王小慧

（威海市環(huán)翠區(qū)教育和體育局）

電子產(chǎn)品文檔對(duì)社會(huì)、企業(yè)、甚至一般公民而言都十分重要,隨著信息時(shí)代的發(fā)展對(duì)電子檔案管理工作提出了許多新的技術(shù)要求,但由于一般公司的電子產(chǎn)品文檔內(nèi)容較多,且存放時(shí)限較長(zhǎng),管理工作難度很大,這就要求電子檔案管理工作人員必須適應(yīng)新科學(xué)發(fā)展趨勢(shì),全面掌握現(xiàn)代化文檔保護(hù)知識(shí),革新電子產(chǎn)品文檔管理技術(shù),進(jìn)一步提高文檔保護(hù)水平。

歸檔管理需遵循客觀性、邏輯性、實(shí)用性和歷史性的基本原則,按保存時(shí)間分為永久性和定期二個(gè)類別。在事業(yè)單位和公司在發(fā)展壯大的進(jìn)程中,會(huì)形成很多類型不一的文檔,所以要保證我們的工作質(zhì)量,就必須有效地對(duì)文書(shū)歸檔資料進(jìn)行查閱和存檔管理。檔案由于其本身復(fù)雜多樣,在分類整理和存檔管理等工作流程中很容易發(fā)生錯(cuò)誤。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的出現(xiàn),從一定意義上消除了傳統(tǒng)檔案的弊端,因此電子檔案的誕生可稱得上是劃時(shí)代的重大變化,使檔案管理工作的效率大大提高,也降低了文檔損壞和流失的風(fēng)險(xiǎn)。不過(guò),電子文檔管理仍然面臨著一些急需解決的困難。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理模式的現(xiàn)實(shí)情況

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代的顯著特征

大數(shù)據(jù)屬于一個(gè)新興的技術(shù)產(chǎn)品,并以其擁有的巨大功用帶來(lái)了不凡的社會(huì)價(jià)值。互聯(lián)網(wǎng)是數(shù)據(jù)信息時(shí)代的產(chǎn)物,其核心內(nèi)容就是數(shù)據(jù)分析或資訊。

首先,大數(shù)據(jù)表現(xiàn)了海量的信息規(guī)模。從字面上我們可以得知大數(shù)據(jù)所稱的信息規(guī)模之龐大,完全可以用“海量”描述。信息技術(shù)的發(fā)達(dá)導(dǎo)致了信息以指數(shù)級(jí)別的速率大量出現(xiàn),并且遍及了各行各業(yè)。其次,大數(shù)據(jù)還反映了信息類型的多樣性。在今天人們所見(jiàn)到的語(yǔ)音、文本、圖像以及各類物體等,其背后均由一定類型的信息構(gòu)成。特別在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用下,信息的形成、變化和處理讓人目不暇接,形式也多種多樣。再者,大數(shù)據(jù)還反映了信息的傳播特性。信息的形成往往是與人的所有行為同步的,但同時(shí)也涉及到更深入的處理研究,傳遞信息的速率更快。最后,大數(shù)據(jù)還反映了信息的使用價(jià)值。信息的產(chǎn)生與分類處理,其終極結(jié)果是服務(wù)于人類的社會(huì)現(xiàn)實(shí),從而形成強(qiáng)大的能力并提供巨大的實(shí)用價(jià)值。

（二）電子檔案管理模式的現(xiàn)實(shí)性

電子檔案管理模式,主要是指對(duì)文檔進(jìn)行管理的借助電子技術(shù)手段?？偟膩?lái)說(shuō),電子檔案管理模塊有三個(gè)。

第一,資源集中模式。此模式下的檔案管理存在著節(jié)約成本、提高效能、獨(dú)立專業(yè)管理和統(tǒng)一資源的明顯優(yōu)點(diǎn)。但同時(shí)也面臨著對(duì)平臺(tái)需求質(zhì)量較高,管理和使用資源的主體也相對(duì)分散的局限性。第二,資源分散模式。不少公司采取了分散集中管理的方法,來(lái)實(shí)施歸檔整合。在檔案分散模式下,雖然不利于資料的整體共享,但便于對(duì)資料的歸檔整合,從而減輕了歸檔空間利用不足的問(wèn)題。第三,集體分散結(jié)合管理模式。這些模式融合了上述二者的特點(diǎn),大大提高了歸檔資料的使用率和有效性。

