余亞浩 河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院

2021 年《教育部關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知》提出：教育信息化的主體部分是教育管理信息化，其包含的基本因素有以信息為載體的系統(tǒng)、以數(shù)據(jù)為對(duì)象的資源和以硬件為基礎(chǔ)的設(shè)施，并通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)改變管理理念、創(chuàng)新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教育管理的現(xiàn)代化歷程轉(zhuǎn)變。而學(xué)生檔案信息化是教育管理信息化的基礎(chǔ)，因此發(fā)展學(xué)生檔案信息化，有助于推動(dòng)教育現(xiàn)代化進(jìn)程。高等職業(yè)教育是我國(guó)高等教育體系發(fā)展中不可或缺的部分，勢(shì)必會(huì)響應(yīng)時(shí)代號(hào)召，改革與創(chuàng)新機(jī)制，為服務(wù)“中國(guó)制造2025”等重大戰(zhàn)略提供技術(shù)技能人才支撐。

大數(shù)據(jù)提供的信息是個(gè)性化的數(shù)據(jù)服務(wù)，在實(shí)際生活中越來(lái)越多的應(yīng)用，例如短視頻App、購(gòu)物App。因此大數(shù)據(jù)結(jié)合學(xué)生檔案的重要性顯而易見(jiàn)，這也充分體現(xiàn)了國(guó)家“與時(shí)俱進(jìn)”和“以人為本”的思想以及對(duì)高校學(xué)生的高度重視和人文關(guān)懷。檔案管理在高職院校的發(fā)展中本應(yīng)受到的重視，但在現(xiàn)實(shí)中卻無(wú)法保證地位，使得高職院校檔案信息發(fā)展受到了挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了矛盾，正因?yàn)槊艿拇嬖?，也使得高職院校的學(xué)生檔案管理成為學(xué)術(shù)界一直研究的重要課題。而高職院校學(xué)生檔案信息化隨著社會(huì)的發(fā)展逐步成為檔案的新興領(lǐng)域，成為引領(lǐng)檔案新科技的方式。

一、研究現(xiàn)狀

（一）國(guó)外研究現(xiàn)狀

日本學(xué)者提出來(lái)信息化的概念，美國(guó)憑借其得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)——科技、人才、資金，抓住了檔案信息化發(fā)展的重要時(shí)機(jī)，使檔案信息化在美國(guó)得以快速發(fā)展并成長(zhǎng)為信息化領(lǐng)域的“標(biāo)桿”。美國(guó)檔案與文件機(jī)構(gòu)早在20 世紀(jì)90 年代共同組建了檔案信息系統(tǒng)，成為世界信息化的代表。早期發(fā)展的代表國(guó)家還有英國(guó)，因其擁有強(qiáng)大資本注入，使得檔案信息化管理起步順利、發(fā)展較快。截至2011 年，在英國(guó)國(guó)家檔案館官方網(wǎng)站上，公眾可以分享包括一億多份在線(xiàn)資料，130 多萬(wàn)份共享資料和超過(guò)2200 兆字節(jié)的數(shù)字檔案，相當(dāng)于330 億頁(yè)A4紙張的文字記錄的電子資源。雖然檔案信息化發(fā)展在各國(guó)較為順利，但是對(duì)于高職院校學(xué)生檔案信息化管理研究還是較少，并沒(méi)有針對(duì)高職院校的特殊性來(lái)研究。

（二）國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

我國(guó)對(duì)高校檔案信息化管理的研究主要集中在可行性和必要性的研究、現(xiàn)狀及存在問(wèn)題研究、存在問(wèn)題的原因分析、對(duì)策研究等方面。陳芳對(duì)高職院校檔案管理社會(huì)服務(wù)功能進(jìn)行了研究，并拓寬了檔案管理社會(huì)功能的服務(wù)范圍。羅丹認(rèn)為，高校檔案信息化管理是信息時(shí)代發(fā)展的需求、有利于檔案永久保存、有利于檔案信息資源的高效利用、有利于科學(xué)歸檔和建檔。陳丹指出了推進(jìn)高校檔案信息化管理的四個(gè)策略：增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備、對(duì)檔案信息化管理制度進(jìn)行有效創(chuàng)新、對(duì)檔案管理工作理念進(jìn)行有效創(chuàng)新。綜上所述，可以看出關(guān)于高校檔案信息化管理的研究在國(guó)內(nèi)已有較為廣泛的開(kāi)展，但是研究很少?gòu)母呗氃盒＝嵌热シ治龊完U述。畢竟高職院校與普通高等院校的培養(yǎng)層次、辦學(xué)理念等存在差異，需要將兩者分開(kāi)討論分析，因此有必要從管理學(xué)的高度去研究和分析高職院校學(xué)生檔案信息化管理，使高職院校檔案信息化能夠更加順利開(kāi)展。

