張少磊

摘 ?要：本文在研究現(xiàn)階段企業(yè)人事電子檔案管理中的在線歸檔現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，結(jié)合“單套制”管理展開分析，引進(jìn)協(xié)同理論，分析人事電子文檔“單套制”管理工作的主體構(gòu)成、相較傳統(tǒng)“雙套制”其優(yōu)勢(shì)，以及多元主體協(xié)同的現(xiàn)實(shí)困境，探索其協(xié)同管理的策略和實(shí)現(xiàn)途徑，為解決企業(yè)人事電子檔案“單套制”管理中的在線歸檔問(wèn)題提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；企業(yè)檔案；電子檔案；單套制；雙套制；在線歸檔；多元主體；協(xié)同管理

Abstract： Based on the research on the current status of online archiving in the management of enterprise personnel electronic archives， this paper analyzes the main body composition of the ‘single-set system’ management of personnel electronic documents， its advantages compared with the traditional ‘double-set system’ as well as the practical difficulties of multi-subject collaboration， with the theory of collaboration. It explores the strategies and implementation ways of multi-subject collaborative management and provides a reference for the solution of the online archiving problem in the ‘single-set system’ management of enterprise personnel electronic archive.

Keywords： Personnel files; Enterprise files; Electronic files; Single-set system; Double-set system; Online filing; Multiple subjects; Collaborative management

傳統(tǒng)的“雙套制”作為紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代過(guò)渡時(shí)期的管理模式，其缺陷日益顯現(xiàn)。在科學(xué)技術(shù)和政策法規(guī)的支撐下，電子檔案的真實(shí)感、完整度、可用度、數(shù)據(jù)安全、憑證性等都得到了良好的保證，其作用也逐漸可以與傳統(tǒng)載體文件相比，獲得了社會(huì)各界的普遍認(rèn)同。改革電子文檔趨向于“單套制”管理模式在業(yè)內(nèi)的呼聲也越來(lái)越高漲，被看作是數(shù)字化時(shí)代下現(xiàn)代檔案管理變革的重要目標(biāo)。

1 人事電子材料“雙套制”歸檔模式的弊端

“雙套制”，即紙質(zhì)文檔以及傳統(tǒng)物質(zhì)載體文檔與電子設(shè)備檔案雙套歸檔的模式，而“單套制”也就是將電子設(shè)備文檔以純電子設(shè)備方法單套存檔的模式。中國(guó)傳統(tǒng)的檔案館，最常見(jiàn)的保存形態(tài)就是紙本文檔。

隨著時(shí)間的進(jìn)展以及檔案館建設(shè)步伐的加速，紙質(zhì)檔案的弊端以及對(duì)時(shí)代環(huán)境的不適應(yīng)性也就慢慢顯露了出來(lái)，例如，由于不易保存，所以紙質(zhì)檔案對(duì)保管的外界條件要求相當(dāng)高，而保管時(shí)期又與文檔的保存環(huán)境及其維護(hù)有著非常緊密的關(guān)聯(lián)；可重復(fù)利用性及可共享性差，紙質(zhì)檔案同一時(shí)間只允許一個(gè)人使用，不能進(jìn)行信息共享；存在形式比較單一，無(wú)法快速實(shí)現(xiàn)分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、反復(fù)打印等需求。

“雙套制”管理模式下，原生電子文檔包括電子信件、網(wǎng)站等需要盡較大可能性形成紙面文本進(jìn)行存檔，電子文檔作為紙質(zhì)文檔的備份，紙質(zhì)文檔成為電子商務(wù)文檔的保證，二者出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，通常以紙質(zhì)文檔為準(zhǔn)則。“雙套制”削弱了電子信息化的優(yōu)越性，造成了部門和存檔機(jī)關(guān)之間的部分沖突，如應(yīng)歸電子文檔、多媒體文檔及其關(guān)鍵元數(shù)據(jù)均不可盡歸；大大降低了部門的存檔效率、服務(wù)質(zhì)量和存檔積極性；加大了行業(yè)用戶立卷匯總作業(yè)數(shù)量；導(dǎo)致了對(duì)紙張資源和倉(cāng)庫(kù)建筑空間的大量耗費(fèi)等。

