高 山

（鐵道警察學(xué)院，鄭州 450000）

采購(gòu)，主要是通過(guò)合同的方式有計(jì)劃、大規(guī)模地購(gòu)得物資。行政事業(yè)單位的采購(gòu)一般分為政府性的和非政府性的，再往下劃分還有更細(xì)致的采購(gòu)類型，因此，需要有一套完善的管理制度來(lái)規(guī)范采購(gòu)工作。但是在現(xiàn)行的采購(gòu)管理中，由于內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)力度不夠，采購(gòu)管理制度還不夠完善，因此，需要加大監(jiān)管力度，完善相關(guān)的管理制度，保證采購(gòu)管理工作能夠順利有序進(jìn)行。

一、采購(gòu)管理的分類與意義

（一）采購(gòu)管理的分類

采購(gòu)基本上是所有行政事業(yè)單位都會(huì)有的工作內(nèi)容，通過(guò)合理的物資采購(gòu)，能更好地保證事業(yè)單位的各項(xiàng)工作順利有效展開(kāi)。具體而言，采購(gòu)可以細(xì)分為兩種，即政府性采購(gòu)和非政府性采購(gòu)。政府性采購(gòu)受到法律法規(guī)的監(jiān)管，具有較強(qiáng)的規(guī)范性。而非政府性采購(gòu)因?yàn)橄嚓P(guān)的法律法規(guī)規(guī)范較少，容易滋生采購(gòu)腐敗。因此，需要行政事業(yè)單位加強(qiáng)監(jiān)管，杜絕腐敗行為，促進(jìn)行政事業(yè)單位的廉政建設(shè)，保證事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（二）采購(gòu)管理的意義

加強(qiáng)采購(gòu)管理，有利于保證行政事業(yè)單位采購(gòu)行為規(guī)范，合理利用資金，節(jié)約采購(gòu)成本，提高行政事業(yè)單位的采購(gòu)績(jī)效。同時(shí)，加強(qiáng)采購(gòu)管理，有利于提高采購(gòu)效率和資金利用率，還能有效杜絕腐敗行為，提高陽(yáng)光采買建設(shè)。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)主要風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)工作存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)性，需要相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)具有全面的認(rèn)知。

在進(jìn)行采購(gòu)前，需要制定采購(gòu)預(yù)算，將每批次的采購(gòu)預(yù)算記錄在冊(cè)，如果采購(gòu)預(yù)算和事業(yè)單位的年度預(yù)算對(duì)不上，或者是事業(yè)單位對(duì)采購(gòu)工作沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的管理，很容易導(dǎo)致采購(gòu)資金超支，影響事業(yè)單位的資金使用情況。在有規(guī)范采購(gòu)預(yù)算的基礎(chǔ)上，還要制訂詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。如果沒(méi)有詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)人員對(duì)當(dāng)?shù)氐奈镔Y市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)量以及供應(yīng)商的情況都不了解，很容易影響采購(gòu)質(zhì)量。同時(shí)，沒(méi)有明確的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)的時(shí)間、數(shù)量、人員也無(wú)法明晰，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)效率降低，影響事業(yè)單位的工作運(yùn)轉(zhuǎn)。很多行政事業(yè)單位的采購(gòu)申請(qǐng)流程不夠規(guī)范，申請(qǐng)中沒(méi)有明確的采購(gòu)方案和計(jì)劃，流程審批不細(xì)致，導(dǎo)致采購(gòu)管理松懈。采購(gòu)管理松懈很容易導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程中招標(biāo)、選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)出現(xiàn)腐敗情況，影響采購(gòu)質(zhì)量。采購(gòu)工作后期，很容易因?yàn)椴少?gòu)計(jì)劃的不完善導(dǎo)致后期工作難以有效推行下去，比如貨物供應(yīng)不足影響采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)價(jià)格由采購(gòu)人員自行決定，沒(méi)有嚴(yán)格的監(jiān)管，容易滋生腐敗，比如貨物質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題、不符合采購(gòu)需求、資金利用率低等。這些問(wèn)題都在很大程度上加大了采購(gòu)工作的風(fēng)險(xiǎn)，需要相關(guān)人員加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)管，規(guī)范采購(gòu)整個(gè)工作流程。

