文/潘永囡(對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國際商學(xué)院)
商務(wù)溝通主要分為兩種方式,分別是直接溝通和間接溝通。一個(gè)專業(yè)的商務(wù)溝通人士在溝通過程中,首先,就是要符合基本禮貌和禮儀原則,要向?qū)Ψ絺鬟_(dá)出你最真誠的情感信號,給對方首先留下好印象。要學(xué)會從對方的利益出發(fā),表達(dá)自己所代表的小組的意見。信息傳達(dá)還要表達(dá)出對對方應(yīng)有的尊重,企業(yè)或相關(guān)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)溝通事項(xiàng)的特定情況選擇采用直接方法或間接方法。
企業(yè)商務(wù)管理一直位于企業(yè)管理當(dāng)中一個(gè)很重要的地位[1],如果一個(gè)企業(yè)沒有合理的商務(wù)管理,那么這個(gè)企業(yè)成功的可能性就會很小。對于企業(yè)而言,沒有商務(wù)管理,在找尋商機(jī)時(shí),很容易錯(cuò)失商機(jī)甚至很有可能不可能找到商機(jī),企業(yè)沒有了商業(yè)機(jī)會,就像是魚兒沒有了水,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟(jì)活動就會失去方向和目標(biāo)。在現(xiàn)如今的市場經(jīng)濟(jì)之下,企業(yè)的生產(chǎn)是以交換為目的的,通過市場來實(shí)現(xiàn)相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)的價(jià)值。能否實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值,不依賴供給質(zhì)量,不在于企業(yè)如何在營銷中發(fā)揮作用,而在于市場,即市場對于企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)的需求。在市場需求強(qiáng)烈的情況下,你所供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量好,銷售服務(wù)質(zhì)量周到,企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的價(jià)值就能得到迅速實(shí)現(xiàn),且企業(yè)的生產(chǎn)目的也能得到實(shí)現(xiàn)。所以說,企業(yè)尋找貿(mào)易伙伴以及找到商機(jī)是企業(yè)運(yùn)作的關(guān)鍵。
為了提供企業(yè)經(jīng)營和商務(wù)活動的方向性,在較短時(shí)間內(nèi)找到商機(jī)并迅速轉(zhuǎn)換為企業(yè)的目標(biāo),就必須強(qiáng)化商務(wù)管理[2]。沒有企業(yè)商務(wù)管理,就不能使得企業(yè)在營銷策略上迅速擴(kuò)大銷售,對于企業(yè)的健康發(fā)展有很大限制。在市場競爭中,企業(yè)的競爭力和活力是相當(dāng)重要的。企業(yè)的活力來源實(shí)際上就是是否能為市場提供有用的產(chǎn)品和優(yōu)良的服務(wù),并且這種服務(wù)和產(chǎn)品是能經(jīng)得起市場的檢驗(yàn)的。因此,企業(yè)必須始終基于市場的研究,必須不斷開發(fā)新的產(chǎn)品和拓展新市場,提供社會喜聞樂見的產(chǎn)品,還要進(jìn)行大規(guī)模銷售,增強(qiáng)市場占有率,這些都是與企業(yè)商務(wù)管理水平密切相關(guān)的[3]。