“雙套制”保護(hù)模式所產(chǎn)生的各種問(wèn)題雖然廣受人詬病，但仍被我國(guó)的各級(jí)各類存檔機(jī)構(gòu)所普遍使用，由于在電子文檔的保存、使用和保護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生的各種問(wèn)題使民眾不能對(duì)其充分放心，電子文檔存檔機(jī)構(gòu)也不能承擔(dān)所有風(fēng)險(xiǎn)及出現(xiàn)所導(dǎo)致的嚴(yán)重后果。

2 電子檔案“單套制”管理模式的主體構(gòu)成

電子檔案的“單套制”管理是一項(xiàng)具體工程，要求在法律、制度、科技、人才等方面協(xié)力合作，也需要與檔案機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)部門、法治機(jī)關(guān)、科技行政部門及其有關(guān)人員的密切聯(lián)系和通力合作，才能取得較好的成效。我們指出，電子檔案“單套制”管理模式中所涉的主體主要包括政府主體、業(yè)務(wù)主體、管理主體和技術(shù)主體四大領(lǐng)域。

2.1 政府主體。政府作為國(guó)家事業(yè)的領(lǐng)先者，在國(guó)家公共服務(wù)領(lǐng)域事務(wù)管理與改革中擔(dān)當(dāng)先導(dǎo)與托底角色。就中國(guó)傳統(tǒng)的“雙套制”模式來(lái)說(shuō)，“單套制的變化并不僅僅意味著減去一個(gè)紙質(zhì)文件”，在其后面還蘊(yùn)含著我國(guó)政府部門內(nèi)部諸多的觀念變化，主要涉及我國(guó)政府發(fā)展策略與政策主張的觀念變化、政府立法機(jī)關(guān)對(duì)于電子文檔立法作用的概念變化、政府檔案與行政管理機(jī)關(guān)對(duì)于電子文檔管理理念的觀念變化。

首先，國(guó)家政府積極領(lǐng)航數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型時(shí)期電子文檔的管理轉(zhuǎn)型。2013年被國(guó)際媒體譽(yù)為“互聯(lián)網(wǎng)元年”，全世界政府部門都在考慮互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變的難題，中國(guó)電子政務(wù)和文檔方面也在這第一年著手推動(dòng)文檔管理工作的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變。

其次，立法機(jī)構(gòu)再次確定信息時(shí)代電子文檔的立法意義。2014年上海市地方人民政府頒布的《中國(guó)（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)條例》中規(guī)定：“在自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，在行政管理領(lǐng)域推廣電子簽名和具備法律效力的電子公文，實(shí)行電子文件歸檔和電子檔案管理。電子檔案和紙質(zhì)檔案具備同等法律效力?！?/p>

最后，由檔案行政管理機(jī)關(guān)制定了實(shí)施單套管理的技術(shù)規(guī)范。在國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)與有關(guān)法律規(guī)定的雙重保駕護(hù)航下，國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)通過(guò)建立專門的規(guī)章制度與規(guī)范，來(lái)實(shí)施和引導(dǎo)電子文件和電子文檔的“單套制”管理工作，如《電子商務(wù)文書存檔與保管技術(shù)規(guī)范》《電子商務(wù)文書多年保存格式規(guī)范》等。

2.2 管理主體。電子文檔“單套制”管理模式的管理主體是整個(gè)協(xié)同管理機(jī)制的核心組成部分，一般分為電子檔案室管理工作部門和檔案局管理工作部門。從電子文檔的“單套制”歸檔和管理工作流程來(lái)看，電子文檔必須先由業(yè)務(wù)單位向檔案室交付并歸檔，再通過(guò)檔案室的初步管理工作之后交給檔案館長(zhǎng)期保管。這三個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案室與文獻(xiàn)館一方面要監(jiān)管、引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門的電子文檔完成管理工作交接，另一方面又要采取機(jī)制、技術(shù)手段、管理工作人員等各種方法，來(lái)確保電子文件傳輸、接收過(guò)程中的真實(shí)性和安全性，最后保證電子文檔得以長(zhǎng)久保管。

