張慶莉，王丹青

（山東畜牧獸醫(yī)職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261000）

高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書是在二級學(xué)院中設(shè)置的輔助領(lǐng)導(dǎo)實施教學(xué)、檔案、財務(wù)、實驗室、儀器設(shè)備等管理工作的崗位，在工作中要做好教學(xué)計劃、組織、實施、督導(dǎo)、協(xié)調(diào)等工作。除此之外還需要與教務(wù)處、科研處、人事處等等部門對接、上傳下達等。每天需要面對大量繁雜的工作。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”模式的出現(xiàn)，利用信息和互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以將互聯(lián)網(wǎng)與教學(xué)秘書工作進行有效的融合。利用互聯(lián)網(wǎng)具備的優(yōu)勢，對傳統(tǒng)的教學(xué)秘書工作進行優(yōu)化升級轉(zhuǎn)型，使教學(xué)秘書能夠適應(yīng)當(dāng)下的時代潮流，大大提升工作效率，簡化工作難度。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理鏈中的一個重要環(huán)節(jié)，由于管理工作特別瑣碎，所以絕大多數(shù)人認(rèn)為教學(xué)秘書這個工作崗位對自身的素質(zhì)要求并不是很高，只要有足夠的細心和工作責(zé)任心就能夠承擔(dān)這份工作。但是現(xiàn)實情況并非如此，教學(xué)管理人員其實應(yīng)該具備更高的工作能力和素質(zhì)涵養(yǎng)。就現(xiàn)狀來看，本文將從繁雜的日常事務(wù)阻礙職業(yè)專業(yè)發(fā)展、工作得不到足夠的認(rèn)同和重視、信息化工具及數(shù)據(jù)處理能力有待提升三個方面對高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀進行分析討論。

（一）繁雜的日常事務(wù)阻礙職業(yè)專業(yè)發(fā)展

高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書，是處在二級學(xué)院最基礎(chǔ)的教學(xué)管理層，工作中首先要對接教務(wù)處，負(fù)責(zé)教學(xué)任務(wù)下達、期末考試安排、教材領(lǐng)取、外聘教師聯(lián)系、畢業(yè)論文指導(dǎo)安排、成績錄入等等工作，還包括本部門的各個專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、教學(xué)比賽等事務(wù)。除此之外還需要對接科研處，省市級各類項目的立項、中期檢查、結(jié)題等通知發(fā)放、材料收取等事宜。還要對接人事處，負(fù)責(zé)本院教師外出實踐鍛煉、請銷假等適宜，而每一項工作又分為眾多的步驟。其次，教學(xué)秘書還需要服從二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，配合二級學(xué)院完成學(xué)校安排的任務(wù)，對接教師的一些日常教學(xué)事務(wù)，例如教師突然需要調(diào)換課，臨時改變上課計劃，由理論課改為實踐課等等，都需要教學(xué)秘書從中協(xié)調(diào)班級、實驗員等。如此大的工作量，在日常工作時間內(nèi)非常難完成，下班之后加班加點，周末無休成為教學(xué)秘書的工作常態(tài)，常年處于疲于應(yīng)付的工作狀態(tài)之下，根本沒有多余的時間提升自身的工作技能或者進行與專業(yè)相關(guān)的科學(xué)研究工作。

（二）工作得不到足夠的認(rèn)同和重視

目前高職院校的主要精力投放在各類質(zhì)量工程、大賽、科研當(dāng)中，絕大多數(shù)的資金也投放在建設(shè)校內(nèi)校外實訓(xùn)基地、培養(yǎng)專職教師各類技能上，對二級學(xué)院教學(xué)秘書的關(guān)注和資金投入微乎其微。二級學(xué)院教學(xué)秘書承擔(dān)的大多是服務(wù)性事務(wù)，在領(lǐng)導(dǎo)和師生之間傳達反饋各類消息，很容易在傳達的過程中因為雙方甚至三方之間的理解不同，消息出現(xiàn)偏差，出現(xiàn)工作推進過程中老師、學(xué)生不配合，拖拉敷衍了事，最終導(dǎo)致工作做了很多，上級部門不滿意工作結(jié)果，老師們也有很多埋怨，到處得罪人，難以獲得多個服務(wù)對象的滿意，也因此導(dǎo)致二級學(xué)院教學(xué)秘書對自身崗位沒有認(rèn)同感和公平感。此外，教學(xué)秘書的崗位設(shè)置較為尷尬，教學(xué)秘書既不屬于行政人員，也不屬于專任老師，部分高職院校將教學(xué)秘書定義為系部行政兼職教師。教學(xué)秘書由于細碎繁雜的工作內(nèi)容且工作強度巨大，沒有時間和精力再投入自身專業(yè)發(fā)展中，很難寫出高質(zhì)量的論文，在課題申報方面更是缺乏專業(yè)積累和素材，缺乏精力和時間。教學(xué)秘書若想要晉升職稱，從目前高職院校職稱評聘賦分項目來看，論文、橫縱向課題、專利、各類平臺、大師工作室等等都是教學(xué)秘書較為薄弱的地方。在晉職崗位方面，教學(xué)秘書服務(wù)和面對的是老師和學(xué)生，很難有機會與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有正面接觸，所做工作更是細小煩瑣，與學(xué)校大事相比不值一提，晉職之路也是異常艱辛。因此，無論在職稱晉升還是管理崗位晉職方面，教學(xué)秘書都遠遠趕不上專任教師和行政教師，進而導(dǎo)致教學(xué)秘書被困在崗位里，無路可走，使得教學(xué)秘書對自己工作的成就感、使命感大大縮水。

