guò)培訓(xùn)能夠從整體上提高其業(yè)務(wù)能力和管理素養(yǎng)。

（三）取得教職工支持

教職工是高校人事檔案信息化的權(quán)利人，應(yīng)讓其對(duì)自己的人事檔案公開透明，使其能夠合理利用自己的信息。當(dāng)職工人事材料信息化處理后，會(huì)形成電子檔案，在調(diào)用翻閱其中的信息時(shí)，電子檔案中的內(nèi)容關(guān)乎到教職工的個(gè)人隱私和個(gè)人權(quán)益，根據(jù)《檔案法》和《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》規(guī)定，當(dāng)需要將職工人事信息向大眾公布時(shí)，應(yīng)取得權(quán)利人（職工本人）的授權(quán)同意。因此，高校人事檔案管理有關(guān)部門應(yīng)通過(guò)有效途徑獲取人事信息，確保在個(gè)人信息得到授權(quán)的基礎(chǔ)上，開展信息化建設(shè)。

（四）人事檔案實(shí)行分級(jí)管理

在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和全國(guó)通用人事檔案建成的基礎(chǔ)上，對(duì)人事材料的安全保密性提高重視度，對(duì)各類資料的使用密級(jí)進(jìn)行界定，開設(shè)不同用戶、設(shè)定數(shù)據(jù)授權(quán)單位、利用部門的使用權(quán)限，并實(shí)行分級(jí)管理，只有在獲得權(quán)限后才能查看到相關(guān)信息，這有利于一些單位及部門實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享化。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

為適應(yīng)新世紀(jì)檔案工作的發(fā)展需求，在引進(jìn)高質(zhì)量管理人才的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)管理人員的知識(shí)面拓寬加大重視，讓其能夠?qū)W習(xí)到先進(jìn)的管理知識(shí)，這樣有利于增加其管理技能，提高其工作能力和工作效率。在崗位培訓(xùn)方面也應(yīng)提高重視，這樣才能讓檔案管理人員的技能和能力相匹配。另外，加強(qiáng)其思政、職業(yè)道德培訓(xùn)也相當(dāng)重要，讓其認(rèn)識(shí)到只有掌握扎實(shí)的理論基礎(chǔ)并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能更好地服務(wù)于高校人事工作。只有讓檔案管理人員改變過(guò)往被動(dòng)態(tài)度，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)溝通的態(tài)度，才能便于及時(shí)有效地利用各種信息，便于高層作出決策，真正實(shí)現(xiàn)高校人事檔案建立的改革目標(biāo)。檔案管理人員還應(yīng)肩負(fù)起宣傳檔案法的使命，帶領(lǐng)全體職工提高檔案建設(shè)意識(shí)，讓人人都參與到檔案建設(shè)的工作中。在具備高深學(xué)問(wèn)并追求民主的高校中，檔案意識(shí)按道理來(lái)說(shuō)應(yīng)該十分濃厚，但實(shí)際上并非如此，多數(shù)人認(rèn)為，人事檔案無(wú)非就是一些個(gè)人資料而已，對(duì)其是否歸檔或者是否真實(shí)不以為然，這就導(dǎo)致了很多人事材料在歸檔中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，同時(shí)也反映出了工作人員歸檔意識(shí)淡薄。因此，提高檔案管理人員自覺(jué)收集人事材料并及時(shí)歸檔的意識(shí)非常重要，做好這一點(diǎn)有利于為日后檔案工作提供便利。高校檔案信息化工作所涵蓋的內(nèi)容非常多，但都是建立在原始檔案的基礎(chǔ)上才能開展后續(xù)工作，在進(jìn)行信息化前應(yīng)該確保人事信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，并符合相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。因此，收集和整理、鑒別人事檔案屬于重要工作環(huán)節(jié)，雖然這部分工作屬于基礎(chǔ)工作，但是一旦出現(xiàn)信息虛假或者缺失，將會(huì)對(duì)信息歸檔工作帶來(lái)嚴(yán)重阻礙，所以，應(yīng)嚴(yán)格按照人事檔案制度進(jìn)行全面細(xì)致的核查，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有利于保護(hù)人事信息的真實(shí)性和完整性。