2.3 技術(shù)主體。技術(shù)創(chuàng)新是保證電子產(chǎn)品文檔“單套制”管理工作順利完成的關(guān)鍵點(diǎn)。上海自貿(mào)區(qū)電子產(chǎn)品文檔“單套制”管理工作的經(jīng)驗(yàn)表明，電子文檔的收集、管理工作和長(zhǎng)久保管是“單套制”管理工作中的三個(gè)難點(diǎn)，而技術(shù)創(chuàng)新將是破解這三大難點(diǎn)的關(guān)鍵突破口。

首先，電子文件“收、管、存、用”均有賴于系統(tǒng)軟件和歸檔管理工作的無(wú)縫銜接，電子商務(wù)文檔在通過(guò)業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)生成后可以直接向電子文件存檔與管理工作銜接，從而縮短工作過(guò)程；其次，在電子商務(wù)文檔產(chǎn)生、運(yùn)行、管理工作和使用的整個(gè)過(guò)程中，需求是運(yùn)用數(shù)字簽名、電子簽字、元數(shù)據(jù)收集、日志信息管理、四性測(cè)試、作業(yè)審核和全文檢查等新技術(shù)手段，對(duì)電子文檔的安全、完整度、真實(shí)感和可讀性進(jìn)行有效維護(hù)。

3 “單套制”在人事電子材料在線歸檔的實(shí)施條件

數(shù)字化管理使電子文檔借閱者更為便利，而“單套制”在人事電子材料在線歸檔中的應(yīng)用標(biāo)志示著中國(guó)電子管理實(shí)踐正逐漸趨向完善，政策的扶持、創(chuàng)新性技術(shù)的應(yīng)用、試點(diǎn)單位累積的成功經(jīng)驗(yàn)為“單套制”的深入實(shí)施打下了基石。

3.1 政策支持。為了適應(yīng)信息時(shí)代日益變化的社會(huì)需要，我國(guó)相關(guān)主管部門和部分地方政府也出臺(tái)了一些關(guān)于電子文檔存檔和計(jì)算機(jī)檔案管理等方面的法規(guī)，以指導(dǎo)和幫助電子檔案“單套制”管理工作的規(guī)范建設(shè)。2016年頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“在有要求的政府部門實(shí)施電子存檔單套制、單線制管理工作試驗(yàn)”。

2018年頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)則》明確提出“不具備長(zhǎng)期保管意義或另有重大意義的電子文檔，或者不能轉(zhuǎn)化為紙張文檔或縮微膠卷的電子文檔只能僅以電子方式予以歸檔”。新頒布的《檔案法》明文規(guī)定“網(wǎng)絡(luò)電子文檔與原有媒介文檔有同樣法律效力”，以國(guó)家立法的形態(tài)真正確定了網(wǎng)絡(luò)電子文檔的地位。2021年頒布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出“推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)電子文檔單套制歸檔，進(jìn)一步推進(jìn)其余機(jī)關(guān)工作信息系統(tǒng)電子產(chǎn)品文檔單套制歸檔”“企事業(yè)機(jī)構(gòu)電子產(chǎn)品文檔單套制歸檔從財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)向管理制度、研發(fā)體系等更寬泛范圍推進(jìn)”，表明“單套制”管理模式已由嘗試階段進(jìn)入了深入推行過(guò)程。

