文/李琴(深圳市國(guó)電科技通信有限公司)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,信息技術(shù)已深入到企業(yè)管理的各環(huán)節(jié)與各流程,通過信息技術(shù)的應(yīng)用能夠大幅提高企業(yè)的管理水平與競(jìng)爭(zhēng)力,幫助企業(yè)改善管理水平。財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)的血脈,在信息化時(shí)代下企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作需要實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型,促使企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息化,從而為企業(yè)財(cái)務(wù)工作的開展提供支持。
財(cái)務(wù)信息化指的是利用信息技術(shù)開展財(cái)務(wù)管理工作的方法,財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。財(cái)務(wù)信息化要求企業(yè)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、人工智能技術(shù)等相應(yīng)的技術(shù)改進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。
長(zhǎng)期以來財(cái)務(wù)人員僅開展核算會(huì)計(jì)的工作,不了解財(cái)務(wù)信息化的要求,財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)存在不足之處,導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工作的建設(shè)存在較大阻力,不利于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。
當(dāng)前,很多企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)滯后,沒有形成不同部門之間一體化的信息化管理機(jī)制,再加上很多企業(yè)不重視信息系統(tǒng)建設(shè),信息系統(tǒng)的防火墻等建設(shè)不力,容易導(dǎo)致企業(yè)的系統(tǒng)遭受黑客的攻擊,數(shù)據(jù)容易被篡改或泄露。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下,企業(yè)的內(nèi)部控制工作是依靠人工開展的,通過人工的相互監(jiān)督防范舞弊等一系列問題發(fā)生的可能性。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,通過信息系統(tǒng)控制各環(huán)節(jié)工作,能夠改進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制水平。但是很多企業(yè)的內(nèi)部控制并未實(shí)現(xiàn)信息化管理,沒有通過信息系統(tǒng)優(yōu)化各層級(jí)的授權(quán)審批機(jī)制,不利于提高內(nèi)部控制的有效性。
大部分企業(yè)的預(yù)算編制、執(zhí)行、考核等環(huán)節(jié)需要通過手工方式開展,沒有充分利用信息系統(tǒng)完善企業(yè)預(yù)算管理工作,導(dǎo)致企業(yè)存在預(yù)算管理低效等一系列問題。
財(cái)務(wù)決策智能化是新興的概念,很多企業(yè)不了解財(cái)務(wù)決策智能化的要求,各項(xiàng)決策工作還由企業(yè)的人工開展,不利于提高決策的科學(xué)性。
在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作發(fā)生巨大變革,財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)的核算會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向管理會(huì)計(jì),財(cái)務(wù)人員不再需要將大量的時(shí)間用于基礎(chǔ)核算,基礎(chǔ)核算工作可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成,財(cái)務(wù)人員的工作量大幅降低,部分財(cái)務(wù)人員面臨失業(yè)的問題。財(cái)務(wù)人員只有順利轉(zhuǎn)型,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式,才能適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的趨勢(shì)[1]。因此,在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)的財(cái)務(wù)人員需要提高自身專業(yè)素養(yǎng)。首先,財(cái)務(wù)人員需要形成跨界思維。