摘 要：聚焦“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”，深入學(xué)習(xí)和貫徹新時(shí)期檔案工作管理的要求，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要導(dǎo)向?！笆奈濉逼陂g，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)肩負(fù)著重要任務(wù)，怎樣利用管理職能來(lái)促進(jìn)檔案體系的完備、加快相關(guān)資源的利用速度、提升檔案信息化引領(lǐng)作用，進(jìn)而驅(qū)動(dòng)檔案高質(zhì)量發(fā)展，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作者必須深入探討的重要問(wèn)題。本文立足“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際，探討提出助推機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平提升的具體策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案資源建設(shè)；檔案數(shù)字化；檔案保護(hù)；事業(yè)單位

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作是“檔案管理”的根本性工作，作為國(guó)家檔案管理大分類(lèi)的重要“版塊”，其有力助推了檔案學(xué)科的規(guī)范管理，豐富了國(guó)家檔案資源。

在新的時(shí)代機(jī)遇下，機(jī)關(guān)事業(yè)檔案工作也迎接著新一輪的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在未來(lái)的發(fā)展中，要緊跟時(shí)代趨勢(shì)，著力發(fā)展檔案專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，以新的管理思想開(kāi)辟檔案管理新路徑。

一、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨的新形勢(shì)

機(jī)關(guān)事業(yè)檔案是我國(guó)檔案管理體系重要組成部分，是國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要一環(huán)。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外檔案管理的發(fā)展思路與實(shí)施辦法都產(chǎn)生了轉(zhuǎn)變，特別是新檔案法實(shí)施以來(lái)，檔案事業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的具體目標(biāo)愈發(fā)清晰，深化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理勢(shì)在必行。

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作面臨的新趨勢(shì)

（1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展逐步法治化

提升依法“管檔治檔”能力是新時(shí)期促進(jìn)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要辦法，同時(shí)也是實(shí)施“全面依法治國(guó)”的重要載體。治理檔案的根本性原則是要在法律的框架內(nèi)實(shí)施，這是時(shí)代所賦予的重要趨勢(shì)。近年來(lái)，法律不斷增加新的檔案類(lèi)法條，同時(shí)積極優(yōu)化檔案法規(guī)體系，大力進(jìn)行檔案普法宣傳，使“有法必依”從口號(hào)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的具體實(shí)施提供了準(zhǔn)則和依據(jù)。

（2）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化

信息化是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作最為重要的發(fā)展趨勢(shì)，是隨著技術(shù)變革和效率變革所興起的新的檔案形態(tài)。檔案信息化的趨勢(shì)可以歸納概括為四個(gè)主要方面，一是業(yè)務(wù)信息化驅(qū)動(dòng)檔案信息化發(fā)展，二是檔案載體電子化，三是檔案具有更高效的利用需求，四是檔案工作信息本質(zhì)的需要。

（3）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案凸顯集中化和共享化

檔案的集中化和共享化是檔案工作的重要趨勢(shì)，而檔案管理效率的重要特征是“集中化”，這也是檔案工作規(guī)范化的重要體現(xiàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有把握共享化的管理方向，才能發(fā)揮出檔案管理協(xié)調(diào)和處理的職能。共享化是檔案信息利用的重要手段，兼顧機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展需求、內(nèi)部管理需求和社會(huì)服務(wù)需求，其核心目標(biāo)是為了向社會(huì)提供更高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。集中化和共享化是檔案事業(yè)發(fā)展到一定程度的必然選擇，與時(shí)代發(fā)展相呼應(yīng)。

（4）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理努力實(shí)現(xiàn)知識(shí)化

檔案的知識(shí)屬性在時(shí)代的發(fā)展背景下愈發(fā)顯現(xiàn)，以知識(shí)化方法解決檔案管理問(wèn)題在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展下尤為重要。檔案的知識(shí)化并不是一種服務(wù)或者模式，而是在傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行深化與補(bǔ)充，是基于檔案的知識(shí)屬性而做出的管理調(diào)整。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)

