■高建明 陳 雯

一、數(shù)據(jù)來(lái)源

2022年5月9日，通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)（www.cnki.net）網(wǎng)站，以“篇名”為檢索項(xiàng)，以“高校畢業(yè)生檔案管理”為檢索詞，檢索出近十年（2012年1月1日-2021年12月31日）文獻(xiàn)數(shù)據(jù)63條，全部為期刊論文，其中學(xué)術(shù)期刊53篇，特色期刊10篇。

二、檢索數(shù)據(jù)分析

（一）論文發(fā)表年度分析

從總體來(lái)看，近十年高校畢業(yè)生檔案管理論文發(fā)表總量不多，平均每年度發(fā)表論文6.3篇，從高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性來(lái)說(shuō)，業(yè)界對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作的關(guān)注度并沒(méi)有那么高。分年度來(lái)看，2014年、2016年和2018年，這三個(gè)年度的論文發(fā)表數(shù)量高于年度平均數(shù)，分別為10篇、10篇和8篇，其余各年度論文發(fā)表數(shù)量均低于年度平均數(shù)，其中2012年、2013年、2015年、2017年和2021年，這五個(gè)年度的論文發(fā)表數(shù)量接近年度平均數(shù)，分別為6篇、6篇、5篇、6篇和5篇，2019年和2022年這兩個(gè)年度相對(duì)較少，分別只有4篇和3篇，年度數(shù)量分布類似正弦函數(shù)曲線，有“大小年”之分，表明各年度論文發(fā)表數(shù)量不均衡。各年度論文發(fā)表數(shù)量見(jiàn)圖1。

圖1 各年度論文發(fā)表數(shù)量

（二）論文期刊來(lái)源分析

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，63篇論文共刊發(fā)在40種期刊中，總的來(lái)說(shuō)分布較為分散，較集中的刊發(fā)在《辦公室業(yè)務(wù)》《蘭臺(tái)內(nèi)外》《蘭臺(tái)世界》《黑龍江史志》等4種檔案類期刊，共22篇，占總發(fā)文量的35%，說(shuō)明對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作的研究，以檔案界為主。其中，《辦公室業(yè)務(wù)》刊發(fā)論文最多，共11篇，占發(fā)文總量的17.5%，說(shuō)明該期刊對(duì)于高校畢業(yè)生檔案管理工作的關(guān)注度高、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，也說(shuō)明高校畢業(yè)生檔案管理領(lǐng)域?qū)W者對(duì)該期刊較為關(guān)注。另外，《長(zhǎng)江叢刊》《山西青年》《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息》《明日風(fēng)尚》《中國(guó)大學(xué)生就業(yè)》等5種期刊各刊發(fā)了2篇，占總發(fā)文量的16%，《時(shí)代教育》等31種期刊各發(fā)表了1篇論文，說(shuō)明多類期刊關(guān)注高校畢業(yè)生檔案管理方面的研究工作。主要文獻(xiàn)來(lái)源分布見(jiàn)圖2。

圖2 主要文獻(xiàn)來(lái)源分布

（三）論文研究主題分析

分析圖3可知，業(yè)界對(duì)于高校畢業(yè)生檔案管理這一專題的研究，主題主要集中在“高校畢業(yè)生”“畢業(yè)生檔案”“檔案管理”“畢業(yè)生”“檔案管理工作”“存在的問(wèn)題及對(duì)策”“檔案管理系統(tǒng)”“檔案管理問(wèn)題”等，總的來(lái)看論文研究的主題領(lǐng)域較寬泛，但包含“高校畢業(yè)生”“畢業(yè)生檔案”“檔案管理”三個(gè)主題的論文分別有53篇、50篇和42篇，說(shuō)明對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理這一專題的研究主題高度集中。另外，從論文主題可見(jiàn)，有4篇論文圍繞高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)開(kāi)展研究，應(yīng)該說(shuō)為自然科學(xué)類論文，分別刊發(fā)于《現(xiàn)代電子技術(shù)》《軟件》《電大理工》《祖國(guó)》等非檔案類期刊。

