摘 要：檔案管理信息化建設是檔案管理工作轉(zhuǎn)型的關鍵步驟，各職能機構應積極推進信息化建設進程，改善檔案管理現(xiàn)狀。本文簡要分析了檔案管理信息化建設的實踐意義，并通過健全檔案室基礎設備設施、完善信息化管理制度、組建信息化管理團隊、引進多元化高新技術等路徑，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；信息化管理模式；電子檔案；信息管理系統(tǒng)

檔案管理信息化建設實則是借助信息化技術轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，繼而經(jīng)過對電子檔案信息的匯總，使其充分發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)價值，為后期檔案資料的統(tǒng)籌化管理給予保障。據(jù)此，應充分結合檔案管理要求，編制科學的信息化建設規(guī)劃，以滿足新時代檔案管理工作創(chuàng)新需求，提升檔案管理效率。

一、檔案管理信息化建設的實踐意義

1.提高檔案管理現(xiàn)代化水平

檔案管理信息化建設項目的推進，有助于提高檔案管理現(xiàn)代化水平。以往，由于多以紙質(zhì)版檔案為主，致使管理者常通過人工分類、整理、歸檔等方式對其進行有效管理。雖然傳統(tǒng)管理模式確實能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的合理保存與利用，但整體效率、便捷性以及時限上多有不足。信息化管理模式的應用，可在加快檔案信息化建設速度的同時，使其實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，繼而優(yōu)化檔案管理工作成果。尤其對于天然氣戰(zhàn)略規(guī)劃、石油開發(fā)企劃書等重要檔案資料，可在信息化管理下，以電子檔案的形式予以保存，最終可達到高效管理效果?；诖?，信息化管理既能實現(xiàn)檔案信息的完整性保管，又能適當減緩管理者工作壓力，由此營造良好的管理氛圍。

2.優(yōu)化社會服務效果

針對檔案管理工作進行信息化轉(zhuǎn)型，能夠進一步優(yōu)化社會服務效果。無論是對職能機構還是企業(yè)單位，檔案一直都作為重要的信息資料予以保存。特別是對于部分保有社會公共相關檔案信息的場所，其社會公共服務要求日益嚴苛。為了滿足新時代檔案管理需求，應當合理開展檔案信息化建設工作，以供相關人員能夠按照賬號登錄、身份驗證等方式合法獲取檔案內(nèi)容，最終為檔案的安全保存與合理利用帶來保障。

3.提高檔案信息利用率

檔案管理者需要針對檔案信息做好歸類、整理、記錄等工作，不但能夠在集中管理條件下，為相關人員精準查找有用檔案，還能夠在檔案外借后及時回收，這樣才能增加檔案信息完整度，而信息化建設可在原有基礎上提高檔案信息利用率。與傳統(tǒng)管理模式相比，信息化管理手段的應用，查閱者可直接從信息平臺上輸入關鍵詞搜索檔案條目。由此，簡化了頻繁歸檔、查收步驟。因此，信息化管理可對檔案信息的利用起到促進作用，調(diào)動檔案利用積極性。

二、檔案管理信息化建設路徑

1.健全檔案室基礎設備設施

檔案管理者主要承擔著檔案信息的整理、收集、服務、共享等職責。在信息化建設期間，應當先行健全檔案室的基礎設備設施。所謂的基礎設備設施大體上涵蓋計算機設備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡線路等，只有這些軟硬件設備設施準備齊全，才能為下一項信息化管理模式的推行奠定堅實的基礎。

第一，對于硬件設備，要求購進的計算機、路由器等設備具有穩(wěn)定的性能。對于最為主要的軟件設備，一要考慮其功能與檔案信息化管理模式的匹配度；二要分析軟件是否適用于當前檔案管理環(huán)境；三要判斷選用的軟件平臺合作商是否資質(zhì)合格且能夠簽訂長期合作協(xié)議，以免浪費過多時間用于新軟件的篩選，而且保證選擇的軟件開發(fā)商具備定期維護能力，由此提高軟件運行的穩(wěn)定性。