三、行政事業(yè)單位采購(gòu)工作現(xiàn)狀

（一）采購(gòu)內(nèi)部控制力度不夠

行政事業(yè)單位在規(guī)劃采購(gòu)工作時(shí)，內(nèi)部控制力度不夠，對(duì)采購(gòu)工作的管理缺乏重視和規(guī)劃。很多事業(yè)單位的管理者在進(jìn)行管理時(shí)，其管理重心往往會(huì)放在單位的業(yè)績(jī)上，忽視了內(nèi)部控制管理。這就導(dǎo)致采購(gòu)工作缺乏有效的規(guī)范和監(jiān)督，采買人員自主性強(qiáng)。長(zhǎng)此以往，采購(gòu)工作流程難以規(guī)范進(jìn)行，容易滋生采購(gòu)腐敗。而且，很多行政事業(yè)單位的審批機(jī)制依然是管理者審批為主，采購(gòu)工作和規(guī)劃存在一定的主觀性。財(cái)務(wù)人員想要控制采購(gòu)預(yù)算，也難以真正對(duì)這一領(lǐng)導(dǎo)審批機(jī)制形成有效制約，導(dǎo)致預(yù)算管理得不到嚴(yán)格控制，資金浪費(fèi)、利用率低的情況比較嚴(yán)重。同時(shí)，很多行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制力度不夠，管理人員對(duì)采購(gòu)的預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)也不夠強(qiáng)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，相關(guān)人員也缺乏采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和規(guī)劃預(yù)算意識(shí)，使得采購(gòu)工作效率低。

（二）采購(gòu)人員崗位設(shè)置不合理

很多行政事業(yè)單位的崗位設(shè)置本身有限，很多采購(gòu)人員往往是身兼數(shù)職。這導(dǎo)致不同崗位之間的工作內(nèi)容權(quán)責(zé)不清，采購(gòu)工作難以得到有效的監(jiān)督，監(jiān)督力度不夠。而且，采購(gòu)工作人員的多重職務(wù)性，財(cái)務(wù)難以對(duì)其實(shí)施有效的監(jiān)管。

（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不到位

對(duì)于行政事業(yè)單位的采購(gòu)管理，很多管理人員還沒(méi)有形成完善的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，導(dǎo)致很多工作人員在進(jìn)行采購(gòu)工作時(shí)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)考慮程度不夠，市場(chǎng)價(jià)格和供應(yīng)商選擇判斷不夠準(zhǔn)確。比如有時(shí)會(huì)出現(xiàn)確定好的供應(yīng)商臨時(shí)抬價(jià)或者貨源不足等，這些問(wèn)題都會(huì)影響到采購(gòu)工作的穩(wěn)定性和安全性，導(dǎo)致采購(gòu)單位內(nèi)外部出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

（四）信息溝通機(jī)制不健全

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)預(yù)算需要公開(kāi)，但是實(shí)際上，很多公開(kāi)的內(nèi)容和信息不夠完善缺乏公信力。比如一些賬單公開(kāi)后，其內(nèi)容和款項(xiàng)以及用處細(xì)節(jié)缺乏詳細(xì)的解釋。在這種情況下，即便是將信息公開(kāi)了，群眾也無(wú)從查證，無(wú)法真正做到監(jiān)督，這種信息公示也就失去了其公示的意義。另一方面，針對(duì)采購(gòu)工作相關(guān)內(nèi)容，基層員工能夠反饋給管理人員意見(jiàn)的渠道不多，很多采購(gòu)工作中的各種細(xì)節(jié)問(wèn)題沒(méi)有專人進(jìn)行收集，上下級(jí)之間缺乏有效溝通和工作反饋，導(dǎo)致很多工作中存在的問(wèn)題得不到有效解決，影響采購(gòu)工作效率。除此之外，由于部分行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)程度不高，很多工作流程相對(duì)煩瑣，進(jìn)度慢，效率低，工作中產(chǎn)生的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)無(wú)法得到有效的收集整理，申請(qǐng)流程緩慢，年度采購(gòu)工作累積的信息數(shù)據(jù)整理起來(lái)缺乏有效的整合，導(dǎo)致很多有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息沒(méi)能利用起來(lái)。

