侯文妍

（北方文藝出版社，哈爾濱 150000）

為了應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)出版社大多建立了信息化管理部門，以滿足出版社經(jīng)營管理的精細(xì)化、創(chuàng)新化、科學(xué)化要求。出版社管理信息化轉(zhuǎn)型，是指出版社采用信息化技術(shù)手段，建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對各種與出版相關(guān)的信息進(jìn)行收集、整理、開發(fā)和利用。出版社管理信息化轉(zhuǎn)型是一個循序漸進(jìn)的過程，從簡單的信息處理電算化轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)與出版社經(jīng)營管理活動相融合，以實現(xiàn)信息集成、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、拓寬客戶市場等目標(biāo)，進(jìn)而提升出版社的競爭力。

一、現(xiàn)狀分析

近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展給我國出版業(yè)帶來了巨大影響。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提升了出版工作的效率，優(yōu)化了出版工作的流程，促進(jìn)了出版產(chǎn)品的多元化發(fā)展；另一方面，自媒體的發(fā)展降低了讀者對傳統(tǒng)出版物的需求，迫使出版社加快信息化轉(zhuǎn)型的步伐?；诖耍霭嫔绫仨殞⒊霭婀芾砼c計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行深度融合，實現(xiàn)出版社各環(huán)節(jié)信息的集成化、共享化。（見圖1）

圖1 出版社管理信息化的作用（圖片來源：作者自繪）

（一）信息化成果

各出版社對信息化的重視程度不斷提高，完善了信息化的軟硬件系統(tǒng)，如信息化管理系統(tǒng)及網(wǎng)站系統(tǒng)、信息管理及數(shù)據(jù)分析平臺等；將出版社整個業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化處理，通過大數(shù)據(jù)收集、數(shù)字建模、信息化管理及監(jiān)控等措施，將傳統(tǒng)出版社打造成為流程型組織。具體來講，出版社管理信息化可以概括為以下兩個方面。第一，業(yè)務(wù)信息化再造。各出版社通過信息化建設(shè)來實現(xiàn)業(yè)務(wù)再造，為出版社業(yè)務(wù)的拓展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。第二，流程信息化再造。出版社運用信息化手段，實現(xiàn)流程再造，推動出版社業(yè)務(wù)流程從職能導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒虒?dǎo)向，建設(shè)中心化出版社管理系統(tǒng)，形成涵蓋出版社內(nèi)部管理全流程的管理體系。

（二）現(xiàn)狀問題

出版社管理信息化不是簡單地將信息化技術(shù)應(yīng)用于某個出版環(huán)節(jié)，而是要進(jìn)行管理思維、管理全流程等的信息化。目前來看，在這一過程中存在的問題如下。

第一，出版社信息化發(fā)展缺乏總體規(guī)劃，為了盡快跟上時代發(fā)展的步伐，出版社在進(jìn)行信息化建設(shè)時，有時會出現(xiàn)急于求成的現(xiàn)象，缺少長期的發(fā)展計劃。第二，出版社管理信息化以業(yè)務(wù)為單位，各個業(yè)務(wù)板塊之間容易出現(xiàn)各自為政的情況，導(dǎo)致信息共享水平、信息利用水平不高。第三，在數(shù)據(jù)資源不斷增長的情況下，出版社對數(shù)據(jù)信息的利用程度較低，沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效利用和共享。第四，出版社網(wǎng)站存在信息更新不及時等問題，網(wǎng)站質(zhì)量有待提高，另外，出版社管理信息化系統(tǒng)往往采用軟件系統(tǒng)外包的形式進(jìn)行開發(fā)，維護(hù)成本較高。第五，缺乏管理信息化人才，出版社管理信息化與每個員工息息相關(guān)，但是出版社管理信息化人才隊伍無法完全滿足出版社急劇增長的信息化需求，進(jìn)而導(dǎo)致信息系統(tǒng)功能無法得到完全發(fā)揮。

二、轉(zhuǎn)型方向

針對出版社管理信息化的現(xiàn)狀，結(jié)合我國出版市場的需求，以及出版業(yè)發(fā)展的實際情況和發(fā)展目標(biāo)，可將出版社管理信息化轉(zhuǎn)型的方向歸納為以下五點。

（一）總體布局：制訂長期規(guī)劃

當(dāng)前，我國出版管理信息化已經(jīng)基本實現(xiàn)全流程覆蓋，但是信息化關(guān)乎出版社的未來發(fā)展，出版社必須立足全局視角，把握發(fā)展方向，將信息化戰(zhàn)略納入出版社發(fā)展長期規(guī)劃之中，以實現(xiàn)信息化效能的充分發(fā)揮。出版社應(yīng)在進(jìn)行市場需求調(diào)查與分析的基礎(chǔ)上，確定出版社管理信息化的發(fā)展方向，圍繞出版社管理的各個流程節(jié)點，按照系統(tǒng)分析方法，明確發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展路徑，做好資源分配，制訂科學(xué)、合理的出版社管理信息化發(fā)展計劃。