沒有企業(yè)商務(wù)管理的存在,對于企業(yè)來說,降低營業(yè)成本基本上是不可能的,不僅如此,企業(yè)的利潤還會受到嚴(yán)重影響。對于企業(yè)而言,獲取利潤是企業(yè)存在的根本原因,而商務(wù)管理是企業(yè)獲利的手段。銷售成本和銷售總額是決定企業(yè)利潤的最直接的兩個(gè)因素。而銷售成本的組成是產(chǎn)品成本和銷售費(fèi)用,一定程度上取決于二者,受二者影響較大。而產(chǎn)品成本則取決于制造過程中產(chǎn)生的成本和購買過程中產(chǎn)生的成本。采購成本和銷售費(fèi)用與經(jīng)營管理密切相關(guān)。在購買成本低銷售費(fèi)用少的情況下,銷售成本減少,相應(yīng)地企業(yè)收益增加,相反,在購買成本高銷售費(fèi)用大的情況下。為了提高銷售額上升、企業(yè)利潤相應(yīng)減少,所以說,為了進(jìn)一步提高利潤水平,必須強(qiáng)化企業(yè)商務(wù)管理。
就目前而言,隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)對商務(wù)管理的重視也在逐漸提升,許多企業(yè)都意識到了商務(wù)管理的重要性(如圖1)。認(rèn)為企業(yè)的發(fā)展是離不開商務(wù)管理的[4],商務(wù)管理的存在使得企業(yè)的走向更加光明。
文章前面提到,企業(yè)商務(wù)管理有一個(gè)很重要的作用就是提升利潤水平,那么從某企業(yè)年度經(jīng)營分析管理報(bào)告(圖2)中就可以看出,企業(yè)的年度目標(biāo)為340035,但是企業(yè)是完成量為384729,比目標(biāo)值多出44694,這是一個(gè)相當(dāng)可觀的數(shù)據(jù),再從完成率上面來說,重視商務(wù)管理的企業(yè)完成率為113.14%,這也是一個(gè)很好的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)都證明了,商務(wù)管理有利于企業(yè)的經(jīng)營,可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤最大化,能夠使得企業(yè)的未來更加光明,所以企業(yè)更應(yīng)該大力發(fā)展商務(wù)管理,始終將商務(wù)管理放在企業(yè)的核心管理位置[5]。
圖1 2017-2021年,我國重視商務(wù)管理企業(yè)增長圖
前文提到了商務(wù)管理有兩種主要方式,直接方法和間接方法。首先對于直接方法來說,它的優(yōu)點(diǎn)就是在現(xiàn)如今這個(gè)現(xiàn)代化的社會,伴隨著各方面領(lǐng)域的發(fā)展,各項(xiàng)技術(shù)都得到了快速發(fā)展和廣泛利用。網(wǎng)絡(luò)上發(fā)展著世界的經(jīng)濟(jì),世界文化的連貫性影響著人們的生活、思維、經(jīng)營和領(lǐng)導(dǎo)能力。商業(yè)信息的生產(chǎn)和普及,特別是經(jīng)營活動和事業(yè)活動,給企業(yè)帶來了新的領(lǐng)域,這都取決于企業(yè)的計(jì)劃、決策、組織、領(lǐng)導(dǎo)能力和管理的所有信息流。暢通的信息流是一個(gè)很好的管理過程。在商務(wù)溝通中,雙方都具有很強(qiáng)的目的性,從管理者的角度來看,兩家企業(yè)共同參與的過程才能叫作溝通,一家企業(yè)則不算。在這個(gè)過程當(dāng)中,除了要保證傳遞信息的準(zhǔn)確性,還需要保證信息的合理理解以及信息的核對。如何有效地使用直接方法來傳達(dá)信息?對于直接方法,我們用簡單易懂的話來說,就是單刀直入,直截了當(dāng),不進(jìn)行過于多的彎彎繞。