第二，對于基礎設備設施的建立還要求管理者應當聯(lián)合設備維修人員，加強設備安全維護，以免出現(xiàn)硬件故障、軟件卡頓等情況，必要時可購進新設備。其中，還需要格外注意軟件內(nèi)存問題，由于檔案信息屬于遞增狀態(tài)，隨著檔案資料數(shù)量的增加，造成電子檔案中的信息存儲空間多面臨不足，可及時對其進行清理，又或是借助百度網(wǎng)盤等工具做好備份轉(zhuǎn)移工作，使信息化建設具備良好的軟硬件實操條件，加快信息化管理推廣速度。

第三，基礎設備設施配置環(huán)節(jié)，檔案管理員還應當注重系統(tǒng)兼容性與硬件設備配套性。例如，在選擇掃描儀等設備時，對其電源線路以及運行場地具體要求等都要做好規(guī)劃，以免產(chǎn)生閑置資源，導致信息化檔案管理工作遇到阻礙。同時，也要對其參數(shù)進行準確核對，既要保證采購的新設備質(zhì)量合格，又要嚴控成本，以免在信息化建設中投入過多資金，違反企業(yè)的綠色發(fā)展理念。

第四，要盡量選擇具有保修期的硬件設備?？紤]到初步應用時，會存在一定的不適應情況，或者容易出現(xiàn)質(zhì)量問題。因此，可以在保修期內(nèi)不斷對硬件設備的功能與性能予以適應調(diào)節(jié)，就此幫助企業(yè)節(jié)省信息化改革成本。在選擇軟件設備時，除了考慮兼容性外，也要將新系統(tǒng)的學習、新軟件操作流程的認知列入檔案部重點工作，以免檔案管理工作單純從設備設施采購上予以完善，忽視了后期的實踐應用效果。企業(yè)應組織人力合理接受全新的管理模式，也要采集檔案管理員反饋的建議，保證檔案管理信息化建設項目的進度得到有效控制，促進檔案管理工作的良性發(fā)展。

2.完善信息化管理制度

檔案信息化建設還需要在實踐操作中，進一步完善信息化管理制度。以往對于檔案管理工作頒布的檔案管理條例、檔案管理規(guī)范缺乏一定的適用性，因此，應當就信息化管理要求以及管理內(nèi)容，重新修改完善管理制度，促使管理者能夠充分借助管理制度約束相關人員的工作行為，參照管理制度梳理管理步驟。

在信息化管理制度完善中，應當編制科學的執(zhí)行方案，結合《檔案法》等法律法規(guī)調(diào)整管理制度的內(nèi)容，完善后的管理制度要涵蓋下述內(nèi)容：

第一，對于電子檔案中形成的電子工具，如網(wǎng)盤、光盤以及磁帶等，均應當選擇合法的渠道進行使用與查閱，不可用于牟利項目泄露檔案內(nèi)容。

第二，電子檔案應當通過統(tǒng)一管理的方式，在各部門之間進行共享，無論是檔案的驗收、校正以及保存都應當由檔案管理者予以負責。

第三，電子檔案在檔案信息系統(tǒng)管理下，應當注重其真實性，并根據(jù)制度要求做好充分保管工作，以免電子檔案信息泄露，引起不必要的損失。

第四，電子檔案應當支持多種保存格式，如txt、jpeg、ape、bmp等，以供不同軟件進行查閱。

第五，對于電子檔案，應當由各科室匯總后，統(tǒng)一交給檔案管理者，并做好信息收錄工作。其中，匯總時間可設置在年中。

對信息化管理制度中的各項規(guī)定，還應當依據(jù)處罰制度對違規(guī)人員進行懲處，防止部分人員出現(xiàn)竊取電子檔案信息等情況，損害機關單位以及企業(yè)效益。至于檔案信息化管理制度中的各種細節(jié)內(nèi)容，還需要根據(jù)各單位的實際情況予以優(yōu)化，應當控制好制度的推行范圍，夯實檔案信息化建設基礎。在檔案管理者出現(xiàn)失誤或者重大錯誤時，應由企業(yè)負責人對其行為進行評判，并指導管理者及時改進工作問題，以便信息系統(tǒng)能在檔案信息化建設中表現(xiàn)出應用優(yōu)勢，滿足新時代檔案管理創(chuàng)新需求，踐行企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型目標。

