向 敏

（重慶市永川區(qū)川融商貿(mào)有限責任公司，重慶 402160）

一、企業(yè)加強物資采購成本管理和控制的重要意義

物資采購成本是產(chǎn)品銷售價格的決定性因素，在其他因素一定的情況下，采購成本越低則企業(yè)利潤越高，采購成本與企業(yè)的利潤呈反比關系。企業(yè)提高經(jīng)濟效益的重要舉措就是降低采購成本，采購物資質(zhì)量的好壞、價格的高低、服務的優(yōu)劣直接影響到采購成本的高低、安全生產(chǎn)的穩(wěn)定、經(jīng)濟效益的好壞。因此，加強物資采購成本的管理和控制，不僅能夠使企業(yè)的利潤最大化，更是企業(yè)提高市場競爭力，在激烈的競爭中立于不敗之地的前提條件。

二、企業(yè)物資采購過程中存在的主要問題

（一）企業(yè)領導未意識到采購成本控制的重要性

一些企業(yè)沒有樹立物資采購成本管理理念，不重視創(chuàng)新管理體制，沒有制定完善的管理控制制度，相關崗位設置不合理。一方面，在企業(yè)的采購崗位，有些領導安排自以為信得過的人員來做，而不是由熟悉采購專業(yè)的專職人員來擔任，這樣就很難保證采購物資的質(zhì)量，價高質(zhì)劣的原材料就直接導致產(chǎn)品成本的增加和質(zhì)量的下降，影響產(chǎn)品的銷售而失去客戶，進而失去市場；另一方面，有些企業(yè)領導認為生產(chǎn)是第一位的，只有生產(chǎn)才能創(chuàng)造效益，無論什么原因都不能影響生產(chǎn)，所有的經(jīng)營活動都應為生產(chǎn)服務，認為材料購進是只要生產(chǎn)有需要就應無條件地服從，而對整個采購流程忽視，不注重采購成本的監(jiān)控。

（二）采購人員責任意識差，業(yè)務素質(zhì)不高

物資采購人員的素質(zhì)包括知識文化水平、業(yè)務能力和思想道德品質(zhì)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，有些采購人員工作不認真負責、不鉆研業(yè)務、不了解市場行情、不分析產(chǎn)品性能特征，也不對供應商進行調(diào)查管理，導致購買的產(chǎn)品價格高、質(zhì)量差；第二，有的采購人員的思想道德水平低下，在物資采購過程中有徇私舞弊的現(xiàn)象。第三，有些不良的供應商會想方設法以金錢或其他方式來誘惑采購人員，以達到其銷售的目的，面對供應商的各種誘惑，采購人員把持不住自己，沒有自己的道德底線，置企業(yè)利益于不顧，與供應商家相勾結(jié)，為謀取個人私利侵犯企業(yè)的利益，嚴重阻礙企業(yè)的發(fā)展。

（三）物資采購內(nèi)部控制制度不健全

很多企業(yè)沒有完善的物資采購控制制度，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，物資采購部門設置不合理，各個崗位沒有相互牽制，大多數(shù)的企業(yè)存在著采購行為由一個人作為核心人物進行操作，導致采購渠道不公開、采購方式不透明，缺少內(nèi)部制約機制，極易滋生一些腐敗行為；第二，沒有建立完善的材料設備管理臺賬，造成重復采購，增大庫存，浪費資源，或采購不及時，與生產(chǎn)脫節(jié)，影響企業(yè)正常生產(chǎn)；第三，沒有建立完善的市場信息機制，導致企業(yè)對市場敏感度降低，不能準確地鑒別供應商或所需的材料物資，采購那些價格高、質(zhì)量低的商品，影響企業(yè)經(jīng)濟效益。很多企業(yè)沒有完善的市場信息機制，雖然制定了詢價比價制度，嚴格要求采購人員按照“貨比三家”的原則進行采購，但是，管理者不能掌握整個市場行情，不了解供貨商的基本信息，采購人員可以自由詢價，任意挑選有利自己的幾家供貨商詢價來應付了事，從而擁有實際的決策權，導致“貨比三家”不能發(fā)揮真正的效力，流于形式。