不管哪種模式,其共同特征便是大量采用了傳統(tǒng)的紙媒方式,完全依靠人工服務(wù),從而浪費(fèi)了巨大的實(shí)體存儲(chǔ)空間。并且由于在傳播力量上的限制,在特定的時(shí)空間內(nèi)產(chǎn)生作用,保存力量上也受限,且不可無(wú)限地加以保存。因此傳統(tǒng)的電子檔案管理模式更強(qiáng)調(diào)保存與整合,而不利于傳承與利用。

二、互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代,對(duì)電子檔案管理工作的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代特征

一是信息量大。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,以及新型檔案管理軟件系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用為檔案管理信息、提取檔案等工作創(chuàng)造了便捷性。二是大數(shù)據(jù)的多樣化。與傳統(tǒng)文檔存儲(chǔ)方法相比,大信息文檔存儲(chǔ)建立在數(shù)字、信息、音頻和圖文的基礎(chǔ)之上,人類能夠利用大數(shù)字信息更有效地進(jìn)行文檔存儲(chǔ)電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣闊。大信息時(shí)代打破了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體的依賴性,人類在獲取資訊范圍和數(shù)據(jù)處理速度方面獲得了顯著的提高。大信息時(shí)代為人類日常生活工作創(chuàng)造了便捷條件的同時(shí),也滿足了文檔存儲(chǔ)信息化、高效性的要求。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案機(jī)構(gòu)電子檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

電子文檔不同于傳統(tǒng)文書(shū),對(duì)文檔管理員的數(shù)字化水平也有了更高的要求。目前,國(guó)家檔案機(jī)關(guān)各單位缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理,也沒(méi)有專門的電子檔案管理工作人員,由于管理手段的落后以及電子文檔普及度不高原因,都會(huì)造成電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行更高效的共享。為此,在大數(shù)據(jù)處理的時(shí)代背景下,檔案機(jī)構(gòu)電子檔案管理將面對(duì)以下挑戰(zhàn)：一是信息量的增多,對(duì)電子檔案管理規(guī)范化提供了新需求。由于電子檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展涉及面日益廣闊,電子檔案管理工作流程中所涉及的數(shù)據(jù)信息量也在日益擴(kuò)大,在繁瑣的歸檔保管工作中歸檔保管工作人員往往需要對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行大量審核調(diào)整,從而造成了工作量的增大,從需要側(cè)角度來(lái)看歸檔保管工作，其對(duì)科學(xué)化、高效率的電子檔案管理提供了緊迫要求。二是我國(guó)沒(méi)有統(tǒng)一的電子商務(wù)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。電子設(shè)備存檔保管和傳統(tǒng)文獻(xiàn)保管,實(shí)質(zhì)上都是對(duì)傳統(tǒng)存檔、電子設(shè)備文獻(xiàn)資料的整理和保管。雖說(shuō)我國(guó)檔案管理部門已經(jīng)頒布了《電子設(shè)備文件歸檔與電子設(shè)備檔案管理方法》,確定了對(duì)電子設(shè)備文獻(xiàn)的管理模式,但由于各存檔單位對(duì)于電子設(shè)備文獻(xiàn)保管領(lǐng)域并沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范,電子設(shè)備文獻(xiàn)保管工作者往往憑借經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行電子設(shè)備文獻(xiàn)歸類和管理,在這個(gè)過(guò)程中極易導(dǎo)致電子設(shè)備檔案資料的丟失和錯(cuò)誤,而且一旦存檔工作者轉(zhuǎn)崗或休息,接替者就無(wú)法有效地對(duì)文獻(xiàn)作出統(tǒng)一的規(guī)范化管理。