3.組建信息化管理團隊

檔案信息化建設離不開人力支持，無論是軟件操作還是硬件維護以及新技術的應用，都需要得到人才支持。因此，在推行檔案信息化管理模式期間，還應當先行從信息化管理人才培養(yǎng)上出發(fā)，提升管理者的信息化管理能力，積極轉(zhuǎn)變檔案管理者的管理理念，防止受人為因素影響，導致信息化管理流于形式，不能在檔案管理部門體現(xiàn)出實踐價值。對于信息化管理團隊的組建，可從下述兩個方向進行研究：

其一，對于現(xiàn)有人才，可從技能提升、理論學習等方面，為其定期組織培訓活動，鼓勵在職人員積極參加研修班。例如，2020年11月份，為了進一步加深對新《檔案法》的解讀，人資社保部門以及國家檔案局專門為各單位、各企業(yè)以及各高校檔案管理者提供了檔案信息化建設學習班，經(jīng)過此次活動，可為管理者信息化管理水平的有效提高給予助力。因此，各個地區(qū)的檔案管理者都應當學習信息管理系統(tǒng)操作技巧，這樣才能儲備堅實的人才力量。

其二，對于外聘人員，即新入職管理者，可從信息技術基礎以及自主學習能力上予以考核，并在入職前對其進行長達一周的技術學習培訓，使其學會運用信息管理系統(tǒng)對檔案信息進行采集記錄，而且還需從職業(yè)素養(yǎng)上培養(yǎng)管理者的責任心，使其在履行自身職責期間，也能成為檔案管理工作未來發(fā)展的重要“接班人”。在招聘渠道上，可借助智聯(lián)招聘、58同城等平臺廣納人才，選出優(yōu)秀人員組成信息化建設小組，為此項目的順利開展創(chuàng)造有利條件。

檔案管理信息化建設離不開人才的支持，即使具有性能優(yōu)良、易于操作的信息管理系統(tǒng)，若缺乏人才基礎，也會導致信息化建設項目流于形式。因此，除了需要及時引進新系統(tǒng)、采購充足的硬件設備設施外，也要進一步夯實人才基礎。既要按照上述兩項舉措，擴充人才規(guī)模、提升人才質(zhì)量，又要加強對檔案管理者的積極培養(yǎng)，從檔案管理團隊中選出優(yōu)秀人才，納入重點培養(yǎng)隊列中，也可以將其培養(yǎng)成“領頭人”，協(xié)助企業(yè)領導對其他檔案員實施有效培養(yǎng)，從而形成合力，共同參與到人才培養(yǎng)計劃中。隨著人才質(zhì)量的提升，能夠適當擴大信息化建設范圍，讓更多企業(yè)具備豐富的實操經(jīng)驗，以期在人才培養(yǎng)中獲取預期建設成果。高質(zhì)量管理團隊的打造，是信息化建設的核心力量，應引起高度重視。

4.引進多元化高新技術

信息化管理模式的應用，還要求檔案管理者在日常工作中，加強對高新技術的引進。新技術作為信息化管理的重要依托，應當?shù)玫焦芾碚叩闹匾?。信息化管理并非只是單純地將紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，最為主要的是善于借助高新技術對管理流程予以簡化，從而在減緩管理者工作負擔前提下，實現(xiàn)檔案信息的高效化管理。

本文以RFID技術為例，此項技術成熟度較高，能夠在自動通信技術以及自動化識別掃描技術等多個輔助技術參與下，對紙質(zhì)版檔案信息快速進行采集，而且還能幫助相關人員精準查詢檔案信息。與以往使用的掃描儀比較，其整體效率大幅度提高。同時，此技術在實踐應用環(huán)節(jié)，還可依靠身份驗證技術，設置用戶訪問權限，既能增加檔案管理安全性，又能擁有更充足的檔案存儲空間。因此，高新技術的引進是檔案信息化建設的重要途徑，理應引起管理者的高度重視。