（四）物資采購監(jiān)督體制不完善，監(jiān)管不到位

設立物資采購監(jiān)督部門是加強企業(yè)內(nèi)部管理，預防違規(guī)操作和貪污腐敗的必要的手段，是規(guī)范采購行為的關鍵措施。但是在實際工作中監(jiān)督工作還落實不到位，存在很多缺陷。首先，監(jiān)督工作缺乏實效性，很多企業(yè)事前監(jiān)督不到位，沒有履行監(jiān)督職能，不能走在采購行為發(fā)生之前，等到整個采購工作結(jié)束后，才介入監(jiān)督檢查，講形式走過場，導致監(jiān)督不及時，出現(xiàn)被動監(jiān)督和事后檢查的現(xiàn)象；其次，內(nèi)部監(jiān)督職權沒有分散，過于集中。企業(yè)因為機構設置不當，有些部門既是歸口管理部門，又是監(jiān)督部門，導致監(jiān)督部門形同虛設，沒有實際的否決權；最后，采購監(jiān)督制度不夠完善，有些企業(yè)的監(jiān)督流于形式，缺乏健全的規(guī)章制度，在監(jiān)督工作中不能清楚地劃分各自的職能職責，甚至造成監(jiān)督工作處于真空狀態(tài)。

（五）企業(yè)對供應商的管理有待加強

企業(yè)沒有制定對供應商的管理辦法，對供應商的管理力度不夠。這樣會導致企業(yè)過分依賴市場，靠天吃飯，如果處于供不應求的市場行情，則可能引起供應商漫天要價，企業(yè)為了正常生產(chǎn)經(jīng)營，則不得不天價購買必需的生產(chǎn)物料；如果處于供過于求的市場行情，供應商為了營銷，則可能打價格戰(zhàn)，供應商為了保障自身的利潤空間，只能在質(zhì)量上做手腳，以次充好。這樣不僅影響企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，更是影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

三、企業(yè)物資采購問題的解決對策及建議

（一）強化物資采購成本管控意識

企業(yè)領導應該高度重視采購過程中的成本管理與控制，認識到采購成本管理與控制的重要性。物資采購不是無條件的服從生產(chǎn)需要，還應考慮價格、質(zhì)量等因素。物資采購不僅僅是一場簡單的交易，而是購貨商與供應商之間的博弈，因此，企業(yè)應高度重視。在用人方面，不能任人唯親，而要任人唯賢，組建一只優(yōu)秀的采購隊伍，選拔任用業(yè)務能力強、思想品德優(yōu)，工作認真負責的人員來從事采購工作。

（二）提高采購人員的素質(zhì)

采購人員必須是一個懂市場、懂技術、懂商務、懂談判、懂后勤的綜合性人才。一個優(yōu)秀的采購員，能為企業(yè)降低采購成本，進而持續(xù)高效地提升企業(yè)的銷售收入和利潤增長速度。因此，提高采購人員的能力和素質(zhì)，發(fā)揮其潛在價值，才能有利于企業(yè)的飛速發(fā)展。首先，提高采購員的專業(yè)知識，采購人員必須要具備談判技巧、商品認知、簽約的基本知識等，這就要求采購員必須具備很高的文化水平，因此，對采購人員進行培訓教育就顯得非常必要；其次，提高采購員的能力素質(zhì)，知識不等于能力，采購員必須具備一定的能力才能把采購工作干好，其能力素質(zhì)表現(xiàn)在市場分析能力、語言組織表達能力、合同條款的寫作能力、成本分析和價值分析能力、前景判斷能力等方面；最后，提高采購員的職業(yè)道德操守，加強對采購人員進行思想道德教育。樹立正確的價值觀，端正采購行為，不吃拿卡要，不與供應商互相勾結(jié)，損害企業(yè)利益。