四、行政事業(yè)單位采購(gòu)管理應(yīng)對(duì)策略

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制

政府性的采購(gòu)行為有嚴(yán)格的法律法規(guī)監(jiān)管，其規(guī)范性比較強(qiáng)，不容易滋生腐敗。非政府性的采購(gòu)工作雖然也是國(guó)家統(tǒng)一下?lián)苜Y金，但是因?yàn)椴少?gòu)過(guò)程缺乏有效的內(nèi)部控制，很容易滋生腐敗，因此需要各個(gè)行政事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)單位的內(nèi)部控制。比如，行政事業(yè)單位可以建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，根據(jù)單位內(nèi)部的實(shí)際崗位人員分布與工作情況進(jìn)行細(xì)分，制定更具針對(duì)性的管理?xiàng)l例或規(guī)范。比如，采購(gòu)管理中，要制定相應(yīng)的管理規(guī)范，每次的采購(gòu)要提前擬訂采購(gòu)計(jì)劃，計(jì)劃中規(guī)定好采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)內(nèi)容、數(shù)量、詳細(xì)的價(jià)格區(qū)間、供應(yīng)商預(yù)選等等。在確定好計(jì)劃并進(jìn)入實(shí)施之后，要有規(guī)范的申請(qǐng)流程，采購(gòu)申請(qǐng)流程里除了包括上述內(nèi)容，還要有與供應(yīng)商簽訂合同，其中明確規(guī)定采購(gòu)的物資、價(jià)格以及數(shù)量，確保實(shí)際的采購(gòu)工作與計(jì)劃能夠?qū)?yīng)上。同時(shí)，要設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制來(lái)制約采購(gòu)工作，可以設(shè)立財(cái)務(wù)相關(guān)監(jiān)管，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保采購(gòu)工作的每一環(huán)節(jié)都能在內(nèi)部控制之內(nèi)，將采購(gòu)資金控制在預(yù)算之內(nèi)。

（二）規(guī)范工作流程

在加強(qiáng)內(nèi)部控制之后，要對(duì)采購(gòu)工作的流程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，制定一套切實(shí)可行的采購(gòu)流程并實(shí)施到工作中去。比如在供應(yīng)商招標(biāo)過(guò)程中，要規(guī)范其流程，保證招標(biāo)的公開(kāi)、公平、公正。在物資進(jìn)行訂購(gòu)交接過(guò)程中，要細(xì)節(jié)化每一個(gè)流程，使得每個(gè)工作流程都有明確的負(fù)責(zé)人，保證操作流程的規(guī)范性。