3.2 創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用。數(shù)字簽名、電子印章、日期戳、四性檢測(cè)系統(tǒng)等信息技術(shù)運(yùn)用深入，為電子文件的可信歸檔和電子檔案安全管理提供了有效保證。近年來(lái)出現(xiàn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，為電子檔案的持續(xù)可信使用，奠定了長(zhǎng)期可信的信息技術(shù)解決方案基礎(chǔ)，在中國(guó)國(guó)內(nèi)電子檔案管理領(lǐng)域的使用價(jià)值也獲得了一定認(rèn)同，且具備較好的應(yīng)用發(fā)展前景。英國(guó)國(guó)家檔案館在ARCHANGEL項(xiàng)目中，嘗試運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)探索并破解數(shù)字文檔的長(zhǎng)期存儲(chǔ)問(wèn)題；中國(guó)石油化工集團(tuán)則利用區(qū)塊鏈科技優(yōu)勢(shì)，確保了電子文檔的真實(shí)性和安全。

3.3 試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)推廣。在中國(guó)檔案信息現(xiàn)代化工作實(shí)際中，關(guān)于探討試驗(yàn)電子產(chǎn)品文檔“單套制”在實(shí)際工作早已成為普遍共識(shí)。2015年上海地區(qū)浦東新區(qū)二級(jí)文件檔案主管部門和保稅區(qū)管理機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行了電子存檔和電子文檔“單套制”管理工作試驗(yàn)；浙江省檔案局也已開始嘗試網(wǎng)絡(luò)行政管理審查和公文類電子材料“單套制”存檔信息管理試驗(yàn)工作，均獲得了很好的試驗(yàn)效果和實(shí)際成果。國(guó)家檔案局在2016年篩選了33個(gè)公司單位作為全國(guó)電子存檔與電子檔案管理工作的首批試點(diǎn)單位，在2018年篩選出27個(gè)公司單位作為全國(guó)第二批試點(diǎn)單位，試點(diǎn)單位先后經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)，在電子行業(yè)文書的存檔范圍、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)收集方法和“單套制”技術(shù)等方面，創(chuàng)造了可復(fù)制、可發(fā)展的可貴成功經(jīng)驗(yàn)。根據(jù)局、分公司信息建設(shè)規(guī)劃，運(yùn)用成熟的技術(shù)體系，通過(guò)不斷總結(jié)、創(chuàng)新，做好公文歸檔“單套制”的試點(diǎn)工作，讓歸檔、檔案利用變得規(guī)范、輕松、智能。變分散的集中管理為全程管理，變年度存檔為隨辦隨回，從根源上確保了電子文檔的全面、精確和管理系統(tǒng)；在技術(shù)保證上，緊緊圍繞著電子商務(wù)文檔“真實(shí)性、安全性、可靠性、長(zhǎng)久使用”的特點(diǎn)，以達(dá)到電子商務(wù)檔案來(lái)源可信、管理工作安全可靠、長(zhǎng)久使用。

推行的電子文檔全程無(wú)紙化歸檔和電子檔案“單套制”管理工作大大地減輕了工作人員在文檔管理領(lǐng)域的壓力，大大提高了效能，降低了成本管理支出，形成了相當(dāng)?shù)纳鐣?huì)效益，也為更多企業(yè)推行電子檔案“單套制”管理工作，提供了重要的參考經(jīng)驗(yàn)。

4 在線歸檔中“單套制”多重主體協(xié)同的困境

主體間的協(xié)同目標(biāo)不一。在電子歸檔“單套制”管理流程中，各主體職能背景與利益要求不同，導(dǎo)致了雙方合作中的目標(biāo)脫節(jié)。