（三）制定嚴格的采購制度和程序

1.合理地設置崗位，各崗位人員既相互配合，又相互制約。為了加強企業(yè)材料物資的內(nèi)部控制和管理，防范業(yè)務中的差錯和舞弊，對不相容崗位應相互分離、制約和監(jiān)督。不得由同一部門或個人辦理全過程業(yè)務。例如，材料的采購、驗收與付款；材料的保管與清查；材料的處置與收款。建立采購業(yè)務的授權審批制度，審批人應當根據(jù)采購物資權限批準制度的規(guī)定，在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權限。相關環(huán)節(jié)必須加以控制和完善，購進的材料在驗收入庫時，應仔細核對采購清單是否與實物相符，對品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關內(nèi)容進行驗收。入庫物資應當建立存貨的分類管理制度。庫管員應當設置三級實物明細賬，詳細登記經(jīng)驗收合格入庫材料的具體內(nèi)容，并定期與財會部門核對。

2.實行材料設備采購報價和詢比價制度。厲行節(jié)約，加強成本管理控制應從加強各類設備材料的購進價格控制著手，強化企業(yè)設備材料的報價和詢比價要求。生產(chǎn)部門必須提前向供應部門提交設備材料采購計劃表，供應部各采購人員根據(jù)生產(chǎn)部門提供的設備材料計劃表中所列的設備或材料名稱，精心挑選匹配的供應商，向供應商認真詢價、議價，確信可以執(zhí)行的最低價格作為向歸口管理部門的最終報價。詢價人員實行秘密詢價，不得與報價人員串通以避免假詢價和敷衍應付。當出現(xiàn)詢價人員提供的價格低于報價人員的報價時，采購人員必須執(zhí)行詢價人員提供的采購價格進行采購，也可由詢價人員直接按詢得的價格執(zhí)行當批設備材料采購。同時，按企業(yè)制定的獎懲條例對詢價人員和報價人員進行獎懲，這樣才能加強采購人員的責任心和提高詢價人員的積極性。

3.建立完善的材料設備管理臺賬。企業(yè)的材料管理人員必須在專管會計的監(jiān)督指導下建立材料、設備管理的臺賬，要求將各類材料設備的采購、領取使用和庫存情況詳細登記。材料設備使用部門應根據(jù)安全生產(chǎn)的需要，與材料庫房銜接，結(jié)合庫房實際庫存情況，正確合理地提出材料設備購進計劃，并由材料庫管員簽字確認后，按照規(guī)定的報批程序經(jīng)批準后交由物資采購部門采購，否則不予采購。若因計劃失控，盲目采購導致材料積壓，經(jīng)明確責任后由責任人全額承擔所造成的經(jīng)濟損失。

4.組織建立市場信息機制，充分進行市場信息的調(diào)查和收集。在瞬息萬變的市場環(huán)境中，信息已成為企業(yè)的一種無形資源，真實準確的市場信息能為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有力的保障。企業(yè)的成本管理與控制水平要達到一定的高度，應充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集整理，建立重要的物資供應商信息數(shù)據(jù)庫，對供應商的產(chǎn)品成本要有所了解，以便在需要的時候能隨時找到相對應的供應商，以及這些供應商的產(chǎn)品規(guī)格、性能及其他方面的可靠消息。

只有建立完善的采購制度和程序，才能充分了解物資的供應渠道和市場的變化情況，做到知己知彼，才能在價格談判中處于有利地位，降低采購成本，提高采購業(yè)務質(zhì)量。否則會造成采購工作的延誤、采購預算的超支，從而失去成本競爭的優(yōu)勢，無法立足于市場。

