吳振全，于利賢

（北京北咨工程項(xiàng)目管理咨詢有限公司，北京 100124）

1 引言

工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、風(fēng)險(xiǎn)高、施工工藝復(fù)雜、建設(shè)周期長，同時(shí)具有脆弱、不可逆性等諸多特性，由于建設(shè)單位的工程建設(shè)專業(yè)知識以及管理能力有限，一般都會委托有豐富經(jīng)驗(yàn)，并且專業(yè)的項(xiàng)目管理單位開展工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作。工程建設(shè)準(zhǔn)備階段是工程建設(shè)全生命周期中最關(guān)鍵，同時(shí)也是最復(fù)雜的階段。如果將工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)的決策階段比喻為“要不要做”，接下來的準(zhǔn)備階段主要研究“如何做”。項(xiàng)目管理單位主要沿著設(shè)計(jì)管理和施工準(zhǔn)備工作兩條線開展管理工作。統(tǒng)籌參建單位組建臨時(shí)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，為形成以建設(shè)單位為中心，開展協(xié)同工作開創(chuàng)良好局面[1]。

準(zhǔn)備階段工作不僅繁雜并且制約著施工質(zhì)量、進(jìn)度等關(guān)鍵要素，因此也對項(xiàng)目管理單位的管理水平、組織、協(xié)調(diào)能力等提出了較高的要求。面對建設(shè)周期緊、設(shè)計(jì)概算有限、工程建設(shè)施工報(bào)審文件審核周期長等各方面壓力，促使項(xiàng)目管理單位充分挖掘信息化系統(tǒng)的管理潛能，提高管理效率。

2 信息化系統(tǒng)在工程建設(shè)準(zhǔn)備階段的應(yīng)用

工程建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段是施工的前置必需階段，無法跳過，項(xiàng)目管理單位不僅要與參建單位協(xié)調(diào)、籌備工程施工的必要資源，還要向工程建設(shè)行政部門申請與工程項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)審批手續(xù)。不確定性因素較多，無法通過趕工等措施使工程計(jì)劃提前。而信息化系統(tǒng)因其具有存儲性、跟蹤性、分析性等諸多優(yōu)點(diǎn)，在工程準(zhǔn)備階段較為適用于輔助項(xiàng)目管理，發(fā)揮管理效能。

2.1 信息化系統(tǒng)輔助用于施工前期手續(xù)辦理

項(xiàng)目管理單位在準(zhǔn)備階段，配合建設(shè)單位辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》和《建設(shè)工程施工許可證》兩項(xiàng)重要的審批手續(xù)。其中，《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》的申辦最為復(fù)雜，需要多項(xiàng)前置規(guī)劃審批成果和各主管單位的意見，明確項(xiàng)目涉及規(guī)劃的所有細(xì)節(jié)，一旦通過審批，將作為項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)，具備法律效力。辦理《建設(shè)工程施工許可證》的前置條件較多，準(zhǔn)備時(shí)間較長，需要精心策劃，做好并行與穿插報(bào)建的安排，盡量縮短準(zhǔn)備時(shí)間[2]。

項(xiàng)目管理單位一般都會指定專人辦理準(zhǔn)備手續(xù)的編制和報(bào)審，但即使擁有多年豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員，也未必完全清楚繁雜的手續(xù)報(bào)審操作流程。很多項(xiàng)目管理人員認(rèn)為工程建設(shè)手續(xù)辦理只是 “形式”上必須完成的規(guī)定程序，是順利開始施工的必要條件，因此，首先要深入研究探索報(bào)建流程，厘清先后順序，其次提出優(yōu)化流程，最終提高報(bào)建效率。

應(yīng)用信息化系統(tǒng)可以輔助建立手續(xù)審批臺賬，詳細(xì)記錄手續(xù)類別、手續(xù)名稱、報(bào)建日期、取得日期、備注等要素。更重要的是，使用信息化系統(tǒng)能夠線上保存審批手續(xù)文件，減少因項(xiàng)目人員的變更造成審批手續(xù)文件缺失，規(guī)范了手續(xù)文件的管理。

