文/榮紅(湖南三湘銀行股份有限公司)
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下,民營企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中的地位越來越重要,并且已經(jīng)由過去的有益補(bǔ)充轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾慕M成部分,甚至很多民營企業(yè)在不同領(lǐng)域均處于行業(yè)的前列。但是其中也不乏一部分民營企業(yè)因各種各樣的原因,在管理中存在諸多不足和急需改進(jìn)之處,例如,投資約束、融資困難以及內(nèi)部缺失等多種問題,其中內(nèi)部控制方面存在的問題尤為嚴(yán)重,并且成了制約民營企業(yè)有序發(fā)展的“瓶頸”。因此,分析民營企業(yè)內(nèi)部控制有效性,對(duì)于促進(jìn)民營企業(yè)發(fā)展有著非常重要的意義。
COSO委員會(huì)于1992年對(duì)內(nèi)部控制作出了界定:企業(yè)內(nèi)部控制會(huì)受到企業(yè)人員及相關(guān)機(jī)構(gòu)的影響,例如董事會(huì)、管理層以及在職人員等,是基于法律法規(guī)基礎(chǔ)上旨在保證企業(yè)經(jīng)營效率與財(cái)務(wù)報(bào)告可靠性的重要過程。2008年,我國針對(duì)此制定并出臺(tái)了《基本規(guī)范》,其中明確指出內(nèi)部控制是企業(yè)工作人員與機(jī)構(gòu)為順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo)控制而實(shí)施的過程[1]。換而言之,內(nèi)部控制是為保證公司運(yùn)作符合相關(guān)法律法規(guī),保證資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告和相關(guān)信息的真實(shí)性和完整性,在提高公司經(jīng)營效率的同時(shí)促進(jìn)公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
企業(yè)內(nèi)部控制有效性的根本在于內(nèi)部控制目標(biāo),所以,企業(yè)內(nèi)部控制有效性的定義為:在實(shí)現(xiàn)企業(yè)合理目標(biāo)的同時(shí)提供一定的保證就是內(nèi)部控制有效性。內(nèi)部控制所能夠提供的保證程度越高,其內(nèi)部控制有效性就越強(qiáng)。
第一,有利于企業(yè)運(yùn)營效率的提高,促進(jìn)各部門職能與人員的合理分配,在保證內(nèi)部控制協(xié)調(diào)性的同時(shí)強(qiáng)化內(nèi)部考核,明確企業(yè)各部門和員工的責(zé)任,保證企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)營和長期發(fā)展。
第二,是企業(yè)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要保證,同時(shí)也是推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的基本前提。在市場(chǎng)競爭日漸激烈的環(huán)境下,合理有效的內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著非常積極的影響,使其可以在激烈的市場(chǎng)競爭中不斷地調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略,提高企業(yè)的靈敏性。
第三,規(guī)范企業(yè)部門與人員的行為,避免徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。形成多層次的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理與合理分配是企業(yè)內(nèi)部控制的主要目標(biāo),只有企業(yè)員工的權(quán)責(zé)得以明確,才能夠更好地避免舞弊事件的發(fā)生。
1.成本效益原則
任何一項(xiàng)控制工作的開展都不可避免會(huì)產(chǎn)生一定的費(fèi)用,但也會(huì)因糾正活動(dòng)中的偏差而產(chǎn)生一定的收益。所以基于經(jīng)濟(jì)的視角而言,當(dāng)內(nèi)控所帶來的收益大于其所產(chǎn)生的成本費(fèi)用時(shí),就具備一定的價(jià)值[2]。對(duì)于民營企業(yè)而言,因規(guī)模大小不一,其控制系統(tǒng)所需承擔(dān)的費(fèi)用也有所不同,所以需要選擇適合自身發(fā)展的內(nèi)部控制體系,并通過循序漸進(jìn)的方式在實(shí)踐中構(gòu)建起與成本效益相匹配的內(nèi)部控制制度。
2.不相容職務(wù)分離原則
所謂不相容職務(wù)實(shí)際上就是某項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行以及監(jiān)管等每個(gè)環(huán)節(jié)都需要由不同的部門辦理。但是因民營企業(yè)的規(guī)模及人員有限,很難做到專職專人,因此提高對(duì)不相容職務(wù)的分離控制顯得尤為重要。例如,出納人員不得擔(dān)任稽核、檔案保管員以及債權(quán)債務(wù)登記工作,記賬人員需要與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批人員、財(cái)務(wù)保管人員以及經(jīng)辦人員的職責(zé)權(quán)限相分離,并相互制約。
一般來說,民營企業(yè)的組織架構(gòu)分為兩個(gè)部分,即治理架構(gòu)與內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置。其中,治理架構(gòu)指的是企業(yè)的權(quán)利分配架構(gòu),例如,經(jīng)理層以及高層管理者等掌握企業(yè)的運(yùn)營。通常在開展內(nèi)部控制工作期間,治理機(jī)制主要負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的統(tǒng)籌調(diào)度,如,董事會(huì)負(fù)責(zé)戰(zhàn)略內(nèi)部控制的管理與決策,管理層負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部控制的運(yùn)營等,可以說組織架構(gòu)決定了企業(yè)的層級(jí)劃分,并在一定程度上為企業(yè)提供了從制定決策到落實(shí)的整個(gè)流程架構(gòu),并對(duì)內(nèi)部控制的穩(wěn)定運(yùn)行及權(quán)責(zé)分配帶來影響。