（四）建立完善的采購監(jiān)督機制

采購監(jiān)督工作在確保企業(yè)采購質(zhì)量、降低投資成本、預防職務犯罪方面起著重要的作用。采購監(jiān)督工作貫穿于采購前的詢比價、采購過程、采購完成、驗收入庫以及庫房保管等各個環(huán)節(jié)，監(jiān)督采購人員的過程分為兩個階段，即采購行為發(fā)生之前和采購行為發(fā)生之后，也就是所謂的有效防范和嚴格稽查。首先，防范工作要做到及時有效，建立嚴格的詢比價報價系統(tǒng)。采購之前，安排詢價人員認真做好詢價工作，對所購物資開展廣泛的市場價格咨詢，對市場報價進行分析，堅持貨比三家不上當?shù)睦砟?，按照所需物資的要求選擇確定合適的供應商；其次，在采購過程中，嚴格要求“五流”統(tǒng)一，即物流、發(fā)票流、資金流、合同流、貨物流相統(tǒng)一，如果出現(xiàn)“物流與合同流、資金流、票流”不一致的情況，很容易涉嫌是假合同或陰陽合同，若資金流與其他幾流不一致，則可能造成采購人員挪用公款拖欠貸款，給采購人員以徇私舞弊的空間。因此，“五流合一”能杜絕采購人員弄虛作假，減少資金的流失；最后，建立嚴格的采購驗貨制度，采購人員在采購回貨物后，庫房管理員要做到及時入庫，并配備相應的物監(jiān)人員對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核實。從整體上來說，企業(yè)應從制度上規(guī)范采購人員的行為，對采購實行采購物資質(zhì)量監(jiān)督制度，從管理體制上加強對采購決策者的監(jiān)督，建立“部門主管負總責、采購經(jīng)辦人員各負其責”的管理機制。

（五）加強對供應商的管理

供應商的挑選決定著采購質(zhì)量的優(yōu)劣，合適的供應商有助于物資采購的順利進行。首先，對供應商數(shù)量的管理，企業(yè)根據(jù)自身采購規(guī)模，大致確認供應商的數(shù)量，供應商太多要進行整合，太少要繼續(xù)開發(fā)新的供應商，減少對個別供應商大戶的過分依賴，關鍵物料供應商不少于三家，以分散采購風險，確保采購能選擇到最優(yōu)的供應商；其次，對供應商質(zhì)量的管理，企業(yè)發(fā)生采購業(yè)務選擇供應商時，要對供應商進行充分的調(diào)查，獲取信用資料，了解信用狀況，分析經(jīng)營能力，要對供應商進行績效評估，了解供應商的家底，收集供應商的基本情況，運用考核標準對供應商的能力進行核實。對于較差的供應商，應予以淘汰，將其列入候補名單，重新評估，對于一般的供應商，應予以減少采購數(shù)量，并重點加以輔導，對于優(yōu)秀的供應商，應加大采購量，以保證采購質(zhì)量；最后，要與供應商建立良好的供需關系，對供應商進行必要的幫助，企業(yè)可以充分利用自己的技術優(yōu)勢幫助供應商改進技術，提高品質(zhì)，降低成本，在雙方都能獲利的同時，供應商能更好地服務于企業(yè)；對長期合作的戰(zhàn)略供應商可派遣專職駐廠員，或經(jīng)常進行質(zhì)量管理體系現(xiàn)場監(jiān)督檢查；對重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ?、符合公司投資方針的戰(zhàn)略供應商，可以投資入股，建立與供應商的產(chǎn)權關系，這樣既可以保證物資價格的相對平穩(wěn)，又可以保證市場供不應求時采購及時，不影響企業(yè)生產(chǎn)。另外，制定各類采購物料的驗收標準及驗收交接規(guī)程，明確采購物料的判定及處理規(guī)則。

四、結(jié)語

本著開源節(jié)流的思想，在企業(yè)物資采購活動中，采購人員和企業(yè)主管人員要做好市場調(diào)查，熟悉市場情況，完善采購預算，做好成本估計，建立供應商信息數(shù)據(jù)庫，根據(jù)數(shù)據(jù)庫信息擇優(yōu)錄用。對于供應商信息數(shù)據(jù)庫中找不到相應信息的部分商品，應通過多種渠道和方法做好市場調(diào)查，了解市場行情，新增到供應商信息數(shù)據(jù)庫中。盡量通過向生產(chǎn)商直接采購、增加本地采購、買斷商品采購量等手段，將采購價格降到最低。同時，對采購的商品質(zhì)量嚴格要求，對采購所涉及的相關人員制定相關制度及工作流程，從而減少、杜絕采購行為中的弊病和漏洞。