在新的發(fā)展時(shí)期，加大檔案管理職能與完善體制建設(shè)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要任務(wù)。其在合理配置檔案資源結(jié)構(gòu)，加大檔案資源利用服務(wù)功能的同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要加強(qiáng)檔案安全管理，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)來(lái)自數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)，特別是在信息查找便捷性大幅提升的情況下，檔案工作的核心作用被弱化。此外，社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身發(fā)展不足等問(wèn)題，也制約著檔案工作的開(kāi)展。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作面臨的新機(jī)遇

新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作面臨著挑戰(zhàn)，也迎接著機(jī)遇。一方面，以區(qū)塊鏈、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使原始記錄大量產(chǎn)生，需要通過(guò)檔案管理來(lái)進(jìn)行管理和維護(hù)。另一方面，新時(shí)代具有中國(guó)特色社會(huì)主義理論給檔案工作帶來(lái)了巨大機(jī)遇，加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)了檔案工作的正確方向，響應(yīng)了治理體系能力現(xiàn)代化的要求，進(jìn)一步滿(mǎn)足了人民對(duì)于文化的旺盛需求。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的新思路

1.切實(shí)提高政治站位，加強(qiáng)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案工作是一項(xiàng)利國(guó)利民，惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)。把新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)人民實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國(guó)家工作大局，服務(wù)人民群眾，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要使命。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要切實(shí)提高政治站位，將檔案管理工作放在重要位置，找準(zhǔn)圍繞中心服務(wù)大局的結(jié)合點(diǎn)和主力點(diǎn)，自覺(jué)把講政治的要求落實(shí)到檔案工作的各個(gè)方面。

一是強(qiáng)化檔案組織體系優(yōu)化。例如，可以設(shè)立檔案室（處級(jí)、科級(jí)）、獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)、檔案資料信息中心。而一些相關(guān)業(yè)務(wù)較少的單位，也可以指定機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案組織職能完備。

二是加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。應(yīng)分層確定檔案工作的負(fù)責(zé)人，即明確檔案工作的分管理領(lǐng)導(dǎo)，明確各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)具體檔案管理人員，確保自上而下領(lǐng)導(dǎo)體系完整，責(zé)任落實(shí)到位。

三是加強(qiáng)檔案人員配置。檔案人員配置是檔案工作開(kāi)展順利與否的重要條件，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)配置專(zhuān)職檔案人員，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)配置專(zhuān)職或兼職檔案人員。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以參照每2萬(wàn)～7萬(wàn)卷檔案配置1名專(zhuān)職保管人員的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人員配置。

2.全面加強(qiáng)基礎(chǔ)保障，建立健全檔案規(guī)章制度

加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、建立健全檔案規(guī)章制度是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作得以有效運(yùn)行的重要保障。相關(guān)單位要從根本做實(shí)檔案的基礎(chǔ)性工作，并重點(diǎn)完善優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)體系，建立健全檔案規(guī)章制度。新《檔案法》中明確提出應(yīng)修訂完善的規(guī)章制度，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要緊密跟隨相關(guān)制度的調(diào)整，及時(shí)對(duì)于內(nèi)部不適應(yīng)的制度進(jìn)行完善，確保制度全面、準(zhǔn)確、可用。單位檔案管理工作制度應(yīng)從三個(gè)方面進(jìn)行約束，即業(yè)務(wù)規(guī)范、管理制度內(nèi)容、工作管理規(guī)章。這三個(gè)層面是組成機(jī)關(guān)單位檔案管理體系的核心，從不同角度、不同方向架構(gòu)了體系的原則性?xún)?nèi)容。

檔案基礎(chǔ)工作主要包括檔案范圍、分類(lèi)、鑒定和保管處置等內(nèi)容，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的落地應(yīng)用，是加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，應(yīng)立足以下三個(gè)方面的原則：一是面向?qū)嵤?，加?qiáng)標(biāo)準(zhǔn)之間的銜接；二是面向需求，加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解；三是面向場(chǎng)景，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。在檔案基礎(chǔ)工作中，“歸檔”是重點(diǎn)也是難點(diǎn)。尤其是國(guó)家出臺(tái)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，文件中更是對(duì)“文件材料”的保管年限、歸檔范圍劃分原則等內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)說(shuō)明，更加突出了適合新時(shí)期任務(wù)的條款，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展檔案工作具有重要規(guī)范引導(dǎo)作用。在解讀機(jī)關(guān)單位檔案管理的“歸檔范圍”時(shí)，應(yīng)更加科學(xué)規(guī)范。一是要求歸檔的各類(lèi)文件必須完整、精要，為后續(xù)工作做好基礎(chǔ)；二是歸檔的各類(lèi)材料必須精準(zhǔn)反映出單位的核心職能與基本的單位特點(diǎn)；三是要使歸檔文件材料能夠滿(mǎn)足機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作查考利用的要求。