4.1 政府主體彼此協(xié)調(diào)要求不一。近年來(lái)我國(guó)的政策發(fā)展重點(diǎn)方向大體為促進(jìn)電子政府與電子政務(wù)工作的開展，而我國(guó)“兩辦”所出臺(tái)的有關(guān)規(guī)定也大多關(guān)注于電子政務(wù)中的網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理方面，但對(duì)于在企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體中的網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理的工作方面，仍存有法律法規(guī)體系方面的薄弱；在法制行政部門中有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)電子文書和網(wǎng)絡(luò)電子檔案的法律作用方面還缺乏專門性的立法條例規(guī)范，例如《電子簽名法》重點(diǎn)關(guān)注的是電子商務(wù)行業(yè)形成的訂貨、協(xié)議等電子文件的合規(guī)性，《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》和《中華人民共和國(guó)刑事訴訟法》的修訂只是簡(jiǎn)要介紹了電子文件作為第八種證據(jù)形式，而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)電子檔案的司法作用還缺乏具體性規(guī)范。所以，在行政主體中的法律政策層面、法制機(jī)構(gòu)層面，以及網(wǎng)絡(luò)電子檔案的行政監(jiān)管層級(jí)中關(guān)于網(wǎng)絡(luò)電子檔案“單套制”監(jiān)管都存在著不同的行動(dòng)方式，在協(xié)同實(shí)踐中也會(huì)導(dǎo)致一些政策規(guī)定上的漏洞。

4.2 業(yè)務(wù)主體、管理主體和技術(shù)市場(chǎng)主體之間的協(xié)同不佳。業(yè)務(wù)部門參與管理協(xié)同的目標(biāo)是盡量地減少本單位的服務(wù)成本費(fèi)用、縮短工作流程，而檔案管理部門的職責(zé)目標(biāo)則是做好電子文書和電子文檔系統(tǒng)的建立和管理工作，以提高數(shù)字檔案室的建設(shè)管理水平。雖然電子檔案“單套制”管理模式可以在適當(dāng)程度上適應(yīng)后者的職責(zé)要求，但所必須投資的科技成本費(fèi)用和工作過(guò)程或許要大大超過(guò)傳統(tǒng)的模式，這也將導(dǎo)致各方在電子檔案管理流程中出現(xiàn)前端銜接不力、行動(dòng)困難等問(wèn)題。但是，由于技術(shù)部門參與協(xié)同的主要目標(biāo)是獲得效益，使得很多公司在承接系統(tǒng)管理和檔案管理以及相關(guān)信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)的過(guò)程中，以收益最大化為主要目的，這樣導(dǎo)致技術(shù)部門和檔案管理部門很難全面掌控其運(yùn)行質(zhì)量。

4.3 檔案管理部門和有關(guān)政府部門的協(xié)同不佳。國(guó)家電子檔案“單套制”管理模式的實(shí)施工作雖已獲得了重要進(jìn)步，但是相配套的國(guó)家政策法規(guī)、戰(zhàn)略規(guī)劃和規(guī)章制度卻還不能跟進(jìn)上來(lái)。

4.4 檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門的協(xié)同不佳。三者間缺少合理的協(xié)調(diào)與考核體系，不能根據(jù)《電子文件管理暫行辦法》中所規(guī)定的“以聯(lián)席會(huì)議的形式”提出決策、審議程序與工作規(guī)范，也不能把電子文檔管理工作融入相應(yīng)的考評(píng)體系之中，由此造成檔案機(jī)構(gòu)制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范與業(yè)務(wù)部門制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的脫節(jié)，同時(shí)技術(shù)業(yè)務(wù)部門會(huì)因?yàn)槿鄙贉贤ㄅc考核而影響服務(wù)水平。

4.5 技術(shù)服務(wù)公司之間的合作不力。電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)和電子文檔管理系統(tǒng)之間的銜接存在高度的需求，且二者在進(jìn)行技術(shù)支持工作時(shí)，易出現(xiàn)在問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)相互責(zé)任混合不清的狀況。

5 電子歸檔“單套制”協(xié)同管理的策略與實(shí)現(xiàn)途徑

探討電子歸檔“單套制”管理是檔案管理變革的又一個(gè)主動(dòng)大膽創(chuàng)新的探索嘗試，檔案管理部門勢(shì)必要做出一些史無(wú)前例的變革，確?！皢翁字啤钡某晒?shí)施。

