田 晶 中國華油集團有限公司油氣資源事業(yè)部

在現(xiàn)代企業(yè)中，檔案管理工作在為企業(yè)制定合適的規(guī)章制度，為企業(yè)的發(fā)展提供各種有用的資源信息等方面起著重要的作用?，F(xiàn)介紹檔案和檔案管理的定義，檔案管理工作的主要內(nèi)容和要求，闡述檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并提出解決問題的建議和方法，為做好檔案管理工作打好基礎。

檔案管理工作的本質是對鑒定后有用的文件、聲像和實物資料進行收集和管理。要做好檔案管理工作，推動企業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展，企業(yè)管理人員就要了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，重視檔案管理工作，為檔案資料的保存提供良好的環(huán)境并進行嚴格的安全檢測，維護檔案資料的完整，對檔案管理工作人員定期進行培訓，提高檔案管理工作人員的綜合素質，重視實物檔案的保存和利用，以便更加快速、直觀地通過檔案了解企業(yè)的發(fā)展狀況。

企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的定義

企業(yè)檔案指企業(yè)的員工在日常工作中形成的對企業(yè)具有保存價值的各種原始記錄，包括紙質資料、聲像資料和實物資料。

企業(yè)檔案管理指檔案管理工作人員對企業(yè)內(nèi)部的所有檔案資料和信息進行直接管理，并為企業(yè)的發(fā)展提供有效的利用服務，包括將檔案資料存放在檔案柜中保存和在網(wǎng)絡系統(tǒng)中進行錄入、保存兩種管理方式。

企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容和要求

企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容為收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。收集工作是按規(guī)定接收企業(yè)各部門需要保存的原始文件，要求所收到的原始文件完整、真實、清楚，并且其紙張、字跡、格式等嚴格按照企業(yè)的規(guī)定完成。整理工作的主要內(nèi)容是對紙質文件進行整理，要求對文件進行分類、組合、排列、編號，然后進行基本編目。實物文件要求根據(jù)其來源、時間、類型等進行分類，要做到分類合適、目錄清楚、擺放整齊。保管工作的主要內(nèi)容是在檔案庫房對檔案排架或檔案柜上的檔案進行保管，并辦理相應的調入和借出手續(xù)，定期檢查檔案資料是否完整，要求裝文件的檔案紙盒、檔案排架或檔案柜符合要求，檔案庫房的環(huán)境符合存檔要求，調入和借出手續(xù)完整。鑒定工作的主要內(nèi)容為檢測檔案的有用程度，并根據(jù)其有用程度設定檔案的保管期限，對過了保管期限的文件進行銷毀，并對其進行登記記錄，要求有相應的鑒定手續(xù)及要求，有相應的銷毀手續(xù)及登記記錄本。統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容是了解檔案管理工作的現(xiàn)狀并制作相應的統(tǒng)計報表，對數(shù)據(jù)進行分析，掌握檔案管理工作的現(xiàn)狀，要求統(tǒng)計報表的內(nèi)容具有及時性和準確性。提供利用工作的主要內(nèi)容為檔案資料的查閱、復印和借出，要求有符合要求的查閱、復印、借出手續(xù)。

企業(yè)檔案管理工作的重要性

企業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理工作

檔案記錄了企業(yè)內(nèi)部重要的資源和資金信息，對企業(yè)實現(xiàn)良好發(fā)展起著關鍵作用，同時，檔案也可以實現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)控?，F(xiàn)代檔案管理工作除了對傳統(tǒng)的紙質資料、聲像資料和實物資料進行管理之外，還新增了網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)，將紙質資料、聲像資料和實物資料在網(wǎng)絡系統(tǒng)中進行錄入、備份和保存。網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)的應用可以幫助企業(yè)管理人員和決策者更加快速、準確地找到所需要的資料，從而提高檔案管理工作的效率。

有助于企業(yè)快速、全面地了解自身現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理工作是對企業(yè)內(nèi)部的所有檔案進行合理的收集、整理和管理，方便企業(yè)的管理人員和決策者隨時翻閱、查看所需要的檔案資料，了解企業(yè)自身現(xiàn)狀，制定企業(yè)經(jīng)營計劃。企業(yè)的管理人員和決策者還可以通過檔案了解到企業(yè)的資源利用和資金管理現(xiàn)狀，對企業(yè)內(nèi)部的資源進行更合理的分配，對企業(yè)內(nèi)部的資金進行更合理的利用，達到降本增效的目的，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

