洪衍界 福建省級機關醫(yī)院 （福建 福州 350003）

內容提要：醫(yī)院作為帶有部分公益性質的事業(yè)單位，設備檔案進行精細化管理具有更加積極的意義，能夠為其他工作提供基礎。從當前的實際情況可知，在很多醫(yī)院中對于設備檔案的管理工作非常重視，但尚存很多問題，伴隨著醫(yī)療改革的不斷推進，醫(yī)院設備檔案管理工作中的問題進一步顯現，如果沒有制定出完善的解決措施，則會對其發(fā)展產生嚴重的阻礙。文章針對相關內容展開綜合討論與分析，闡述醫(yī)院設備檔案管理的重要性，列舉醫(yī)院設備檔案精細化管理模式，探討醫(yī)院設備檔案精細化管理的問題，并提供了醫(yī)院設備檔案精細化管理的優(yōu)化措施。希望通過針對相關內容的研究，能夠為我國的實際發(fā)展提供動力。

伴隨著科技的不斷進步與社會經濟的快速建設，醫(yī)療設備產品更新速度逐漸加快，技術水平也明顯提高，在醫(yī)院臨床診斷中發(fā)揮出了非常重要的作用。然而在醫(yī)療設備的實際管理工作之中，還有很大的進步空間，需要借助更加有效的措施，提高其管理水平，利用精細化管理手段，使醫(yī)院的醫(yī)療設備管理工作能夠獲得更好的發(fā)展，促進醫(yī)院業(yè)務建設的有效提升，為其實際建設提供更大程度的動力。

1.醫(yī)院設備檔案管理的重要性

醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院管理中非常重要的一部分，也是檔案管理中比較重要的內容之一，醫(yī)療設備檔案屬于醫(yī)療設備信息基礎，是設備管理的根基，需要覆蓋從計劃采購，直到最終報廢的全過程，對其中產生的所有信息進行保存。加強醫(yī)療設備檔案管理對于醫(yī)院設備維護工作來講，具有非常重要的意義，提高醫(yī)療設備的使用率和經濟收益也具有非常重要的作用，建立完善的設備檔案能夠為其提供科學有效的信息幫助，保證醫(yī)院各個部門在實際工作中擁有更加完善的基礎。醫(yī)療設備檔案屬于維修工作展開的基礎，能夠為設備維修與保養(yǎng)等提供相關資料。在貴重設備展開各項工作的過程中，需要加強維護水平，提高保養(yǎng)有效性。如果醫(yī)院采購了全新的醫(yī)療設備，有關檔案能夠為管理人員和專家提供最新數據，使醫(yī)院在制定各項決策的過程中擁有依據，而且相關檔案還能夠解決醫(yī)患糾紛等問題，提高醫(yī)院利益的維護效果。所以加強醫(yī)療設備檔案管理工作發(fā)揮出其各項作用，對于醫(yī)院的工作質量、技術水平與各項收益，都具有非常重要的意義。

2.精細化管理應用于醫(yī)療設備檔案中的必要性

2.1 利用精細化管理手段，夯實醫(yī)療設備檔案管理

“天下大事，必作于細?！币虼耍谶M行醫(yī)療設備檔案管理過程中，要想提升醫(yī)療設備檔案管理的全面性、加強設備的使用維修和記錄的完善度、全面的將醫(yī)療設備中所出現的故障進行排除、化解在使用過程中出現的安全隱患、同時想要分析設備保修動數據的完整度、降低醫(yī)療設備的故障率、提升醫(yī)療設備全生命周期的管理力度，首先就要利用精細化管理手段夯實醫(yī)療設備檔案管理工作，只有利用精細化的管理手段提升醫(yī)療設備檔案管理的全面性，才能夠加強對設備預防性的維護工作，提升醫(yī)療安全質量管理，全面的降低風險發(fā)生的概率。

