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        業(yè)財融合下地方開放大學財務管理智能化構(gòu)建

        2022-11-13 13:48:42王亞輝岳陽廣播電視大學
        財會學習 2022年19期
        關鍵詞:財務財務管理融合

        王亞輝 岳陽廣播電視大學

        引言

        在財務新制度實施后,權(quán)責發(fā)生制與成本核算制等概念引入,引導高效財務朝著業(yè)財融合方向發(fā)展。在地方開放大學發(fā)展中,受內(nèi)外環(huán)境變化影響,應注重財務管理的優(yōu)化轉(zhuǎn)型,從校內(nèi)財務、業(yè)務兩個層面著手創(chuàng)建完善的信息系統(tǒng)、內(nèi)控系統(tǒng)、決策系統(tǒng),并注重預算、核算和收費等方面的智能化管理,促進業(yè)財深入融合,為財務管理轉(zhuǎn)型提供突破口,使高校財務管理現(xiàn)狀得以改善,整個管理工作更加智能高效,財務管理水平顯著提升,實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展。

        一、地方開放大學財務管理存在的問題

        當前,地方高校逐漸意識到業(yè)財融合在未來發(fā)展中的應用價值,陸續(xù)開展探索實踐。但在推廣期間難免遇到許多問題和挑戰(zhàn)。以地方開放大學為例,要想實現(xiàn)業(yè)財融合,還存在以下財務管理問題。

        (一)業(yè)財融合意識薄弱

        大部分財務人員的職能認知不足,傳統(tǒng)觀念根深蒂固,綜合素質(zhì)與崗位要求不相適應,業(yè)財融合意識薄弱。部分地方開放大學計財處有超過50%的從業(yè)者集中在會計核算大廳,剩余人員分配到信息系統(tǒng)維護、預算管理、檔案部門等崗位。在會計核算群體中,勞務派遣者占比超過1/2,預算、決策分析、成本控制等沒有受到足夠重視。從業(yè)者綜合素質(zhì)有待提升,只注重自身崗位內(nèi)容,對其他部門業(yè)務和流程知之甚少,學習意識淡薄,很難掌握經(jīng)濟業(yè)務的整體流程,影響了財務分析、財務評價等管理職能發(fā)揮。

        (二)內(nèi)控機制不完善

        當前地方開放大學雖然成立了內(nèi)控管理部門,也針對內(nèi)控制定了一系列管理和評價文件,但因缺乏整體的指引手冊,各部門只注重自身相關業(yè)務的內(nèi)控風險、關鍵項目、工作流程進行優(yōu)化,校內(nèi)尚未形成一套經(jīng)濟業(yè)務層面的指引。此外,各部門在風險預防、流程優(yōu)化等方面,尚未同步到網(wǎng)絡,導致日常經(jīng)濟業(yè)務處理中經(jīng)常出現(xiàn)資料不全,需要事后補充或者阻礙工作開展等情況。例如,在固定資產(chǎn)采購報銷中,需要網(wǎng)上填寫采購任務書、采購、入庫、線上預約報銷,再將全部報銷所需憑證整理后移交核算部門。上述流程需要采購部門、資產(chǎn)部門、財務部門共同參與,各部門無縫銜接、按順序開展工作,才可使經(jīng)濟業(yè)務有效。但在實際操作中,上述部門相互獨立,經(jīng)常出現(xiàn)各院部報賬員直接將固定資產(chǎn)發(fā)票拿到財務報銷的情況,沒有打印采購任務書、入庫單等,只能后期補充,與內(nèi)控流程相背離,進而影響了內(nèi)控有效性和財務管理效率。

        (三)財務數(shù)據(jù)對接有待完善

        為了滿足信息化建設需求,各部門需要具備單獨的業(yè)務處理系統(tǒng),因系統(tǒng)較為獨立,且在設置方面存在差異,與其他部門的數(shù)據(jù)對接難度較大,財務很難主動獲取業(yè)務相關數(shù)據(jù),需要業(yè)務部門提供。個別數(shù)據(jù)因統(tǒng)計口徑不同,財務還需重新計算,在很大程度上降低了管理效率,主要體現(xiàn)在科研經(jīng)費入賬、學費核算等方面。在前者入賬中,項目負責人通過財務系統(tǒng)認領來款后,需要準備一系列資料到科研處的科研管理系統(tǒng)中建賬,打印賬單后,再到財務部開發(fā)票,財務人員根據(jù)所提供的資料登錄財務系統(tǒng)進行入賬,在操作期間還需要再次核對信息,并手動輸入,使科研經(jīng)費入賬速度慢,難以實現(xiàn)精準智能化管理。