三、大數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)檔案管理的作用

（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式

傳統(tǒng)企業(yè)文檔保存模式是相對(duì)于傳統(tǒng)電子文檔保存模式來(lái)說(shuō)的,傳統(tǒng)的企業(yè)文檔保存模式主要是針對(duì)公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn),對(duì)文檔根據(jù)行業(yè)分類加以接收、整理、保存、統(tǒng)計(jì)及運(yùn)用。而傳統(tǒng)的企業(yè)文檔保存管理模式的核心內(nèi)容主要是針對(duì)企業(yè)文檔實(shí)體的質(zhì)量管理,在文檔保存以及對(duì)庫(kù)房環(huán)境的合規(guī)管理上下很大工夫,但隨著公司業(yè)務(wù)管理工作的日益精細(xì),信息總量的高速增加,傳統(tǒng)企業(yè)文檔保存管理模式在對(duì)文檔的獲取和運(yùn)用及服務(wù)上的問(wèn)題也日益突出：一方面,在歸檔采集工作中,由于歸檔范圍的難以確定,歸檔人員往往無(wú)法全面了解公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作,因此一般根據(jù)公司業(yè)務(wù)單位所給出的歸檔范圍加以采集；另一方面,在歸檔使用時(shí),通過(guò)模糊的信號(hào)定位文件題名,然后到庫(kù)房中查找文檔實(shí)體的工作過(guò)程利用率相對(duì)較低,對(duì)部分使用率高的文件還會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的損壞。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理趨勢(shì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為中國(guó)檔案管理工作帶來(lái)了很多變革,而這種改變反映在了檔案管理的各個(gè)方面：1.檔案管理理論體不斷完善。大數(shù)據(jù)管理時(shí)代給檔案管理理論體系帶來(lái)了變革,將檔案保管工作規(guī)范重心由紙質(zhì)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)移到了電子文檔的管理工作上,《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》《電子文件歸檔與電子檔案管理技術(shù)規(guī)范》等電子文檔保管標(biāo)準(zhǔn)也逐步出臺(tái)并執(zhí)行；大數(shù)據(jù)管理時(shí)代給電子文檔利用服務(wù)帶來(lái)了變革,基于館藏信息資料的利用方法也逐漸豐富,檔案研究中心工作人員們致力于借助信息化手段把庫(kù)房中的“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”,從而為創(chuàng)造更加高效、優(yōu)質(zhì)、便利的信息服務(wù)而努力。2.檔案管理力度進(jìn)一步加大。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨與市場(chǎng)不斷擴(kuò)展,企業(yè)的有效信息數(shù)據(jù)量正在大幅增長(zhǎng),并呈現(xiàn)了多元化的趨勢(shì)。同時(shí)由于電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展,企業(yè)數(shù)據(jù)種類也由單一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),而企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中所應(yīng)用的各種軟件也占有很大的比例,對(duì)新企業(yè)管理方式方法也產(chǎn)生了很大的需求。3.檔案安全管理程度進(jìn)一步提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代為電子文檔安全管理工作帶來(lái)了變革,傳統(tǒng)文檔的安全著重在倉(cāng)庫(kù)的安全管理工作上,把搞好倉(cāng)庫(kù)“八防”保證溫濕度管理作為工作重心,現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為電子文檔的存儲(chǔ)以及各種介質(zhì)的儲(chǔ)存安全管理提供了較好條件,同時(shí)對(duì)電子文檔的安全保密也提供了重要保障。

四、推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)用

（一）積極發(fā)揮檔案室管理職責(zé)

1.企業(yè)高度重視,為檔案工作掃清障礙

在環(huán)保達(dá)標(biāo)項(xiàng)目還沒(méi)有啟動(dòng)之前,公司為確保歸檔管理工作的順利開(kāi)展,及時(shí)落實(shí)了組卷流程中所需的所有設(shè)施和消耗材料,重新裝配密集箱,配置專門計(jì)算機(jī),并優(yōu)先處理歸檔流程中所需要的臨時(shí)材料,為檔案歸檔管理工作夯實(shí)了基礎(chǔ)。在組卷工作開(kāi)展過(guò)零點(diǎn)五之際,原項(xiàng)目管理科資料員由于個(gè)人身體問(wèn)題而暫離了項(xiàng)目,并面臨著與新信息化工程師之間復(fù)雜繁瑣的歸檔銜接工作,因此公司特別要求原歸檔人員進(jìn)駐項(xiàng)目管理科室,隨時(shí)面對(duì)面地整理歸檔業(yè)務(wù),并進(jìn)行與施工單位銜接組卷工作,有效保證了組卷效率。

2.嚴(yán)格跟蹤,保證檔案工作進(jìn)度受控

從項(xiàng)目前期工作開(kāi)始,到建設(shè)過(guò)程中,到項(xiàng)目組卷完成,檔案室實(shí)現(xiàn)了全過(guò)程節(jié)點(diǎn)監(jiān)控管控,有效協(xié)同溝通處理突發(fā)狀況和關(guān)鍵性問(wèn)題。在工作流程中,由于企業(yè)工程項(xiàng)目的各個(gè)子單項(xiàng)工程都涉及十幾家施工單位,而部分子單元施工又是多個(gè)施工單位聯(lián)合進(jìn)行,由哪個(gè)施工單位組成通用卷就成為困難。為此,企業(yè)檔案室要積極反映問(wèn)題,并由公司領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)責(zé)任,聯(lián)合企業(yè)項(xiàng)目部、檔案中心、工程項(xiàng)目科、監(jiān)理公司、施工單位和綜合辦公樓等開(kāi)展了專門研討會(huì),進(jìn)行全面剖析和與各方商討,使組成的通用卷工作單位更加明確清楚。