2.2 精細化管理在醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理中的實施

精細化管理在醫(yī)院醫(yī)療設備管理中的實施，使醫(yī)院醫(yī)療設備管理全面進入大數據時代，成為大數據時代創(chuàng)新醫(yī)療設備檔案管理的必經之路。檔案管理是整個醫(yī)療設備管理過程中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理能夠貫穿整個醫(yī)療設備的生命周期。新時期背景下，國家對于醫(yī)用耗材的管理提出了全新的要求，因此各醫(yī)院應不斷完善自身的設備管理系統，順應時代發(fā)展結合科技時代下的科學手段，適當啟用電子化記錄功能板塊，從而降低電話報修的頻率。同時在建設過程中要加強設備掃碼報修，維護進度，跟蹤設備狀況分析，保養(yǎng)計劃制定，人員工作量統計分析等一系列的完善工作；與此同時，醫(yī)用耗材應實行全條碼化管理，在采購過程中應結合電子化采購方式對庫存進行監(jiān)控，通過智能設備和電子技術的使用進行準確記錄終端的消耗，并且能夠將整個動態(tài)做成實時報表，從根本上摒棄傳統的“手工式”“粗放式”的管理狀態(tài)，全面的提升對耗材物流管理的重視度，從而提升管理效率。通過精細化管理模式在醫(yī)院設備檔案中的應用可以了解到，很多醫(yī)院管理設備在醫(yī)院平臺上線運行過程中，基本能夠實現全院的設備數據以及重大科室的大型設備的貼條碼和建檔工作，并且能夠針對大型設備的工作狀態(tài)進行實時監(jiān)控，加強對相應事件的維修工作，從而降低設備發(fā)生故障的頻率。

3.醫(yī)院設備檔案精細化管理模式

3.1 在檔案歸檔范圍中的應用

在實際利用經濟化管理展開檔案整理工作的過程中，有關工作人員需要在設備運行情況變化的基礎上進行跟蹤，獲得相關的資料，提高把關水平，落實有關措施，使檔案資料的完整性進一步提高，為醫(yī)療活動提供基礎。醫(yī)療檔案建立的過程中，會覆蓋較長的時間，參與的人員比較多，所以非常容易造成文件損失或者是破壞等情況，會對檔案管理的利用價值產生一定的影響。在實際進行歸檔的過程中，容易出現兩方面的問題：一方面各個部門都會整理與收集一些大型醫(yī)療設備的檔案資料，所以造成了資料內容過多與重復歸檔的情況；另一方面小型設備的檔案資料無人管理，使這些資料出現雜亂不齊和不完整的情況。通過精細化管理優(yōu)化醫(yī)療設備檔案管理水平，能夠使其按照相關要求完成各項工作，保證檔案管理的整體水平，收集設備在計劃采購直到最終報廢中的所有資料，這些設備都需要建立臺帳，由工作人員專門進行保管。所有的檔案則由醫(yī)療中心檔案室進行統一管理，并隨時補充相關資料，其他工作人員不能收集與保管檔案原件。在實際利用精細化管理措施的過程中，會使用最優(yōu)歸檔范圍的操作方式與流程，能夠使這一工作的整體水平有效提高，改進操作程序，使檔案管理工作更加完善，提高了的方案的完整性與準確性。

3.2 在管理制度制定中的應用

在醫(yī)療設備檔案管理的過程中，管理系統屬于經常出現問題的環(huán)節(jié)之一，所以在這一情況下，需要使用精細化管理中標準操作規(guī)程與PDCA循環(huán)工具，借此提高檔案管理制度的優(yōu)化。前者重視的是降低成本與變動，而后者則指的是反復運行，保證管理工作的不斷展開。根據我國相關規(guī)定可知，當前已經制定了完善的醫(yī)療設備檔案管理制度，明確了設備檔案管理的各項內容[1]。所有檔案管理工作人員必須在相關內容的基礎上，優(yōu)化管理工作，使檔案管理工作能夠獲得更大程度的提高。在檔案歸檔之后，需要及時進行登記，提交有關手續(xù)，在檔案外借之后則需要辦理相關手續(xù)，登記規(guī)定外借時間，到期之后需要及時歸還。在相關規(guī)定的基礎上，還需要從實際問題的角度進行分析，完善檔案管理水平，優(yōu)化其科學性。通過檔案管理制度，能夠使檔案管理工作更加科學與有效，實現現代化管理。