5.1 效用認(rèn)同，從思想上接納與信任電子檔案。從電子檔案的實(shí)質(zhì)歸屬角度看，由于電子檔案是人類數(shù)據(jù)世界中的實(shí)際行為的原始記錄，它也是數(shù)字載體的基本信息來(lái)源。而電子產(chǎn)品文檔“單套制”管理模式的實(shí)施，必將伴隨著科學(xué)技術(shù)、思維、觀念、手段等的更新?lián)Q代。由于不同的個(gè)人對(duì)最新科技、新思路的認(rèn)知和接受程度的原因，所以電子產(chǎn)品文檔雖然已經(jīng)滲透到了我們的工作和日常生活中，但不少人對(duì)電子產(chǎn)品文檔的安全和電子產(chǎn)品文檔的準(zhǔn)確性，仍然抱有質(zhì)疑心態(tài)。由于信息發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)，隨著數(shù)字國(guó)家的穩(wěn)步實(shí)施，經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面的數(shù)字發(fā)展已勢(shì)在必行。人們必須認(rèn)識(shí)時(shí)代、接納新知、建立自信，樹立數(shù)字思維模式，從新的思想觀念中完全接受和認(rèn)同電子文檔。在整體經(jīng)濟(jì)社會(huì)領(lǐng)域內(nèi)創(chuàng)造一個(gè)誠(chéng)信的環(huán)境，保證人事電子材料在線歸檔“單套制”模式的成功實(shí)施。

5.2 主體認(rèn)同，以目標(biāo)協(xié)同為前提，優(yōu)化協(xié)同關(guān)系。目標(biāo)協(xié)調(diào)是電子檔案“單套制”管理協(xié)同機(jī)制的基礎(chǔ)。當(dāng)?shù)卣?、業(yè)務(wù)單位、檔案保管單位或者服務(wù)機(jī)構(gòu)在電子檔案“單套制”管理工作中呈現(xiàn)出截然不同的職能位置、資源管理水平和利益要求，甚至導(dǎo)致截然不同的或者相抵觸的價(jià)值理念和協(xié)作行動(dòng)，因而對(duì)電子檔案“單套制”協(xié)調(diào)與管理機(jī)構(gòu)的效率造成負(fù)面作用。所以，在電子檔案“單套制”協(xié)同管理進(jìn)程中，要全面提升多重市場(chǎng)主體的思想認(rèn)識(shí)，確定以推進(jìn)電子文件管理模式變革，加速我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展，確保落實(shí)“單套制”管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，增強(qiáng)政府主體對(duì)另一個(gè)市場(chǎng)主體的頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃，在電子檔案“單套制”管理工作中滲透多元主體互利共贏的合作思維和“小目標(biāo)服務(wù)于大目標(biāo)”的全局發(fā)展理念，增強(qiáng)對(duì)資源主體、管理主體或者技術(shù)主體相互之間的結(jié)構(gòu)調(diào)節(jié)與進(jìn)行整合，增強(qiáng)各方主體相互之間的協(xié)商機(jī)制與考核機(jī)制，力爭(zhēng)在實(shí)現(xiàn)辦公工作“無(wú)紙化”、電子文檔數(shù)字化與政務(wù)信息化等系統(tǒng)總體目標(biāo)的時(shí)候又能適應(yīng)另一個(gè)利益主體的綜合效益要求，并最終達(dá)成各自合作的目標(biāo)協(xié)同。

5.3 方案認(rèn)同，進(jìn)行頂層規(guī)劃，分步實(shí)施。推行“單套制”應(yīng)在法律政策實(shí)施的架構(gòu)下，遵照特定標(biāo)準(zhǔn)，由點(diǎn)到面、自上而下、循序逐步地實(shí)行，需要在制度設(shè)計(jì)中加以貫徹落實(shí)?，F(xiàn)今已有試點(diǎn)單位也獲得了不少較成熟的、可供參考的改革經(jīng)驗(yàn)成果。另外，同外國(guó)行政機(jī)關(guān)“無(wú)紙化”的改革試驗(yàn)一樣，在一個(gè)國(guó)家層面上也應(yīng)該從下面兩點(diǎn)加以改進(jìn)。

