李 陽

南通大學(xué)檔案館，江蘇 南通 226019

高校檔案管理工作是高校各項實踐活動的真實歷史記錄，也是廣大教職員工在科研、教學(xué)、管理、生產(chǎn)中的寶貴財富，更是學(xué)生成長、成人、成才的原始文件，真實反映了高校工作的面貌與特色，也反映了我國教育事業(yè)的發(fā)展軌跡。正因如此，高校檔案管理工作蘊藏的價值性也凸顯于此。一是有利于高校領(lǐng)導(dǎo)的決策能力，檔案中記錄了學(xué)生、教職員工、行政人員等前人的認識，包括了教學(xué)、黨政、個人信息等信息，高校領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)真實的數(shù)據(jù)，對各項事宜作出科學(xué)、合理的判斷；二是作為處理各項問題的憑證，檔案是記錄過去工作的原始記錄，在面對偽造學(xué)歷證明等問題，可通過查閱學(xué)籍檔案、畢業(yè)生、校友等相關(guān)信息，獲得真實可靠的資料；三是可作為宣傳教育的素材，檔案詳細并真實地記錄了教育事業(yè)以及教育工作者的發(fā)展歷程，對廣大師生、校外人員具有強力的說服力和感染力。因此，加強高校檔案管理工作任務(wù)，完善高校檔案管理工作創(chuàng)新與運營體系是當(dāng)前社會發(fā)展面臨的重大課題。

一、高校檔案管理工作的新挑戰(zhàn)

高校檔案管理是二級分院真實記錄各項工作的重要文件。目前，隨著教育發(fā)展及檔案管理在社會上的極大重視，各高校檔案管理工作的改革正有序進行著，但在面對傳統(tǒng)檔案管理的問題上，它在革新中也暴露出許多弊端。為此，筆者從以下幾個方面進行闡述。

高校檔案管理手段落后，管理意識薄弱現(xiàn)象。目前，高等院校對檔案管理工作還不夠重視，將高校的教學(xué)任務(wù)、科研任務(wù)放在首位，忽視了檔案管理的重要性，也尚未厘清檔案管理工作的價值所在，這就造成了對高校檔案管理工作者人力、物力、財力投入較少，在面對緊急尋找資料、簡單的文檔裝訂、整理、檔案設(shè)備問題上，高校檔案管理者手足無措的現(xiàn)象成為了工作常態(tài)，最終導(dǎo)致管理工作效率低下、工作不規(guī)范、資料不完善等問題。

高校檔案整理不規(guī)范，資料收集不健全現(xiàn)象。檔案管理的過程在于收集資料，沒有收集就談不上利用、保存。因此，高校檔案管理的主要工作就是對檔案進行收集、整理、統(tǒng)計、歸納、鑒定、利用的過程。當(dāng)前，普通高等院校的檔案管理工作者的管理能力、專業(yè)水平還屬于較為低下的標(biāo)準，對于檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作無法勝任，有時因為自身的懶惰還將管理任務(wù)一拖再拖，最終導(dǎo)致檔案管理不夠全面以及規(guī)范。同時，盡管當(dāng)前各大高校均有檔案管理工作室，保存著龐大的檔案資料，但由于管理的不規(guī)范，出現(xiàn)了對高校師生的檔案資料利用效率不高的現(xiàn)象。由此可見，加強檔案管理工作的規(guī)范性、提高檔案管理的利用率、完善檔案管理的服務(wù)意識，對檔案管理工作的發(fā)展具有現(xiàn)實意義。