        二、業(yè)財融合背景下高校財務管理的改進要點

        (一)樹立業(yè)財融合理念

        針對校內(nèi)財務人員綜合素質(zhì)較低、單純注重核算、輕視業(yè)務的問題,財務部門領導應積極采取措施,幫助轉(zhuǎn)變從業(yè)者的財務工作觀念,樹立業(yè)財融合理念。在實際工作中,可通過微信、微博、QQ等平臺,定期推送財務微課視頻,使財務從業(yè)者對部門業(yè)務能夠有整體的認知,包括預算、核算等,并引導其深入學習和思考,爭取達到業(yè)務全面精通。對于其他部門的工作者也應借助網(wǎng)絡平臺推送財務相關視頻,使其了解財務基本工作。面向校內(nèi)全部管理人員,定期開展培訓、交流會等活動,鼓勵財務、會計人員交流經(jīng)驗和工作心得,共同克服工作障礙等。在考核評價方面,可增加學習進步獎勵措施,如申請課題、發(fā)表論文、職稱考試等,充分激發(fā)人員參與熱情,注重理論學習,使財務理論知識更加豐富,打好財務管理的理論根基。在日常工作中經(jīng)常與其他部門交流和探討,從而全面掌握業(yè)財融合政策,促進財務管理職能的充分發(fā)揮。

        (二)完善內(nèi)部控制體系

        院??砂凑丈霞壈l(fā)布的文件,結(jié)合院內(nèi)實際情況,明確各部門內(nèi)容關鍵點、風險因素等,創(chuàng)建內(nèi)控領導小組,在校長辦公室會審討論,創(chuàng)建完善可行的內(nèi)部控制體系,為單位層面、業(yè)務層面的風險評估提供指引,促進內(nèi)控有效性提升。在平臺建設中,先要確定各業(yè)務、各部門的內(nèi)控要點,由財務部門與業(yè)務部門交流溝通,依靠線上審批系統(tǒng)進行資源整合,使各部門內(nèi)控流程、風險因素等都上傳到單位信息平臺中,促進信息共享,財務指標更加精準,確保內(nèi)控信息化貫徹落實,為單位各項業(yè)務內(nèi)控工作有序開展提供保障。為了提高內(nèi)控效果,還可創(chuàng)建風險預警機制。例如,在網(wǎng)上報銷中因?qū)徟鷻?quán)限是事先設定在軟件系統(tǒng)中,只有上級審批完畢后,系統(tǒng)才會自動將單據(jù)推送到下一環(huán)節(jié)中進行審批,實現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣、各司其職的目標。在業(yè)財融合背景下,將內(nèi)控要求落實到經(jīng)費使用、管理中,可使預算剛性增強,在強化學校財務風險預防的同時,還可促進預算執(zhí)行效率提升。

        (三)實現(xiàn)財務與業(yè)務對接

        針對財務數(shù)據(jù)對接難度大的問題,在業(yè)財系統(tǒng)對接期間,應重視數(shù)據(jù)標準化、數(shù)據(jù)源歸口管理等工作,使業(yè)務數(shù)據(jù)得以完善,對財務流程相關內(nèi)容精準識別,如學費計算、科研入賬、學分統(tǒng)計等,并做好財務數(shù)據(jù)梳理工作,準確識別財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)間的差異,使數(shù)據(jù)口徑、含義能夠統(tǒng)一,規(guī)范數(shù)據(jù)交互,促進信息共享。為了實現(xiàn)院校財務智能管理目標,可創(chuàng)建財務共享服務中心,利用統(tǒng)一的業(yè)務流程、核算標準、信息系統(tǒng)來節(jié)約財務管理成本,還可集中采集業(yè)財融合信息,為一體化措施提供真實數(shù)據(jù)支持;院校還應配置相應的網(wǎng)絡設備與技術人才,為財務共享提供強大的軟硬件支持。此外,還可創(chuàng)建業(yè)財共享信息平臺,結(jié)合地方開放大學的組織框架、業(yè)財模塊,以“業(yè)務—財務—業(yè)財—決策”的模式,創(chuàng)建開放式共享信息平臺,使項目負責人、經(jīng)費管理者、財務人員均可參與進來,為院校財務智能化轉(zhuǎn)型提供強大的平臺支撐。