民營企業(yè)對(duì)其內(nèi)部控制的了解程度直接關(guān)系到其內(nèi)部控制的構(gòu)建情況,如果企業(yè)內(nèi)部控制不到位或認(rèn)識(shí)上產(chǎn)生誤差,就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制制度、崗位層級(jí)以及權(quán)責(zé)劃分等產(chǎn)生一定的偏差,從而在企業(yè)的運(yùn)作中很難實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)全過程、全方位的管理,甚至還會(huì)存在“失控”現(xiàn)象[3]。企業(yè)的預(yù)算制度、風(fēng)險(xiǎn)管控以及成本控制等都是依靠企業(yè)自身的內(nèi)部控制來實(shí)現(xiàn)的,一旦內(nèi)部控制“失控”,那么企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大幅增加,同時(shí)企業(yè)虧損的可能性也會(huì)隨之增加。
因受國家政策的影響,我國大部分企業(yè)都會(huì)設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門來負(fù)責(zé)相應(yīng)的監(jiān)管工作,從而保證企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展符合相關(guān)規(guī)定,并在落實(shí)各項(xiàng)計(jì)劃與決策的同時(shí),將企業(yè)經(jīng)營期間的實(shí)際情況反映給管理層。由此可知,審計(jì)工作效率的優(yōu)劣能夠直接影響企業(yè)決策計(jì)劃的落實(shí),一旦審計(jì)工作受到阻礙,那么企業(yè)的內(nèi)部控制就無法得到及時(shí)且有效的評(píng)價(jià)。
管理人員的素質(zhì)主要包括專業(yè)技能與職業(yè)道德兩個(gè)方面。其中,專業(yè)技能是決定管理人員是否能夠履行各項(xiàng)職責(zé)的標(biāo)準(zhǔn),職業(yè)道德則決定了管理人員的工作責(zé)任感??梢哉f,人員素質(zhì)在企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)及執(zhí)行過程中帶來的影響主要體現(xiàn)在管理層能力和對(duì)待內(nèi)部控制的態(tài)度上,并且會(huì)對(duì)內(nèi)部控制戰(zhàn)略及方法的構(gòu)建造成直接影響[4]。而從基層員工的角度來說,其能力不僅能夠影響內(nèi)部控制的落實(shí),還會(huì)對(duì)內(nèi)部控制的效果發(fā)揮造成影響。因此,人員素質(zhì)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部環(huán)境而言非常重要。
在企業(yè)當(dāng)中,人不僅是最主要的資源,同時(shí)也是最重要的內(nèi)控要素。大多數(shù)民營企業(yè)都以家族式管理模式為主,所以在人員配置方面就無法像很多大型企業(yè)一樣既保證所有人各司其職,又保證專業(yè)與崗位對(duì)口,普遍存在的是身兼數(shù)職的現(xiàn)象,導(dǎo)致在崗位設(shè)置上缺少一定的牽制性。例如,出納在管錢的同時(shí)還兼任管賬甚至管物,這樣的現(xiàn)象嚴(yán)重違反了財(cái)務(wù)制度中的相關(guān)規(guī)定。并且還存在不具備從業(yè)資格的人員因親屬關(guān)系而進(jìn)入企業(yè)會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì),這些會(huì)計(jì)人員因缺少專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí),法律意識(shí)過于淡薄,造成內(nèi)部控制工作難以順利開展。此外,雖然有些會(huì)計(jì)人員具備一定的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識(shí),但因在工作中未做到對(duì)知識(shí)的更新和對(duì)業(yè)務(wù)的不斷學(xué)習(xí),導(dǎo)致在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)違反新會(huì)計(jì)法要求的現(xiàn)象。
其實(shí)很多企業(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表并不能真實(shí)全面地反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況及經(jīng)營成果,因?yàn)闀?huì)計(jì)信息失真現(xiàn)象較為嚴(yán)重,有些企業(yè)的管理者為實(shí)現(xiàn)某一目的會(huì)故意扭曲財(cái)務(wù)報(bào)表中的信息,所以會(huì)計(jì)信息失真以及會(huì)計(jì)資料造假現(xiàn)象成為全國性的問題。造成會(huì)計(jì)信息資料失真、造假的原因主要有以下幾點(diǎn):第一,部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者尚未意識(shí)到國家法律的嚴(yán)肅性,從而忽視了財(cái)務(wù)制度所具備的強(qiáng)制性,以僥幸心理指使會(huì)計(jì)人員做假賬、報(bào)虛數(shù),以此來實(shí)現(xiàn)偷稅漏稅的目的。第二,對(duì)會(huì)計(jì)信息的重要性認(rèn)識(shí)存在偏差,認(rèn)為自己的企業(yè),只要不出現(xiàn)資金流失就可以,報(bào)表就是給其他人看的,沒有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)告是經(jīng)營決策的重要依據(jù)。