（二）積極發(fā)揮項(xiàng)目科配合作用

1.堅(jiān)持早介入、早檢查、早整改

對(duì)建設(shè)項(xiàng)目前期文檔搜集過(guò)程,文檔室將以目錄的形態(tài)將歸檔區(qū)域、有關(guān)文檔等送交建設(shè)項(xiàng)目管理科室,并緊密追蹤建設(shè)項(xiàng)目前期工作開(kāi)展,及時(shí)督導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目管理科室對(duì)前期資源做好搜集、梳理和存檔工作,對(duì)符合成卷要求的馬上歸檔組卷,對(duì)不符合規(guī)定的,逐條寫(xiě)出問(wèn)題所在和整治名單,以確保建設(shè)項(xiàng)目前期文檔的完備、齊備。

2.堅(jiān)持定期總結(jié),步步跟蹤

檔案室應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目科每年開(kāi)展一次工作總結(jié),以準(zhǔn)確了解資料存檔進(jìn)度和出現(xiàn)的重大問(wèn)題,并做到以問(wèn)題為導(dǎo)向,根據(jù)薄弱環(huán)節(jié)制定培訓(xùn)輔導(dǎo)內(nèi)容,有針對(duì)性地進(jìn)行重點(diǎn)工作。

（三）建立健全電子文檔法律法規(guī),推動(dòng)電子文檔的公開(kāi)使用

首先,我國(guó)應(yīng)該盡早用立法形式給出計(jì)算機(jī)文檔的法律效力,給出文檔館收集、保管、公布計(jì)算機(jī)文檔數(shù)據(jù)信息的職能,列明文檔館的免責(zé)條款,以避免文檔館因?yàn)楣_(kāi)計(jì)算機(jī)文檔而擴(kuò)大產(chǎn)生的各種負(fù)擔(dān)。同時(shí)我國(guó)還應(yīng)該在《政府信息公開(kāi)條例》的基礎(chǔ)上,發(fā)揮我國(guó)開(kāi)放文檔大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的功能,統(tǒng)一受理和答復(fù)向社會(huì)各界有關(guān)公開(kāi)數(shù)據(jù)信息的建議:例如，這些數(shù)據(jù)信息在什么時(shí)候能夠公開(kāi),以及什么數(shù)據(jù)信息因受安全保護(hù)和技術(shù)制約等原因無(wú)法公開(kāi)。其次,針對(duì)電子文檔公開(kāi)使用過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn),規(guī)定應(yīng)當(dāng)確定電子文檔公開(kāi)鑒定的主體,推薦專業(yè)電子文檔制作單位承擔(dān)電子文檔的公開(kāi)鑒定職責(zé),建立限制公開(kāi)的目錄,提供電子文檔公開(kāi)意見(jiàn),盤活信息資產(chǎn)。最后,立法應(yīng)形成獎(jiǎng)勵(lì)追責(zé)制度。對(duì)在電子文檔方面有突出貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人要給予有意義的鼓勵(lì),以點(diǎn)帶面推動(dòng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

（四）政府電子文檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要與時(shí)俱進(jìn),與國(guó)際水平接軌,共享信息技術(shù)紅利

大數(shù)據(jù)時(shí)代,要提升電子檔案的效率,國(guó)際規(guī)范必須先行,針對(duì)各行各業(yè)所產(chǎn)生的電子元數(shù)據(jù)進(jìn)行國(guó)際規(guī)范,以確定類型、應(yīng)用范圍和文件格式,從而形成下一代電子檔案的大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)和大服務(wù)平臺(tái),使全社會(huì)在一條共同的發(fā)展路線圖上共同努力,一起促進(jìn)信息資源整合。在2018年,澳大利亞國(guó)家檔案館通過(guò)了關(guān)于電子化檔案保存的技術(shù)規(guī)范,該標(biāo)準(zhǔn)基于行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)規(guī)范了電子化存檔的技術(shù)條件。該規(guī)范意在使產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)副本的“母版”成為對(duì)原件長(zhǎng)期有效的替代品,并可形成為社會(huì)廣泛使用的衍生檔案,從而最大限度降低了對(duì)原脆弱檔案的物理破壞。更為關(guān)鍵的是,這種規(guī)范也是一種行之有效的管理方法,可以盡量避免由于電子檔案載體不安全或技術(shù)陳舊所產(chǎn)生的質(zhì)量損失問(wèn)題。但目前,國(guó)家在電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立方面尚有待進(jìn)一步完善,政府應(yīng)通過(guò)廣泛研究,與時(shí)俱進(jìn),定期地對(duì)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行審核修改,實(shí)現(xiàn)與電子檔案規(guī)范的全球接軌,為實(shí)現(xiàn)各部門、各個(gè)產(chǎn)業(yè)、跨地區(qū)、多國(guó)家的全方位電子檢索打好了基礎(chǔ),讓整個(gè)人類社會(huì)乃至世界人民共享電子檔案的紅利。