此外，在新技術應用過程中，管理者應從技術成本、應用優(yōu)勢上擇優(yōu)選擇，盡量選擇投入成本低、性能良好、效率高的技術，為檔案管理者提供信息化管理指導服務，還可聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)技術、辦公自動化技術，對檔案管理部門工作流程進行優(yōu)化，繼而獲得可靠的管理成果。同時，也可以組織檔案管理員前往其他引進新技術的單位，了解不同技術的應用情況，而后參照自身管理需求，確定最適合本單位的管理技術。

5.有效應用信息化管理原理

針對檔案實施信息化管理是目前檔案管理工作創(chuàng)新改革的重要舉措。在推行信息化管理模式過程中，應遵循一定的應用原則，如標準性、最優(yōu)化以及整合性等?；谛畔r代背景，在檔案管理信息化建設階段，應當將檔案劃分為不同類型，可以對信息進行安全等級的劃分。例如，保存在信息系統(tǒng)中的機密檔案信息，需要為其設置多重加密保障，以免危及檔案安全。而對于普通檔案，應當對其進行標準化管理，如檔案信息的精準采集與安全傳送等，都需要為其制定相應的管理標準，指引管理者完成管理任務。信息化管理模式本身是為了給管理者創(chuàng)造便捷的工作條件，但并不代表為其帶來更松懈的管理環(huán)境。因此，為信息化建設事項制定完善的管理計劃，也是管理原理進行合理應用的關鍵內(nèi)容。

此外，在信息化建設中，還要求管理者應用動力管理原理。信息化管理確實能夠幫助管理者減輕整理、歸檔、分類等工作的負擔，但很容易導致管理者無法形成工作動力。因此，在加強信息化建設時，也要充分考慮激發(fā)管理者工作的主動性，可以為此制定相應的獎勵制度，包括系統(tǒng)隱患自查獎金、優(yōu)秀管理者獎金等激勵措施，從精神與物質(zhì)雙重層面增加管理者對信息化管理的接受度，使之保持高漲的工作熱情，在信息化建設事項上投入更高的關注度，由此達到預期工作效果。

另外，管理者也要適當應用反饋管理原理。即在檔案管理期間，需要從信息管理系統(tǒng)以及其他工作人員的工作成果中汲取經(jīng)驗，采集精準檔案信息，從中獲取所需的反饋結果。

例如，在使用系統(tǒng)掃描檔案信息時，若出現(xiàn)掃描失誤情況，應當立即查明原因，而后制訂改進計劃，確保下一次分配的信息掃描任務能夠符合精準要求。應用反饋管理原理是為了避免管理者過于依靠信息系統(tǒng)，造成自身職業(yè)能力不斷下降，甚至喪失對檔案信息的敏銳度，長此以往，勢必在檔案管理工作中失去檔案信息辨別意識，不利于推動檔案管理工作的長遠發(fā)展。檔案管理者在信息化建設中，需要堅持立場，以一種學習的心態(tài)敢于接受信息化管理項目的挑戰(zhàn)，要加強個人對信息系統(tǒng)的了解，促使檔案信息得到有效利用。

三、結論

綜上所述，檔案管理在其實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型目標過程中，應當找到明確的信息化管理方向。對此，應從檔案室基礎設備設施、信息化管理制度、信息化管理團隊、多元化高新技術等方面著手，便于檔案管理人員能在信息化管理條件下，提升管理有效性，為我國檔案事業(yè)未來發(fā)展提供新指引，達成檔案信息化管理目標。

參考文獻：

[1]薛立杰.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[2]蘇嘉庚，楊湘慈，劉思逸.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].文化產(chǎn)業(yè)，2020

[3]趙津華.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2021

（作者單位：山西大學教育科學學院）

基金項目：2020年度山西省研究生教育改革研究課題，課題號：2020YJJG024。

作者簡介：韓曼茹（1978—），女，漢族，山西呂梁人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案管理。