汪海洋(財(cái)務(wù)總監(jiān)/高級(jí)會(huì)計(jì)師)
(杭州市城建開發(fā)集團(tuán)有限公司 浙江杭州 310000)
在企業(yè)信息化程度不斷加強(qiáng)及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的形勢(shì)下,我國(guó)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)難以為企業(yè)管理層提供更高效的信息系統(tǒng)保障。房地產(chǎn)行業(yè)頭部企業(yè)規(guī)模大、管控節(jié)點(diǎn)多,財(cái)務(wù)人員素質(zhì)參差不齊,行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境復(fù)雜多變,如管控不到位,管理層不能掌握實(shí)時(shí)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù),將會(huì)對(duì)企業(yè)造成較大的損失?;跇I(yè)財(cái)融合的企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式搭建已被越來越多的企業(yè)應(yīng)用到內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的過程中來,并成為企業(yè)提升內(nèi)部管理效率及風(fēng)險(xiǎn)管控水平的重要手段之一。作為高效、安全的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),財(cái)務(wù)共享平臺(tái)已被越來越多的房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的高效融合,真正做到了財(cái)務(wù)服務(wù)于業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)。財(cái)務(wù)共享模式是對(duì)集團(tuán)下屬企業(yè)或子公司中同質(zhì)性、簡(jiǎn)單的、重復(fù)性強(qiáng)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行梳理和再造,將其標(biāo)準(zhǔn)化后轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行統(tǒng)一、集中的處理,使更多資源服務(wù)于集團(tuán)的核心業(yè)務(wù)(張慶龍,2017)。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用可以降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,大大提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率,并在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制上提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的安全邊際。為了促進(jìn)業(yè)財(cái)進(jìn)一步高效融合,有效地預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)并提高運(yùn)營(yíng)效率,一些大型企業(yè)積極采用財(cái)務(wù)共享模式,并達(dá)到了預(yù)期效果。本文剖析了ZL公司在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式過程中的構(gòu)建邏輯、思路及要點(diǎn),以期為房地產(chǎn)行業(yè)走業(yè)財(cái)融合的信息化道路提供案例參考。
所謂業(yè)財(cái)融合,是將企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)與經(jīng)營(yíng)管理緊密結(jié)合,在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)及管控過程中,業(yè)務(wù)人員能夠及時(shí)地將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)信息、數(shù)據(jù)反饋、傳送給財(cái)務(wù)部門(蔡軍、楊潔等,2022)。財(cái)務(wù)管理部門對(duì)收集到的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)加以分析處理,為管理層動(dòng)態(tài)決策提供數(shù)據(jù)支撐。業(yè)財(cái)融合可以打破業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的信息壁壘,使得不同業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)匯集至同一個(gè)平臺(tái),真正實(shí)現(xiàn)信息資源的高濃度共享。
風(fēng)險(xiǎn)控制是財(cái)務(wù)管理部門的重要職能之一,財(cái)務(wù)管控過程涵蓋了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié),把管理與控制功能延伸至生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的全過程,把財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)擴(kuò)展至生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,以達(dá)到對(duì)企業(yè)各個(gè)管控環(huán)節(jié)進(jìn)行有效地監(jiān)督、管控,尤其是達(dá)到防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的目的(唐丹凝等,2022)。所以,為避免行業(yè)風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)有必要通過業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合,將財(cái)務(wù)管理視角延伸至企業(yè)業(yè)務(wù)管理的前臺(tái),將財(cái)務(wù)管理的風(fēng)控思路由事后發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)防,由被動(dòng)反饋轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)控制。