圖3 論文主題分布

（四）論文被引頻率分析

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，被引0次的論文共26篇占論文總量的41.3%，也就是說(shuō)近一半的論文未被引用過(guò)；被引1次和2-4次的論文各16篇，均占論文總量的25.4%，兩者合計(jì)占論文總數(shù)的半數(shù)以上；被引5-7次的論文共3篇占論文總量的4.8%，分別是被引用5次的《后大眾化階段高校畢業(yè)生檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策》，解梅于2016年10月5日發(fā)表在《蘭臺(tái)世界》，被引用6次的《“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下高校畢業(yè)生檔案管理水平提升對(duì)策研究》，章莉于2020年2月19日發(fā)表在《檔案與建設(shè)》，被引用7次的《高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探索》，吳志鋒于2013年6月15日發(fā)表在《湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版）》；被引8次及以上的論文共2篇占論文總量的3.2%，分別是被引用8次的《高校畢業(yè)生檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策研究》，徐宏江于2013年3月20日發(fā)表在《中國(guó)大學(xué)生就業(yè)》，被引用10次的《大數(shù)據(jù)時(shí)代下基于SSM框架的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計(jì)》，吉豪杰于2018年11月15日發(fā)表在《軟件》。從以上分析可以看出，絕大部分論文的被引次數(shù)在4次及以下，一方面說(shuō)明這些論文未能引起業(yè)內(nèi)學(xué)者的關(guān)注，另一方面說(shuō)明相較于設(shè)計(jì)方法類的論文，理論研究型論文參考價(jià)值相對(duì)較低，吉豪杰的《大數(shù)據(jù)時(shí)代下基于SSM框架的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計(jì)》被引用10次，為被引次數(shù)最多的論文，可以一定程度上反映這一問(wèn)題。

圖4 論文被引次數(shù)統(tǒng)計(jì)

（五）作者及機(jī)構(gòu)分析

從圖5作者分布圖來(lái)看，高建明、賴丹香2位作者各發(fā)表了3篇論文，孫柏國(guó)、呼俊財(cái)、賀小芹3位作者各發(fā)表了2篇論文，其他作者均各發(fā)表了1篇，說(shuō)明高校畢業(yè)生檔案管理研究領(lǐng)域的學(xué)者較為分散，影響力較大、成果較為集中的學(xué)者不多，可以說(shuō)比較匱乏。另外，經(jīng)對(duì)作者機(jī)構(gòu)分布分析，63篇論文作者共來(lái)自51個(gè)機(jī)構(gòu)，其中高等學(xué)校27個(gè)，地方人社部門20個(gè)，其他機(jī)構(gòu)4個(gè)，說(shuō)明來(lái)自高等學(xué)校和地方人社部門的學(xué)者為高校畢業(yè)生檔案管理研究領(lǐng)域的主力，值得一提的是，發(fā)表論文數(shù)量前5位的作者均來(lái)自地方人社部門，可見(jiàn)相較于高等學(xué)校地方人社部門研究高校畢業(yè)生檔案管理的學(xué)者相對(duì)集中一些。

圖5 論文作者分布統(tǒng)計(jì)

三、論文內(nèi)容分析

從論文性質(zhì)來(lái)看，除前文所述的4篇自然科學(xué)類論文外，其他59篇論文均為社會(huì)科學(xué)類論文，本文以59篇社會(huì)科學(xué)類論文為研究對(duì)象，對(duì)論文研究的內(nèi)容進(jìn)行分析。

綜合分析59篇社會(huì)科學(xué)類論文內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，來(lái)自高等學(xué)校的學(xué)者研究?jī)?nèi)容主要著眼于高校畢業(yè)生畢業(yè)離校前的檔案管理，例如解梅、董雪梅、吳志峰等；而來(lái)自地方人社部門的學(xué)者，其研究?jī)?nèi)容主要著眼于高校畢業(yè)生畢業(yè)離校后的檔案管理，例如賴丹香、高建明、呼俊財(cái)?shù)?。雖然兩個(gè)群體研究的側(cè)重點(diǎn)不同，但論文基本都是圍繞高校畢業(yè)生檔案的重要性、存在的問(wèn)題、提升策略等三個(gè)方面開(kāi)展研究。