保證檔案的真實性和保密性

企業(yè)檔案既包含企業(yè)的正面信息，也包含企業(yè)的負面信息，因此必須確保檔案的真實性，以充分發(fā)揮其作用，為企業(yè)的管理人員和決策者提供真實有效的資料，使企業(yè)的管理人員和決策者制定的各項制度能夠對企業(yè)的發(fā)展起到良好的推動作用。檔案管理工作要嚴格按照制定好的制度和流程進行，對檔案進行科學的保管，確保檔案的真實性。同時，由于檔案的保密性，檔案管理工作人員也應該簽署保密協(xié)議，避免泄露企業(yè)內(nèi)部檔案的相關信息，確保企業(yè)在激烈的市場競爭中保持良好發(fā)展的態(tài)勢。

提高企業(yè)的經(jīng)營水平

企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)的各項經(jīng)營數(shù)據(jù)和資料，為企業(yè)制定各項規(guī)章制度和發(fā)展計劃提供了重要依據(jù)，是一種重要的資產(chǎn)。建立科學的檔案管理工作規(guī)章制度體系和流程，能夠更好地保存，更方便快捷地查閱、翻看各種檔案資料，從而增強企業(yè)抵抗市場風險的能力。這也有利于企業(yè)的管理人員和決策者根據(jù)檔案資料，制定出適合企業(yè)的各種經(jīng)營策略，推動企業(yè)發(fā)展。

檔案管理工作中存在的問題

不重視檔案管理工作

部分企業(yè)由于沒有完全了解檔案管理工作的重要性，容易忽視對其的管理。檔案管理工作大多由辦公室的員工兼職，但其檔案管理工作的專業(yè)知識有限，工作水平不高，還擠壓了檔案管理工作的時間，導致檔案管理工作的質量難以提升。隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不斷提升，但是有些企業(yè)不能緊跟時代發(fā)展的步伐，增添相應的檔案資料種類，及時引進和學習新的檔案管理工作技術，導致檔案資料無法為企業(yè)的發(fā)展提供更多有用的信息，企業(yè)檔案管理的工作效率也遲遲得不到提高。

沒有良好的檔案資料保管環(huán)境

由于部分企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，沒有為企業(yè)檔案資料保存提供適宜的環(huán)境，缺乏符合檔案資料存放要求的檔案室和檔案庫房，僅僅將檔案柜放置在辦公室，而辦公室環(huán)境的溫度、濕度并不一定符合檔案資料的保管要求。另外，有些企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)沒有完全與外網(wǎng)隔離，甚至沒有配置專門的電腦，導致檔案管理工作的安全性和保密性較差。檔案管理環(huán)境的安全性差，嚴重時可能會導致檔案文件毀壞、丟失、泄密，給企業(yè)的發(fā)展造成重大的損失。

檔案管理工作人員的業(yè)務水平不高

部分企業(yè)雖然設置了檔案管理崗位，但其檔案管理工作人員在上崗前并沒有經(jīng)過檔案管理工作方面的專業(yè)培訓，造成其認為檔案管理就是管理企業(yè)的全部檔案，交接工作時也只接收了一串檔案柜的鑰匙。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺失會導致工作效率低下，甚至會造成檔案丟失或者泄密，影響企業(yè)的發(fā)展，給企業(yè)造成損失。另外，檔案管理工作枯燥乏味，重復性強，會導致部分檔案管理工作人員對檔案管理工作缺乏責任心和耐心。

實物檔案的保存不到位

有些企業(yè)重視對檔案資料中紙質文件的保存，但是對實物檔案卻不夠重視，沒有設置專門的實物檔案存放點，更沒有對實物檔案進行分類、排放、編號、編制總目錄，沒有提供相應的實物檔案保管技術指導，實物檔案存放點的安全性也沒有檢查是否達標。有的企業(yè)只有極少的實物檔案，沒有每年按規(guī)定和要求對實物檔案進行收集、管理。實物檔案是企業(yè)工作和活動的一部分，反映著一個企業(yè)的工作水平以及獲得的成績，一旦丟失，難以找回。

企業(yè)檔案管理工作中問題的對策

企業(yè)要重視檔案管理工作

首先,需要對企業(yè)管理人員進行檔案管理方面的相關培訓，讓企業(yè)的管理人員認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，更有效地利用檔案做好工作。其次，配備專職的檔案管理工作人員，并定期對其進行相關業(yè)務培訓，提高企業(yè)檔案管理工作的效率。再次，每年對檔案的總量、名稱等基本信息進行系統(tǒng)的統(tǒng)計，并定期統(tǒng)計檔案的借出、查看等利用情況，然后上報給主管部門。同時要定期檢查檔案是否受到損壞，若有損壞，要第一時間進行修復并上報給主管領導。最后，檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用應在企業(yè)中得到推廣，并隨著科學技術的進步不斷進行系統(tǒng)應用的更新，這樣不僅有利于實現(xiàn)部分公開檔案資料的共享，還有利于通過搜索、語音等多種方式更加快捷方便地查找所需檔案資料，節(jié)約時間，提高工作效率。同時，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案資料種類不斷增多，對其的管理方式也應不斷更新，以便更好地管理檔案，為企業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)。