為了提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)時(shí)掌控企業(yè)動(dòng)態(tài)經(jīng)營(yíng)情況尤為重要,最直觀、有效的做法就是通過數(shù)據(jù)的形式將各業(yè)務(wù)板塊的經(jīng)營(yíng)情況直觀顯示出來。引入業(yè)財(cái)融合可以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平、財(cái)務(wù)管理水平以及風(fēng)險(xiǎn)管控水平,為企業(yè)管理層的決策提供強(qiáng)有力的支持。
只有將財(cái)務(wù)管控過程有效滲入企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié),才能將有關(guān)市場(chǎng)、收入、成本、費(fèi)用等相關(guān)的變化轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)管理者所需要的財(cái)務(wù)語(yǔ)言,向企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供充分、有效的決策信息,以免誤導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者做出錯(cuò)誤的決策,從而發(fā)揮企業(yè)財(cái)務(wù)管理的價(jià)值分析與管理功效。業(yè)財(cái)融合打通了業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門之間的信息壁壘,使財(cái)務(wù)管理的觸角可以更廣泛、更高效地滲入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)地獲取企業(yè)的經(jīng)營(yíng)信息,提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息獲取的顆粒度、密度,從而為管理層決策提供更加準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的信息支撐(常青,2019)。通過分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后的經(jīng)營(yíng)情景,決策者更能直觀、敏銳地掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài),增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的靈活性,最終提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效。
根據(jù)ZL公司對(duì)財(cái)務(wù)共享模式的搭建思路,從功能定位上財(cái)務(wù)共享中心可逐步實(shí)現(xiàn)由初期的內(nèi)部成本中心過渡到中期的內(nèi)部利潤(rùn)中心,最終實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期的對(duì)外服務(wù)公司。在初期,財(cái)務(wù)共享中心作為服務(wù)于集團(tuán)內(nèi)部公司的成本中心,集中進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)核算服務(wù),以提高經(jīng)營(yíng)效率;在中期,財(cái)務(wù)共享中心將逐漸形成內(nèi)部收費(fèi)體制,實(shí)現(xiàn)由成本費(fèi)用中心向服務(wù)收益中心的轉(zhuǎn)變,逐步形成內(nèi)部收費(fèi)激勵(lì)機(jī)制,考核根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心模擬收益情況積極探索更先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理工具和方式,通過持續(xù)提升業(yè)務(wù)的品質(zhì)與效益,逐漸拓展服務(wù)對(duì)象的范圍與業(yè)務(wù)內(nèi)涵;在遠(yuǎn)期,財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)對(duì)象可逐漸拓展業(yè)務(wù)范疇至公司外部,并對(duì)外進(jìn)行市場(chǎng)化的財(cái)稅服務(wù)外包業(yè)務(wù),把內(nèi)部公共業(yè)務(wù)當(dāng)成自己的商品實(shí)體來運(yùn)營(yíng),內(nèi)部公共中心和所有企業(yè)都達(dá)成了服務(wù)收費(fèi)協(xié)定,并進(jìn)行市場(chǎng)化服務(wù),內(nèi)部顧客可自由選用內(nèi)部公共服務(wù)中心或其內(nèi)部提供者的服務(wù)項(xiàng)目,也可接受企業(yè)以外的服務(wù)外包業(yè)務(wù)。
財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)涵蓋了銷售至收款、成本至付款、費(fèi)用、薪酬、資產(chǎn)、稅務(wù)、資金結(jié)算等業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的系統(tǒng)選型和功能充分考慮了各個(gè)業(yè)務(wù)流程的需求,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)覆蓋全面化。通過會(huì)計(jì)引擎實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息到會(huì)計(jì)信息的自動(dòng)轉(zhuǎn)換,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。流程直接從源頭系統(tǒng)發(fā)起且完整地經(jīng)過業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng),避免流程中斷和線下手工操作,確保業(yè)務(wù)流程經(jīng)過完整的審批,系統(tǒng)支持審批流程靈活化配置,實(shí)現(xiàn)了審批流程完整化。通過主數(shù)據(jù)完整統(tǒng)一,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享一套完整的主數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化。通過打破賬套邊界,實(shí)現(xiàn)跨賬套批量操作,提高共享業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)化和效率,實(shí)現(xiàn)了操作批量化。
