邵向陽 河南省駐馬店市西平縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險中心

電子信息檔案是檔案管理的必然趨勢，體現(xiàn)了辦公自動化，對提高檔案管理的快捷化、高效化有重要意義。在信息時代下，采用電子信息檔案不僅能夠解決紙質(zhì)檔案資源浪費的問題，而且能夠促進檔案管理效率的提升。但在電子信息檔案的應用中，也存在一些風險，比如信息技術(shù)風險、管理風險等，容易造成不必要的損失。因此，要加強電子信息檔案風險的管控，提高檔案管理水平。

電子信息檔案是一種虛擬檔案，與客觀存在的檔案實體不同。電子信息檔案屬于數(shù)字檔案，利用電子計算機進行處理，以特殊的形式，將實體檔案的真實信息輸入電腦中，形成圖像、符號、圖表、文字等信息，彌補了傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高了檔案管理的便利性。但計算機不是萬能的，電子信息檔案也給檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。在應用電子信息檔案的同時，要加強對風險的管控，準確識別風險，合理防范風險。

電子信息檔案的應用優(yōu)勢

實現(xiàn)電子檔案集中管理

電子檔案集中管理貫穿電子文件整個生命周期，不僅需要對組織、制度進行整合，而且要對方法進行集成。目前，學術(shù)界經(jīng)過探討，一致認為全程管理是電子文件管理的最有效辦法，電子檔案的產(chǎn)生、保存、銷毀均應通過嚴格的管理制度落實。電子檔案管理及資源建設涉及多項業(yè)務，不僅需要接收來自各個部門的電子文件，還要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為數(shù)字化檔案，對各類資源進行整理，包括音頻、視頻等，以豐富電子檔案的內(nèi)容與形式。總結(jié)和梳理信息化、電子化檔案，不僅可以提升工作效能，還可以為企業(yè)發(fā)展提出合理意見。

優(yōu)化會計檔案電子化流程

傳統(tǒng)檔案采取紙質(zhì)方式進行管理，限制了檔案管理工作的空間，影響了檔案管理的質(zhì)量。紙質(zhì)版檔案占據(jù)空間較大，隨著人數(shù)的增加，業(yè)務的增多，檔案越來越多，檔案管理的難度也隨之增大。實行檔案管理的信息化、電子化，應用電子信息檔案，可以節(jié)省大量資源，彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，方便檔案資料的查詢與調(diào)取，以及檔案資源的開發(fā)與利用。梳理并完善會計檔案“前端產(chǎn)生—財務核算—檔案管理”的電子化流程，明確無紙化配套要求，逐步實現(xiàn)會計檔案電子化、數(shù)字化管理。

確保檔案保存和傳輸?shù)陌踩?/h3>

過去，人與人傳遞紙質(zhì)檔案，可能會出現(xiàn)資料丟失或者破損的現(xiàn)象。檔案涉及國家機密及個人隱私，需要格外重視和保護。電子信息檔案的應用，可以避免人與人傳遞導致的丟失、破損等問題。在計算機中存儲檔案資料，即便工作人員不小心誤刪，也可以利用一定的技術(shù)恢復信息，從而提升檔案保存和傳輸?shù)陌踩浴?/p>

檔案管理全過程可追溯

利用計算機儲存檔案信息，不僅可以較好地保存資料，還有利于檔案信息的共享。應用電子信息化技術(shù)，可以構(gòu)建實時分享系統(tǒng)，對電子信息檔案進行云管理及云共享。積極響應政府相關(guān)政策，使電子發(fā)票、電子檔案掛鉤于政府稅務部門，實現(xiàn)有效的連接與互通；采用數(shù)字化技術(shù)對財務、稅務等數(shù)據(jù)資料進行處理，真正落實檔案的電子化管理；以“版式文件+元數(shù)據(jù)”的方式歸檔，規(guī)范電子發(fā)票存儲與管理流程；利用具有水印的電子簽章控制全程，實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)線上化、規(guī)范化，防范內(nèi)控風險。

電子信息檔案存在的風險

信息泄露問題嚴重

電子信息檔案雖然有明顯的優(yōu)勢，但也存在一些安全隱患。在電子檔案的輸入、存儲、傳輸過程中，存在較高的信息失控風險，表現(xiàn)為信息污染、干擾及過剩等，部分檔案信息會被竊取，受到病毒侵犯。上述不安全因素均會增加電子信息檔案風險。與此同時，計算機技術(shù)在為檔案管理帶來便利的同時，常用的多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)等也存在安全防護問題。如果突發(fā)病毒攻擊、停電等事故，可能會使檔案信息丟失、泄露或毀損。一些黑客利用不法手段進入計算機系統(tǒng)，可能會造成嚴重的安全問題。

信息化技術(shù)不完善

數(shù)字認證、電子簽名是檔案管理系統(tǒng)最為常用的信息技術(shù)類型，其涉及密碼認證、數(shù)據(jù)加密等方面。其對重要的檔案信息還能夠進行加密，設置訪問權(quán)限，在提升檔案信息管理安全性方面具有突出效果。但基于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的進步，檔案網(wǎng)站的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出明顯的憑證性，這也對檔案管理提出了更高的要求，解決信息化技術(shù)的安全問題勢在必行。