（六）設(shè)置和選用先進(jìn)的高校人事檔案管理平臺(tái)

管理平臺(tái)應(yīng)具備幾點(diǎn)功能：（1）具有實(shí)物檔案掃描、影響輸出、信息內(nèi)容可編輯、更新、刪除等功能；（2）具有完善且靈活的管理規(guī)范和使用流程；（3）能夠?qū)n案信息進(jìn)行保密、權(quán)限管理明確的功能，以避免信息泄漏，這對(duì)檔案的使用權(quán)限、數(shù)字簽名具有保護(hù)性；（4）可提供信息服務(wù)，能夠?qū)θ耸滦畔⑦M(jìn)行二次開發(fā)和利用，能夠滿足在各種條件下完成對(duì)人員情況的查詢和統(tǒng)計(jì)，比如，全文檢索、檔案信息發(fā)布、身份認(rèn)證等；（5）具備與其他設(shè)備端口進(jìn)行數(shù)據(jù)交接的功能，將所接受的各類數(shù)據(jù)，用電子文件的形式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，以形成能夠永久保管的檔案資源[2]。人事管理平臺(tái)中涉及大量信息資源且結(jié)構(gòu)龐大，這就要求時(shí)常對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以便滿足更高的功能需求。

（七）確保系統(tǒng)建立及運(yùn)用管理

要做好日常對(duì)高校人事檔案信息化收集、查閱、維護(hù)等方面的工作，若任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響到人事信息的準(zhǔn)確性，因此，在工作過(guò)程中要按照規(guī)定，嚴(yán)格收集檔案材料，并對(duì)其進(jìn)行鑒別、整理、儲(chǔ)存等工作，確保信息得到及時(shí)錄入，時(shí)刻處于備用狀態(tài)，便于查閱、進(jìn)行決策處理。首先，應(yīng)對(duì)人事檔案信息的收集工作提高重視程度，利用系統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)化檔案進(jìn)行數(shù)字化采集或者讓系統(tǒng)對(duì)傳輸?shù)絻?nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，當(dāng)處理完成后，人事人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)嚴(yán)格審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，還可以利用系統(tǒng)中的目錄整理、信息采集等功能，讓多個(gè)端口用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)不同材料的采集，采集后經(jīng)過(guò)整理、歸檔等流程，以完善個(gè)人檔案信息庫(kù)，逐步建立起高校人事檔案信息化采集平臺(tái)。其次，還應(yīng)對(duì)系統(tǒng)實(shí)行分級(jí)管理，對(duì)不同用戶的權(quán)限進(jìn)行管理，因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案涉及專業(yè)性、政治性等工作，因此對(duì)其實(shí)行分級(jí)管理有助于保護(hù)人事信息，分級(jí)權(quán)限可按照行政高低進(jìn)行劃分，比如，廳、處、科級(jí)以及普通職工，也可以按照專業(yè)技術(shù)進(jìn)行分類，比如，正高、副高、中級(jí)以及以下職稱。另外，查閱的權(quán)限需要使用密碼或者身份確認(rèn)，按照管理權(quán)限，分層次向需要查看人事信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的人事信息。最后，要注意確保不涉及個(gè)人隱私的前提下，適量公布人事信息或者對(duì)本人開放，以便能夠及時(shí)對(duì)失真信息進(jìn)行補(bǔ)充和修正，便于使人事數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確完善。人事人員應(yīng)主動(dòng)維護(hù)系統(tǒng)，對(duì)新采集到的人事信息進(jìn)行處理，以便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員能夠及時(shí)查閱到所需的人事檔案內(nèi)容，達(dá)到了提高檔案利用率的要求。