加強對檔案資料的保管，提升其安全性

要建立專門的檔案庫房，庫房內(nèi)每天要進行溫度和濕度的監(jiān)測并進行記錄，溫度和濕度要適合檔案資料的保存，同時要對檔案庫房有嚴格的管理制度，例如利用現(xiàn)代化信息技術通過刷臉、指紋等方式對進入檔案庫房的人員進行身份識別認證，認證通過后才可進入，以提高檔案資料的安全性和保密性。檔案管理工作人員要有較強的責任感，工作中做到不壞、不丟、不亂。不壞指檔案資料應完好無損，即使發(fā)現(xiàn)個別檔案損壞，也應進行及時補救。不丟指保護檔案資料的絕對安全性，不能因各種原因導致檔案資料丟失。不亂指要按檔案管理的制度嚴格對檔案資料進行分類管理，做到檔案資料一目了然，井井有條。檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)可設置各種權限防止檔案泄密，例如可以對企業(yè)的領導、主管人員、檔案工作人員進行虹膜、指紋錄入，作為登錄檔案管理系統(tǒng)的一道必要程序，當有陌生的虹膜、指紋企圖進入檔案管理系統(tǒng)時，會發(fā)出錯誤警告并發(fā)送短信給檔案管理工作人員，使其提高警惕，從而保證檔案資料安全。

加大對檔案管理工作人員的培訓力度

企業(yè)應每年為檔案管理工作人員提供有針對性的檔案管理知識培訓。通過培訓，首先使檔案管理工作人員了解自身工作對企業(yè)發(fā)展的重要性和意義，增強其職業(yè)自豪感、責任感，提高其工作積極性。其次，由于檔案資料對企業(yè)發(fā)展的重要性，檔案管理工作人員應保障檔案的完整性和安全性，并對檔案資料的內(nèi)容進行保密。再次，檔案管理工作人員應跟上企業(yè)的發(fā)展步伐，了解檔案管理技術的發(fā)展，通過參加培訓和自學等多種方式不斷學習檔案管理知識，將檔案管理工作做得更好。最后，檔案管理工作人員應在工作崗位中做到不怕煩瑣，不記功名，默默無聞，無私奉獻。

重視實物檔案的保存和利用

實物檔案大多數(shù)為企業(yè)或企業(yè)各部門獲得的獎杯、獎牌、獎狀和各種榮譽證書，檔案管理工作人員要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實物檔案歸檔制度，與各部門及時溝通，確定實物檔案的歸檔時間、類別和范圍，對實物檔案進行歸檔保存。企業(yè)內(nèi)部要定期對實物檔案管理工作進行檢查和指導，主要檢查實物檔案的保存是否符合規(guī)章制度，實物檔案是否完整，同時對實物檔案的保存技術進行指導。由于實物檔案的保存具有一定的科學性和技術性，除了企業(yè)內(nèi)部定期的技術指導和培訓外，檔案管理工作人員還應通過自學等其他方式提高實物檔案保存的水平。

單獨的實物檔案難以為企業(yè)的管理人員和決策者提供有利用價值的信息，需要和相關的文件或聲像資料結合利用。因此，實物檔案應不定期進行開放陳列、展覽，供大家參觀學習，主動為企業(yè)的管理人員和決策者提供有用的資源和各種信息，充分發(fā)揮實物檔案的記錄、教育等作用。此外，在網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)中，可以為實物檔案附加文字檔案和聲像檔案，以使人們一目了然。

綜上所述，做好檔案管理工作，既可以幫助管理者了解企業(yè)的現(xiàn)狀，又可以為制定企業(yè)今后的發(fā)展計劃提供準確的數(shù)據(jù)資料參考，還可以總結經(jīng)驗，使企業(yè)少走彎路，加快企業(yè)的發(fā)展步伐。因此，需要提高企業(yè)對檔案管理工作的重視程度，加強檔案管理水平，加強對檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，重視對實物檔案的保存和利用，做好檔案管理工作，以推動企業(yè)的快速發(fā)展。