電子信息檔案管理制度不完善

電子信息檔案管理存在制度建設滯后的問題，缺乏完善的管理制度，在管理工作中無據(jù)可依，會產(chǎn)生較高的風險。部分單位盡管制定了電子檔案管理的相關(guān)制度，但沒有根據(jù)實際情況及時更新，與實際檔案工作不符，阻礙了電子信息檔案管理工作的運行。甚至有的單位沒有具體的電子信息檔案管理制度，導致電子信息檔案管理混亂。

環(huán)境存在的風險問題

內(nèi)部因素與自然因素共同作用，使得電子檔案存在一定的失控風險。以自然因素為例，電子信息檔案遇到霉菌侵蝕、化學反應會導致數(shù)據(jù)受損，無法顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容，影響正常功能的發(fā)揮。內(nèi)部因素主要表現(xiàn)為人為破壞，如電腦黑客、殺手等，在計算機上植入CIH病毒、蠕蟲病毒等，會對數(shù)據(jù)造成破壞，影響電子檔案的存儲與運行。存儲電子信息檔案的計算機設備所處的環(huán)境，比如電磁場、濕度、溫度等影響其運行，進而影響存儲資料的安全性。外部環(huán)境不適宜，可能會導致設備老化，信息的存儲、讀取出現(xiàn)報錯，或者導致數(shù)據(jù)丟失、錯誤等。突發(fā)地質(zhì)災害、不良的氣候條件，會損壞電子信息檔案的存儲設備，這也是電子信息檔案存儲面臨的客觀風險。

人為因素導致的風險

應用電子信息檔案，需要工作人員的參與：人為輸入、調(diào)取、查詢數(shù)據(jù)等，這為電子信息檔案管理埋下安全隱患。在提取、瀏覽、傳送或保存電子信息檔案的過程中，如果人為操作不當，或者系統(tǒng)程序錯誤，可能出現(xiàn)無法修復的問題。部分檔案工作人員的操作技能不熟練，容易導致安全問題。如一些工作人員缺乏對所登錄賬號的保護意識，以及安全防范意識，沒有掌握專業(yè)的信息技術(shù)，對殺毒軟件的使用不熟練。

應用電子信息檔案的風險管控策略

做好電子信息檔案服務工作

電子檔案的儲存受載體影響較大，尤其是磁性媒介，易受存儲環(huán)境影響。所以，對保存電子檔案的工具要進行定時檢測和維修。比如單位可以每年一次或者每半年一次對電子檔案載體進行檢測，采取合適的抽樣方法，如系統(tǒng)抽樣或者隨機抽樣，確保所選擇的樣本數(shù)量合適，從而保證電子檔案能夠安全儲存。

電子檔案資源離不開信息技術(shù)的支持，為實現(xiàn)電子檔案的集中化管理，可以構(gòu)建檔案管理集群，使分散的檔案網(wǎng)站擁有統(tǒng)一的檢索入口，便于公眾查詢。需要注意的是，電子檔案的管理應覆蓋工作、生活、學習等各個方面，加強數(shù)字化技術(shù)與檔案管理部門的有機融合，為檔案管理部門與公眾的交流提供一個有效的平臺，促進檔案智慧管理的實現(xiàn)，對數(shù)據(jù)進行挖掘、分析，將單純的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)樗枷霂?。要實現(xiàn)技術(shù)更新的常態(tài)化，對檔案管理系統(tǒng)及時更新；采用先進技術(shù)，避免病毒、黑客的入侵和攻擊，提高技術(shù)風險防控水平；及時更新軟件系統(tǒng)、硬件設備，保證沒有漏洞；維護與更新系統(tǒng)和網(wǎng)絡，防范風險；技術(shù)人員要樹立常態(tài)化的更新觀念，不斷學習先進的檔案管理技術(shù)，提高風險管控的技術(shù)水平。

完善法律法規(guī)

完善電子信息檔案管理的規(guī)章制度，及時彌補管理漏洞，加強風險識別能力。數(shù)字檔案的集中管理需要將法律法規(guī)及配套的政策作為有力支撐，基于當前的電子信息檔案規(guī)章制度，增加與現(xiàn)代計算機技術(shù)發(fā)展形勢相適應的，關(guān)于電子信息檔案管理的條例，不斷完善各項制度，充分考慮檔案部門意見，實現(xiàn)數(shù)字檔案的集中化管理與長期保存。檔案信息電子化工程實施后，所有歸檔卷宗均有自己的“電子身份證”，檔案管理人員只需在電腦上輸入檔案卷宗編號，就可以閱覽并打印案卷材料；檔案密集架的自動移動、檢測功能，有助于檔案管理人員快速找出目標卷宗，提高檔案現(xiàn)代化管理水平和檔案查準率。及時改進管理制度，為電子信息檔案管理提供依據(jù)。規(guī)范電子信息檔案工作人員的行為，充分發(fā)揮電子信息檔案的優(yōu)勢。對電子信息檔案進行集中統(tǒng)一管理，采取責任落實制，明確電子信息檔案管理人員的分工、責任，制定相應的獎懲制度，將檔案風險管控落實到個人，從而提升工作人員的重視程度和管理技能，降低管理電子信息檔案的風險。