財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)架構(gòu)按照功能應(yīng)用分為前、中、后臺(tái),前端提供了終端用戶操作門戶;中臺(tái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作和運(yùn)營(yíng)管理;后臺(tái)則提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、權(quán)限管理等多種基礎(chǔ)應(yīng)用和支持(詳見圖1)。
圖1 財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)架構(gòu)規(guī)劃
財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是未來財(cái)務(wù)共享人員的工作操作平臺(tái),具備任務(wù)管理、績(jī)效管理、質(zhì)量管理、運(yùn)營(yíng)支持、憑證管理、單據(jù)狀態(tài)管理等功能,可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)統(tǒng)一審核入賬處理、報(bào)賬單據(jù)電子化流轉(zhuǎn)和自動(dòng)分派、核算業(yè)務(wù)質(zhì)量控制、核算人員績(jī)效統(tǒng)計(jì)。通過同一個(gè)平臺(tái)打通與金蝶營(yíng)銷系統(tǒng)、成本系統(tǒng)、集采系統(tǒng)、NC核算系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、用友資金系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、共享報(bào)賬系統(tǒng)、商旅平臺(tái)等不同信息系統(tǒng)之間的壁壘,真正實(shí)現(xiàn)高濃度信息共享。通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中的流程優(yōu)化、改造及外部系統(tǒng)的有效嵌入,將內(nèi)部控制機(jī)制先固化后優(yōu)化,最終形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)流程,保證財(cái)務(wù)管理活動(dòng)高效運(yùn)轉(zhuǎn),從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)更好地服務(wù)于經(jīng)營(yíng)的宗旨,同時(shí)可對(duì)業(yè)務(wù)行為產(chǎn)生有效的制衡與監(jiān)督。
財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中構(gòu)建了信息化程度較高的影像掃描系統(tǒng),自帶附件管理功能、OCR高效識(shí)別功能、圖文自動(dòng)轉(zhuǎn)化功能。全程跟蹤實(shí)物單據(jù)的傳輸過程,如接收、發(fā)送、歸檔等,都在系統(tǒng)中留痕并且可查詢,實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)跟蹤實(shí)物單據(jù)狀態(tài)的目的;通過OCR光學(xué)識(shí)別功能,將單據(jù)、圖片上的文字內(nèi)容直接轉(zhuǎn)換為文字或數(shù)據(jù),提高流程效率。
報(bào)賬平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)費(fèi)用事前申請(qǐng)-報(bào)銷-付款流程自動(dòng)化和費(fèi)用預(yù)算控制及定制化分析報(bào)表,可實(shí)現(xiàn)合同類管理費(fèi)用、營(yíng)銷費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用的報(bào)賬發(fā)起、審批及付款功能。通過在報(bào)賬平臺(tái)中批量導(dǎo)入預(yù)算、關(guān)聯(lián)預(yù)算系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)預(yù)算額度實(shí)時(shí)管控,并通過可視化報(bào)表自動(dòng)生成預(yù)算分析報(bào)表;另外,通過在報(bào)賬平臺(tái)中的備用金借還款管理、差旅及招待費(fèi)報(bào)銷、無合同付款、合同付款等日常業(yè)務(wù)流程的設(shè)置實(shí)現(xiàn)日常報(bào)賬所涉及的業(yè)務(wù)情景的高效運(yùn)行(詳見下頁(yè)圖2)。
圖2 報(bào)賬平臺(tái)
銀企直連系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)資金集中的自動(dòng)化,建立項(xiàng)目公司線下支付與財(cái)務(wù)共享中心的信息傳遞模式,在不影響資金支付效率的前提下加強(qiáng)資金計(jì)劃管控力度。銀企直連將公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接連接至銀行財(cái)務(wù)處理系統(tǒng),通過資金系統(tǒng)的指令即可批量處理集中收付款業(yè)務(wù)、余額查詢、各類資金數(shù)據(jù)匯總分析等,在高效處理各類資金業(yè)務(wù)的同時(shí),也有效控制了人為操作的不確定性資金風(fēng)險(xiǎn)。公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展需要及財(cái)務(wù)風(fēng)控的要求,結(jié)合公司內(nèi)外部環(huán)境,為更好地實(shí)現(xiàn)可操作性,結(jié)合各區(qū)域公司的等級(jí)靈活制定了資金的內(nèi)部授權(quán)機(jī)制。此外,還可將銀企直連平臺(tái)中的操作結(jié)果即時(shí)通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換傳送到財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、NC核算系統(tǒng)、NC資金系統(tǒng)等,將操作結(jié)果在各類系統(tǒng)中實(shí)時(shí)顯現(xiàn)(詳見圖3)。