3.3 在檔案具體管理中的應用

在醫(yī)療檔案管理的過程中，需要使用“ECRS”（即取消（Eliminate）、合并（Combine）、調整順序（Rearrange）、簡化（Simplify））原則，通過這一原則針對其進行分析，從原本隨時形成與優(yōu)化轉變?yōu)閷Ｂ殭n案員完成檔案收集與管理等工作。所有檔案內容需要交由設備科，并保證相關資料的完整性，由相關的人員進行管理。醫(yī)院需要擁有專業(yè)的分管領導，并建立檔案管理科室，保證管理工作的有效展開，所有文件包括使用與維修等方面的材料，需要在下一年的第一季度進行歸檔，保證資料的完整性，并做好檔案的移交工作，交接的過程中，雙方都需要簽字。檔案需要存放在專門的庫房與檔案柜之中，保持整潔與合理。在檔案歸檔之后，需要將其劃分為兩類，一類為常用檔案類，一類則是不常用檔案。如果其中存在沒有用處的檔案，需要及時進行處理，將常用檔案通過各種方式進行保存，并做出標記。工作人員需要保證檔案室的清潔，在使用完檔案之后，需要將其放回原本的位置，避免造成影響。

3.4 在服務功能利用率的應用

醫(yī)療設備檔案管理需要保證檔案管理的整體效率和共享水平，準確與有效地為社會提供信息資源。有關工作人員需要利用多種方式，開發(fā)檔案信息，不斷優(yōu)化檔案的管理內容，并保證自身工作態(tài)度的積極性，使檔案資料更加完整，為醫(yī)療工作提供幫助，使醫(yī)院的管理者能夠制定出正確的決策。通過建立局域網等，使醫(yī)院能夠實現設備檔案的查找與保存，建立完善的電子數據庫，提高對接重視程度，優(yōu)化檔案的利用率，使其能夠發(fā)揮出更好的效果。

4.醫(yī)院設備檔案精細化管理的問題

4.1 管理人員素質水平不高

從當前的實際情況可知，在很多醫(yī)院中，檔案管理工作人員并不是專業(yè)人才，并沒有掌握有關方面的專業(yè)知識，而且檔案管理人員的年齡都比較大，所以在思想方面更加陳舊，創(chuàng)新能力不足，對于一些新鮮事物甚至會存在抗拒的情況。這一問題的存在，導致在展開各項工作的過程中，很難獲得比較好的效果，整體管理水平明顯降低。在長時間發(fā)展的過程中，使管理工作更加混亂，會對后續(xù)工作的展開產生嚴重的影響。

4.2 醫(yī)院缺少完善管理機制

在實際進行檔案管理工作的過程中，如果擁有完善的管理制度和控制機制，能夠使管理工作更加有效的完成。但是當前在很多醫(yī)院中，依然缺少完善的管理機制與相關制度，使其無法實現規(guī)范化發(fā)展[2]。正常情況下，醫(yī)院設備檔案管理工作中會包括多項內容，但是大多數醫(yī)院并沒有制定完善的管理機制，導致檔案管理工作很難落實，而且檔案管理人員本身的積極性并不是非常強，經常會出現工作懈怠的情況，使設備的使用與維修的無法及時有效的記錄，甚至會出現各種問題，對于檔案管理工作會產生嚴重的負面影響，造成了不必要的損失。

4.3 管理形式過于固定單一

伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，在各個行業(yè)中都運用了互聯網與其相關技術，然而對于醫(yī)院檔案管理工作來講，一些出現時間比較久遠的資料進行管理工作的過程中，依然使用紙質化的保存與管理方式，導致管理形式非常單一，在分類的過程中無法做出準確的劃分。而在查詢相關信息的過程中，就會造成嚴重的時間浪費問題，并且很難獲得完整的信息。除此外，紙質的實體檔案非常容易受到破壞，還可能出現丟失等情況，在出現問題之后，就會對查詢工作產生嚴重的影響，導致管理水平非常低，對醫(yī)院的整體工作效率會產生嚴重的影響。如下圖為某醫(yī)院檔案室，其依然使用紙質管理的方式，相對來講比較雜亂。