（一）概念辨析

對(duì)于高校畢業(yè)生檔案國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)沒(méi)有規(guī)范的定義，檔案學(xué)界也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的解釋，但學(xué)者對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的理解差別不大。綜合董雪梅、高遠(yuǎn)飛、張愛(ài)嬌、嚴(yán)飛四位學(xué)者的觀點(diǎn)，可對(duì)高校畢業(yè)生檔案給予以下較為明晰的釋義，即“高校學(xué)生檔案一般是指學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間形成及續(xù)存相關(guān)檔案的所有記錄總和”“是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、參加社會(huì)活動(dòng)等各方面的記錄和反映”，主要包括高中時(shí)形成的檔案（畢業(yè)生登記表、體檢表、高考有關(guān)材料等）和大學(xué)時(shí)形成的檔案（入學(xué)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證等）兩部分，“是大學(xué)生個(gè)人情況的真實(shí)歷史記錄”“是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選聘、任用、考核的主要依據(jù)”。高等學(xué)校的檔案管理工作主要側(cè)重于檔案的收集、整理以及轉(zhuǎn)遞，地方人社部門的檔案管理工作則主要側(cè)重于保存和利用。

（二）高校畢業(yè)生檔案及其管理的重要性研究

從高校畢業(yè)生檔案的釋義和內(nèi)容可以看出，高校畢業(yè)生檔案對(duì)畢業(yè)生個(gè)人來(lái)說(shuō)非常重要，馮金蘭認(rèn)為“畢業(yè)生檔案是對(duì)學(xué)生在校期間現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的最原始記錄”“其原始性、真實(shí)性和重要性是不可取代的”，彭壽英認(rèn)為高校畢業(yè)生檔案“具有保密性”“具有唯一性”，王兵認(rèn)為高校畢業(yè)生檔案“具有極高的可信性和可追溯性”，賴丹香認(rèn)為“檔案是大學(xué)生步入社會(huì)最重要的憑證”，徐宏江認(rèn)為“畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要基礎(chǔ)”。

從高等學(xué)校檔案管理工作重要性的角度，部分學(xué)者提出了以下觀點(diǎn)，馮金蘭、晉曉輝、張愛(ài)嬌三位學(xué)者認(rèn)為，“畢業(yè)生檔案管理水平是學(xué)校教書育人成效的生動(dòng)體現(xiàn)”“畢業(yè)生檔案管理關(guān)系高校的發(fā)展與聲譽(yù)”“檔案管理的健全反映了高校管理水平”；王克付認(rèn)為“對(duì)高校而言，學(xué)生檔案是其教學(xué)、管理、后勤服務(wù)等方面的‘成果鑒定’，是對(duì)高校辦學(xué)水平的全面評(píng)估，也是濃墨重彩的一筆精神財(cái)富”。從高校畢業(yè)生檔案管理保存和利用的角度來(lái)說(shuō)，嚴(yán)飛認(rèn)為“加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理，可以為大學(xué)生就業(yè)以及企業(yè)人才招聘提供能力考察的依據(jù)”，馮金蘭認(rèn)為“畢業(yè)生檔案是學(xué)生走向社會(huì)的最佳通行證”“優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理，是切實(shí)提高畢業(yè)生就業(yè)率的有效途徑”，羅勇認(rèn)為“有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)”。綜合以上，高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生各方面表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，不僅極為重要且不可或缺，這也是高等學(xué)校和地方人社部門需要高度重視檔案管理工作的原因。