在信息化的背景下,財(cái)務(wù)人員需要打破固化思維,主動(dòng)參與到企業(yè)管理的各環(huán)節(jié),通過參與各環(huán)節(jié)的工作,站在企業(yè)整體的視角分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際,在對(duì)各環(huán)節(jié)的情況進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上,為企業(yè)各項(xiàng)工作開展提供有價(jià)值的建議,提高企業(yè)的管理水平。其次,企業(yè)的財(cái)務(wù)人員需要形成大數(shù)據(jù)思維。在信息化時(shí)代下,財(cái)務(wù)人員要能夠從復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提煉出對(duì)企業(yè)有價(jià)值的信息,通過對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理,為企業(yè)管理層提供建議。
第一,避免信息孤島。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)的財(cái)務(wù)和各部門數(shù)據(jù)需要集中在同一個(gè)信息平臺(tái)上。企業(yè)需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè),形成以ERP等信息系統(tǒng)為核心,其他系統(tǒng)相互集成的信息化管理平臺(tái),為企業(yè)管理工作的開展提供支持。財(cái)務(wù)人員能夠參與到整個(gè)業(yè)務(wù)流程中,為企業(yè)各環(huán)節(jié)工作優(yōu)化奠定基礎(chǔ),通過統(tǒng)一企業(yè)不同部門之間的數(shù)據(jù)口徑,提高數(shù)據(jù)管理的效率,避免信息孤島問題[2]。第二,企業(yè)需要構(gòu)建良好的信息系統(tǒng)。首先,需要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)包括內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和外聯(lián)網(wǎng),內(nèi)聯(lián)網(wǎng)要求實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源的整合,外聯(lián)網(wǎng)要求企業(yè)加強(qiáng)與客戶、供應(yīng)商等主體的溝通,通過外聯(lián)網(wǎng)能夠幫助企業(yè)及時(shí)獲取外界的相關(guān)信息。例如企業(yè)通過構(gòu)建供應(yīng)商管理庫(kù)存模式,讓企業(yè)的供應(yīng)商及時(shí)了解企業(yè)庫(kù)存信息及客戶訂單等方面的信息,從而及時(shí)響應(yīng)企業(yè)的采購(gòu)需求。其次,提高信息系統(tǒng)的安全控制。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)。完善的信息系統(tǒng)需要對(duì)企業(yè)重要的數(shù)據(jù)實(shí)行雙備份制度,以確保企業(yè)的相關(guān)信息安全、穩(wěn)定,提高企業(yè)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。企業(yè)還應(yīng)該優(yōu)化信息系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置,確保登錄系統(tǒng)操作的用戶能夠得到監(jiān)控和記錄,從而提高企業(yè)信息系統(tǒng)的安全性。同時(shí),企業(yè)需要定期檢查企業(yè)的防火墻是否安全、數(shù)據(jù)是否加密,判斷企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)是否完整,并及時(shí)備份相關(guān)數(shù)據(jù),防范數(shù)據(jù)丟失的可能性。第三,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)軟件的管理和維護(hù)。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)需要針對(duì)軟件加強(qiáng)維護(hù),建立對(duì)各類軟件的防火墻,實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件的有效管理。對(duì)于會(huì)計(jì)賬目需要采用加密的方式進(jìn)行加密,結(jié)合身份認(rèn)證、限制軟件安裝等途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的管控,避免非法獲取數(shù)據(jù)或篡改數(shù)據(jù)等問題發(fā)生的可能性,并針對(duì)企業(yè)的信息系統(tǒng)進(jìn)行完善,為企業(yè)管理工作提供支持,幫助企業(yè)降低系統(tǒng)出現(xiàn)問題的可能性。