目前,民營企業(yè)的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出單一、封閉的特點(diǎn),并且絕大多數(shù)民營企業(yè)所有權(quán)都集中在少數(shù)人的手中,所以想要通過董事會(huì)對(duì)企業(yè)管理及經(jīng)營展開監(jiān)督與約束就顯得異常困難。這種類型的民營企業(yè)在治理結(jié)構(gòu)上就難以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,同時(shí),“一言堂”現(xiàn)象也會(huì)致使企業(yè)的經(jīng)營決策缺少公平性和民主性,造成企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境不健全,其所具備的作用和價(jià)值也得不到發(fā)揮。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下,民營企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展與財(cái)務(wù)管理不可避免會(huì)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn),加上企業(yè)管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng),企業(yè)尚未形成良好的風(fēng)險(xiǎn)控制或者風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制,一旦風(fēng)險(xiǎn)來襲就會(huì)表現(xiàn)出束手無策的現(xiàn)象。
合理有效的監(jiān)督是保證公司有效運(yùn)行的先決條件,而要達(dá)到這一目的,必須建立完善的內(nèi)部控制體系。目前,很多企業(yè)的監(jiān)督工作都是通過內(nèi)審機(jī)構(gòu)進(jìn)行的,而內(nèi)部審計(jì)在公司的內(nèi)部控制中起著舉足輕重的作用,最主要的職能就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系的具體執(zhí)行情況和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管,所以在公司內(nèi)部控制占據(jù)著極為重要的地位。但是,目前國內(nèi)很多民營企業(yè)在內(nèi)部監(jiān)管方面都存在或大或小的問題,例如,內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善、審計(jì)部門缺少獨(dú)立性等,導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)的作用得不到充分的發(fā)揮,從而無法對(duì)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管,甚至還有些民營企業(yè)在內(nèi)部審計(jì)方面存在空缺。
缺少健全的信息與溝通系統(tǒng)是大部分民營企業(yè)普遍存在的一大問題。企業(yè)構(gòu)建信息與溝通系統(tǒng)的主要目的就是為了更快更好地收集、傳遞與處理內(nèi)外部信息。信息與溝通系統(tǒng)的合理與否,能夠直接對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行效率產(chǎn)生影響,所以完善信息系統(tǒng)成為企業(yè)相關(guān)工作人員的重要職責(zé)[5]。但是,站在民營企業(yè)的角度來看,企業(yè)的重要信息都握在大股東手中,小股東所掌握的信息較少且意義不大,所以在利用信息數(shù)據(jù)的過程中,大股東鮮少會(huì)考慮小股東的利益。加上股東與員工之間基本上沒有任何溝通交流,所以員工也很難了解企業(yè)的發(fā)展政策及措施,致使員工對(duì)企業(yè)的服務(wù)作用得不到有效發(fā)揮。
人員和經(jīng)營活動(dòng)是企業(yè)發(fā)展的核心所在,所以無論對(duì)物進(jìn)行控制,還是對(duì)財(cái)進(jìn)行控制,其關(guān)鍵點(diǎn)都集中在人這一方面。如果控制主體無法真正理解受控對(duì)象的思想狀態(tài),那么就無法調(diào)動(dòng)人員的工作積極性,“上有政策、下有對(duì)策”的現(xiàn)象就得不到有效的控制,企業(yè)的控制目標(biāo)也難以實(shí)現(xiàn)。另外,內(nèi)部控制的目的最后都會(huì)體現(xiàn)在人員的行為上,所以只要人的行為符合規(guī)范,那么所謂的行為控制則顯得沒有必要,但如果其行為不合規(guī),就必須對(duì)這一行為加以規(guī)范和控制。所以,一方面要提高民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)和理解,讓其明白這種會(huì)讓自己感受到辦事、花錢不順手的制度能夠提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益并降低風(fēng)險(xiǎn),才能夠?qū)?nèi)部控制的作用發(fā)揮出來。另一方面,要重視會(huì)計(jì)人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作,促進(jìn)民營企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)入正軌,提高人員業(yè)務(wù)水平。
在提高民營企業(yè)內(nèi)部控制有效性的同時(shí),不僅需要注重企業(yè)會(huì)計(jì)人員對(duì)專業(yè)知識(shí)和內(nèi)部控制知識(shí)的學(xué)習(xí),還需要提高會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德和綜合素養(yǎng)。對(duì)于道德來說,是需要理念、自律、傳統(tǒng)及教育的力量共同維系的,所以想要確保內(nèi)部控制制度在民營企業(yè)有效落實(shí),道德自律的力量顯得尤為重要。企業(yè)內(nèi)部控制體系的執(zhí)行是否有效,取決于會(huì)計(jì)職業(yè)道德自律水平的高低。由此可知,提高企業(yè)會(huì)計(jì)工作團(tuán)隊(duì)的職業(yè)道德水平是保障會(huì)計(jì)信息真實(shí)、有效的根本,更是企業(yè)內(nèi)部控制順利實(shí)施的保障。