二、將大數(shù)據(jù)融入到高職院校學(xué)生檔案管理的必要性

隨著國(guó)家教育體制的改革，普通高等院校與高職院校發(fā)展要按照不同的國(guó)家政策和方針執(zhí)行，高職院校的招生規(guī)模從2019 年開(kāi)始不斷地?cái)U(kuò)大，學(xué)生檔案的數(shù)量也出現(xiàn)短時(shí)間激增的現(xiàn)象。而在此之前由于學(xué)生檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容存在缺失，而且在傳遞和保管過(guò)程中也出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。高職院校學(xué)生檔案管理工作和社會(huì)主義結(jié)構(gòu)的建設(shè)有著息息相關(guān)的聯(lián)系，是輸送高技能人才的重要通道之一，和高職院校學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)方向、人生規(guī)劃有關(guān)。將大數(shù)據(jù)融入到高職院校學(xué)生檔案管理中十分必要，不僅能夠促進(jìn)學(xué)生檔案信息化地快速發(fā)展，還能夠讓學(xué)生體驗(yàn)檔案信息化便捷所帶來(lái)的益處。

學(xué)生檔案當(dāng)中記錄了學(xué)生家庭情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、政治思想表現(xiàn)以及身體狀況等，統(tǒng)一經(jīng)文字方式所記錄，還包含學(xué)籍、人事、黨團(tuán)材料等，是學(xué)習(xí)階段當(dāng)中的一個(gè)縮影。其中詳細(xì)描述了當(dāng)中畢業(yè)生登記表以及普通高中學(xué)生學(xué)籍管理等各項(xiàng)資料?，F(xiàn)如今國(guó)內(nèi)各大高校對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的定義尚且停留在治療數(shù)量規(guī)模較大且無(wú)法通過(guò)目前主流軟件工具在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到截取、管理、處理并整理為有效信息的一個(gè)階段。現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)在檔案管理當(dāng)中所發(fā)揮的作用具有一定的局限性，檔案數(shù)據(jù)只需要記錄產(chǎn)生和管理過(guò)程中的活動(dòng)軌跡，和檔案密切相關(guān)且有利用價(jià)值的各項(xiàng)信息則無(wú)法及時(shí)錄入到檔案管理當(dāng)中，無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)所采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，因此完成學(xué)生檔案信息化發(fā)展亟待解決與大數(shù)據(jù)融合的問(wèn)題。

例如：學(xué)校在錄入學(xué)生檔案信息的過(guò)程中，在登記好學(xué)生個(gè)人信息的基礎(chǔ)條件下，還需要及時(shí)地對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確定信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化，以便學(xué)生在日常的學(xué)習(xí)生活中，也能夠通過(guò)校園網(wǎng)對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行查詢(xún)。設(shè)立專(zhuān)用的反饋郵箱，將網(wǎng)絡(luò)上的遺漏信息或錯(cuò)誤信息及時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)全，確保學(xué)生檔案管理的完整性。大數(shù)據(jù)與學(xué)生檔案信息化融合不僅僅是時(shí)代所需，也是社會(huì)形勢(shì)發(fā)展的必然選擇，高職院校學(xué)生檔案信息化的特殊性也決定了學(xué)生檔案信息化與大數(shù)據(jù)融合會(huì)更加貫通、完整。