3.努力加快檔案轉(zhuǎn)型，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

人類(lèi)已邁入數(shù)字社會(huì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步以及社會(huì)治理都需要以數(shù)字驅(qū)動(dòng)與數(shù)據(jù)分析作為基礎(chǔ)，檔案資源也同樣需要從傳統(tǒng)方式向數(shù)據(jù)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型是“十四五”國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的方針大略，伴隨新時(shí)代信息技術(shù)的成熟，檔案管理工作與“信息化”的有機(jī)融合變得更為頻繁，有效提升了機(jī)關(guān)檔案的專(zhuān)業(yè)性。各單位要緊抓信息時(shí)代的浪潮，加快檔案信息化轉(zhuǎn)型，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

一是在理念方法上加深理解，從文件電子化歸檔、數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)和檔案管理決策智能化三個(gè)角度加深對(duì)于信息化手段的管控和利用。將檔案信息化建設(shè)融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能與檔案信息化建設(shè)高度融合。通過(guò)打造來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合理的電子檔案單套制來(lái)實(shí)現(xiàn)技術(shù)方法的突破。

二是加速檔案技術(shù)的應(yīng)用，研究打造基于真實(shí)性保障技術(shù)、完整性保障技術(shù)、可讀可用性保障技術(shù)、安全性保障技術(shù)和綜合性保障技術(shù)的全面技術(shù)體系，多方位、多角度實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字信息化技術(shù)是機(jī)關(guān)單位檔案管理優(yōu)化轉(zhuǎn)型發(fā)展的有力支撐，而業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)才是根本性問(wèn)題，因此，檔案技術(shù)的應(yīng)用必須立足于機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型。

三是做好檔案信息資源的整合。繼續(xù)推動(dòng)文檔一體化，利用數(shù)字檔案信息資源建設(shè)和共享的創(chuàng)新模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳播、共享，完成文化資源的整合服務(wù)。

四是以需求為導(dǎo)向，完成傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)應(yīng)從確定數(shù)字化工作組織、模式以及確定數(shù)字化對(duì)象三個(gè)環(huán)節(jié)入手，完成對(duì)于紙質(zhì)檔案內(nèi)容信息數(shù)據(jù)化、載體信息數(shù)據(jù)化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從以上幾個(gè)方面入手，逐步實(shí)施完成對(duì)于傳統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)工作。

4.做好檔案資源建設(shè)，提高檔案資源利用水平

全面加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)和利用是當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。在檔案建設(shè)與資源利用層面，各級(jí)單位要著力落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》中的各項(xiàng)要求，切實(shí)根據(jù)“規(guī)定”中的內(nèi)容，劃分好歸檔及不歸檔的范圍，優(yōu)化合理保管年限，確定“保管期限表”及歸檔范圍的相關(guān)制度。在此項(xiàng)工作中，要秉承“以我為主，突出重點(diǎn)”“以人為本”“宜細(xì)不宜粗”“集中統(tǒng)一管理”“申報(bào)審批”五個(gè)原則，注重本單位文件材料的整體性，突出單位特色，這是檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)。針對(duì)具有向下覆蓋職能的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，還要明晰其業(yè)務(wù)檔案的管理權(quán)限，督促指導(dǎo)好下屬單位具體的工作。

在提高檔案利用水平方面，除常規(guī)對(duì)外信息公示和查詢(xún)功能外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)新利用模式，通過(guò)舉辦展覽、出版檔案編研成果、制作專(zhuān)題片和微視頻、參加創(chuàng)新案例評(píng)選等多種方式，促進(jìn)本單位或權(quán)屬單位的檔案利用工作，不斷擴(kuò)大檔案資源利用推廣范圍，實(shí)現(xiàn)激活檔案的目的。在檔案利用的過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要堅(jiān)持檔案的保密原則，嚴(yán)格遵守相應(yīng)法律法規(guī)，在履行保密義務(wù)的同時(shí)，最大限度地滿(mǎn)足利用者的需要。

