王迎尚越,2(博士)
(1江漢大學(xué)商學(xué)院 湖北武漢 430056 2江漢大學(xué)武漢城市圈制造業(yè)發(fā)展研究中心 湖北武漢 430056)
隨著信息時代的到來,知識積累和更新的速度不斷提高,傳統(tǒng)會計存在信息加工手段落后,會計信息的相關(guān)性、準(zhǔn)確性、完整性得不到保證等問題,導(dǎo)致難以在企業(yè)中發(fā)揮有效的作用。因此,將傳統(tǒng)會計與現(xiàn)代信息化技術(shù)相結(jié)合、實施財務(wù)共享是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的必然要求,財務(wù)共享建設(shè)有助于企業(yè)在日益激烈的商業(yè)競爭中提高企業(yè)管理水平、增強企業(yè)競爭力,對企業(yè)未來發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。
企業(yè)財務(wù)共享問題一直是學(xué)界和業(yè)界廣泛關(guān)注的焦點,除了對財務(wù)共享相關(guān)概念進行界定外,研究熱點還集中在財務(wù)共享中心建設(shè)以及財務(wù)共享實施效果等方面。
共享服務(wù)被認為是一種不同于傳統(tǒng)管理模式的新型管理理念,它通過減少企業(yè)管理層級實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合,利用母公司與子公司的資源共享,獲得競爭優(yōu)勢、達到規(guī)模效應(yīng)。財務(wù)共享是新興的會計和報告業(yè)務(wù)管理方式,由美國福特汽車公司首先提出并運用到企業(yè)管理中,以達到降低企業(yè)管理成本的目的。財務(wù)共享基于業(yè)務(wù)流程與流程再造理論,以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)為目的,依托大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展,破除空間和位置的限制,從市場的角度為客戶提供專業(yè)財務(wù)服務(wù)。張敏(2018)認為財務(wù)共享采用了市場化運作模式,將不同國家、不同地點的會計業(yè)務(wù)以及各子公司、各部門的會計業(yè)務(wù)均聚集到總部的財務(wù)共享服務(wù)中心進行統(tǒng)一、規(guī)范的處理,從而優(yōu)化流程規(guī)范、提高流程效率、降低運營成本及創(chuàng)造價值。
余永亮(2022)認為,財務(wù)共享服務(wù)中心實施要做好實施內(nèi)容、人員安排和試點計劃三大方案,并根據(jù)實施進度,提出具體舉措,包括進行建設(shè)動員、確立系統(tǒng)化工作和服務(wù)機制、實施全方位和體系化培訓(xùn)、選取試點實施并全面推廣等具體措施。一般來說,財務(wù)共享中心的建設(shè)應(yīng)分為三個階段:前期方案規(guī)劃設(shè)計階段、中期實施階段和后期運營維護階段。前期評估準(zhǔn)備工作是財務(wù)共享服務(wù)中心成功實施的關(guān)鍵,包括考察實施財務(wù)共享是否具備充分的前提條件,確定財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)范圍與目標(biāo)。信息系統(tǒng)可以加強內(nèi)部控制建設(shè),從而提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)通過將內(nèi)部控制納入信息系統(tǒng),以建立責(zé)任人初次簽字責(zé)任制、員工報銷信用評級制度、分公司財務(wù)負責(zé)人控制程度。有研究關(guān)注了通信企業(yè)的財務(wù)共享模式,分析了財務(wù)共享模式下資金分配和憑證管理問題,認為分支機構(gòu)必須加強對債務(wù)和收支的財務(wù)管理。通過對財務(wù)共享服務(wù)實施現(xiàn)狀的調(diào)查,已有研究發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)運作過程中,可以通過優(yōu)化和完善員工信息系統(tǒng)、組織結(jié)構(gòu)和日常管理,確保企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)的順利運行。財務(wù)共享服務(wù)中心成功運行的關(guān)鍵是信息系統(tǒng),企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心需要成熟、完善的ERP系統(tǒng)作為支持。將財務(wù)系統(tǒng)、ERP、HR、影像等多個系統(tǒng)打通,實現(xiàn)資金收付的自動化處理,結(jié)合銀企、企企互聯(lián),實現(xiàn)數(shù)據(jù)貫通,極大地提高了財務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理效率。另外,有學(xué)者提出利用新興信息技術(shù),提高財務(wù)共享中心建設(shè)水平,章連標(biāo)等(2022)認為從理論契合度和現(xiàn)狀匹配度兩個方面來看,可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)對我國財務(wù)共享中心予以優(yōu)化,設(shè)計以區(qū)塊鏈技術(shù)為基礎(chǔ)的財務(wù)共享中心體系框架。
