曹 琦
(鄭州商學院,河南 鞏義 451200)
企業(yè)對于原始憑證的整理、審核工作一直是會計控制中的重要環(huán)節(jié)。其中賬務核對尤為重要,它是規(guī)范賬務處理、全面掌握了解資產(chǎn)負債狀況的有效方法。
按照賬務核對對象,核對分為內(nèi)部對賬和外部對賬(蔣樂平,劉衛(wèi)紅,2019)。內(nèi)部對賬是指企業(yè)內(nèi)部之間的賬務核對,例如:不同系統(tǒng)之間、報表與清單、報表與實物、分公司與總公司、各部門之間的賬務核對;外部對賬是指企業(yè)與供應商、銷售商、銀行、稅務機關等單位之間的賬務核對。如若對賬檢查手段沒有落實,對賬檢查方法不正確,將會給企業(yè)造成不必要的損失。
目前,現(xiàn)有的對賬包括系統(tǒng)自動對賬和手工對賬。自動對賬是指通過編制程序由計算機自動完成的數(shù)據(jù)核對(許莉,賀慕翔,2020);手工對賬是指手工或系統(tǒng)采集需核對的數(shù)據(jù),由人工進行對賬并形成核對結果的對賬方式。隨著數(shù)據(jù)平臺的使用,許多企業(yè)或審計單位在進行賬務核對時,已經(jīng)開始基于計算機中具體軟件實施核對,通過借助信息化手段提高賬務核對效率和準確度(李偉等,2020)。比如已經(jīng)成熟運用的辦公軟件EXCEL,或者財務相關軟件。這些軟件在實施過程中有易學易用、操作靈活、編輯方便、分析透徹、共享信息等特點。
應用型高校大學課堂多數(shù)會基于賬務便捷性和高效性開設某些課程,比如《EXCEL 在財務會計中的應用》《會計信息系統(tǒng)》等課程進行人才培養(yǎng),信息化技術的發(fā)展和人才培養(yǎng)的推進為推動財務數(shù)字化起著非常重要的作用。
手工逐筆核對賬目是比較原始的賬務核對方法。隨著時間的推進,軟件操作對手工核對具有替代性,但信息化賬務核對具有相應的局限性,因此并不能完全取代。
首先,從成本的角度來說,如若企業(yè)規(guī)模較小,信息化軟件對企業(yè)來說將是一種負擔,因此,手工賬目核對具有一定應用性。
其次,手工核對賬務對軟件操作具有驗證性,是不能完全取代的。主要表現(xiàn)在:第一,軟件系統(tǒng)在自動對賬過程當中,只是基于現(xiàn)有的、局限的會計信息進行核對,但是考慮到企業(yè)在實際經(jīng)營過程中,是在特定經(jīng)營活動中產(chǎn)生的特定會計語言,軟件開發(fā)者對信息系統(tǒng)核對賬目的設置,并不能滿足實際工作中的特殊要求。第二,信息化手段在進行系統(tǒng)對賬中,掠過了財務人員的主動意識,降低了財務人員對經(jīng)營數(shù)據(jù)的敏感性,會影響會計人員管理數(shù)據(jù)的主動性。
再者,公司進行審計時,會計師或審計師認為需要借助手工對賬目核對時,手工賬務核對就十分必要。
最后,普通高校在開設《手工賬務實訓》過程中,手工賬務核對是學生學習的一項必要和重要的操作流程。
最常用的誤同方式就是使用第一人稱代詞“我們”,使受眾產(chǎn)生一種無意識或幻覺式的認同。盡管在不同的情境中,“我們”所包含的內(nèi)容有所差異,但都會讓受眾在潛意識里認為與演講者共同擁有某些相同的特點,產(chǎn)生與演講者站處于同一立場的感覺,從而使雙方彼此認同,實現(xiàn)勸說并達到同一。