（三）信息化工具及數(shù)據(jù)處理能力有待提升

隨著社會的發(fā)展，高職院校信息化程度越來越高，同時也引入了各種各樣的軟件系統(tǒng)。教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等，各系統(tǒng)單獨使用，各自為政，一些同時在教務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)，或教務(wù)系統(tǒng)和人事系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)，需要分別在兩個甚至三個系統(tǒng)中上傳，表面上看是工作中使用了信息化手段，實際上加大了工作量。另外學(xué)?；蛘叨墝W(xué)院需要申報、建設(shè)的質(zhì)量工程項目，需要大量的佐證材料，這些佐證材料大多要求教學(xué)秘書在短時間內(nèi)完成不同時間段系內(nèi)或系外老師各項成果的收集工作，工作量可謂巨大。此時如果充分運用云存儲的功能，教學(xué)秘書直接下載需要的各類資料，其工作效率和質(zhì)量將大大提高。其次，教學(xué)秘書每天面對各種各樣的軟件和海量的數(shù)據(jù)，其處理方式還是憑借自己以往工作中的經(jīng)驗，而不是借助于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下科學(xué)的數(shù)據(jù)分析方法或者是專業(yè)的數(shù)據(jù)分析軟件來處理教學(xué)管理、科研管理、人事管理過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因，一部分是因為高校教學(xué)秘書使用計算機的能力比較薄弱，只會基本的辦公軟件的使用；另一部分原因則是老舊的管理理念和管理方式仍然主導(dǎo)著教學(xué)秘書的工作，沒有將管理對象由實體轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)的各類工具、使用過程產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)等。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書工作效率提升的路徑

二級學(xué)院日常工作組織和實施大部分都是通過教學(xué)秘書下達、執(zhí)行和反饋的。要真正發(fā)揮教學(xué)秘書橋梁和紐帶作用,就必須正確處理各種工作關(guān)系,具有先進的工作理念和科學(xué)工及方法,才能保證工作質(zhì)量,提升工作效率。

（一）轉(zhuǎn)變老舊觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新思維

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的不斷發(fā)展，《中國教育現(xiàn)代化2035》也明確提出了要加快信息化時代教育變革的要求，各種各樣的信息化工具不斷被引進學(xué)校，教學(xué)秘書要創(chuàng)新性的應(yīng)用這些信息化工具，改變原有工作模式，培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)思維，加強創(chuàng)新意識。例如教務(wù)處引進了教務(wù)系統(tǒng)，可在此基礎(chǔ)上，結(jié)合教學(xué)秘書日常工作中教學(xué)管理中的痛點難點，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”和人工智能技術(shù)，向教務(wù)系統(tǒng)開發(fā)公司提出整改意見，優(yōu)化工作流程；教學(xué)管理中每半年一次的大學(xué)生英語四六級考試報名，是眾多考試中時間緊，任務(wù)重，執(zhí)行難度較大的一項工作。高職院校報考四級是有名額限制的，要求教學(xué)秘書短時間內(nèi)在全系范圍內(nèi)選出一定數(shù)量的學(xué)生參加考試，在現(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)中，班主任和學(xué)生只能查看到自己在班級里的英語成績，經(jīng)常對教學(xué)秘書選定的人選存在異議，加大了工作推進的難度。此時系統(tǒng)可以采集全系學(xué)生的數(shù)學(xué)成績，單獨列出“大學(xué)英語成績”這一模塊，全系學(xué)生英語成績按照平均分從高到低排列到這一模塊中，也可以將是否參加過四六級考試，往屆四六級考試的成績等等這些信息在模塊中展現(xiàn)出來，如此一來，選拔流程變得非常透明，工作可有理有據(jù)開展，減少推進阻力。