基于企業(yè)管理成本理論,研究發(fā)現(xiàn)財務(wù)共享能夠?qū)I(yè)務(wù)集中起來,形成規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)使企業(yè)的運營成本降低并優(yōu)化資源配置。具體而言,母公司將報告和業(yè)務(wù)集中匯總,各子公司共享資源和工作任務(wù),實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化,降低企業(yè)的管理成本,提升財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率。集中化的處理模式還可以節(jié)省人工成本,實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)模經(jīng)濟。唐勇(2016)認為財務(wù)共享為企業(yè)提供及時、準(zhǔn)確的信息,規(guī)范的制度提高了信息質(zhì)量,數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)智能化的處理,能更有效地預(yù)測和分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),提升業(yè)務(wù)處理效率。謝征(2020)認為財務(wù)共享模式是通過建立財務(wù)共享中心,將企業(yè)集團中有關(guān)的財務(wù)人員以及財務(wù)資源進行統(tǒng)一的分配和控制;財務(wù)共享模式實施的目的是為了協(xié)助集團總部對各成員企業(yè)進行科學(xué)合理的管理和控制,保證企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)口徑的統(tǒng)一、準(zhǔn)確、真實、可比和及時,從而保證集團總部的動態(tài)控制和集中管理。
基于傳統(tǒng)分散式資金管理模式,子公司自有資金管理體系,資金上報時間分散、流程各異,極易導(dǎo)致母公司無法正確、高效匯總編制資金預(yù)算。與此同時,母公司也無法及時獲取子公司資金往來信息,難以應(yīng)對時刻變化的市場環(huán)境。而財務(wù)共享可以加強對資金結(jié)算管理,確保資金支付安全,加強債券監(jiān)管,有效避免資金流失。吳文靜等(2021)提出采用光學(xué)字符識別技術(shù)用以識別發(fā)票信息,自動生成付款申請,集成智能算法,組織付款優(yōu)先級,查詢付款指令;模擬人工判斷,實現(xiàn)資金的自動數(shù)據(jù)分析和預(yù)警。童品波(2020)以規(guī)模龐大、資金流量大的煙草公司為研究對象,分析其當(dāng)前資金管理現(xiàn)狀,借鑒財務(wù)共享服務(wù)模式,降低資金成本和風(fēng)險,提高資金使用效率。
國內(nèi)外學(xué)者對財務(wù)共享定義概括較為全面,在理論研究上也形成了一套完整的財務(wù)共享理論體系。但與此同時,國內(nèi)研究對企業(yè)實踐關(guān)注較少,研究方法也相對單一。更重要的是,我國大型企業(yè)集團數(shù)量有限,各行業(yè)的典型案例不夠豐富,且大多研究集中在金融、通訊等領(lǐng)域,對涉及供產(chǎn)銷的乳制品行業(yè)研究甚少。因此本文以蒙牛集團為例,對其財務(wù)共享的構(gòu)建和實施效果進行分析,總結(jié)問題并提出解決方案,以期為蒙牛集團在財務(wù)共享服務(wù)的實施提供借鑒。
蒙牛集團股份有限公司(以下簡稱蒙牛集團)成立于1999年8月,2004年6月10日在香港上市,是國家農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化重點企業(yè)、乳制品行業(yè)龍頭企業(yè)。蒙牛集團是首個建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)的乳制品企業(yè),分析其從傳統(tǒng)財務(wù)管理到財務(wù)共享的管理模式的轉(zhuǎn)型之路,對乳制品行業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)具有借鑒意義。