        三、業(yè)財融合背景下地方開放大學財務智能化管理模式創(chuàng)建

        (一)基本情況

        以本校為例,創(chuàng)辦于1979年,是一所采用現(xiàn)代教育技術手段進行遠程教學的地方高校,在行政上由市教育局管理,教學業(yè)務上接受國家開放大學和湖南開放大學的指導。該校財務處主要負責財務和資產(chǎn)管理等工作,貫徹落實國家各項財經(jīng)政策、會計法規(guī)等,對校內(nèi)財務進行規(guī)范管理。在業(yè)財融合模式下,依靠互聯(lián)網(wǎng)技術進行財務管理模式創(chuàng)新,實現(xiàn)資金合理配置、系統(tǒng)智能管理等,逐漸形成信息技術為主、人為干預為輔的管理模式。通過創(chuàng)建業(yè)財一體化平臺,使資產(chǎn)、科研、合同管理等信息均納入財務管理平臺中,依靠云計算、大數(shù)據(jù)等提供智能化服務,促進院校財務管理效率的極大提升。

        (二)系統(tǒng)支撐層面

        (1)創(chuàng)建信息技術系統(tǒng)。進入大數(shù)據(jù)時代后,院校應跟隨時代潮流,將數(shù)字變成數(shù)據(jù),再將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息,依靠充足的信息為管理和決策提供支持。在業(yè)財融合期間,為了打破各部門的信息孤島,加強彼此交流溝通,應創(chuàng)建統(tǒng)一的信息技術系統(tǒng),對有價值的數(shù)據(jù)分析總結(jié),促進數(shù)據(jù)信息的高效利用,為財務管理和決策提供數(shù)據(jù)支持,還可通過智能化管理服務,促進業(yè)財融合發(fā)展。在業(yè)務部門信息化期間會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)挖掘后多維展示出來,提供校內(nèi)外信息智能推薦服務,創(chuàng)建出動態(tài)的互聯(lián)網(wǎng)生態(tài)網(wǎng),為教師、科研小組的教學、學術研究等提供更多信息輔助,促進教學與科研質(zhì)量的全面提升。

        (2)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。在復雜環(huán)境下,地方開放大學應創(chuàng)建完善的內(nèi)控系統(tǒng),并將該系統(tǒng)融入信息系統(tǒng)內(nèi),使各項政策、業(yè)務都可在信息化支持下高效運行,減少人工參與,對內(nèi)部管理流程動態(tài)監(jiān)控,創(chuàng)建全員參與預算、風險預警機制,促進內(nèi)控管理系統(tǒng)效率和智能化服務質(zhì)量提升。首先,對校內(nèi)財務組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化,實施“扁平化”組織結(jié)構(gòu),達到財務管理流程優(yōu)化目標,結(jié)合開放大學特點設置組織機構(gòu),合并重復科室,剔除非必要科室,使每位財務工作者都能夠明確自身崗位職責和要求。在財務處下設置預算管理、會計核算、收費管理等;在會計核算科室下設置核算部、學生事務部、專項業(yè)務部。通過上述扁平化組織設計,將權(quán)力分配給各個部門,以免權(quán)力高度集中,還可將原本獨立的流程銜接起來,依靠信息平臺促進信息共享。在內(nèi)控系統(tǒng)的應用下,財務部不再單純負責數(shù)據(jù)處理,還可與業(yè)務有機結(jié)合,成為高效智能的半綜合型部門。

        (3)建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)可將財務數(shù)據(jù)整合起來,對校內(nèi)各部門業(yè)務系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃,便于數(shù)據(jù)匯總,避免校園信息資源浪費。在創(chuàng)建決策支持系統(tǒng)后,可對部門與人員的信息深度分析,實時掌握財務動態(tài);還可向業(yè)務部門解讀財務制度,幫助其了解財務相關規(guī)定與資源使用情況,促進高效預算制定,以期達到全面預算目標。在財務管理期間,可采集準確的財務、業(yè)務數(shù)據(jù),促進業(yè)財信息流、資金流的同步融合。該系統(tǒng)可將校內(nèi)各類信息與業(yè)務系統(tǒng)實施個性化設計,依照相關要求進行管理。例如,網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)十分便捷智能,許多院校開始陸續(xù)引進,地方開放大學也可進行嘗試。在系統(tǒng)設置之前,因不同院校開展的業(yè)務不盡相同,在經(jīng)費審批權(quán)限上存在不同聲音,根據(jù)以往規(guī)定,經(jīng)費遵循自下而上原則逐級審批,在系統(tǒng)設置時應綜合分析,特別是在審批授權(quán)方面,要照顧到多個主體,提供定制分析,方便領導監(jiān)督查閱,為科學決策提供諸多便利。