2.2 信息化系統(tǒng)輔助用于施工合同管理

項(xiàng)目管理單位協(xié)同建設(shè)單位，工程準(zhǔn)備階段按照《建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)方案核準(zhǔn)意見書》中的核準(zhǔn)意見，一般將委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)開展招標(biāo)活動，使參建單位與工程建設(shè)項(xiàng)目形成合同約束關(guān)系。

有些項(xiàng)目管理人員在態(tài)度上缺乏對項(xiàng)目招標(biāo)的足夠重視，認(rèn)為委托專業(yè)化的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，只是做好簽章、管理臨時(shí)文件等工作，配合執(zhí)行招標(biāo)程序，完成合同簽訂，最后將合同歸檔即可[3]。缺乏科學(xué)的管理招標(biāo)活動經(jīng)驗(yàn)，并沒有意識到招標(biāo)環(huán)節(jié)是項(xiàng)目管理整體策劃落實(shí)的重要契機(jī)，招標(biāo)活動實(shí)施過程中起到承上啟下的關(guān)鍵作用。

項(xiàng)目管理單位通過使用信息化系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)招標(biāo)名稱、合同名稱、合同編號、合同價(jià)款、采購方式、合同簽訂日期、合同方信息管理等功能，不但提高了合同審批流程的效率，還能跟蹤合同款支付、合同變更情況，并且規(guī)范了招標(biāo)活動及合同全生命周期的管理。

2.3 信息化系統(tǒng)輔助用于設(shè)計(jì)概算與施工圖預(yù)算

工程建設(shè)項(xiàng)目的成本管理貫穿始終，在準(zhǔn)備階段項(xiàng)目管理單位會同建設(shè)單位根據(jù)初步設(shè)計(jì)及施工圖紙對施工方法、施工順序、施工設(shè)備選型等要素運(yùn)用價(jià)值工程原理，制定科學(xué)、經(jīng)濟(jì)合理、性價(jià)比高的施工方案[4]。工程預(yù)算匯總了項(xiàng)目的人、機(jī)、料的預(yù)算，確定建安工程造價(jià)。依據(jù)單位預(yù)算進(jìn)行明細(xì)分解，逐級落實(shí)責(zé)任成本，為施工階段的成本控制打下基礎(chǔ)，為績效考核提供依據(jù)。

工程建設(shè)準(zhǔn)備階段的成本控制，嚴(yán)重制約著施工階段的資源配置。換而言之，做好準(zhǔn)備階段的成本控制能夠最大程度避免施工階段的資源浪費(fèi)。目前，準(zhǔn)備階段的成本控制受工程建設(shè)各要素制約，整體還處于比較低的管理水平。項(xiàng)目管理單位應(yīng)用信息化系統(tǒng)，通過分析準(zhǔn)備投資額，動態(tài)掌握資源投入情況，構(gòu)建起建設(shè)全過程透明、完整的成本數(shù)據(jù)庫，為工程建設(shè)決算，計(jì)算投資回報(bào)率等提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)，也可以為其他項(xiàng)目提供參考數(shù)據(jù)。

3 應(yīng)用效果分析

當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了人們的生活、生產(chǎn)方式。很多項(xiàng)目管理單位逐漸認(rèn)識到應(yīng)用信息化系統(tǒng)在工程建設(shè)各階段中不僅能夠提高管理效率，還提升了企業(yè)的核心競爭力。

3.1 模型設(shè)定

工程建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，隨著工程資源的動態(tài)更新，需求的漸進(jìn)明細(xì)，項(xiàng)目管理單位的管理方式也隨之不斷調(diào)整。在工程準(zhǔn)備階段應(yīng)用信息化系統(tǒng)輔助項(xiàng)目管理工作，提高了管理效率，體現(xiàn)了項(xiàng)目管理單位的價(jià)值。

工程準(zhǔn)備階段，根據(jù)項(xiàng)目投資額、規(guī)模大小等條件不同，至少需要完成土地預(yù)審申報(bào)、征地申報(bào)、規(guī)劃意見申報(bào)、設(shè)計(jì)方案申報(bào)、建設(shè)用地規(guī)劃申報(bào)等，少則十幾項(xiàng)多則幾十項(xiàng)的手續(xù)辦理。項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，將手續(xù)辦理分為市政手續(xù)、審批手續(xù)、驗(yàn)收手續(xù)等多種類型。項(xiàng)目管理人員可添加各類手續(xù)的子目錄，上傳已辦理的手續(xù)文件，填寫取得批復(fù)日期、備注等信息。系統(tǒng)將自動按照取得批復(fù)日期倒敘排列，形成手續(xù)辦理臺賬，方便項(xiàng)目管理人員隨時(shí)查看、下載。