企業(yè)常常面臨競爭對手時(shí),容易出現(xiàn)意料之外的情況,比如出現(xiàn)強(qiáng)大的競爭對手,還有企業(yè)內(nèi)一些主要的人事變動會對合作伙伴產(chǎn)生明顯的影響。因此,面對這些問題,間接的方法通常是更好的選擇。那么,如何使用間接方式來處理信息?首先,我們應(yīng)該明白,每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化,我們應(yīng)該接受這種多樣性和差異性,所以面對文化對立,我們要盡可能地杜絕。在整個(gè)過程當(dāng)中,我們要采取寬和包容的心態(tài)。近年來,伴隨著社會各方面的發(fā)展,在進(jìn)行商務(wù)洽談的過程當(dāng)中,具有不同文化背景的商務(wù)人士,更應(yīng)該用包容寬和的態(tài)度去對待對方,以此促進(jìn)雙方交流。因此,商務(wù)交流者必須認(rèn)識到文化差異是必然存在的。在溝通之前,我們要做好調(diào)查的工作,思考文化合作的可行性,減少偏見和歧視,用寬容的態(tài)度面對。站在對方的文化位置進(jìn)行考慮,實(shí)現(xiàn)來自不同文化背景的談判,這樣不僅贏得尊敬,也給商業(yè)合作帶來驚喜。對于間接方法而言,間接方法的最大優(yōu)點(diǎn)是幫助接收人更好地進(jìn)行公司信息的接收。此方法的目的是創(chuàng)建一個(gè)緩沖區(qū)并幫助接收人能夠更好地接受這種情況。首先在這個(gè)緩沖區(qū)內(nèi),可以在一定程度上為雙方都建立起一定的基礎(chǔ),使得后續(xù)步驟更加順暢。但是,間接的方法并不意味著隱瞞和拖延公司的信息,作為友好誠信的合伙人,對于自己的責(zé)任應(yīng)該清晰明了,并且能夠積極承擔(dān)責(zé)任。關(guān)于內(nèi)容結(jié)構(gòu),間接方法與直接方法的不同之處在于,間接方法首先需要獲得內(nèi)容通信溝通的理由。上司、下屬和同伴之間的理解和溝通,為企業(yè)的良好發(fā)展帶來了幫助,清除了企業(yè)信息通信的障礙。
圖2 某企業(yè)年度經(jīng)營分析管理報(bào)告
一個(gè)成功的企業(yè)不僅要重視企業(yè)內(nèi)部溝通,還有努力營造出溝通的氛圍,對于員工而言,應(yīng)該主動地和上司溝通。因?yàn)橐话銇碚f,作為一個(gè)企業(yè)的管理者要考慮很多事情,還要做很多工作,一些時(shí)間往往不能直接隨心所欲地掌控,所以他們常常忽略與下屬的溝通。更重要的是,在命令員工多做工作后,許多經(jīng)營者個(gè)人并沒有參與到工作當(dāng)中,所以無法切身體會,以至于對于員工在工作中遇到的困難和問題很難有一個(gè)具體詳細(xì)的了解,導(dǎo)致他們心中始終覺得這樣安排是沒有問題的。這個(gè)時(shí)候,作為一名員工,你需要積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通。這樣,就可以在一定程度上解決信息差,彌補(bǔ)管理者缺乏溝通忽略實(shí)際工作遇到的困難這一問題。
例如,在一家企業(yè)當(dāng)中,張三作為下屬,他的老板李四常常因?yàn)橐恍┕ぷ魃系氖虑槿ヘ?zé)罵他,有一次,李四又責(zé)罵了張三,張三覺得自己非常委屈,因?yàn)樵诠纠锩?,周圍的同事都認(rèn)為張三很優(yōu)秀,但是張三又偏偏總是遭到李四的責(zé)罵,使他感覺很沒面子,終于有一天,張三憤憤不平地問李四為什么總是責(zé)罵他,李四笑了笑,反問他,假如他現(xiàn)在要選擇上山,是良馬還是老牛。張三毫不猶豫地回答說:“良馬?!崩钏挠謫査麨槭裁床贿x擇老牛,張三說:“是因?yàn)榱捡R足以承擔(dān)重任?!崩钏男α诵卮鹚骸澳銓τ谖襾碚f就是良馬,我時(shí)常罵你是因?yàn)槟隳軌驌?dān)得起重任,值得我一而再再而三的教導(dǎo)你與匡正你?!蓖ㄟ^這個(gè)例子我們可以知道,故事當(dāng)中的李四作為上級,他是有很多下屬的,但是他的工作相當(dāng)繁忙,肯定是沒有時(shí)間找張三談心或者了解張三的不滿,假如張三沒有主動找到李四問出自己的不解,那么結(jié)果會怎么樣呢?所以說,對于一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)而言,良好的企業(yè)關(guān)系,離不開商務(wù)溝通。