一是為了促進(jìn)政府與立法部門之間的有效協(xié)調(diào)。我國(guó)要在政府層面自上而下地約束電子產(chǎn)品歸檔的單套形成管理工作和保護(hù)，建立倒逼激勵(lì)機(jī)制，并制訂出詳盡的規(guī)章制度引導(dǎo)與規(guī)范“單套制”管理工作的落實(shí)；而且有關(guān)立法機(jī)構(gòu)要協(xié)助政府制訂專業(yè)的證明電子商務(wù)文書與電子商務(wù)記錄檔案真實(shí)身份的立法規(guī)定，保證各界對(duì)電子商務(wù)記錄檔案證明意義的尊重與認(rèn)可。我國(guó)各個(gè)行政機(jī)關(guān)主管要依據(jù)信息技術(shù)社會(huì)發(fā)展需求健全相關(guān)政策規(guī)定，確定電子商務(wù)文書建設(shè)規(guī)劃與總體目標(biāo)，自上而下做出頂層規(guī)劃，引導(dǎo)各種機(jī)構(gòu)搞好電子商務(wù)歸檔“單套制”管理工作。信息化建設(shè)主管機(jī)關(guān)要主動(dòng)起到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)作用，加快推動(dòng)信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步提升企業(yè)電子文檔水平，并協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和電子文檔管理系統(tǒng)之間的有效銜接，循序漸進(jìn)，分步落實(shí)。

二是為促進(jìn)戰(zhàn)略規(guī)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)之間的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。國(guó)家檔案局要在戰(zhàn)略與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的層次，制訂全省區(qū)域內(nèi)電子產(chǎn)品歸檔“單套制”管理工作的方案與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，指導(dǎo)各產(chǎn)業(yè)和地區(qū)電子產(chǎn)品歸檔“單套制”管理工作的實(shí)施和推進(jìn)。經(jīng)過(guò)充分的管理機(jī)制協(xié)調(diào)，進(jìn)一步推動(dòng)了電子商務(wù)文件與“單套制”協(xié)同管理機(jī)制的有效運(yùn)行。檔案部門要根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策或者本單位文檔工作實(shí)際，因地制宜，及時(shí)改進(jìn)檔案管理制度，以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化、個(gè)性化的方法逐步推動(dòng)電子檔案管理方法從“雙套制”向“單套制”的轉(zhuǎn)換。

5.4 實(shí)施認(rèn)同，協(xié)同優(yōu)化管理流程。推行電子文檔的“單套制”管理工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程。要推進(jìn)各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件和電子文檔管理系統(tǒng)的升級(jí)更新，進(jìn)一步豐富業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件功能模塊，進(jìn)一步提高電子文檔的四性檢索、格式轉(zhuǎn)換、實(shí)時(shí)存檔信息管理等功能，并做好前端管理工作。增強(qiáng)電子存檔信息管理的兼容性和安全性，提高電子文檔的在線接收、元數(shù)據(jù)收集信息管理、電子文檔大數(shù)據(jù)分析的利用等功能。電子檔案管理要具有同步接收和管理工作公文類、多媒體類、網(wǎng)站類等不同來(lái)源、各種類別、各種格式的電子產(chǎn)品文檔的能力，和高度的品質(zhì)控制和風(fēng)險(xiǎn)管控才能。通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)，逐步消除信息系統(tǒng)壁壘，達(dá)到多種服務(wù)信息系統(tǒng)和檔案管理的信息無(wú)縫連接。但系統(tǒng)功能改進(jìn)只是技術(shù)基礎(chǔ)，更關(guān)鍵的是要通過(guò)完善電子檔案管理工作過(guò)程，形成涵蓋全域的電子文件信息管理文化體系和電子產(chǎn)品文檔可信運(yùn)作系統(tǒng)，從而達(dá)到電子產(chǎn)品文檔的全流程管理工作，以確?！皢翁字啤惫芾砉ぷ鞯某掷m(xù)運(yùn)作。