一方面,要不斷完善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境,形成有股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)以及經(jīng)理層共同組成的內(nèi)部治理結(jié)構(gòu),確保企業(yè)的控制權(quán)問題可以得到合理的解決,對(duì)大股東具有絕對(duì)控制權(quán)的現(xiàn)象進(jìn)行改革,明確股東、經(jīng)理層、董事會(huì)及監(jiān)事會(huì)之間的權(quán)責(zé)劃分,在切實(shí)維護(hù)各方利益的同時(shí),對(duì)企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)展開全面監(jiān)管,避免因管理人員決策失誤而引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)[6]。另外,還可以采取職業(yè)經(jīng)理人模式進(jìn)行管理,既能夠提高企業(yè)管理的專業(yè)化水平,還能夠避免徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面,要提高民營企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)。提高企業(yè)對(duì)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重視程度,并做好風(fēng)險(xiǎn)管理與風(fēng)險(xiǎn)防范工作,通過參考和借鑒國外先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)分析方法,結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際情況,構(gòu)建良好的風(fēng)險(xiǎn)分析及管理機(jī)制,在降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)保證企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行。
民營企業(yè)內(nèi)部控制有效性主要取決于其內(nèi)部監(jiān)管有效性,所以,構(gòu)建完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,能夠在很大程度上促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)作用的發(fā)揮。但需要注意的是,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置需要遵守獨(dú)立性原則和權(quán)威性原則,只有這樣才能夠保證內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的科學(xué)性與完整性。對(duì)于內(nèi)部審計(jì)而言,獨(dú)立性是極為重要的,特別是在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和稽核等方面的獨(dú)立,要做到工作、人員及經(jīng)費(fèi)相互獨(dú)立。作為民營企業(yè)的管理層,應(yīng)該對(duì)此給予絕對(duì)的支持。在促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)職能轉(zhuǎn)變的同時(shí),將重點(diǎn)放在管理上而非停留在差錯(cuò)防弊階段,并且在審核檢查期間,也需要不斷更新和轉(zhuǎn)變自身觀念,將企業(yè)內(nèi)部檢查、評(píng)審、預(yù)測(cè)、分析等工作放在首位,推動(dòng)內(nèi)部審計(jì)職能由傳統(tǒng)的防錯(cuò)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù),從而推動(dòng)內(nèi)部控制機(jī)制的有序?qū)嵤?/p>
建立健全的信息和交流體系,是確保企業(yè)內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵。所以,企業(yè)要結(jié)合自己的發(fā)展和經(jīng)營狀況,積極地開發(fā)和運(yùn)用信息系統(tǒng),在保證公司能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得重要信息的同時(shí),還應(yīng)該加強(qiáng)與員工的溝通,從而有效地改善內(nèi)部控制有效性,從而達(dá)到公司的管理和控制目的。一般情況下,企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)共同組成了企業(yè)信息體系,因此,想要強(qiáng)化信息系統(tǒng)建設(shè),就必須保證各方面的信息交流,并在企業(yè)內(nèi)外部之間實(shí)現(xiàn)有效的縱向、橫向以及內(nèi)部交流,清晰地界定企業(yè)全體成員的職責(zé)。
總而言之,在嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)下,民營企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展,完善內(nèi)部控制并提高內(nèi)部控制有效性是應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的重要舉措。通過對(duì)影響民營企業(yè)內(nèi)部控制有效性的主要因素及存在的問題進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn),提高民營企業(yè)內(nèi)部控制有效性需要從重視素質(zhì)教育,提高對(duì)內(nèi)控管理重要性的認(rèn)識(shí);加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德教育,解決會(huì)計(jì)信息失真問題;優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí);健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制以及完善信息與溝通系統(tǒng)等方面入手,以提高其內(nèi)部控制水平,為民營企業(yè)的發(fā)展提供有力保障。