文·劉寶恒

檔案收集工作是醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是完整保存反映醫(yī)院發(fā)展過程原始記錄的前提。然而在醫(yī)院檔案管理工作中，很多都存在檔案收集不及時(shí)、不全面等問題，需要引起檔案部門的足夠重視。

一、醫(yī)院檔案收集存在的問題

（一）檔案收集的數(shù)量不夠、質(zhì)量不高

從數(shù)量上看，粗略估算醫(yī)院每年形成的檔案應(yīng)該在980卷（件）左右，而實(shí)際上每年能收集上來的檔案只有641卷（件），只占應(yīng)產(chǎn)生檔案的65.4%。且歸檔材料載體單一，只注重紙質(zhì)材料歸檔，其它如聲像、電子、實(shí)物載體的檔案則收集的很少，遠(yuǎn)達(dá)不到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的檔案收集原則。

從質(zhì)量上看，有的醫(yī)院內(nèi)部文件沒有發(fā)文稿、草稿；有些上級(jí)來文沒有辦理單；有些上行文只有請(qǐng)示，缺少批復(fù)；有些缺乏公章，有些合同類檔案缺少日期；有些卷內(nèi)文件缺頁；有些不按要求立卷，紙張大小不統(tǒng)一，缺少頁碼，沒有目錄，卷內(nèi)順序有誤，等等，不符合檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。還有些醫(yī)院仍采用“雙套制”檔案管理的模式，年底各科室集中上報(bào)紙質(zhì)檔案，由檔案室統(tǒng)一分類、整理、掃描、歸檔，基本做的都是檔案信息化前處理工作，不符合目前電子檔案單套制管理要求。

（二）檔案收集的規(guī)范性差、時(shí)間跨度長(zhǎng)

有些醫(yī)院沒有制定檔案收集范圍、保管期限和合理的收集時(shí)限，也有些醫(yī)院雖然制定了歸檔范圍和保存期限，但沒有結(jié)合實(shí)際，仍然缺乏指導(dǎo)性的實(shí)施辦法。導(dǎo)致一些部門科室檔案門類劃分不科學(xué)、保管期限界定不準(zhǔn)確，規(guī)定時(shí)間內(nèi)完不成檔案移交任務(wù)，造成檔案收集過程拖沓漫長(zhǎng)，對(duì)后續(xù)的檔案整理、保管、利用工作都造成很大影響。

二、產(chǎn)生問題的原因

（一）思想上不夠重視

醫(yī)院每年都有年度重點(diǎn)工作任務(wù)，但很少有醫(yī)院把檔案工作列入年度重點(diǎn)工作任務(wù)中，或?qū)懭肼毚鷷?huì)報(bào)告里，導(dǎo)致檔案工作在醫(yī)院里自上而下都重視不夠。檔案收集通知下發(fā)后，各部門科室也不認(rèn)真對(duì)待，工作上拖拖拉拉，質(zhì)量上應(yīng)付了事。

（二）機(jī)制上不夠健全

很多醫(yī)院檔案室的機(jī)制就不夠健全，檔案人員沒有按照檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行分工協(xié)作，導(dǎo)致檔案收集工作責(zé)任不清，沒有專人主抓檔案收集工作。同時(shí)，醫(yī)院其他科室的檔案工作機(jī)制更加不健全，比如在職能部門沒有設(shè)置檔案工作第一責(zé)任人，沒有建立起科室檔案員隊(duì)伍，一些行政后勤科室僅辦公室、人力資源部等個(gè)別部門設(shè)有兼職檔案管理員。這種檔案管理職責(zé)不清、人員不穩(wěn)的機(jī)制，客觀上也延緩了檔案收集工作的有效開展。

（三）資金投入上力度不夠

很多醫(yī)院有完善的HIS、LIS、PCS系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，以及微信公眾號(hào)服務(wù)、電子就診卡、預(yù)約診療服務(wù)，等等，但在檔案管理方面，卻缺乏相應(yīng)的資金投入，既沒有建立獨(dú)立的檔案信息化管理系統(tǒng)，又沒有在醫(yī)院信息化系中設(shè)置或預(yù)留檔案管理端口，導(dǎo)致信息化醫(yī)院管理中的檔案收集依然靠手工運(yùn)作，收集到的檔案既跟不上醫(yī)院現(xiàn)代化管理的腳步，也無法真實(shí)反映出醫(yī)院發(fā)展的節(jié)奏。

（四）業(yè)務(wù)指導(dǎo)上欠缺

傳統(tǒng)的檔案管理模式，讓檔案室人員養(yǎng)成了坐等上門的職業(yè)習(xí)慣。即使偶爾下沉到科室收集檔案，也僅僅是通知性的，缺乏業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)幫助，導(dǎo)致科室人員因不懂得檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔原則而對(duì)檔案工作產(chǎn)生畏難情緒，思想上不積極，工作上不負(fù)責(zé)。這種主觀因素是檔案收集數(shù)量不夠、質(zhì)量不高的重要原因。

（五）督導(dǎo)考核上薄弱

目前醫(yī)院對(duì)檔案工作還沒有建立完備的督導(dǎo)考核機(jī)制和常態(tài)化的督導(dǎo)制度，因此醫(yī)院考核部門在考核時(shí)，對(duì)檔案收集工作沒有具體的考核細(xì)則，沒有獎(jiǎng)懲措施，也沒有將其與考核等次、職稱評(píng)聘、評(píng)先樹優(yōu)等工作掛鉤，形不成有效的激勵(lì)機(jī)制。督導(dǎo)考核上的薄弱，從客觀上更加弱化了科室部門對(duì)檔案工作的重視程度。

三、解決檔案收集問題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案意識(shí)

檔案管理人員首先要提高自身的檔案意識(shí)，充分了解檔案工作的重要性，并以優(yōu)異的工作成效印證并宣傳檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要作用，爭(zhēng)得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層及各科室對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和支持，齊心協(xié)力地做好醫(yī)院檔案收集工作。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案質(zhì)量

檔案管理員人員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)修養(yǎng)，成為檔案工作內(nèi)行人、明白人，要走出舒適區(qū)，積極主動(dòng)地沉淀到各個(gè)科室的檔案業(yè)務(wù)工作中，通過調(diào)查研究，弄清檔案門類，明確收集范圍，制定整理規(guī)范，并認(rèn)真指導(dǎo)科室檔案收集工作開展。要對(duì)科室檔案員進(jìn)行常態(tài)化培訓(xùn)，比如每年至少開展一次集中培訓(xùn)，傳授檔案業(yè)務(wù)實(shí)操技術(shù)；借助OA辦公系統(tǒng)，進(jìn)行檔案知識(shí)視頻講座；建立醫(yī)院兼職檔案管理員微信群，隨時(shí)隨地幫助檔案員，解決工作中困惑和問題。

（三）加強(qiáng)督導(dǎo)檢查，夯實(shí)主體責(zé)任

醫(yī)院要將檔案收集工作職能落實(shí)到各個(gè)科室，明確科室檔案工作主體責(zé)任，科主任是檔案管理第一責(zé)任人，配備專人兼職從事檔案收集整理工作。要制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施，并安排專人負(fù)責(zé)督導(dǎo)檢查。綜合檔案室要依據(jù)各科室具體情況，做好溝通協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，幫助各科室保質(zhì)保量按時(shí)完成檔案收集整理移交工作。