招標(biāo)活動是落實(shí)項(xiàng)目策劃，保證工程施工順利進(jìn)行，明確參建單位的責(zé)權(quán)義務(wù)的重要環(huán)節(jié)，也是一種法定強(qiáng)制的締約活動?？梢哉f，招標(biāo)活動嚴(yán)重影響并制約施工進(jìn)度、質(zhì)量、安全等要素。使用信息化系統(tǒng)建立起合同管理臺賬，項(xiàng)目管理人員能夠隨時(shí)了解合同審批狀態(tài)、合同雙方信息，系統(tǒng)自動匯總了合同金額，減少了人工計(jì)算的誤差。

項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)概算是在明確項(xiàng)目功能需求和建設(shè)條件以及確定項(xiàng)目建設(shè)方案的基礎(chǔ)上形成的。經(jīng)批準(zhǔn)的初步設(shè)計(jì)概算是項(xiàng)目投資管理的紅線，原則上項(xiàng)目結(jié)算和決算不能突破批準(zhǔn)的投資管理紅線。工程施工的資源配置需要建設(shè)單位每月的資金落實(shí)，應(yīng)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行投資計(jì)劃管理，分析每月建安投資數(shù)、建設(shè)其他費(fèi)用、固定資產(chǎn)投資額等數(shù)據(jù)信息，方便項(xiàng)目管理人員了解、查詢投資計(jì)劃的落實(shí)情況[5]。

3.2 數(shù)據(jù)來源

本次選擇某工程咨詢企業(yè)對某醫(yī)院總投資約182 412.46萬元的項(xiàng)目管理。該項(xiàng)目自2020年5月試運(yùn)行信息化系統(tǒng)，輔助全生命周期項(xiàng)目管理。經(jīng)過近7個(gè)月的系統(tǒng)功能優(yōu)化，多次版本迭代，2021年1月正式上線使用，目前系統(tǒng)各項(xiàng)功能已趨于穩(wěn)定運(yùn)行。本次采集項(xiàng)目數(shù)據(jù)樣本自2020年5月—2021年7月產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)。

應(yīng)用信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)的手續(xù)辦理統(tǒng)計(jì)，有效數(shù)據(jù)共計(jì)39條，最早統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2020年11月，最新日期為2021年7月，具體統(tǒng)計(jì)情況見表1。

表1 某醫(yī)院項(xiàng)目管理手續(xù)辦理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

應(yīng)用信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)的合同統(tǒng)計(jì)，共簽訂12類合同，合同額共計(jì)367 927.45萬元，具體統(tǒng)計(jì)情況見表2。

表2 某醫(yī)院項(xiàng)目管理合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

應(yīng)用信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)的投資計(jì)劃統(tǒng)計(jì)，共統(tǒng)計(jì)三種類型的投資計(jì)劃，最早統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2020年5月，最新日期為2021年7月，具體統(tǒng)計(jì)情況見表3。

表3 某醫(yī)院項(xiàng)目管理投資計(jì)劃統(tǒng)計(jì)表

3.3 結(jié)果與分析

從統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看出，持續(xù)應(yīng)用信息化系統(tǒng)后，準(zhǔn)備階段的手續(xù)辦理、合同簽訂、投資計(jì)劃管理的管理效率均有所提升。但是，由信息化系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)結(jié)果來看也應(yīng)考慮項(xiàng)目管理人員使用信息化系統(tǒng)的主觀意識，以及由于系統(tǒng)功能的調(diào)整優(yōu)化提升了系統(tǒng)操作的便利性等因素。