5.5 能力認(rèn)同，同步提升業(yè)務(wù)與技術(shù)能力。電子文檔“單套制”管理工作，需要專門理論知識(shí)的指導(dǎo)和嫻熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，對(duì)管理人員的知識(shí)和技術(shù)能力有著很大的要求。但目前，電子材料歸檔工作人員中普遍存在電子文檔接收和管理知識(shí)的欠缺、管理工作方式滯后、對(duì)紙張依賴性強(qiáng)烈、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用不到位等狀況，大量的原生電子文檔只能散落于各種信息服務(wù)系統(tǒng)，而無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，導(dǎo)致了電子文檔資料的嚴(yán)重短缺。人才短板制約了電子檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)展，為了改善這一狀況，需要及時(shí)吸納掌握電子文檔管理關(guān)鍵知識(shí)和豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的高層次人員，和熟練掌握先進(jìn)信息技術(shù)的科技型人員，將知識(shí)和新技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)一步改革工作模式，以提升電子檔案管理服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，要加大對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員和歸檔工作者的信息化訓(xùn)練，培育數(shù)字化思維方法和電子化工作方法，逐步解除人們對(duì)紙質(zhì)文檔的依賴性，共建共享文檔等信息化建設(shè)成果。

5.6 方法認(rèn)同，持續(xù)加深技術(shù)手段的協(xié)同應(yīng)用。信息技術(shù)是保證電子產(chǎn)品文檔“單套制”管理工作順利完成的重要因素，管理軟件企業(yè)與檔案管理軟件系統(tǒng)企業(yè)在電子產(chǎn)品文檔“單套制”管理工作時(shí)要緊密配套，并做好如下三點(diǎn)工作：一是實(shí)現(xiàn)內(nèi)容管理系統(tǒng)和電子產(chǎn)品文檔管理系統(tǒng)之間的無(wú)縫銜接，以保證電子產(chǎn)品文檔的真實(shí)感；二是實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)和檔案管理部門對(duì)電子簽名、日志信息管理、元數(shù)據(jù)收集等現(xiàn)代技術(shù)手段的有效應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子產(chǎn)品檔案的全過(guò)程管理；三是完成檔案管理部門對(duì)電子產(chǎn)品文檔數(shù)量、品質(zhì)等重要指標(biāo)的長(zhǎng)期監(jiān)測(cè)與審核，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子產(chǎn)品文檔的長(zhǎng)久保護(hù)與使用。

6 結(jié)語(yǔ)

人事電子材料歸檔的“單套制”化是信息時(shí)代檔案管理蓬勃發(fā)展的新趨勢(shì)。我們既要積極適應(yīng)新形勢(shì)，又必須在改革進(jìn)步中謹(jǐn)慎為之，要做到堅(jiān)持政策法規(guī)的正確指導(dǎo)，因地制宜，逐步推進(jìn)，探索出符合現(xiàn)代企業(yè)實(shí)踐的電子檔案“單套制”管理模式，以確保其長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)健蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃亞健，趙國(guó)平，黃年豐.基于區(qū)塊鏈技術(shù)的人事電子檔案安全性管理模式[J].人才資源開發(fā)，2021（11）.

[2]劉靜.關(guān)于規(guī)劃資源數(shù)字審批檔案在線歸檔的研究與實(shí)踐[J].數(shù)字與縮微影像，2021（03）.

[3]廖惠芳.基于電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系下人事檔案管理的發(fā)展前景與應(yīng)用研究[J].卷宗，2021（07）.

[4]李媛.國(guó)企電子材料歸檔探析[J].科學(xué)與信息化，2019，000（006）：148，152.

[5]陳小冬.企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究[J].信息周刊，2020（03）：1.

[6]田穎.加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的探究[J].魅力中國(guó)，2020（46）.

[7]牛雅瓊.事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作研究[J].文存閱刊，2020（39）.

[8]張新，王瑋.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].中國(guó)檔案，2018（05）.

（作者單位：中國(guó)石油化工股份有限公司華北油氣分公司 來(lái)稿日期：2022-08-20）