（三）高校畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題研究

《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》以及各級(jí)地方出臺(tái)的法律法規(guī)等，對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作做出了具體要求和安排，但在實(shí)際工作中，由于各種原因高校畢業(yè)生檔案管理工作仍然存在諸多問(wèn)題，經(jīng)對(duì)檢索論文的綜合分析主要有以下幾個(gè)觀點(diǎn)。一是吳志峰、周海松、王國(guó)宗、樊麗君、韓艷平為代表的眾多學(xué)者認(rèn)為，高等學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作體制機(jī)制不夠健全，檔案專門機(jī)構(gòu)設(shè)置不達(dá)標(biāo)，畢業(yè)生本人檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致“死檔”“棄檔”“斷檔”“口袋檔案”等現(xiàn)象比較普遍。二是呼俊財(cái)、王穎、謝達(dá)輝、高建明、馬英鑫為代表的學(xué)者指出，高等學(xué)校及地方人社部門檔案管理模式單一，檔案管理工作信息化、數(shù)字化程度不高，對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用較為缺乏。三是蘇全玉、王穎、謝達(dá)輝、張娜為代表的學(xué)者認(rèn)為，檔案管理工作人員普遍存在知識(shí)老舊、綜合素質(zhì)水平較低的情況。四是呼俊財(cái)、吳志峰、王國(guó)宗、高建明為代表的學(xué)者指出，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不規(guī)范，存在封面信息填寫標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，通過(guò)普通快遞轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案的情況，增加了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。五是楊迪、謝達(dá)輝、曹麗娜、張娜為代表的學(xué)者認(rèn)為，高校畢業(yè)生檔案利用率低，有時(shí)候不能及時(shí)服務(wù)于高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)，例如曹麗娜認(rèn)為“管理人員過(guò)度重視檔案的保存性而忽視了對(duì)檔案的利用”。

（四）高校畢業(yè)生檔案管理提升策略研究

對(duì)于如何做好高校畢業(yè)生檔案管理工作，針對(duì)高校不重視、體制機(jī)制不健全、畢業(yè)生意識(shí)淡薄的問(wèn)題，賀小芹認(rèn)為要“加快構(gòu)建統(tǒng)一完善的檔案管理機(jī)制”“構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作流程”，沈紅霞認(rèn)為要“加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、完善學(xué)生檔案管理制度”，彭宗忠指出要“加強(qiáng)在校生檔案意識(shí)的宣傳教育”。針對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作模式陳舊、信息化程度不高的問(wèn)題，王穎認(rèn)為要“利用信息化手段提升畢業(yè)生檔案管理的方法”，高遠(yuǎn)飛認(rèn)為要“推動(dòng)畢業(yè)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理”，高建明認(rèn)為“決策部門要大力推動(dòng)檔案管理信息化水平建設(shè)工作的開(kāi)展”。針對(duì)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞存在的問(wèn)題，吳志峰認(rèn)為“高校要重視畢業(yè)生檔案的價(jià)值，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞工作，必須嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞到相關(guān)的企事業(yè)單位、人才交流中心，杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規(guī)范的現(xiàn)象?！敝芎Ｋ烧J(rèn)為“要進(jìn)一步規(guī)范學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的方式，優(yōu)化轉(zhuǎn)遞流程，盡量防止學(xué)生檔案丟失”。針對(duì)高校畢業(yè)生檔案利用率低的問(wèn)題，賴丹香認(rèn)為要“破除‘重管輕用’，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源”“既要重視檔案的管理，也要重視檔案的運(yùn)用”，王婷認(rèn)為“相關(guān)檔案管理部門要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，由靜態(tài)存管變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，積極了解社會(huì)對(duì)人事檔案的需求動(dòng)向，大力拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使畢業(yè)生檔案的利用價(jià)值得到充分挖掘和發(fā)揮?！?/p>

四、總結(jié)與展望

檔案學(xué)界對(duì)于高校畢業(yè)生檔案管理工作的研究，指出了高校畢業(yè)生檔案及檔案管理工作的重要性，揭示了高校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問(wèn)題，給出了做好高校畢業(yè)生檔案管理工作的舉措。近十年高校畢業(yè)生檔案管理工作研究，應(yīng)該說(shuō)研究領(lǐng)域較為寬泛，涵蓋了高校畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)方面，得出的結(jié)論非常系統(tǒng)也很科學(xué)，對(duì)高等學(xué)校、地方人社部門，乃至用人單位如何做好高校畢業(yè)生檔案管理工作具有很強(qiáng)的借鑒意義。