圖1.某醫(yī)院檔案室

4.4 設備檔案較為分散

綜合對我國多數醫(yī)院的檔案管理現狀進行分析，可以了解到醫(yī)院設備檔案管理在管理過程中，由于其自身的管理制度不夠健全，組織不夠落實，因此出現了醫(yī)療設備分散管理的現象，醫(yī)院沒有將檔案進行統一保存管理，導致設備從引進、安裝、使用到報廢，為其提供的完善資料都不夠健全，資料出現了凌亂的特點，同時出現了較為嚴重的丟失現象，制約了醫(yī)院科技檔案的完整發(fā)展，無法發(fā)揮其自身的實質作用。

5.醫(yī)院設備檔案精細化管理的優(yōu)化措施

5.1 提高管理人員的專業(yè)素質

因為很多醫(yī)院的設備檔案管理人員并不是專業(yè)人才，所以在管理思想方面過于落后，導致相關工作中經常會出現各種問題。要想提高管理水平，就要提升有關人員的綜合素質。首先，在招聘工作的過程中，需要提高招聘要求，保證有關人才專業(yè)對口，不僅需要擁有完善的知識，還需要具有一定的醫(yī)學常識，在這一情況下，能夠有效解決各種問題，避免出現工作失誤的情況[3]。其次，醫(yī)院在展開外部招聘的同時，還需要對現有人才進行培訓，制定完善的考核制度與獎懲措施，使有關工作人員能夠不斷優(yōu)化自身的實際水平，更好地滿足工作需求。在工作中學習專業(yè)知識，更新管理思想，提高工作積極性，使檔案管理工作的水平獲得更大程度的進步。

5.2 健全設備檔案管理的體系

因為設備檔案管理的重要性不斷增加，很多醫(yī)院已經建立了管理體系，但是并不是非常完善，其主要體現在信息記錄時間不及時等情況，例如部分醫(yī)院在醫(yī)療設備引進和使用的過程中，并沒有將其使用情況和各項基本信息記錄在檔案之中，這一情況不僅會導致設備數據信息缺失，也會對其他工作產生負面影響。所以要想提高醫(yī)療設備檔案管理的實際效果，完善管理體系，就需要建立與其相符的規(guī)章制度。醫(yī)院需要建立完善的監(jiān)督小組，保證各項工作能夠有效落實，制定出完善的檔案管理制度，可以通過抽查的方式進行檢查，借此加強對檔案管理人員管理工作的監(jiān)督，避免其因為自身工作積極性，對檔案管理產生嚴重的負面影響，還可以將擋管理責任落實到個人，使所有檔案管理工作人員的責任意識都能夠有效提高，加強設備檔案管理工作的整體水平。

5.3 借助信息化實現創(chuàng)新管理

使用知識化檔案管理記錄的方式可能會造成檔案遺失等情況，而且在查找的過程中，容易出現浪費時間和影響工作效率的問題。伴隨著互聯網行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院設備檔案管理信息化已經成為發(fā)展中的重點。信息化建設不僅可以提高整體工作效率，也能夠縮短工作流程。首先是醫(yī)院需要對檔案管理人員進行培訓工作，使其不受傳統觀念的影響，優(yōu)化管理方式[4]。而且檔案管理人員本身也需要提高學習水平，在這一基礎上，才能夠熟悉業(yè)務提高自身的管理水平和工作效率。其次則是醫(yī)院的管理人員需要提高對于管理工作的重視程度，因為互聯網本身具有比較強的開放性，所以網絡黑客或者計算病毒等容易對檔案信息造成破壞，需要定期進行檔案的檢查與管理工作，確認相關數據的準確性，保證檔案信息的安全。利用創(chuàng)新性的管理模式，能夠使檔案管理工作實現信息化發(fā)展，更大程度上優(yōu)化管理流程，使管理工作獲得更大程度的進步，為其設計發(fā)展提供動力保障。

6.小結

醫(yī)院本身具有比較強的公益性，是為人們的身體健康提供服務與保障的機構，是以醫(yī)院中的所有工作都需要得到更高程度的重視。設備檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重點，其中存在的問題同樣需要得到關注。本文在針對有關問題展開分析的基礎上，提供了相應的解決措施，希望通過相關措施，能夠為有關工作提供幫助。各個醫(yī)院需要從自身的實際情況出發(fā)，對檔案管理工作存在的問題進行分析，使管理水平獲得更大程度的提升，保證醫(yī)院中的各項工作能夠有效展開，為人們的身體健康提供幫助。