為適應(yīng)財務(wù)組織轉(zhuǎn)型趨勢,蒙牛集團于2009年提出建設(shè)財務(wù)共享中心;于2012年全面更新企業(yè)信息系統(tǒng)、財務(wù)和業(yè)務(wù)流程以及戰(zhàn)略規(guī)劃;于2013—2014年成功實施SAP系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及CRM系統(tǒng),成功實現(xiàn)產(chǎn)供銷一體化、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化以及產(chǎn)品質(zhì)量信息化;于2015—2016年完成財務(wù)共享中心建設(shè),實現(xiàn)了財務(wù)組織轉(zhuǎn)型升級,并搭建了BI(Business Intelligence)平臺基礎(chǔ),以及商業(yè)智能分析體系;于2017—2018年優(yōu)化戰(zhàn)略資源布局,建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ),建立數(shù)據(jù)模型和數(shù)據(jù)洞察。蒙牛財務(wù)共享中心的建設(shè),把大量且重復(fù)的財務(wù)工作集中起來,促進了業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合,為業(yè)務(wù)發(fā)展及戰(zhàn)略提供了支持,推動了企業(yè)的進步和發(fā)展。
實施財務(wù)共享以后,通過整合業(yè)務(wù),公司財務(wù)組織制度得到統(tǒng)一。所有財務(wù)業(yè)務(wù)循環(huán)的建設(shè)一次性完成,包括從采購到應(yīng)付、銷售到應(yīng)收、費用處理、資產(chǎn)、報表及總賬(史燕玲,2020)。蒙牛集團根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點將整個財務(wù)共享服務(wù)中心劃分成了七個部門,前五個為業(yè)務(wù)循環(huán)部門,需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)進行接待和處理,負責(zé)資產(chǎn)和成本等報表編制;對費用、采購報銷業(yè)務(wù)進行審核和付款;各部門的銷售訂單與貸款業(yè)務(wù);固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等核算。后兩個為支持部門,核心業(yè)務(wù)是負責(zé)績效管理、員工培訓(xùn)、流程優(yōu)化和系統(tǒng)維護等。財務(wù)共享服務(wù)中心部門架構(gòu)見圖1。
圖1 蒙牛財務(wù)共享中心架構(gòu)圖
1.提高了業(yè)務(wù)處理效率。未實施財務(wù)共享前,財務(wù)人員分布于各地區(qū)子公司,信息集成化低且工作效率也低,由于對財務(wù)數(shù)據(jù)的信息輸入占據(jù)了財務(wù)人員大部分時間,因此難以對數(shù)據(jù)進行深入的分析與總結(jié)。實施財務(wù)共享后,由分散財務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芸?,從單?jù)審核到報表完成的效率均有明顯提升(李歡,2021)。在財務(wù)核算方面速率提升了25%左右,由于實現(xiàn)了數(shù)據(jù)自動傳接,既加快了數(shù)據(jù)處理速度又保證了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,付款效率大幅提升了70%,改單率下降了10.2%。單據(jù)審核時效由建立初期的26小時縮減到11.8小時,高效的業(yè)務(wù)處理能力提高了客戶滿意度,提升了42%。數(shù)據(jù)的高效處理加快了財務(wù)報表的編制,減少了管理報告的時間。交易處理時間縮短,財務(wù)人員用于分析決策的時間大大增加,能更有效地投入到企業(yè)高附加值作業(yè)中,提高了企業(yè)的核心競爭力。
2.提高了盈利能力。一般用平均凈資產(chǎn)收益率和凈利率來分析企業(yè)的盈利能力。平均凈資產(chǎn)收益率反映企業(yè)自有資本獲取凈利潤的能力,平均凈資產(chǎn)收益率越高,表明投資帶來的收益越高;凈利率越高,表明公司盈利能力越強。在2015年蒙牛集團正式實施財務(wù)共享后,不管是平均凈資產(chǎn)收益率還是凈利率,都處于不斷上升的趨勢中且增長速度平穩(wěn)。可見,財務(wù)共享的模式增強了企業(yè)的獲利能力。
3.提高了資金管理能力。現(xiàn)金是資金管理的核心,資金管理水平高低影響著企業(yè)運行的好壞。通過提升企業(yè)整體資金的管理水平和利用效率,合理地控制營運風(fēng)險,才能不斷促進企業(yè)的發(fā)展。一般采用現(xiàn)金債務(wù)總額比率來衡量企業(yè)資金的流動性和變現(xiàn)速度,比值越大說明企業(yè)償債能力越強,能滿足企業(yè)對短期資金的需要,最優(yōu)值為0.25。一般采用流動資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率、總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率來衡量資金的使用效率。資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度越快,說明資金的使用效率越高。蒙牛年報數(shù)據(jù)顯示,在2013—2015年,蒙牛的現(xiàn)金債務(wù)總額比率呈現(xiàn)下降趨勢。在2015年建立財務(wù)共享中心后,對企業(yè)資金進行集中管理,現(xiàn)金債務(wù)總額比率呈現(xiàn)上升趨勢,并且與最優(yōu)值相差不大,表明企業(yè)資金流動性良好。2013—2015年,流動資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率呈現(xiàn)下降趨勢,之后開始上升,波幅不大。資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率提高表明企業(yè)的資金使用效率有所提高。三個指標(biāo)都反映了蒙牛實施財務(wù)共享后,資金的管理能力得以不斷提高。詳見圖2。