圖3 銀企直連平臺(tái)
房地產(chǎn)行業(yè)的綜合稅負(fù)較高,有效開展房地產(chǎn)企業(yè)稅務(wù)管理,規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)來說至關(guān)重要。當(dāng)前,房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)稅務(wù)信息化建設(shè)的需求愈加迫切,為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)開票、自動(dòng)計(jì)稅、自動(dòng)稅務(wù)申報(bào)、發(fā)票驗(yàn)真、發(fā)票認(rèn)證、發(fā)票查重、稅負(fù)率實(shí)時(shí)監(jiān)控、全周期超預(yù)繳預(yù)警等稅務(wù)管理功能,公司在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中搭建了稅務(wù)管理平臺(tái),將財(cái)務(wù)共享模式拓展到稅務(wù)領(lǐng)域,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)稅一體化。稅控管理平臺(tái)是以公司涉稅業(yè)務(wù)集中管理為核心,利用信息化手段,將各子公司稅務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)上傳到財(cái)務(wù)共享平臺(tái),達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)控、實(shí)時(shí)預(yù)警的全周期稅負(fù)監(jiān)控效果。在提高企業(yè)稅務(wù)管理效率的同時(shí),也降低了稅務(wù)管理成本,規(guī)避了稅務(wù)管控過程中的不確定性風(fēng)險(xiǎn)。
另外,稅控管理平臺(tái)的發(fā)票管理功能可實(shí)現(xiàn)發(fā)票管理前移,即在供應(yīng)商開票時(shí)完成發(fā)票匹配,并通過OCR自動(dòng)識(shí)別發(fā)票自動(dòng)化完成三單匹配;通過與發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)、金稅系統(tǒng)、申報(bào)系統(tǒng)等集成,實(shí)現(xiàn)發(fā)票自動(dòng)化全流程管理。
公司在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中搭建了集檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案借閱等功能的會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)。通過對(duì)憑證按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類,并整理每類憑證制證的原始憑證清單,確認(rèn)每類原始憑證的來源,對(duì)原始憑證進(jìn)行電子化歸檔,同時(shí)可實(shí)現(xiàn)記賬憑證、賬簿等不再打印,不再進(jìn)行憑證匹配、順號(hào)整理,直接按照原始憑證維度進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的組卷,可有效提升歸檔時(shí)效和財(cái)務(wù)人員的工作效率,逐步實(shí)現(xiàn)不再歸檔紙質(zhì)檔案,為后續(xù)逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公提供系統(tǒng)保障。此外,檔案借閱可在線進(jìn)行檔案查閱,經(jīng)審批后利用電子檔案在線進(jìn)行瀏覽,減少檔案調(diào)閱的翻找工作。
財(cái)務(wù)共享模式不僅能降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管控中的不確定性,促進(jìn)業(yè)財(cái)有效融合,還能大大提高財(cái)務(wù)處理效率,節(jié)省人力資源成本,是房地產(chǎn)企業(yè)在規(guī)?;?、信息化道路上實(shí)現(xiàn)高效、穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵抓手。ZL公司以業(yè)財(cái)融合為手段,主要圍繞財(cái)務(wù)流程再造和信息平臺(tái)應(yīng)用兩個(gè)角度,構(gòu)建了高效的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng),并通過對(duì)金蝶營(yíng)銷系統(tǒng)、成本系統(tǒng)、集采系統(tǒng)、NC核算系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、用友資金系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、共享報(bào)賬系統(tǒng)、商旅平臺(tái)、稅務(wù)系統(tǒng)、發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)等不同系統(tǒng)的關(guān)聯(lián),打破了不同模塊之間的信息傳輸壁壘,更好地實(shí)現(xiàn)了基于財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合,為公司后續(xù)在規(guī)模化、精細(xì)化道路上的發(fā)展提供了重要的信息化保障。ZL公司為房地產(chǎn)企業(yè)建立基于業(yè)財(cái)融合模式下的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)提供了有效的案例參考,具備一定的借鑒意義。