高校管理工作者綜合素質(zhì)低下、人員結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象。高等院校對檔案管理的標(biāo)準性、規(guī)范化、系統(tǒng)性的欠缺。因此，高校對檔案管理工作人才的吸納度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理者的素質(zhì)得不到應(yīng)有的保證。高校檔案管理者時常面對的對象是教職工或者學(xué)生，由于就職于高校檔案管理工作者的學(xué)歷普遍偏低，在面對不同咨詢?nèi)巳旱膽B(tài)度也跟著變化，在面對教職工時，檔案管理者常常因為同事、熟人的心理狀態(tài)對咨詢對象謙謙有禮、耐心解答，但在面對學(xué)生時，總是擺出一副經(jīng)驗老手、高高在上的心理，讓學(xué)生與管理者之間的鴻溝越發(fā)明顯，最終導(dǎo)致高校檔案管理的服務(wù)水平難以提高。同時，就目前高校檔案管理工作人員的年紀上看，大部分管理者年齡偏大，對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、Word、Excel等現(xiàn)代化辦公軟件不能熟練運用，人員知識水平以及業(yè)務(wù)能力較差，阻礙了高校檔案管理的質(zhì)量基礎(chǔ)。

高校檔案管理工作作為高校管理的重要組成部分，反映了高校的教學(xué)水平、管理能力、學(xué)校特色。就當(dāng)前高校檔案管理工作來看，相比之前確實取得了一定的成績，但確實還存在許多問題。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，高校檔案管理工作的革新任務(wù)不僅僅是停留在表面功夫上，還要扎根于問題源頭，正視檔案管理工作的處境，以便于高校檔案管理工作信息化的建設(shè)，進而更好地服務(wù)于教學(xué)工作。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

挪威檔案學(xué)家列維· 米克倫在第12屆國際檔案大會中講到“沒有檔案的世界，是一個沒有記憶、沒有文化、沒有法律權(quán)利、沒有歷史的世界”［1］。高校檔案管理工作對高校的人才培養(yǎng)、科研活動、教育事業(yè)等建設(shè)中扮演著重要的角色。因此，高校檔案不僅是高校歷史和大學(xué)文化的重要組成部分，還是高校歷史與大學(xué)文化的重要載體。當(dāng)前，社會的發(fā)展朝著多元化、個性化、終身化的趨勢發(fā)展，這就將高校檔案管理工作的僵硬化與大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展造成了鮮明的對比，在傳統(tǒng)檔案管理工作上已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)存檔案的匹配工作，這已成為高校檔案工作發(fā)展的絆腳石。因此，應(yīng)探索出一條適合新時代高校檔案管理工作的道路，必須用創(chuàng)新打破傳統(tǒng)管理策略的束縛，采用一種新的態(tài)度或者新的眼光去看待檔案管理問題，使其能夠逐漸地適應(yīng)新時代發(fā)展的需求。為此，筆者從以下幾個方面分析檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

培養(yǎng)檔案管理工作者的創(chuàng)新意識，更新檔案管理手段。檔案管理工作的過程實質(zhì)上就是檔案實施創(chuàng)新的路徑。首先，要正視檔案管理工作由過去向未來的轉(zhuǎn)變。曾經(jīng)的檔案管理工作注重于歷史的資料憑證以及查閱、考察等功能，現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)不再運用單一的歷史憑證作為主要依據(jù)，而是查閱、查看、查找更多有效的信息資料，作為個人未來發(fā)展的文件；其次，從保存、收藏的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣蚕?、開放的檔案管理。過去由于檔案具有原始性、本土性、獨有性的特點，讓檔案一直處于封閉式的館藏中，造成流通性欠缺的局勢。如今，隨著人們對檔案管理的本質(zhì)有了新的認識，檔案作為個人信息的寶貴憑證，在高校發(fā)展的過程中越發(fā)重要，同時伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案文件的日益繁雜，數(shù)字化檔案管理模式手段開始在各高校中運用，它不僅拓寬了檔案管理的內(nèi)容，還開啟了檔案管理模式的新交流。在數(shù)字化檔案管理模式下，知識管理共享的理念深入人心，促成了科研與教學(xué)檔案的發(fā)展；最后，對檔案資料進行規(guī)范的整理、篩選、歸納、匯編，提供微笑服務(wù)。檔案管理工作者的主要任務(wù)是將教學(xué)資料、科研成果、學(xué)生信息等一系列內(nèi)容進行整理與歸納。為此，高校檔案管理工作應(yīng)緊緊圍繞創(chuàng)新的變革理念，為學(xué)校提供有效、有價值的高質(zhì)量服務(wù)。