因此,為輔助會計人員完成會計工作,保障手工核對的準確性和高效性。本文基于操作經(jīng)驗,提出改進手工賬目核對工作方法的建議。
在改進手工賬目核對流程之前,我們要明確賬務核對處理流程中的具體操作內(nèi)容,本文所指的賬目核對流程主要針對賬證核對、賬賬核對。
在進行賬目核對過程中,我們發(fā)現(xiàn)賬目核對項目繁多,會計人員在操作過程中任務量大,耗時多。其次,會計和審計人員在對賬目進行逐條核對時,如果賬目之間沒有明顯區(qū)分的話容易出現(xiàn)串行或者錯位,核對過程出錯頻發(fā),這樣不僅會影響核對的真實性,還需要重新核對,增加了會計人員的工作量,嚴重影響賬目核對的效率。再者,核對賬目時需要同時拿出多項賬目,容易放置混亂,核對完畢的賬目如果放置錯誤會影響后續(xù)的工作。綜上所述,手工賬務核對的準確性和高效性面臨諸多問題。
因此本文主要依據(jù)財務人員賬務核對問題進行探討,進而幫助手工賬目核對找到有效的解決方法。通過梳理,具體包括以下兩個問題:
第一,手工核對賬務時串行或錯位帶來的工作反復,賬務核對工作效率低。會計業(yè)務在記錄時是采用逐筆登記的,在進行賬務核對過程中,業(yè)務與業(yè)務之間交錯放置,會計人員很容易看錯數(shù)目或看錯業(yè)務,或者在核算過程中,因為中斷而忘記核對到哪筆業(yè)務了。這大大降低了手工核對賬目的工作效率。
第二,賬務核對后,會計人員應妥善區(qū)分和放置相關賬目,避免賬務混亂。在賬務核對過程中,會計人員需要拿出多本賬目或者憑證進行勾稽核對,如果沒有輔助工具,那么賬目放置將會雜亂無章,很容易導致核對工程中的混亂,導致核對后賬目梳理不清晰。
本設計主要包含兩個內(nèi)容。
第一個為放置板設計(如圖1),主要作用為解決問題一,即避免手工核對賬務時串行或錯位帶來的工作反復。其中,該設計中主要設計內(nèi)容為滑竿(圖1 中指示3)、滑塊(圖2 所示)、壓桿(如圖3 所示)的設計。
第二個為放置箱設計(如圖4 所示),主要作用為解決問題二,即如何妥善區(qū)分和放置相關賬目,避免賬務混亂。
具體設計如圖所示:
圖1 本設計立體結構示意圖
圖2 滑塊的結構示意圖
圖3 壓桿的結構示意圖
圖4 放置箱的結構示意圖
3.2.1 放置板設計
此賬目核對裝置,主要為放置板(1)(如圖1 所示),此設計主要幫助會計師進行賬務核對,避免串行或錯位。其特征在于:放置板(1)的正面固定連接有兩個支撐塊(2),支撐塊(2)為U 字型且內(nèi)部固定連接有滑桿(3),滑桿(3)的表面滑動連接有滑塊(4)。
滑塊(4)情況如圖2 所示,滑塊的側面開設有通孔(5),所述通孔(5)的尺寸與滑桿(3)的尺寸應相適配?;瑝K(4)的側面開設有凹槽(6),凹槽(6)內(nèi)卡接有凸塊(7)。
凸塊(7)固定連接在壓桿(8)(如圖3 可見)左側的一端,利用凹槽與凸塊的卡接對壓桿進行定位,可以使壓桿滑動的更加穩(wěn)定。壓桿右側的一端開設有放置槽(9),放置槽(9)內(nèi)壁的左側面通過彈簧(10)與連接塊(11)的左側面固定連接,連接塊(11)位于放置槽(9)內(nèi),連接塊(11)的右側面與右側滑塊(4)的左側面固定連接,壓桿通過滑桿和滑塊的配合作用進行滑動,便于會計師逐條對賬目進行核對。
壓桿的正面固定連接有撥動塊(16),所述撥動塊(16)位于靠近連接塊(11)的位置,通過撥動塊可以將壓桿與滑塊分離,便于快速取出賬目。
3.2.2 放置箱設計