三、高職院校學(xué)生檔案信息化存在的問(wèn)題

（一）體制陳舊、觀念淡薄

縱觀高職院校的發(fā)展史，隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，高職院校培養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)性人才在社會(huì)分工中的位置日趨突出。即高職院校培養(yǎng)的技能型人才在未來(lái)社會(huì)就業(yè)中占據(jù)了中堅(jiān)力量，而直接影響高職學(xué)生就業(yè)很重要的一方面是學(xué)生檔案。以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，該院校學(xué)生的檔案一般保管在各系部辦公室，也會(huì)有學(xué)生檔案保管在輔導(dǎo)員辦公室的情況，檔案信息的安全性根本無(wú)法得到保證，偶有發(fā)生因教師管理失誤出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失的現(xiàn)象。此外，學(xué)院檔案室保管的畢業(yè)學(xué)生檔案信息不完整，如學(xué)生的畢業(yè)證號(hào)只保存了最近二十年的資料，2000 年以前保存的學(xué)生檔案不是存在檔案信息有誤的情況就是存在檔案資料保存不齊全的狀況，導(dǎo)致檔案資源保管缺失。正是因?yàn)楣芾碇贫鹊穆浜?、觀念的淡薄，對(duì)目前高職院校學(xué)生檔案信息化的的發(fā)展帶來(lái)了障礙。

體制的陳舊與觀念的淡薄是目前高職院校發(fā)展檔案事業(yè)的“通病”，是限制檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。只有轉(zhuǎn)變管理體制和管理理念，高職院校的檔案信息化發(fā)展才有根本動(dòng)力，才有發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）服務(wù)意識(shí)薄弱，利用觀念不強(qiáng)

高職院校檔案室處于學(xué)校行政部門(mén)的邊緣化地位，是檔案室服務(wù)意識(shí)薄弱的主要原因；學(xué)生畢業(yè)后若沒(méi)有及時(shí)就業(yè)或不需要利用學(xué)生檔案，是檔案利用觀念不強(qiáng)的主要因素。服務(wù)意識(shí)和利用觀念的薄弱共同造成了檔案信息化發(fā)展前進(jìn)不動(dòng)局面；導(dǎo)致檔案最主要的功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)，是學(xué)生檔案信息化發(fā)展的障礙之一。教育部公布的2021 年《職業(yè)教育法》修訂草案、2019 年—2021年高職連續(xù)擴(kuò)招三百萬(wàn)學(xué)生的信息等都在宣布著高職教育高速發(fā)展的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。檔案服務(wù)意識(shí)薄弱是根源上的檔案信息化發(fā)展的不足，因此想要保證高職院校學(xué)生檔案信息化發(fā)展能夠搭上高職教育高速發(fā)展的時(shí)代列車(chē)，必須要保證檔案部門(mén)的主體服務(wù)意識(shí)和利用觀念。

以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，學(xué)院檔案室的發(fā)展受到限制其部門(mén)本身也應(yīng)及時(shí)自省，檔案服務(wù)意識(shí)直接影響查檔者利用狀況，所以檔案部門(mén)應(yīng)積極提高服務(wù)意識(shí)，提升檔案利用率，使部門(mén)工作人員看到檔案信息化發(fā)展給予日常查檔工作帶來(lái)的便利性，從而提高檔案信息化發(fā)展的速度。因此，高職院校學(xué)生檔案資源的信息化發(fā)展需要通過(guò)提高服務(wù)意識(shí)、加強(qiáng)檔案利用來(lái)得到提升。

（三）人員培訓(xùn)不到位、缺少?gòu)?fù)合型人才

無(wú)論什么時(shí)期、什么崗位都需要跟上時(shí)代的步伐，科技的發(fā)展會(huì)給各行各業(yè)帶來(lái)翻天覆地的變化，尤其是信息化技術(shù)的應(yīng)用更需要定期由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案信息技術(shù)能夠趕上時(shí)代的腳步。