第一,優(yōu)化信息化下的崗位配置。在信息化下企業(yè)的財(cái)務(wù)工作發(fā)生了較大改變,內(nèi)部控制工作的重點(diǎn)發(fā)生了轉(zhuǎn)變,內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)不相容職務(wù)相分離,在信息化環(huán)境下很多崗位都由信息系統(tǒng)來完成,企業(yè)需要明確各層級(jí)人員的職責(zé)邊界,通過信息化建設(shè)為企業(yè)工作的開展提供支持,并通過信息系統(tǒng)開展對(duì)信息的收集、處理、應(yīng)用、反饋,從而提高企業(yè)的工作效率[3]。因此,企業(yè)需要結(jié)合信息化發(fā)展趨勢(shì),對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整與精簡(jiǎn),從而滿足信息化管理體系的要求。企業(yè)在完善組織架構(gòu)的過程中,要結(jié)合行業(yè)發(fā)展、企業(yè)業(yè)務(wù)能力等方面的情況,建立統(tǒng)一、高效的管理體系,從而提高企業(yè)的管理水平,促使企業(yè)的管理機(jī)制更加科學(xué),并明確各崗位的職責(zé)分工機(jī)制,確保企業(yè)的管理工作有序開展。同時(shí)在信息化的背景下,企業(yè)應(yīng)建立專門的信息部門,由信息部門開展企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理,針對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)的管理工作負(fù)責(zé),確保企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)有序運(yùn)作。在崗位的職責(zé)分工方面,企業(yè)需要結(jié)合信息系統(tǒng)優(yōu)化各崗位的工作原則,明確各崗位的職責(zé)權(quán)限,并優(yōu)化企業(yè)資源配置,促使企業(yè)的管理機(jī)制更加規(guī)范,為企業(yè)管理工作的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。第二,優(yōu)化企業(yè)的授權(quán)管理體系。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)的各項(xiàng)內(nèi)部控制工作能夠通過信息系統(tǒng)開展管理,通過信息系統(tǒng)的功能規(guī)范企業(yè)的管理體系,構(gòu)建規(guī)范且清晰的授權(quán)管理機(jī)制。首先,加強(qiáng)授權(quán)審批制度。企業(yè)在交易的過程中需要進(jìn)行授權(quán),確保企業(yè)信息系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)得到嚴(yán)格控制。企業(yè)在授權(quán)管理過程中,需要借助信息系統(tǒng)分析企業(yè)內(nèi)部不同層級(jí)人員的信息系統(tǒng)操作權(quán)限與查詢權(quán)限,以確保各層級(jí)人員的權(quán)限都在其職責(zé)范圍內(nèi),確保企業(yè)設(shè)置的信息系統(tǒng)規(guī)則得到有效的執(zhí)行。企業(yè)需要設(shè)置一套完善的授權(quán)審批制度,確保授權(quán)流程科學(xué),明確各層級(jí)人員的職責(zé)要求,將授權(quán)審批機(jī)制作為企業(yè)各項(xiàng)工作管理的重要措施,促使企業(yè)的管理工作趨于規(guī)范。企業(yè)開展授權(quán)審批管理制度需要依靠賬號(hào)管理、決策管理、授權(quán)管理三部分的要求,企業(yè)需要明確授權(quán)審批流程,規(guī)范各節(jié)點(diǎn)的職責(zé)和工作要求,梳理各環(huán)節(jié)要達(dá)成的具體規(guī)劃。同時(shí),企業(yè)在管理工作中,崗位變動(dòng)時(shí)人員在系統(tǒng)中的權(quán)限隨之發(fā)生變動(dòng),因此人員崗位變動(dòng)也必須對(duì)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行調(diào)整,確保企業(yè)的授權(quán)審批機(jī)制更加科學(xué)。其次,完善企業(yè)的權(quán)責(zé)分配機(jī)制。隨著企業(yè)信息技術(shù)不斷完善,企業(yè)需要確保各項(xiàng)授權(quán)管理機(jī)制更加科學(xué),促使企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)完善,各項(xiàng)流程中的權(quán)責(zé)分工更加合理。第三,提高員工對(duì)內(nèi)部控制信息化的重視。內(nèi)部控制環(huán)境要求企業(yè)內(nèi)部的成員了解內(nèi)部控制的要求。首先,企業(yè)需要提高全體成員參與內(nèi)部控制工作的積極性。企業(yè)內(nèi)部控制的效果,在一定程度上取決于企業(yè)員工對(duì)內(nèi)部控制工作的重視程度,員工對(duì)內(nèi)部控制的重視是內(nèi)部控制建立的基礎(chǔ),能夠確保企業(yè)內(nèi)部控制體系得到有序執(zhí)行。企業(yè)內(nèi)部的全體成員需要遵守內(nèi)部控制工作要求,認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響,提高自身開展各項(xiàng)工作的合規(guī)意識(shí)。企業(yè)應(yīng)該讓全體成員主動(dòng)參與到內(nèi)部控制信息化的建設(shè)中,構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部各信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口,并在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行嚴(yán)格內(nèi)部控制制度,以促使企業(yè)的全體成員主動(dòng)按照信息系統(tǒng)的規(guī)范開展工作。