5.堅(jiān)決守住檔案底線(xiàn)，深化改進(jìn)檔案安全工作

新時(shí)期，國(guó)家檔案局先后印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見(jiàn)》《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線(xiàn)確保檔案安全的通知》，各級(jí)檔案管理部門(mén)都必須壓實(shí)責(zé)任，杜絕安全事故發(fā)生。新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須筑牢檔案安全防線(xiàn)，抓好檔案安全工作。

一是落實(shí)安全責(zé)任制，樹(shù)立安全管理意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，要自上而下提高對(duì)于檔案安全的重視，明確各級(jí)檔案安全責(zé)任人，建立檔案安全追責(zé)制度，確保大家明責(zé)知責(zé)，主動(dòng)擔(dān)負(fù)起安全責(zé)任。

二是加強(qiáng)安全規(guī)范化管理，提高安全業(yè)務(wù)能力。檔案業(yè)務(wù)是否規(guī)范、檔案基礎(chǔ)是否扎實(shí)都關(guān)系著檔案安全。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)是筑牢檔案安全的第一道防線(xiàn)，嚴(yán)格按照檔案存檔要求，規(guī)范化做好相關(guān)管理工作。例如，歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，避免對(duì)歸檔文件造成潛在危害。

三是做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范，及時(shí)彌補(bǔ)安全漏洞。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建隱患排查治理和風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控雙重預(yù)防機(jī)制，及時(shí)排查安全隱患。一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要抓好檔案安全事故的隱患排查治理，定期開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)排查工作。另一方面，要加快建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控機(jī)制，從源頭上防范和遏制事故，提高安全防控的水平。

四是關(guān)注重點(diǎn)設(shè)備設(shè)施，解決易發(fā)頻發(fā)問(wèn)題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理工作中，有四個(gè)方面極易存在安全隱患，分別為檔案庫(kù)房承重問(wèn)題、用電設(shè)施設(shè)備安全問(wèn)題、庫(kù)房防水防潮問(wèn)題以及檔案信息安全問(wèn)題。檔案管理人員要重視這些易發(fā)頻發(fā)問(wèn)題，提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警。

6.利用多重保護(hù)手段，踐行檔案保護(hù)責(zé)任使命

檔案保護(hù)是檔案工作的重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中所不能忽視的重要問(wèn)題。檔案保護(hù)的對(duì)象是記錄和反映檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料，基于物質(zhì)載體材料特點(diǎn)，進(jìn)行檔案的修護(hù)和保護(hù)。一方面，檔案保護(hù)的原則是“以防為主，防治結(jié)合”，所以要以預(yù)防性保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用為重點(diǎn)，結(jié)合進(jìn)行治療性保護(hù)技術(shù)和再生性保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用。另一方面，檔案保護(hù)的技術(shù)方法并不局限于科學(xué)技術(shù)，行政和法律手段的應(yīng)用同樣重要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案保護(hù)責(zé)任意識(shí)，提升檔案保護(hù)的能力水平，切實(shí)踐行檔案保護(hù)的使命。

三、結(jié)語(yǔ)

在新的歷史變革機(jī)遇下，各單位擔(dān)負(fù)著檔案工作轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量、高技術(shù)發(fā)展的多重任務(wù)壓力，我們更應(yīng)當(dāng)著力調(diào)整發(fā)展思路，力爭(zhēng)做到“向改革要?jiǎng)恿Α?，并借助改革的契機(jī)，因地制宜解決改革中面臨的“重癥難疾”，始終把優(yōu)化創(chuàng)新貫穿于整個(gè)工作中。同時(shí)，各級(jí)單位的檔案管理工作要立足實(shí)際、著眼未來(lái)，從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、夯實(shí)基礎(chǔ)工作、推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、強(qiáng)化資源開(kāi)發(fā)利用、筑牢安全底線(xiàn)以及踐行檔案保護(hù)使命等方面，深耕內(nèi)容、業(yè)務(wù)賦能，切實(shí)做好新時(shí)期檔案管理工作。

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（作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡(jiǎn)介：王儉奎（1984—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。