本賬務核對裝置還設計有放置箱(如圖4 所示),放置板(1)內(nèi)設置有兩個空腔,且兩個空腔內(nèi)分別放置有第一放置箱(12)和第二放置箱(13),此設計主要幫助會計師在進行核對時,避免賬務混亂。
為輔助會計師整理和操作放置箱,在第一放置箱和第二放置箱的相對面均鑲嵌有第一磁鐵(14)和第二磁鐵(15),第一磁鐵和第二磁鐵吸附,用于兩個放置箱固定,可以防止放置箱掉落。
利用第一放置箱和第二放置箱核對后的賬目進行分開放置,以防止賬目混淆,進而可以提高后續(xù)工作的效率。
3.2.3 其他可選項
可以選擇增加的有置物槽、摩擦墊和放置板上的把手。
為避免記錄筆對賬務的涂畫,放置板(1)正面位于壓桿(8)上方的位置開設有置物槽(18),通過置物槽可以對筆等工具進行放置。
為防止賬目單滑動影響核對,壓桿(8)下方位于兩個支撐塊(2)之間的位置設置有摩擦墊(19),利用摩擦墊可以對賬目單進行更好的放置。
為避免磁鐵吸附作用無法將第一放置箱和第二放置箱相分離,第一放置箱(12)和第二放置箱(13)的相反面均設置有把手(17),利用把手可以將第一放置箱和第二放置箱進行拉出,可以便于對賬目單進行分開放置。
其他可選項并不是本設計的主要內(nèi)容,不影響設計主體的使用,可根據(jù)個人操作偏好進行選擇或不選擇。
本賬務核對包括放置板和放置箱,具體設置主要包括滑桿、滑塊、凹槽、凸塊、壓桿、第一放置箱和第二放置箱。具體操作原理如下:
(1)該設計主要使用壓桿通過滑桿和滑塊的配合作用進行滑動,通過壓桿的作用可以防止會計師看錯行,便于會計師逐條對賬目進行核對,進而可以避免錯誤的發(fā)生。
(2)利用凹槽與凸塊的卡接對壓桿進行定位,可以使壓桿滑動的更加穩(wěn)定。
(3)利用波動塊使壓桿向右移動,使壓桿與滑塊分離,可以快速去除賬目。
(4)利用第一放置箱和第二放置箱可以對核對的賬目進行分開放置,以防止賬目混淆,進而可以提高后續(xù)工作的效率。
本賬務核對裝置通過部件間的相互配合,提高手工賬務核對的準確性,避免賬務核對中可能出現(xiàn)的問題。具體步驟如下:
首先,賬目核對操作。使用賬務核對裝置時將賬目放置于壓桿之下,通過用手撥動壓桿使壓桿移動,進行逐條賬目核對,同時對已經(jīng)核對過的賬目進行遮蓋,可以避免串行和錯位。
其次,當賬目核對完成后,可從賬目核對裝置中取出。當賬目單不好取出時,可撥動撥動塊使壓桿向右移動,進而使凸塊與凹槽分離,此時會對彈簧進行壓縮,在將賬目單取出以后松開撥動塊,通過彈簧的作用使壓桿移動,最后將凸塊卡進卡槽內(nèi)即可。
再者,在使用放置板過程中,可以通過把手拉開第一放置箱和第二放置箱對賬目單進行放置。放置箱進行了隔斷設計,可以將不同的賬目分開放置,避免賬目混淆。
本文首先梳理了賬務核對方法的演變,分析了手工賬務核對存在的必要性,然后指出手工賬務核對容易出現(xiàn)的問題,即賬務核對時串行或錯位帶來的工作反復和賬目放置的混亂可能對接下來工作帶來的影響,從而基于手工賬目核對設計了一種賬務核對裝置。通過加強賬務核對可以保證企業(yè)賬證相符、賬賬相符,保證資產(chǎn)和現(xiàn)金流風險可控,保證未達賬項可控,保證壞賬可控。
本文通過詳細描述該裝置的設計思路、操作原理及使用流程,幫助會計人員找到更高效的工作方法,拓展賬務核對思路。盡管本文對前述設計進行了詳細的說明,但對于本領域的技術人員來說,其依然可以對前述所設計的方案進行修改,或者對其中部分技術特征進行等同替換,以使該設計更為完善。