實施財務(wù)共享能夠消除重復(fù)的會計工作、統(tǒng)一規(guī)劃會計流程、提高會計質(zhì)量、降低交易處理成本,但從案例來看,在實際應(yīng)用過程中存在著一些共性的問題。
我國財務(wù)共享服務(wù)水平與財務(wù)共享服務(wù)發(fā)展較好的國家有一定的差距。財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)耗資大,還要與企業(yè)運作模式結(jié)合,若信息系統(tǒng)不完善,就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源得不到有效傳輸、配置與優(yōu)化整合。由于集團公司子公司比較多,業(yè)務(wù)也很多,每個子公司和部門存在差異,信息系統(tǒng)的構(gòu)建時間、程序等存在不同之處,也會導(dǎo)致業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)、跨區(qū)域或跨國的信息資源存在時間上的滯后性與理解上的偏差性,無法保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性、及時性和一致性。
由于財務(wù)共享服務(wù)需要采用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù),因此其建設(shè)發(fā)展需要匹配相關(guān)的高素質(zhì)人才,而我國的人才培養(yǎng)體系、人才職業(yè)能力框架建設(shè)還比較落后,既具有財務(wù)知識又具有較高信息技術(shù)素養(yǎng)的人才太少。從目前現(xiàn)狀來看,淘汰不符合要求的現(xiàn)有會計人員和引進匹配共享中心建設(shè)的會計人才都需要企業(yè)付出較大的成本,這些困難顯然會影響企業(yè)財務(wù)共享體系構(gòu)建的速度和企業(yè)健康長遠的發(fā)展。
在大數(shù)據(jù)背景下,財務(wù)共享模式在優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)和創(chuàng)新服務(wù)上具有一定的優(yōu)勢,但又存在前所未有的挑戰(zhàn)。一方面,會受到海量數(shù)據(jù)的侵襲。財務(wù)共享服務(wù)中心還無法將所有錄入數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)化為有效的數(shù)據(jù),而數(shù)據(jù)的龐雜交錯也容易在大量用戶訪問時出現(xiàn)超量、擁堵與病毒侵襲等風(fēng)險。另一方面,實施財務(wù)共享的企業(yè),財務(wù)人員集中在一起處理各個部門的業(yè)務(wù)如數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)稽核、編制憑證、報表等,由于相應(yīng)人才不足、數(shù)據(jù)又十分龐大,容易導(dǎo)致重復(fù)或遺漏一些流程,或者數(shù)據(jù)缺失或失真。
財務(wù)共享服務(wù)作為一種新型的管理形式,可以有效降低運營成本和風(fēng)險。財務(wù)共享服務(wù)與傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式不同,工作環(huán)境和流程的改變讓企業(yè)在運營中具有更大的風(fēng)險。若管控能力不強,就會出現(xiàn)人為操縱會計信息和費用標(biāo)準(zhǔn)的行為。如果企業(yè)沒有合理使用財務(wù)共享系統(tǒng)和風(fēng)險管理體系,存在資源投入過多和產(chǎn)出過少的情況,從而導(dǎo)致規(guī)模報酬遞減效應(yīng),最終企業(yè)控制風(fēng)險的效果可能會差強人意。
財務(wù)共享系統(tǒng)的不穩(wěn)定使得財務(wù)共享存在諸如數(shù)據(jù)失真、信息滯后、財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率低等問題。因此,企業(yè)應(yīng)該利用新興技術(shù),通過優(yōu)化財務(wù)共享系統(tǒng),提升其安全性、穩(wěn)定性、可靠性,從而避免由于信息系統(tǒng)不穩(wěn)定帶來的風(fēng)險后果。首先,企業(yè)需要選擇實力較強的系統(tǒng)服務(wù)商作為企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ),并結(jié)合自身生產(chǎn)經(jīng)營情況開發(fā)符合自身特點的信息化系統(tǒng)。其次,企業(yè)還應(yīng)加強在機器人方面的研究,實現(xiàn)票據(jù)從業(yè)務(wù)發(fā)起、掃描、審批等流程的自動化智能周轉(zhuǎn),進一步提升業(yè)務(wù)處理效率、減少人力成本,釋放有限的人力資源,將其投入到更具價值的工作中。有效管理稅務(wù)機器人、資金結(jié)算機器人、服務(wù)機器人等,安排專業(yè)人員定期對其進行核查和測試、修理,定期更新財務(wù)共享平臺和系統(tǒng),全方位提升公司財務(wù)共享中心的運行效率。加強系統(tǒng)安全管理,提升運營穩(wěn)定性水平,建立系統(tǒng)安全管理機制,規(guī)范并落實系統(tǒng)的開發(fā)、維護和管理職責(zé),實施多層級的安全防護保障。