（二）發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢，打通信息壁壘

教學(xué)秘書工作服務(wù)的主體是教師，教師無論是年終評先評優(yōu)還是職稱評聘等工作，都需要填寫自己在教學(xué)方面、科研方面、大賽方面、論文方面等幾年內(nèi)的數(shù)據(jù)，填好之后由教學(xué)秘書承擔(dān)審核人的職責(zé)。為了確保信息的準(zhǔn)確性，教學(xué)秘書需要收集各類原件、復(fù)印件核對，到教務(wù)系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)中核對教學(xué)信息，到財務(wù)系統(tǒng)中核對科研經(jīng)費信息等等，單單是一項核對工作就需要大量的人力物力，如果是新上任的教學(xué)秘書，那更是無從下手。此時就需要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式和大數(shù)據(jù)技術(shù)，開發(fā)一款“智慧教師系統(tǒng)”，系統(tǒng)可以將教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等校內(nèi)可以公開的系統(tǒng)數(shù)據(jù)抓取到一起，多系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息共享，打破傳統(tǒng)的各系統(tǒng)之間各自為政的狀態(tài)。當(dāng)進行評先評優(yōu)工作時，如果需要看近五年的數(shù)據(jù)，直接在“智慧教師系統(tǒng)”中勾選出需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，點擊導(dǎo)出即可。導(dǎo)出結(jié)果可以發(fā)給教師本人進行核對，如果有漏項或不正確的地方，可以進行修改，教學(xué)秘書只需要對增加的項目或修改的項目進行核對即可。各系統(tǒng)之間信息互通有無，省去了教學(xué)秘書到處查詢信息的煩惱。

（三）自主學(xué)習(xí)，強化信息技術(shù)技能

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，教學(xué)秘書除了要掌握基本技能之外，還應(yīng)熟練地掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠主動的分析處理各軟件產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，得到二級學(xué)院教學(xué)運行方面的真實情況。

首先，要確保教學(xué)秘書熟練掌握Office 辦公軟件的使用，高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書大多與學(xué)院開設(shè)的各專業(yè)相關(guān)，秘書專業(yè)或計算機專業(yè)占比很少，例如一個動物藥學(xué)專業(yè)的教學(xué)秘書，對Office 的認(rèn)知僅僅停留在簡單使用上，深層次功能的應(yīng)用還需要自己去不斷學(xué)習(xí)。其次，高職院校也需要重視教學(xué)秘書信息化的培養(yǎng)，收集教學(xué)秘書在工作中使用各類軟件存在的困惑和問題，在各類數(shù)據(jù)處理中存在的阻力，為教學(xué)秘書開展專業(yè)培訓(xùn)，或聘請專業(yè)教師進行答疑解惑；非專業(yè)的教學(xué)秘書多向?qū)I(yè)的教學(xué)秘書學(xué)習(xí)，專業(yè)的教學(xué)秘書多向?qū)＜覍W(xué)習(xí)，形成層層帶動的學(xué)習(xí)局面。最后，教學(xué)秘書要走出去，多到信息化應(yīng)用較好，“互聯(lián)網(wǎng)+”融合較成功的學(xué)校去進修學(xué)習(xí)，開闊眼界，將別人的先進經(jīng)驗應(yīng)用到自己的工作中，再在此基礎(chǔ)上通過更深層次的學(xué)習(xí)，強化自身信息化技能，提升教學(xué)管理能力。