（三）增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

在采購(gòu)過(guò)程中，相關(guān)人員要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，避免出現(xiàn)各種合同問(wèn)題。因?yàn)榉钦缘牟少?gòu)，一般都是行政單位自發(fā)組織的，監(jiān)管性不強(qiáng)。因此，需要相關(guān)的采購(gòu)人員著重加強(qiáng)各種采購(gòu)合同的審查工作，尤其要明晰合同中的責(zé)任區(qū)分，還要警惕各種合同詐騙風(fēng)險(xiǎn)。因此，采購(gòu)工作不僅需要采購(gòu)人員具備相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，最好還能有合同法務(wù)和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)流程的安全性以及合同款項(xiàng)的利益劃分。具體而言，采購(gòu)流程中的合同擬定，行政事業(yè)單位不能全權(quán)交由采購(gòu)部門來(lái)決定，要多個(gè)部門協(xié)同監(jiān)管，對(duì)合同進(jìn)行審查，保證合同中條例的公平合理性。還需要注意的是，在簽訂合同時(shí)，要確保供應(yīng)商的合規(guī)性，檢查供應(yīng)商資質(zhì)。如果是借助第三方機(jī)構(gòu)，則要審查第三方機(jī)構(gòu)和供應(yīng)商，確保兩方都具備相應(yīng)的資質(zhì)，信譽(yù)度合格且有保障，再確定合作。

（四）構(gòu)建采購(gòu)工作組織架構(gòu)

不論是什么類型的工作，都要有明確的工作組織架構(gòu)。行政事業(yè)單位要做好明確的崗位規(guī)劃，構(gòu)建科學(xué)合理的組織架構(gòu)，明確崗位工作內(nèi)容和職責(zé)。通過(guò)明確的崗位職責(zé)和內(nèi)容分化，提高工作分配效率，避免工作內(nèi)容重復(fù)和權(quán)責(zé)區(qū)分不明等情況的發(fā)生。明確的工作內(nèi)容和責(zé)任區(qū)分，有利于提高各崗位人員的責(zé)任心，工作出現(xiàn)問(wèn)題也方便追究根源責(zé)任人。通過(guò)合理明確的組織架構(gòu)，也方便管理人員對(duì)各個(gè)崗位人員進(jìn)行管理，推進(jìn)決策、監(jiān)督和管理工作。比如，在采購(gòu)工作中，可以設(shè)立采購(gòu)主管、采購(gòu)小組、采購(gòu)方案設(shè)計(jì)組、采購(gòu)流程負(fù)責(zé)組以及監(jiān)督小組等等。同時(shí)，還可以設(shè)立內(nèi)部控制管理人員崗位。因?yàn)橛辛嗣鞔_的工作組織架構(gòu)，相對(duì)而言，管理也需要加強(qiáng)力度。只依靠采購(gòu)部門內(nèi)部管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到制約和監(jiān)督的力度，需要外部監(jiān)督權(quán)利的制約。可以設(shè)立相應(yīng)的工作監(jiān)督評(píng)審部門，評(píng)審的內(nèi)容可以貫穿采購(gòu)的全過(guò)程，從采購(gòu)的計(jì)劃擬訂、審批過(guò)程、采購(gòu)人員的詢價(jià)招標(biāo)以及看貨、簽約、核算、付款等流程內(nèi)的工作，對(duì)相關(guān)采購(gòu)人員的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，對(duì)于其不足之處可以提出相應(yīng)的建議或意見(jiàn)，以此來(lái)提高工作人員的工作質(zhì)量。有明確的組織架構(gòu)，還要有意識(shí)地培養(yǎng)員工的崗位責(zé)任意識(shí)和專業(yè)能力，提高員工的采購(gòu)能力，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，打造一支強(qiáng)大的采購(gòu)人才隊(duì)伍。