由手續(xù)辦理統(tǒng)計(jì)可以看出，準(zhǔn)備階段的手續(xù)辦理，前期主要集中在工程建設(shè)項(xiàng)目供水、供電等市政手續(xù)審批為主，準(zhǔn)備階段后期逐步轉(zhuǎn)為設(shè)計(jì)方案審查、人防工程、施工準(zhǔn)備等審批手續(xù)，為順利進(jìn)入施工階段做充足準(zhǔn)備。

由合同簽訂統(tǒng)計(jì)可以看出，共簽訂36份合同，主要以施工前準(zhǔn)備類的合同額及簽訂份數(shù)占絕大多數(shù)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果也表明準(zhǔn)備階段的目的是為工程施工創(chuàng)造有利條件，奠定良好基礎(chǔ)。

由投資計(jì)劃統(tǒng)計(jì)可以看出，準(zhǔn)備階段主要以建安投資管理為主，2021年1月因臨近春節(jié)假期以及建設(shè)單位的財(cái)務(wù)跨年結(jié)算等情況，計(jì)劃金額投資較少，3月春節(jié)假期結(jié)束后陸續(xù)開始復(fù)工，計(jì)劃投資金額較為穩(wěn)定。

4 應(yīng)用信息化系統(tǒng)起到的作用

準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目管理，需平衡眾多需求，涉及大量的工程建設(shè)信息。應(yīng)用信息化系統(tǒng)的潛力巨大，作用從3個(gè)方面體現(xiàn)。

4.1 提高手續(xù)辦理前瞻性

目前，準(zhǔn)備階段的手續(xù)辦理人員結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)統(tǒng)籌規(guī)劃各項(xiàng)手續(xù)的編制和審批，雖然有的手續(xù)報(bào)建可以通過網(wǎng)上提交報(bào)審。但由于報(bào)建手續(xù)眾多，需要頻繁穿梭登錄報(bào)審網(wǎng)站查詢審批進(jìn)度，十分不便。行政管理部門如果可以開放審批信息的數(shù)據(jù)接口，項(xiàng)目管理單位通過數(shù)據(jù)接口，將審批信息集成至信息化系統(tǒng)，并通過數(shù)據(jù)分析前瞻性地預(yù)測手續(xù)審批完成時(shí)間，項(xiàng)目管理人員只需登錄信息化系統(tǒng)就可以了解所有手續(xù)辦理進(jìn)度，不但可以節(jié)約查詢頻次，還能提高管理工作效率。

4.2 增強(qiáng)合約管控潛力

工程建設(shè)準(zhǔn)備階段對招標(biāo)活動及合約管控有著天然的依賴，合約管控是促進(jìn)落實(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目策劃的重要手段，為營造以建設(shè)單位為中心協(xié)同工作創(chuàng)造良好局面。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與項(xiàng)目管理單位通過應(yīng)用信息化系統(tǒng)提高對招標(biāo)環(huán)節(jié)的配合程度。應(yīng)用信息化系統(tǒng)使招標(biāo)活動更加規(guī)范，最大限度降低人為因素的干擾，彰顯招標(biāo)投標(biāo)活動遵循公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則。并且，信息化系統(tǒng)還能使合同全生命周期管理得以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、流程化、規(guī)范化。

4.3 大數(shù)據(jù)可視化

近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展地較為完善，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到電信、醫(yī)療、倉儲物流等多個(gè)領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)具有大量、高速、多樣、價(jià)值、真實(shí)的特性，工程建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段將產(chǎn)生大量離散的數(shù)據(jù)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)不但可以使離散的數(shù)據(jù)得以存儲、傳輸、共享，保證其真實(shí)性，還可以通過以信息化系統(tǒng)為載體在電腦的Web、移動平板、移動手機(jī)、數(shù)字大屏等多個(gè)終端向建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等以動態(tài)數(shù)據(jù)可視化圖表，展現(xiàn)準(zhǔn)備階段項(xiàng)目管理各項(xiàng)工作情況。

5 結(jié)語

近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，逐漸使工程建設(shè)行業(yè)的信息化意識提升。筆者相信，工程建設(shè)準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目管理通過信息化系統(tǒng)的持續(xù)深入應(yīng)用，必將提高項(xiàng)目管理單位為政府部門監(jiān)管的支撐能力，加速工程建設(shè)項(xiàng)目管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)項(xiàng)目管理單位高質(zhì)量發(fā)展。