（二）流程梳理：明確業(yè)務(wù)整合與分工

出版社應(yīng)對管理信息化流程有一個整體的把控，為此應(yīng)進(jìn)行流程梳理。在這一過程中，首先需要對業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行明確、清晰的整合和劃分，將本質(zhì)聯(lián)系較為緊密的分散業(yè)務(wù)單元整合為一個流程節(jié)點，將不同的業(yè)務(wù)節(jié)點根據(jù)邏輯關(guān)系連接起來，形成管理模塊，如出版業(yè)務(wù)模塊、辦公業(yè)務(wù)模塊、財務(wù)業(yè)務(wù)模塊等。最后按照不同業(yè)務(wù)模塊的相互關(guān)系、信息需求等進(jìn)行信息化流程模型構(gòu)建。既要實現(xiàn)業(yè)務(wù)整合，提升信息資源的利用水平和利用效率，又要明確業(yè)務(wù)分工，為出版社管理流程的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而構(gòu)建出版社管理信息化體系。

（三）數(shù)據(jù)管理：保證安全性與共享性

出版社應(yīng)加強(qiáng)信息化管理的共享性與安全性。在數(shù)據(jù)信息急速增長的情況下，數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)安全便成了信息化管理過程中不可忽視的重要問題。出版社在出版物的生產(chǎn)過程中，從選題計劃、審校流程、印刷發(fā)行，到企業(yè)內(nèi)部管理等過程中，會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)。推動出版信息標(biāo)準(zhǔn)化存儲，可以實現(xiàn)信息資源的有效共享，提高信息溝通的效率。此外，在出版社管理方面，通過提高信息共享能力，可以為出版社管理人員進(jìn)行決策提供參考。而數(shù)據(jù)信息基本都記錄在服務(wù)器上，因此不應(yīng)忽視對硬件設(shè)施及信息安全的維護(hù)。出版社必須建立完備的信息安全監(jiān)控體系，增強(qiáng)安全意識，做好數(shù)據(jù)信息維護(hù)工作，增強(qiáng)安全意識，確保出版社的信息安全。

（四）平臺建設(shè)：進(jìn)行開發(fā)與維護(hù)

出版社應(yīng)重視管理信息化平臺的開發(fā)與維護(hù)。首先，對于已經(jīng)建立的門戶平臺和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，要對其進(jìn)行有效管理。例如，出版社門戶網(wǎng)站要根據(jù)讀者的需求，增加出版物檢索、信息咨詢、訂單生成、交流評價等應(yīng)用模塊，并且進(jìn)行及時的信息更新，提升用戶的使用體驗。其次，在出版社需求與市場需求的導(dǎo)向下，應(yīng)建設(shè)相關(guān)業(yè)務(wù)管理平臺，并且將各個平臺整合在一起。從全局的視角出發(fā)，形成管理信息化平臺體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，簡化操作流程，提升管理效率。最后，應(yīng)開發(fā)出版行業(yè)的專業(yè)性、商品化平臺系統(tǒng)，有針對性地開發(fā)功能模塊，在滿足使用需求的同時，節(jié)省開發(fā)成本。

（五）人才培養(yǎng)：建設(shè)復(fù)合型管理信息化人才隊伍

第一，出版社應(yīng)對現(xiàn)有的信息化管理人才隊伍進(jìn)行培訓(xùn)，使其轉(zhuǎn)換思維，學(xué)會從全局、全流程的視角看問題，并且熟練運用信息化技術(shù)，提升自身的管理能力和管理水平。第二，引進(jìn)高素質(zhì)、復(fù)合型的信息化管理人才，通過將具有較強(qiáng)頂層梳理及信息設(shè)計能力的人才引入出版社信息化管理隊伍，快速增加信息化管理人才儲備。第三，加強(qiáng)對出版社全體人員的信息化培訓(xùn)，信息化覆蓋全流程不僅是指在各個環(huán)節(jié)應(yīng)用信息化技術(shù)，而且要注重人員信息化思維的培養(yǎng)，提升全員的信息化素養(yǎng)。

三、轉(zhuǎn)型實踐

近年來，在進(jìn)行出版社管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)的全面化、深層次應(yīng)用成為出版社管理信息化轉(zhuǎn)型的重要實踐表現(xiàn)。無論是在財務(wù)管理、出版管理方面，還是在編務(wù)管理、發(fā)行管理方面，出版社都在利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行信息資源整合，在此基礎(chǔ)上制訂合理的計劃，推動經(jīng)營管理利益最大化、效益最大化。因此，將財務(wù)系統(tǒng)、編務(wù)系統(tǒng)、出版管理系統(tǒng)、發(fā)行管理系統(tǒng)整合在統(tǒng)一的信息管理平臺上，是出版社實現(xiàn)管理信息化的有效手段，有利于形成涵蓋數(shù)據(jù)收集、整合、應(yīng)用全過程的信息鏈，促進(jìn)出版社管理決策的科學(xué)化發(fā)展。ERP系統(tǒng)在出版社管理的實施包括以下基本流程。