（五）控制年度采購(gòu)預(yù)算

事業(yè)單位需要控制好年度預(yù)算，保證資金的合理利用?？梢詫?duì)單位的辦公設(shè)備、公用品消耗等實(shí)際情況做一個(gè)具體的調(diào)查，以此對(duì)辦公物資的消耗有個(gè)全面的認(rèn)知，對(duì)年度財(cái)務(wù)預(yù)算也能有一個(gè)更加準(zhǔn)確的資金估算。在明確了解物資消耗需求之后，做一個(gè)全面的規(guī)劃統(tǒng)籌，控制好年度采購(gòu)預(yù)算，將年度的預(yù)算細(xì)分到每個(gè)月。要保證預(yù)算規(guī)劃的科學(xué)性，還要了解行政事業(yè)單位所需的辦公物資在當(dāng)?shù)氐膬r(jià)格波動(dòng)，給每月的采購(gòu)預(yù)算留有一定的價(jià)格波動(dòng)區(qū)間，保證預(yù)算的合理性。同時(shí)，相關(guān)的采購(gòu)部門管理人員要對(duì)采購(gòu)的物資、數(shù)量和貨物來(lái)源做好嚴(yán)格的監(jiān)督，控制采購(gòu)資金的使用，避免滋生腐敗。同時(shí)，對(duì)于一些資產(chǎn)閑置浪費(fèi)的情況，要加以控制，可以將閑置的物資重新整合利用起來(lái)，減少采買的數(shù)量，避免鋪張浪費(fèi)。

（六）做好采購(gòu)分類管理

很多行政事業(yè)單位的采購(gòu)管理沒(méi)有完善的流程，導(dǎo)致采購(gòu)內(nèi)容混亂，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)或者多購(gòu)少購(gòu)的情況，影響采購(gòu)質(zhì)量和效率。因此，需要設(shè)立專門的人員進(jìn)行采購(gòu)分類管理。比如，日用辦公類的采購(gòu)管理，進(jìn)行細(xì)分，記錄好每一次的采購(gòu)數(shù)量以及每月剩余數(shù)量，規(guī)劃好下一次采購(gòu)數(shù)額，避免出現(xiàn)浪費(fèi)物資現(xiàn)象。除了日用品之外，各種辦公設(shè)備也要做好分類，記錄在冊(cè)，保證每一筆采購(gòu)，不論數(shù)目大小都能找到相應(yīng)的記錄。

（七）保證管理和采購(gòu)的分責(zé)

想要保證采購(gòu)工作能夠得到有效的管理，避免滋生腐敗，就要保證管理和采購(gòu)工作區(qū)分開(kāi)來(lái)，用外部管理來(lái)制約內(nèi)部采購(gòu)。采購(gòu)活動(dòng)必須要在其他部門監(jiān)管下進(jìn)行，以保證采購(gòu)的公開(kāi)度和透明度。同時(shí)，也可以成立相關(guān)的監(jiān)督部門，專門監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)全程，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)審。通過(guò)監(jiān)督管理部門和采購(gòu)部門的區(qū)分，減少腐敗滋生。管理部門可以是相關(guān)審計(jì)、財(cái)務(wù)，需要明確管理部門和采購(gòu)部門沒(méi)有利益關(guān)系，保證監(jiān)管的公平性。

（八）選擇采購(gòu)方式

在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)也分很多種，有小額采購(gòu)、大額采購(gòu)、直接采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)等。如果行政事業(yè)單位選擇招標(biāo)采購(gòu)的話，要注意做好招標(biāo)工作，保證招標(biāo)的公平性。在確定供應(yīng)商后，要對(duì)供應(yīng)商的公司資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，確認(rèn)招標(biāo)后的一系列流程、合同都要有明確規(guī)范的操作。如果是直接采購(gòu)，行政事業(yè)單位需要至少與三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過(guò)對(duì)貨物質(zhì)量、價(jià)格、可供應(yīng)數(shù)量的對(duì)比來(lái)選擇最適合供應(yīng)商，提高采購(gòu)的性價(jià)比，促進(jìn)資金的合理利用。

綜上所述，行政事業(yè)單位要想加強(qiáng)采購(gòu)管理內(nèi)部控制，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，不僅需要加強(qiáng)采購(gòu)流程的監(jiān)管，規(guī)范采購(gòu)工作，還要制定相關(guān)的采購(gòu)制度，保證相關(guān)人員工作規(guī)范。通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)管，把控采購(gòu)流程，保證行政事業(yè)單位的資產(chǎn)安全，杜絕采購(gòu)腐敗，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。