        (三)業(yè)務層面

        當前高校線上發(fā)展速度不斷加快,線下財務管理逐漸滯后于校園業(yè)務信息化的步伐,創(chuàng)建智能化、開放性的綜合平臺成為主流趨勢,這對提高預算、核算、收費管理來說具有重要價值,具體如下。

        (1)預算管理。在業(yè)財一體化平臺下,以往預算編制模式應進行創(chuàng)新,依靠原始預算數(shù)據(jù)創(chuàng)建網(wǎng)絡數(shù)據(jù),實現(xiàn)財務智能管理目標。各部門在進入預算管理系統(tǒng)后進行預算編報,系統(tǒng)可自動生成各類預算報表。財務部在系統(tǒng)中可一次性采集預算信息,將其傳輸?shù)巾椖繑?shù)據(jù)庫內(nèi),系統(tǒng)中預算信息可隨時修改、審核,直至最終將全部預算數(shù)據(jù)匯總。地方開放大學的預算流程優(yōu)化需要信息技術的輔助,校內(nèi)應自行開發(fā)或者采購統(tǒng)一的預算系統(tǒng),為后續(xù)預算管理營造良好的系統(tǒng)環(huán)境,引導各部門參與進來,使預算數(shù)據(jù)獲取更加便捷智能,也使預算編制更加清楚準確。

        (2)核算管理。針對地方開放大學報銷業(yè)務存在的問題,可借助智能信息技術對報賬核算流程進行優(yōu)化。線上報銷可依靠區(qū)塊鏈技術實現(xiàn),確保業(yè)務信息、基礎財務信息來源合法,業(yè)務流程在時間軸上相同,避免數(shù)據(jù)丟失或者篡改。通過業(yè)務、財務數(shù)據(jù)的應用,訓練神經(jīng)網(wǎng)絡模型,依靠機器學習實時分析各類資產(chǎn)、資金使用、科研進展等事宜,并與可視化技術相關聯(lián),將實時財務動態(tài)上傳到?jīng)Q策系統(tǒng)中,使績效得到準確定義,還可根據(jù)存在的不足提供解決方案。與以往報銷模式相比,線上報銷流程更加智能、人性,依靠前期系統(tǒng)設定,使報銷者能夠清楚知曉該項目中可支配的資金;審批者也無須受地域制約,只要在網(wǎng)絡覆蓋范圍內(nèi),均可隨時審批;核算者也可將工作重心轉(zhuǎn)移到票據(jù)驗收方面,使管理職能更加完善,符合業(yè)財融合的相關要求。

        (3)收費管理。一是院校應面向?qū)W生創(chuàng)建專屬數(shù)據(jù)庫,將學生基本信息錄入進去,用于院校業(yè)務活動,便于各部門隨時獲取學生信息,如休學、留級、退學等;二是創(chuàng)新收費模式,當前信息技術逐漸普及,可將其應用到收費流程中,學生繳費不應單純是銀行卡自動扣費、現(xiàn)場繳費,還可拓展網(wǎng)上收費服務,學生可自助繳費,然后通過手機APP或者登錄校園網(wǎng)對本年度繳費情況進行查詢,此舉不但方便了學生,還可使財務工作更加智能高效,減輕財務從業(yè)者的工作量;三是定期稽核繳費情況。財務處應定期檢查收費系統(tǒng)的運行狀態(tài),健全內(nèi)控制度,避免風險因素產(chǎn)生。由專業(yè)的財務人員定期整理學生繳費情況,對未繳費學生發(fā)送提醒,依靠信息技術使收費流程得以優(yōu)化。

        結(jié)語

        綜上所述,地方開放大學是開放大學辦學體系中的重要組成部分,在現(xiàn)代信息技術支撐下,財務管理逐漸朝著智能化、人性化方向發(fā)展。在業(yè)財融合背景下,針對地方開放大學在財務管理中存在的問題,應通過樹立業(yè)財融合理念、完善內(nèi)部控制體系、實現(xiàn)財務與業(yè)務對接等方式進行解決,并從業(yè)務和財務兩個層面著手,創(chuàng)建信息技術、內(nèi)部控制、決策支持系統(tǒng),優(yōu)化預算、核算和收費流程,由此提高財務管理的智能化水平,在先進科技的支持下實現(xiàn)長遠發(fā)展。

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