（四）建立數(shù)據(jù)庫平臺，提高工作效率

借鑒“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)管理”模式，創(chuàng)建二級學(xué)院教學(xué)數(shù)據(jù)平臺，實行一生一賬號，一師一賬號，將學(xué)生的課表、期末成績、實習(xí)安排、參與比賽、評教問題等數(shù)據(jù)查詢權(quán)限發(fā)放給學(xué)生，教學(xué)計劃、評教結(jié)果、各類成果榮譽等數(shù)據(jù)上傳、查詢權(quán)限分配給老師，并不斷更新數(shù)據(jù)。實現(xiàn)此功能后，將教學(xué)秘書從傳達下發(fā)各類通知，收集各類資料，為學(xué)生查詢過往成績等煩瑣事務(wù)中解放出來。同時也可以通過分析學(xué)生、老師賬號中的信息數(shù)據(jù)，為本系教師一學(xué)期的教學(xué)成果進行群像分析，發(fā)現(xiàn)并解決教學(xué)過程中存在的問題，學(xué)生提出的意見等，為改進教學(xué)提供數(shù)據(jù)依據(jù)。教學(xué)秘書擁有數(shù)據(jù)庫的最大權(quán)限，可以查詢下載老師上傳的各類資料，當(dāng)有質(zhì)量工程項目建設(shè)任務(wù)時，查看“智慧教師系統(tǒng)”中符合要求的資源在哪位老師的名下，教學(xué)秘書可直接到對應(yīng)的教師賬號里，下載需要的佐證材料，免去通知-收集-整理這個復(fù)雜的收集過程，大大提高工作效率。

（五）建設(shè)智慧查詢系統(tǒng)，簡化工作流程

以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，通過計算機客戶端和手機客戶端應(yīng)用程序等現(xiàn)代技術(shù)手段，開發(fā)教師、學(xué)生智慧查詢系統(tǒng)。2021年發(fā)布的全球智能手機使用情況報告顯示，全球智能手機用戶高達35 億，97.5%的中國公民通過智能手機上網(wǎng)，50.3%的全球互聯(lián)網(wǎng)流量發(fā)生在智能手機上，18～29 歲使用智能手機的比例更是高達96%。通過這樣一組驚人的數(shù)據(jù)可以看出，高職院校無論是老師還是學(xué)生，智能手機的使用率基本是全覆蓋的，那么可以借助互聯(lián)網(wǎng)和智能手機，開發(fā)出一套智能查詢系統(tǒng)，系統(tǒng)包含的功能可以分為以下幾部分：一是通知接收功能，教學(xué)秘書接到學(xué)校職能部門或本部門領(lǐng)導(dǎo)的工作通知后，需要通知到部分老師或部分學(xué)生，那可以通過智慧查詢系統(tǒng)推送到相應(yīng)老師或?qū)W生客戶端上，免去教學(xué)秘書群發(fā)通知，遺漏消息；二是通知接收情況統(tǒng)計，通知發(fā)送到客戶端后，如果已經(jīng)在客戶端中點開查看，系統(tǒng)會自動統(tǒng)計，如果到期前一段時間（可以自行設(shè)置）還未點開查看，可再次發(fā)送消息提醒，此功能可以確保每位老師或?qū)W生確實收到消息并查看；三是按照日期查詢工作或?qū)W習(xí)安排；將課表中的數(shù)據(jù)提取出來，將上課信息拆開發(fā)送到相應(yīng)賬號上，例如專任教師張三，想要查詢5月8日的工作安排，可以點開5月8日，看到需要給2021級某專業(yè)1 班教授大學(xué)英語課程，2020 級某專業(yè)3 班教授英語口語課程等，此功能可以使老師對自己的工作有提前的了解和規(guī)劃，不會因為科研或會議耽誤備課、上課等；四是開通學(xué)生問題提交反饋功能，當(dāng)下二級學(xué)院每學(xué)期末會有評教，由教學(xué)秘書征集學(xué)生的意見建議，部分學(xué)生上課過程中的意見建議，到期末時可能已經(jīng)忘記，提出的意見建議不具備建設(shè)性，開通隨時上傳意見建議的功能，教學(xué)秘書收到之后再推送至相應(yīng)老師，老師可根據(jù)學(xué)生意見隨時調(diào)整自己的上課狀態(tài)，有利于教學(xué)工作的開展。智慧查詢系統(tǒng)的功能要根據(jù)教學(xué)秘書的工作和教師、學(xué)生的使用體驗不斷豐富升級，此系統(tǒng)的應(yīng)用將教學(xué)秘書從“傳話員”“整理員”的角色中解脫出來，簡化了工作流程，提高工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對教學(xué)秘書提出了新的挑戰(zhàn)，同時也給工作提供了新的發(fā)展思路。高職院校二級學(xué)院教學(xué)秘書需要主動轉(zhuǎn)變思路，推陳出新，現(xiàn)有的資源使用好，未接觸的軟件、平臺主動學(xué)習(xí)，提高各類軟件、大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能力，緊緊跟隨“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展潮流，促進教學(xué)秘書工作在此潮流下的創(chuàng)新發(fā)展，為學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展貢獻自己的一份力量。