其次,企業(yè)需要加強(qiáng)管理層對(duì)內(nèi)部控制信息化工作的掌握。管理層只有充分了解內(nèi)部控制信息化的要求,才能帶動(dòng)員工按照內(nèi)部控制信息化的要求開展工作,并主動(dòng)完善企業(yè)制度層面的管理機(jī)制,促使企業(yè)內(nèi)部的全體成員主動(dòng)按照各項(xiàng)流程規(guī)范工作,防范由于管理不當(dāng)?shù)葐栴}導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的可能性。
第一,明確預(yù)算管理的目標(biāo)。在信息技術(shù)的管理背景下,企業(yè)需要通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的有效管控,促使企業(yè)全體員工主動(dòng)參與到預(yù)算工作的各環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的精細(xì)化管理。信息化下的預(yù)算管理目標(biāo)要以企業(yè)的資源配置為基礎(chǔ),通過預(yù)算編制、控制、考核等各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的細(xì)致管理。首先,企業(yè)需要明確預(yù)算目標(biāo),對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作進(jìn)行分析,明確企業(yè)的資源配置需求,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn),對(duì)企業(yè)人力、物力、財(cái)力進(jìn)行合理的配置,并結(jié)合預(yù)算工作要求開展對(duì)資金的籌集與安排,借助預(yù)算管理信息化機(jī)制,最大限度地提高預(yù)算工作效率。其次,在信息系統(tǒng)的管理模式下,企業(yè)內(nèi)部各層級(jí)人員的預(yù)算任務(wù)通過信息系統(tǒng)確定下來,能夠促使預(yù)算管理工作更加科學(xué),保障企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)順利達(dá)成。
第二,完善信息化下的預(yù)算編制。信息化下的預(yù)算編制由多種元素構(gòu)成,預(yù)算期間不僅包括年度還包括月度、季度,預(yù)算的責(zé)任主體不僅包括各部門,還包括企業(yè)的員工。信息化下的預(yù)算管理體系要求細(xì)化企業(yè)各環(huán)節(jié)的信息管理機(jī)制,通過信息系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)的預(yù)算管理體系。在信息化下,預(yù)算編制通過創(chuàng)建預(yù)算表格的方式,對(duì)預(yù)算表格中的各類數(shù)據(jù)源進(jìn)行定義,在此基礎(chǔ)上由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的編制。例如企業(yè)在編制銷售預(yù)算時(shí),銷售預(yù)算需要分析上一年度銷售規(guī)劃,由信息系統(tǒng)判斷上一年度銷售目標(biāo)及未達(dá)成的成因,并由人工智能系統(tǒng)分析企業(yè)的客戶需求、市場(chǎng)變化等方面的情況,在此基礎(chǔ)上確定下一年度銷售預(yù)算,通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的自動(dòng)編制,大幅提高預(yù)算編制效率與質(zhì)量,促使預(yù)算在編制時(shí)考慮的內(nèi)容更加全面。例如A企業(yè)在銷售預(yù)算編制過程中,由信息系統(tǒng)收集預(yù)算執(zhí)行的相關(guān)數(shù)據(jù),并由人工智能系統(tǒng)自動(dòng)分析影響銷售預(yù)算的情況,在定義各項(xiàng)指標(biāo)權(quán)重的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)銷售預(yù)算的編制(表1)。
表1 A企業(yè)銷售預(yù)算編制情況
第三,強(qiáng)化信息化下的預(yù)算執(zhí)行。信息化下的預(yù)算執(zhí)行體系需要構(gòu)建事前、事中、事后的管理流程,確保各層級(jí)人員充分參與到信息化的管理機(jī)制中,通過在信息系統(tǒng)中設(shè)置各責(zé)任主體的指標(biāo)要求,明確各主體預(yù)算的權(quán)責(zé),促使預(yù)算工作的執(zhí)行更加細(xì)致。首先,優(yōu)化預(yù)算的事前控制。在事前控制方面,預(yù)算執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)下達(dá)至各部門,各部門需要結(jié)合自身的工作規(guī)劃明確資金支出要求,確保資金在支出之前經(jīng)過書面申請(qǐng),落實(shí)資金的報(bào)備控制機(jī)制。預(yù)算的發(fā)起人通過信息系統(tǒng)了解預(yù)算數(shù)據(jù)、預(yù)算余額等信息,審批人也能夠通過信息系統(tǒng)分析相關(guān)信息并提出審批意見。