推進檔案管理工作標(biāo)準化、規(guī)范化的現(xiàn)代化建設(shè)。高校檔案是大學(xué)文化、教學(xué)特色傳承的橋梁和紐帶，有著“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的歷史寶貴遺產(chǎn)［2］。通過對檔案的詳細探索，從中不僅可以得知大學(xué)文化的歷史與全部內(nèi)容，還能夠?qū)?yōu)秀的科研活動、教學(xué)成果得以傳承與延續(xù)。因此，檔案管理工作所承擔(dān)的責(zé)任也十分明顯。

檔案的產(chǎn)生、整理、歸納的過程應(yīng)該根據(jù)檔案法規(guī)、管理標(biāo)準實施科學(xué)化的管理，確保每個檔案管理工作的負責(zé)范圍，讓檔案管理工作者在每一環(huán)節(jié)、每一領(lǐng)域中承擔(dān)起自己相應(yīng)的責(zé)任。同時，為確保檔案管理工作每個環(huán)節(jié)能夠相應(yīng)地連接起來，要有針對性、規(guī)范化地對檔案進行整理分類，積極完善管理工作體系，從而形成檔案信息的實用性與權(quán)威性。

提高檔案管理工作者的創(chuàng)新力、綜合素質(zhì)。創(chuàng)新能力既是高校檔案管理者著眼于圖書、檔案、信息總結(jié)、報表、圖標(biāo)等顯現(xiàn)能力，又是著眼于個人技巧、知識儲備、想象意識等隱性能力，將其能力不斷挖掘與發(fā)揮，才能保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。要想培養(yǎng)檔案管理者的創(chuàng)新能力，必須加強檔案管理隊伍的建設(shè)。一方面要制定嚴格、規(guī)范的業(yè)務(wù)考核標(biāo)準，建設(shè)獎罰機制，并將其連接年終獎以及職稱晉升；另一方面加強管理者的培訓(xùn)工作，從學(xué)歷教育型逐步轉(zhuǎn)為崗位實踐型，有針對性、計劃性地對檔案管理者進行專業(yè)培訓(xùn)，既能使他們系統(tǒng)掌握管理技能，又能提高管理者的服務(wù)素質(zhì)，最終促進高校檔案管理工作邁向新的臺階。

高校檔案管理是關(guān)系到全體師生、學(xué)校特色的一項重要工作。所以，各高校必須重視檔案管理工作。針對傳統(tǒng)的管理策略，在新時代發(fā)展的進程中必然會暴露出許多問題。因此，要想完善高校檔案管理工作，就務(wù)必對其進行革新?！皠?chuàng)新是發(fā)展的第一動力”，只有以創(chuàng)新為依托，運用合理、科學(xué)的方式與方法，才能有效推動高校檔案管理工作的發(fā)展，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理的巨大轉(zhuǎn)變，最終形成良好的高校檔案管理生態(tài)環(huán)境。

三、高校檔案管理工作的運用機制

實踐證明，任何高校檔案管理是否沿著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展、是否滿足高校內(nèi)各項工作以及社會開發(fā)的各項信息資源，對高校檔案的運用機制起著關(guān)鍵作用。高校檔案的運用機制與國家、單位、企業(yè)運用的意義大致一樣，如若尚未按照檔案法律建立健全檔案管理運用機制，配置相應(yīng)的物質(zhì)設(shè)施，配備相符合的檔案管理人員，工作的積極性就會大打折扣，工作任務(wù)也就很難得到進展。為此，筆者將從三個方面，即集中運用機制、分散運用機制、集中分散集合式運用機制，以保證高校檔案管理工作的順利進行。