在財務(wù)共享服務(wù)模式下,需要會計人員更深入地了解業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)背后反映的經(jīng)營活動情況,主動了解前端業(yè)務(wù),成為業(yè)務(wù)人員的合作伙伴。在建立財務(wù)共享中遇到的各種問題,要與業(yè)務(wù)前端進行溝通,提高財務(wù)共享流程質(zhì)量和效率。企業(yè)應(yīng)加強會計人員信息技術(shù)培訓(xùn)和強化大數(shù)據(jù)意識,積極引進信息技術(shù)人才、“會計+IT”的復(fù)合型人才,為財務(wù)共享的建設(shè)提供人才支撐,打造專業(yè)化、綜合性的人才團隊。對于高質(zhì)量復(fù)合型人才,企業(yè)應(yīng)采取相應(yīng)的激勵機制留住人才,更好地為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和良好發(fā)展服務(wù)。
企業(yè)只有加強數(shù)據(jù)篩選,提升數(shù)據(jù)分析與處理的能力,才能彌補大數(shù)據(jù)背景下財務(wù)共享的短板。譬如企業(yè)可以建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫,引進先進的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和過濾分析技術(shù),提高財務(wù)共享模式的數(shù)據(jù)處理能力。還可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)解決數(shù)據(jù)加密的問題,通過對所有信息分時間區(qū)塊存儲,并通過加密驗證的方式將前后區(qū)塊進行鏈接,形成不可篡改的區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)存儲方式,有效防止單個節(jié)點數(shù)據(jù)遭到篡改或遺失,以此提升信息安全等級。對可能出現(xiàn)的信息泄露等問題提前布控,對關(guān)鍵數(shù)據(jù)實時進行監(jiān)控,強化信息加密工作以及系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置,合理控制信息資源共享。企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的防范體系,確保信息的安全可靠。
財務(wù)部門應(yīng)該監(jiān)督企業(yè)的資產(chǎn)情況,對可能存在操縱利潤的行為加大監(jiān)管力度,保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,保證財務(wù)工作的有序進行。同時,提高企業(yè)內(nèi)部控制水平,構(gòu)建有效的考核體系,每隔一定時間對相關(guān)業(yè)務(wù)進行檢查,實現(xiàn)最佳的工作結(jié)果。建立完善的企業(yè)財務(wù)管理監(jiān)督機制,分析企業(yè)財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的原因,從而進一步完善監(jiān)督機制。健全企業(yè)治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部牽制機制,充分發(fā)揮監(jiān)事會、內(nèi)部審計等內(nèi)部監(jiān)督部門的監(jiān)督職能。加強管控能力,有效防范財務(wù)風(fēng)險,實現(xiàn)更好的發(fā)展。
企業(yè)面臨的市場競爭越來越激烈,企業(yè)想獲取更好的發(fā)展,就需要加大管理力度,改善管理模式。本文以蒙牛集團財務(wù)共享模式應(yīng)用為案例進行研究,介紹了蒙牛集團財務(wù)共享構(gòu)建歷程,以及符合蒙牛自身業(yè)務(wù)特點的財務(wù)共享服務(wù)部門,然后得出財務(wù)共享服務(wù)有助于提升企業(yè)的業(yè)務(wù)處理效率、提高企業(yè)的盈利能力和資金管理能力的結(jié)論。最后對建設(shè)財務(wù)共享后企業(yè)存在的一些問題提出了相應(yīng)的建議和改進措施。對于企業(yè)來說,建設(shè)符合自身業(yè)務(wù)的財務(wù)共享服務(wù),需要積極學(xué)習(xí)、引進大數(shù)據(jù)等信息技術(shù),改進財務(wù)共享服務(wù)的不足,不斷更新、改革、發(fā)展財務(wù)共享,以此提高企業(yè)的核心競爭力,實現(xiàn)企業(yè)健康長遠發(fā)展的目標(biāo)。