（八）建立健全的人事檔案管理制度

過(guò)去老舊的人事檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下的需求，因此，應(yīng)盡快對(duì)其進(jìn)行改革，以便建立起更新、更符合人事檔案管理的制度，讓人事檔案管理制度實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。應(yīng)注意，在材料收集工作中，應(yīng)建立起人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集范圍，不做重復(fù)性收集，每一次收集的目的都在于讓人事檔案得到進(jìn)一步充實(shí)完善；在鑒別材料的環(huán)節(jié)中，明確鑒別內(nèi)容，對(duì)無(wú)效、失真的材料進(jìn)行刪除，讓人事材料得到精簡(jiǎn)化歸檔的同時(shí)，保證其完整性及有效性；在歸檔材料的環(huán)節(jié)中，要保證資料分類明確，將統(tǒng)一材料放在同一文件夾內(nèi)，剔除異類資料，確保資料的統(tǒng)一性，以便于查閱。在轉(zhuǎn)移檔案的環(huán)節(jié)中應(yīng)實(shí)事求是，按照規(guī)章制度進(jìn)行轉(zhuǎn)移，保證材料的真實(shí)性，不得隨意修改資料；應(yīng)明確人事檔案利用法則，這樣才能確保別人在翻閱、查閱人事檔案時(shí)不會(huì)影響到檔案的安全性和真實(shí)性。人事檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地與有關(guān)部門或個(gè)人取得聯(lián)系，以便于及時(shí)更新歸檔所需的新材料。總而言之，人事檔案管理人員在工作時(shí)一切應(yīng)以制度為量化標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能避免疏漏，保證管理質(zhì)量，確保管理工作得以正常開展，這樣才能讓人事檔案信息化走上正軌，從而確保高校人事檔案信息化建設(shè)得到科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理。

（九）接受監(jiān)督

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校的檔案資料也在不斷增加，而傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不適用現(xiàn)階段的檔案管理工作，老舊管理模式會(huì)拖慢工作進(jìn)度同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)更多錯(cuò)誤問(wèn)題。以往的人事檔案通常只有少數(shù)人能夠查閱和使用，而大眾則無(wú)法監(jiān)督查閱，這就導(dǎo)致有關(guān)檔案管理人員容易受到誘惑而幫忙篡改資料，造成人事檔案信息水分增加，不利于高校人才培養(yǎng)發(fā)展需求，其中，德不配位的工作人員對(duì)工作敷衍了事，極大地?cái)D壓了他人晉升空間，讓員工間產(chǎn)生隔閡，若能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督，那么將大大減少這些問(wèn)題的出現(xiàn)。其實(shí)，人事檔案的內(nèi)容可以按照履歷、自傳、考核獎(jiǎng)懲等信息進(jìn)行排序，而工資和其他類資料則可以單獨(dú)進(jìn)行分類管理，專業(yè)部分也稱之為業(yè)務(wù)檔案，其余部分則稱之為人事檔案，而前者可以進(jìn)行公示，經(jīng)過(guò)一系列的處理后，也可以成為人力資源信息，而后者中的考核、獎(jiǎng)懲也可以進(jìn)行公開，這些信息的透明度大增，能夠進(jìn)一步維護(hù)人事檔案的真實(shí)性，通過(guò)公示讓人事檔案內(nèi)容接受輿論監(jiān)督，便于維護(hù)人事信息的真實(shí)性。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校人事檔案信息化建設(shè)的工程量是巨大的，但是只要逐一突破就能迎刃而解，在開展建設(shè)的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)受到很多因素的干擾，阻礙建設(shè)進(jìn)程，這就需要人事部門積極主動(dòng)地去解決問(wèn)題，校方也應(yīng)大力支持該項(xiàng)工作，這樣才能進(jìn)一步提高建設(shè)效率。人事檔案信息化處理后，將大大提高查閱效率，通過(guò)微機(jī)終端與網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，切實(shí)提高人事信息的利用率，最大效益地為高校育才、用才、留才提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以便于為各大高校的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。