（五）進(jìn)一步強(qiáng)化在電子檔案領(lǐng)域的教學(xué)改革,努力培養(yǎng)復(fù)合型高水平的電子檔案管理隊(duì)伍

信息化時(shí)期給歸檔工作者帶來(lái)了更多的從業(yè)需求,一方面需要?dú)w檔工作者具備敏感的信息能力,另一方面需要?dú)w檔工作者具備高素質(zhì)的現(xiàn)代化電子信息處理水平。這也就對(duì)歸檔現(xiàn)代化技術(shù)人員的培訓(xùn)提出了更多的目標(biāo)與需求。首先,在信息化時(shí)期歸檔學(xué)科的教學(xué)設(shè)計(jì)要改革與創(chuàng)新。建議高校在歸檔學(xué)科中設(shè)立電子文檔資料挖掘研究、社會(huì)傳播管理、智能查詢、大數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)等專業(yè)課程,并強(qiáng)調(diào)對(duì)實(shí)戰(zhàn)能力的訓(xùn)練,讓歸檔學(xué)科的學(xué)生們具有將歸檔信息從“原材料”重新加工出“成品材料”的意識(shí),這樣學(xué)生在走上崗位后處理利用檔案信息就可以得心應(yīng)手。其次,電子文檔新技術(shù)的職業(yè)培訓(xùn)平臺(tái)也應(yīng)加速建立。這樣大量工作者就能夠隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)主動(dòng)學(xué)習(xí),了解互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新方法、新知識(shí)、新技能,從而有效提高工作者的業(yè)務(wù)能力和為使用者處理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的能力,從而把握住電子產(chǎn)品文檔發(fā)揮積極作用的良機(jī)。因此新興人才和主動(dòng)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)勢(shì)在必行,也就勢(shì)必促使電子產(chǎn)品檔案業(yè)務(wù)在信息化時(shí)代產(chǎn)生出更大的實(shí)用價(jià)值。

（六）以實(shí)際應(yīng)用需求為引導(dǎo),通過(guò)大數(shù)據(jù)融媒,真正達(dá)到對(duì)電子文檔使用的人性化滿足與智能化服務(wù)

首先,要做好電子檔案大數(shù)據(jù)分析的研究與發(fā)布業(yè)務(wù)。經(jīng)過(guò)對(duì)電子文檔分析數(shù)據(jù)的挖掘,找到使用者搜索瀏覽規(guī)則和關(guān)心范疇,對(duì)用戶需要做出分類與預(yù)測(cè),并個(gè)性化發(fā)布有關(guān)的電子文檔資訊與內(nèi)容。其次,要學(xué)會(huì)在實(shí)際生活中捕獲并運(yùn)用契機(jī)使電子檔案訊息活起來(lái)。電子檔案工作人員同時(shí)也要擔(dān)當(dāng)社會(huì)資訊工作者角色,關(guān)心社會(huì)熱點(diǎn)事件與民生動(dòng)態(tài),抓住契機(jī)讓電子檔案活起來(lái),同時(shí)做好手機(jī)應(yīng)用APP研發(fā)和融媒業(yè)務(wù),給予社會(huì)公眾更多真實(shí)感、畫(huà)面感與更正面的情感感受,激發(fā)使用者社會(huì)需求,促進(jìn)電子文檔資訊預(yù)訂業(yè)務(wù),從而更好地服務(wù)于社會(huì)。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位的重要意義,不言而喻。大數(shù)據(jù)時(shí)代,電子文檔的出現(xiàn)和推廣切實(shí)克服了傳統(tǒng)文檔存在的缺點(diǎn),但由于互聯(lián)網(wǎng)的復(fù)雜性,電子文檔在管理上也存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。而為了切實(shí)讓文檔的管理變得規(guī)范,管理者和員工必須加強(qiáng)管理,端正心態(tài),采取相應(yīng)的方法加以避免。