伴隨著社會的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展,大數(shù)據(jù)環(huán)境下的商務(wù)管理逐漸形成[6],面對大數(shù)據(jù)環(huán)境,商務(wù)管理的模式應(yīng)該得到進(jìn)一步的優(yōu)化,首先就是要注重相關(guān)人才的培養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)背景之下,最明顯的就是電子商務(wù)的產(chǎn)生,就拿電子商務(wù)管理舉例。
例如,在電子商務(wù)管理當(dāng)中,所有的事物都由相關(guān)工作人員進(jìn)行管理。但是我國電子商務(wù)管理中部門和企業(yè)的電子信息存在明顯缺陷,甚至在一些電子商務(wù)平臺上沒有管理部門的出現(xiàn)。這樣就減少了網(wǎng)絡(luò)商務(wù)的可靠性,也減少了網(wǎng)絡(luò)消費(fèi)者對電子商務(wù)的信任,因此,在電子商務(wù)管理中,企業(yè)的配套設(shè)施需要改進(jìn)。然后根據(jù)自己的業(yè)務(wù)操作需求引入一組高質(zhì)量、專業(yè)的人才。這樣,一定程度上保證了電子商務(wù)企業(yè)完成商務(wù)管理的基本工作,也為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打下基礎(chǔ)[7-8]。
首先,和我們平常所見到的一般溝通不太一樣,商務(wù)溝通通常是在正式場合進(jìn)行的非正式對話。在這個(gè)時(shí)候,需要你具備一定的禮儀技巧,不然你會給跟你交談的人留下一些不好的印象。其次,你應(yīng)該保持禮讓。如果你的企業(yè)在這次合作中有很大的優(yōu)勢,在各個(gè)方面都占據(jù)著非常有利的局面,你仍然不能忘乎所以,在溝通技巧上還是應(yīng)該盡量謙恭,保持心緒穩(wěn)定。再次,如果第一次有某種商業(yè)交流,在這個(gè)交流的初始階段,要首先根據(jù)對方的信息進(jìn)行研究。進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通的員工應(yīng)該多討論,努力爭取一個(gè)積極有利的位置,掌握主動權(quán)。最后,在商務(wù)溝通的過程當(dāng)中,不能過于死板,要學(xué)會活躍氣氛,引起對方興趣,使得對方愿意繼續(xù)往下說,所以這就要求商務(wù)溝通人員具備一定的語言藝術(shù)和說話技巧。
總而言之,企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)商務(wù)管理,要想成為一個(gè)合格成功的企業(yè),就必須大力發(fā)展企業(yè)商務(wù)管理。當(dāng)下,伴隨著一切事物的飛速發(fā)展,企業(yè)商務(wù)管理也得到了一定程度的發(fā)展,但是對于企業(yè)商務(wù)管理溝通技巧及其應(yīng)用還存在很多問題,比如溝通問題、人才缺失問題等,這些都是等待我們?nèi)ソ鉀Q的,所以說我們要大力發(fā)展商務(wù)管理,發(fā)現(xiàn)人才,重用人才。并且在整個(gè)企業(yè)商務(wù)管理領(lǐng)域有很多內(nèi)容值得我們?nèi)ヌ剿鳎瑢τ谄髽I(yè)商務(wù)管理溝通技巧及其應(yīng)用,我們還有很長一段路需要走,在這條路上,我們需要不斷地摸索,要不斷地嘗試,將一些新東西融入進(jìn)來,幫助企業(yè)商務(wù)管理不斷地提升,從而助力企業(yè)邁向更加光明的未來。