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)校檔案不可分割的部分，但由于很多院校的檔案工作人員是非專(zhuān)業(yè)且沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的人員，就會(huì)造成檔案收集、整理、保管等一系列問(wèn)題的發(fā)生，更不用提檔案信息化在高職院校的發(fā)展了。以安陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該校檔案室隸屬于學(xué)院辦公室，具體工作人員有兩名，一名是檔案專(zhuān)業(yè)的本科畢業(yè)生，一名是非專(zhuān)業(yè)的人員。按工作人員的專(zhuān)業(yè)性來(lái)說(shuō)，安陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院有專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，但是由于不重視后期工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)信息傳遞，導(dǎo)致工作人員的知識(shí)無(wú)法跟上時(shí)代知識(shí)的更替，使得檔案信息化的發(fā)展停滯不前。因此檔案工作人員的培訓(xùn)是否及時(shí)、是否到位，直接影響檔案工作的信息化開(kāi)展是否順利進(jìn)行，檔案工作不再是“兩耳不聞窗外事”的清閑部門(mén)，需要保證檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)。

（四）經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致硬件基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

任何事物的發(fā)展必須要有資金的支持，保證事物順利進(jìn)展。尤其是與信息技術(shù)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)，檔案信息化是21 世紀(jì)檔案發(fā)展亟需解決的障礙，要想與世界接軌就要保證檔案信息化的前瞻性。高職院校發(fā)展面臨的主要問(wèn)題是資金的短缺，很多學(xué)校的教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施都得不到保障，更不會(huì)將學(xué)校檔案信息化發(fā)展提上日程，這也是目前高職院校發(fā)展最主要的問(wèn)題。很多公辦高職院校滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，不主動(dòng)求變，長(zhǎng)久以來(lái)一直奉行“穩(wěn)步”的發(fā)展理念，不參與國(guó)家級(jí)、省級(jí)項(xiàng)目發(fā)展，導(dǎo)致學(xué)校沒(méi)有得到項(xiàng)目資金，沒(méi)有得到國(guó)家資金上的支持，以至學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展緩慢。河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院每年劃撥于檔案室的經(jīng)費(fèi)十分有限，僅夠檔案日常工作開(kāi)展所需。目前該學(xué)校檔案室的硬件設(shè)施只有四臺(tái)軟件系統(tǒng)為Windows XP 的舊電腦、一臺(tái)掃描儀、一臺(tái)高拍儀，以這樣的基礎(chǔ)設(shè)施根本無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化的發(fā)展。硬件基礎(chǔ)設(shè)施欠缺是檔案信息化發(fā)展的軟肋，所以檔案信息化必須要保證經(jīng)費(fèi)。

四、高職院校學(xué)生檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理更多的是以手動(dòng)操作紙質(zhì)材料為主，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子化的檔案材料正在逐步占據(jù)檔案管理的主體?，F(xiàn)階段的學(xué)生主體是“00 后”，且國(guó)家在2000 年—2010 年生育率是穩(wěn)步增長(zhǎng)的，所以學(xué)校學(xué)生數(shù)量也是不斷增加的，帶來(lái)的直接后果是學(xué)校管理的學(xué)生信息數(shù)量的巨增，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，以前傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿(mǎn)足學(xué)生檔案信息管理需求。在這種背景下，有效地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建出存儲(chǔ)空間無(wú)限大且具有整合分析功能的數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提升學(xué)生檔案管理水平，還可以提升學(xué)生檔案管理效率。

本論文主要立足于近年來(lái)的大數(shù)據(jù)背景下，高職院校學(xué)生檔案管理中的實(shí)際使用情況，通過(guò)調(diào)查研究探討在信息化推進(jìn)過(guò)程中學(xué)生檔案管理需要做出的新調(diào)整與新應(yīng)對(duì)，這樣對(duì)現(xiàn)實(shí)的高職院校學(xué)生檔案管理更具實(shí)際的指導(dǎo)作用。學(xué)生檔案管理的研究在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下進(jìn)行，所提出的新思路、新舉措、新途徑也更具時(shí)代性與先進(jìn)性，對(duì)學(xué)生檔案管理理論和實(shí)踐的補(bǔ)充和拓展提供了可能。高職院校對(duì)檔案工作的重視程度、檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)、檔案管理模式等存在的問(wèn)題和不足，這些都制約學(xué)生檔案信息化管理的有效推進(jìn)。因此探究高職院校學(xué)生檔案信息化管理對(duì)學(xué)生檔案管理信息化未來(lái)發(fā)展具有指導(dǎo)意義。