嚴格審核使用流程

在電子檔案應用環(huán)節(jié)引入網(wǎng)絡技術(shù)，通過掃描二維碼，在線瀏覽或下載信息資料和電子檔案。通過上網(wǎng)查詢到的檔案信息與在相關(guān)部門的線下檔案查詢窗口所查到的信息具有同等效力。電子檔案靈活性大，容易修改且保存難度大。個人應提高風險防范意識。首先，在信息傳輸?shù)倪^程中，要保證傳輸信息的準確性，從源頭上避免出現(xiàn)錯誤。其次，在信息使用的過程中，每個檔案的利用者都必須經(jīng)過嚴格的審核，減少任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的可能性，審核無誤后才可以使用相關(guān)的檔案。再次，強化主體的責任意識，不能篡改檔案，要嚴格按照檔案的處理辦法行事。最后，紙質(zhì)檔案仍不過時，可以把紙質(zhì)檔案和相關(guān)電子檔案一起保存，以保證檔案的完整性。

加強新技術(shù)的應用

當前，云計算技術(shù)、計算機儲存技術(shù)飛速發(fā)展，使電子信息檔案管理有了技術(shù)支持。作為檔案管理工作者，應認真學習最新的計算機技術(shù)與云計算技術(shù)，掌握新媒體的運作模式與特點，實現(xiàn)數(shù)字檔案的高效管理，并注重對數(shù)字檔案信息價值的充分挖掘，發(fā)揮新技術(shù)的優(yōu)勢與價值。及時更新檔案管理系統(tǒng)，采用先進技術(shù)，避免病毒、黑客的入侵和攻擊，提高技術(shù)風險防控水平。及時更新軟件系統(tǒng)、硬件設備，保證沒有漏洞。維護與更新系統(tǒng)和網(wǎng)絡，防范風險。技術(shù)人員要樹立常態(tài)化的更新觀念，不斷學習先進的檔案管理技術(shù)，提高風險管控的技術(shù)水平。

加強智能檔案庫房建設

在信息化時代下，電子信息檔案的管理不僅要具備基本的辦公場地，而且要與現(xiàn)代科技發(fā)展相適應，在檔案管理工作中，應融入先進的信息管理技術(shù)。檔案管理部門應提高思想認識，關(guān)注檔案管理工作中存在的問題，并予以改進。結(jié)合信息管理特點及現(xiàn)有的技術(shù)水平推動檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展。檔案管理部門要定期對計算機、光盤、電子儲存設備等硬件設施進行維護、更新，管理人員要學習信息管理相關(guān)知識。

隨著智能化設計的融合，文物倉庫的存儲環(huán)境得到了優(yōu)化，為延長檔案的壽命創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)。積極將高度現(xiàn)代化的智能化設備融入庫房保護裝置的設計中。通過智能監(jiān)控，庫房管理可向現(xiàn)代化、智能化、技術(shù)化、協(xié)同化方向發(fā)展。在此期間，將計算機、高清攝像頭、各種傳感器等電子設備集成到倉庫環(huán)境監(jiān)控中，對存在的安全隱患進行實時監(jiān)控，并記錄相應的信息，為優(yōu)化倉庫整體控制水平創(chuàng)造良好的條件。

加強檔案人才培養(yǎng)

電子檔案時代，檔案工作的基本模式是人與計算機的結(jié)合。為更好地保障電子檔案服務質(zhì)量，應培養(yǎng)一批具有專業(yè)綜合素質(zhì)及技能的優(yōu)秀檔案管理人才，加強計算機技能培訓與通訊技術(shù)培訓，打造復合型人才。要想真正落實電子檔案的信息化管理工作，就要解決人力資源短缺的問題，加強培養(yǎng)信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)，緊跟時代步伐。加大人才培養(yǎng)投入力度，聘請具有專業(yè)經(jīng)驗及具備計算機運維能力的人員對檔案管理人員進行培訓，為電子檔案管理儲備人力資源。選取專業(yè)的電子信息檔案管理人員，加強培訓，提高技術(shù)和能力，使其與電子信息檔案管理工作相適應。提升檔案管理工作者的素質(zhì)，提高檔案管理者的安全意識及風險意識，使其重視檔案風險管控工作，降低電子信息檔案的風險。

總之，在推進檔案管理信息化的同時，也要重視電子信息檔案的風險問題，充分認識到電子信息檔案存在的風險，加強電子信息檔案的風險管控。積極制定風險防控措施，兼顧效率與安全，引入先進技術(shù)，加強管理，完善電子信息檔案規(guī)章制度，做好風險預測評估工作，提高工作人員的素質(zhì)，主動應對各類風險問題，從而提高電子信息檔案的安全性，為檔案管理工作的正常運行提供保障。