其次,優(yōu)化預(yù)算的事中控制。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行過程中,需要分析預(yù)算執(zhí)行是否存在偏差,由信息系統(tǒng)結(jié)合每月預(yù)算執(zhí)行情況、預(yù)算目標(biāo)達(dá)成情況分析預(yù)算工作是否存在偏差,若存在偏差則需要對(duì)偏差制定改進(jìn)措施,從而不斷優(yōu)化企業(yè)的管理體系。再次,完善預(yù)算的事后總結(jié)機(jī)制。企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行完成之后,需要對(duì)預(yù)算進(jìn)行總結(jié)與分析,針對(duì)預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果以及預(yù)算未達(dá)成的成因進(jìn)行分析,并優(yōu)化下一周期的預(yù)算管理體系,為企業(yè)預(yù)算工作開展提供有力支持。
第四,優(yōu)化信息化下的預(yù)算考評(píng)機(jī)制。在信息化下的預(yù)算考評(píng)體系不再以年度為周期,而是根據(jù)企業(yè)的考評(píng)需求開展動(dòng)態(tài)考評(píng)。當(dāng)企業(yè)有績(jī)效考核需求時(shí),由信息系統(tǒng)自動(dòng)分析各層級(jí)責(zé)任主體預(yù)算達(dá)成情況。同時(shí),企業(yè)也需要制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制,通過有效的獎(jiǎng)懲約束員工的行為。為了促使企業(yè)的考評(píng)工作更加細(xì)致,企業(yè)可以通過平衡計(jì)分卡的方法進(jìn)行考評(píng),在系統(tǒng)化、可量化的原則下,充分分析企業(yè)預(yù)算指標(biāo)的情況,確保企業(yè)的預(yù)算考評(píng)工作更加細(xì)致,并通過信息系統(tǒng)自動(dòng)收集平衡計(jì)分卡各維度指標(biāo)達(dá)成情況,提高考評(píng)的效率。
在財(cái)務(wù)決策自動(dòng)化的背景下,企業(yè)需要依靠大數(shù)據(jù)、人工智能等系統(tǒng)開展分析,為企業(yè)提供投融資等方面的決策。人工智能系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)層、分析層、交互層三個(gè)層面,企業(yè)在收集各類數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開展數(shù)據(jù)篩選、挖掘,將有價(jià)值的數(shù)據(jù)納入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中。分析層在接收人工智能的分析指令之后,對(duì)企業(yè)各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。交互層是企業(yè)人員與人工智能系統(tǒng)之間溝通的通道,通過交互層能夠幫助企業(yè)自動(dòng)開展決策。在具體的決策方面,企業(yè)在開展投資決策時(shí)需要結(jié)合企業(yè)畫像、投資工具畫像等畫像制定決策。畫像指的是信息系統(tǒng)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上形成的高度概括的結(jié)論,例如在分析企業(yè)畫像時(shí),需要分析企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)承受能力、償債能力等方面信息,形成對(duì)企業(yè)的刻畫。在分析外部環(huán)境畫像時(shí),需要分析外部稅率、利率等方面信息,形成對(duì)外部環(huán)境的刻畫。在投資決策時(shí),通過對(duì)企業(yè)畫像和新產(chǎn)品畫像等畫像進(jìn)行匹配,從而分析企業(yè)投資產(chǎn)品等方面的可行性。在企業(yè)開展籌資決策方面,企業(yè)需要通過企業(yè)畫像和籌資工具畫像分析不同籌資工具給企業(yè)帶來的影響,結(jié)合企業(yè)的籌資期限、籌資金額等,判斷不同籌資方式的籌資成本、籌資風(fēng)險(xiǎn)等因素,幫助企業(yè)制定最佳的籌資規(guī)劃。
隨著信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用,越來越多的企業(yè)通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)幫助企業(yè)改進(jìn)了財(cái)務(wù)管理水平,提高了財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量。在財(cái)務(wù)信息化的背景下,企業(yè)依托現(xiàn)代化信息技術(shù),以企業(yè)的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向,幫助企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理,從而幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。