（一）集中運用機制是指在高校檔案館或者綜合檔案室中對檔案采用統(tǒng)一管理的方式。就規(guī)章制度而言，高校檔案管理應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理法為參考依據(jù)。譬如《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定高校檔案管理的相關(guān)準則，突出管理檔案的針對性、科學(xué)性、有效性，推動高校檔案管理的快速運轉(zhuǎn)。就檔案管理設(shè)置而言，集中運用的機制一般會選擇獨立的檔案管理機構(gòu)，不依附于其他部門，用高校檔案部門進行直接管理。就管理人員而言，集中運用機制需要具備專業(yè)的管理團隊，負責(zé)高校所有檔案資源的收集、歸納、管理、利用等各個環(huán)節(jié)。同時，“高校檔案館的工作屬于信息資源的管理和開發(fā)工作，并融入了服務(wù)領(lǐng)域的理念?！保?］這也就對管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，在對管理人員的選擇中，注重選擇專業(yè)能力較強、綜合素養(yǎng)較高的群體。集中運用機制適用于高校歷史悠久、辦學(xué)規(guī)模較大的高等院校，主要有以下幾個優(yōu)勢，一是減少管理工作的成本，提高管理工作的效率。這正是因為檔案管理工作交給了專業(yè)的管理團隊，且有專職的人員對每個工作環(huán)節(jié)進行了合理安排，讓管理效率得到有效提升，降低成本，進一步促成了高校檔案的利用率。二是有利于檔案保證的完整性。在集中運用機制下，檔案如何保存、收藏有了一定的標(biāo)準，對檔案的安全性保障上有了一定的便利，同時也能保證檔案的真實性與完整性。三是為管理人員提供了便利性。這正是因為檔案管理工作的分配上做到了一人一領(lǐng)域、一人一模塊的管理方式，合理的分配既保證了管理的質(zhì)量，也保證了管理的便利性。

（二）分散運用機制即采用分散管理的方式。相比較集中運用機制而言，分散運用機制是通過高校按照各個部門或者院系對檔案信息分別采取管理與保存的方式。根據(jù)檔案的類別上交給不同檔案部門進行管理。例如學(xué)生檔案就由學(xué)生管理處進行管理，教師科研檔案就移交給科研處進行管理。就管理人員而言，分散運用機制的管理人員大部分為兼職人員，他們在其他崗位上還要負責(zé)很多工作，大部分人員尚未接受專業(yè)的管理技能，業(yè)務(wù)水平較為低下。就管理制度而言，由于分散的運用機制，這也間接造成各個部門的規(guī)章制度很難達成一致，為后期檔案的統(tǒng)計、整理、利用上帶來諸多不便。這類運用機制并不是沒有優(yōu)點，諸如在部門間的交接、管理、出錯率上提供了便利性。

（三）集中、分散機制在運用中各有利弊。集中分散集合式運用機制凸顯了兩者的特點，規(guī)避了兩者的弊端。在這種運用機制上，檔案管理工作主要由專門部門進行統(tǒng)一管理，但在具體實踐中又將檔案的類別進行了分類，由日常部門進行管理，例如對于檔案形成的統(tǒng)計工作、負責(zé)門類交給專業(yè)的管理機構(gòu)進行交接，對于超過一定年限的檔案，由人員整理、歸納后交接給檔案管理機構(gòu)，這就提高了檔案的利用效率，充分發(fā)揮出檔案資源的全部價值。

綜上所述，高校檔案管理工作是高校管理工作的基礎(chǔ)，也是高校教學(xué)特色、管理水平的重要體現(xiàn)。隨著信息化時代的涌入，我們已經(jīng)大踏步邁入到新時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作的觀念與方法已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的發(fā)展趨勢。因此，檔案管理必須在創(chuàng)新與運用上進行革新，以確保高校管理工作的順利進行。