（一）實施準(zhǔn)備

1.需求分析

出版社必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，明確出版社的管理需求，為系統(tǒng)功能設(shè)計提供有效信息。在進(jìn)行出版社管理系統(tǒng)需求分析時，應(yīng)遵循如下原則。第一，簡易性。由于出版社的工作人員對ERP技術(shù)的理解水平不一，在考慮管理效率的前提下，必須將系統(tǒng)設(shè)計得簡單、易上手，功能明確，操作性強(qiáng)。第二，規(guī)范性。在進(jìn)行需求分析時，應(yīng)考慮數(shù)據(jù)信息的共享性，以及信息資源的統(tǒng)一維護(hù)。第三，層次性。在進(jìn)行流程梳理的基礎(chǔ)上，要充分考慮信息處理的操作者，各個節(jié)點的信息情況要簡潔、完整，常見可變項要有修改的機(jī)會，保證信息的及時更新。

2.應(yīng)用準(zhǔn)備

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計前，要保障完善的系統(tǒng)配套。在人員準(zhǔn)備方面，首先要讓相關(guān)人員與系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通，明確自身需求；其次要對操作人員及使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其充分掌握ERP系統(tǒng)的使用方法。不僅要掌握本流程的操作方法，還要對相關(guān)流程有所了解，提升ERP系統(tǒng)的使用效率。在制度準(zhǔn)備方面，要制定完備的配套制度，如輪崗制度、AB角制度等，保證操作的安全性、信息處理的高效性，以及對人員的監(jiān)督。在流程準(zhǔn)備方面，要明確各流程中不同崗位的權(quán)限設(shè)置，進(jìn)行明確分工，保證系統(tǒng)功能的最大化發(fā)揮。

（二）系統(tǒng)設(shè)計

針對出版社管理需求，設(shè)計ERP系統(tǒng)基本框架如圖2所示。

圖2 出版社ERP系統(tǒng)構(gòu)架（圖片來源：作者自繪）

數(shù)據(jù)層是ERP系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)條件。數(shù)據(jù)層有基本的數(shù)據(jù)處理功能，如數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)查詢等。在大數(shù)據(jù)時代，對于數(shù)據(jù)處理的功能要求越來越高，因此搭建數(shù)據(jù)層的網(wǎng)路環(huán)境至關(guān)重要。

技術(shù)層包括對功能模塊的技術(shù)支持，如動態(tài)建模平臺技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、前后端分離技術(shù)、安全技術(shù)等。除了搭建技術(shù)框架，出版社還需要穩(wěn)定運行的服務(wù)器，以及日常維護(hù)程序的設(shè)置，以滿足ERP業(yè)務(wù)的需求。

應(yīng)用層包括財務(wù)子系統(tǒng)、發(fā)行子系統(tǒng)、出版管理子系統(tǒng)、編務(wù)子系統(tǒng)。其中，編務(wù)子系統(tǒng)是基礎(chǔ)，為其他系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)；出版管理子系統(tǒng)對圖書的印裝，原料進(jìn)行管理；發(fā)行子系統(tǒng)對庫存信息、銷售信息進(jìn)行處理，以滿足圖書的發(fā)行需求；財務(wù)子系統(tǒng)則是對出版社財務(wù)狀況進(jìn)行管理，包括收付款、憑證等財務(wù)信息處理。而在功能模塊，應(yīng)用層設(shè)置有協(xié)同功能，滿足預(yù)警、工作流、消息推送等要求；用戶管理功能，對使用系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理和崗位設(shè)定；出版監(jiān)控功能，包括編輯端、技術(shù)端、領(lǐng)導(dǎo)端的功能。此外，還應(yīng)設(shè)置與外部單位進(jìn)行溝通的功能。

（三）應(yīng)用效果

從實踐情況上來看，應(yīng)用ERP系統(tǒng)使得出版社管理流程朝著集約化的方向發(fā)展，在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、減少重復(fù)勞動、圖書信息規(guī)范、改善使用體驗、增強(qiáng)各系統(tǒng)的聯(lián)系、提供決策功能等方面有了較大的發(fā)展。但是，ERP系統(tǒng)在實施過程中，依舊存在信息化思想未及時更新、信息平臺建設(shè)與完善落后、對于信息處理的重視程度不高等問題。

結(jié) 語

出版社管理信息化轉(zhuǎn)型不是一蹴而就的，在信息化理念普及、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面還需要不斷地優(yōu)化和升級。在這一過程中，面向供應(yīng)鏈管理的ERP系統(tǒng)是進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型及數(shù)字化建設(shè)的必要條件，對于優(yōu)化資源配置及提升出版社的核心競爭力有著重要作用。因此，為了順應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求，出版社必須建立并完善ERP系統(tǒng)，以促進(jìn)出版社的長遠(yuǎn)發(fā)展。