淺析事業(yè)單位科技檔案管理模式的創(chuàng)新研究

文/鄭盛楠

摘 要：科技檔案在科學(xué)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要的作用。本文針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位科技檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，積極探索科技檔案管理的新模式、新方法，全面提升科技檔案管理水平，充分發(fā)揮科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的科技檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理模式;創(chuàng)新;研究

目前，中國(guó)的科學(xué)技術(shù)正處于日新月異的高速發(fā)展階段，科技檔案的重要性也在日益增強(qiáng)，只有充分、有效地收集、整理、編研、開(kāi)發(fā)利用好這些科技檔案，才能使科技檔案中的科技信息資源得到充分利用，發(fā)揮其重要的科技價(jià)值。因此，要想對(duì)于事業(yè)單位科技檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性不斷提高，就需要對(duì)提高科技檔案管理效率及利用率進(jìn)行系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的研究。

一、科技檔案管理工作發(fā)揮的重要作用

科研檔案是由記錄科學(xué)技術(shù)活動(dòng)全過(guò)程的文件材料組成的，是科學(xué)技術(shù)成果的主要載體，是重要的技術(shù)資源，也是一種潛在的生產(chǎn)力，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中有著非常重要的作用。

1.可以使科學(xué)技術(shù)資源得到繼承和發(fā)展，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步

科技檔案管理對(duì)于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展是在前人進(jìn)行的科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)開(kāi)發(fā)等工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行繼承和創(chuàng)新的，科技檔案是在進(jìn)行科技活動(dòng)的各階段、各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的科技文件資料，反映了完整的科技活動(dòng)過(guò)程。通過(guò)高效利用科技檔案，可以使檔案中的科研數(shù)據(jù)、科研成果等為現(xiàn)代化的生產(chǎn)管理、技術(shù)升級(jí)、技術(shù)創(chuàng)新提供有效依據(jù)，發(fā)揮其應(yīng)有的利用價(jià)值，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)資源得到高效利用，避免造成重復(fù)研究和信息資源的浪費(fèi)，有助于不斷促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。

2.可以促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供助力

科技檔案是科學(xué)技術(shù)成果信息的載體，科學(xué)、高效地在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中運(yùn)用科技檔案可以使其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。首先，科技檔案是進(jìn)行研發(fā)、生產(chǎn)、工程建設(shè)等科技活動(dòng)的重要依據(jù)和憑證，是廣大科技工作者智慧的結(jié)晶。通過(guò)科學(xué)利用科技檔案管理，可以為科技工作者提供寶貴的科研資源，從而高效開(kāi)展后續(xù)的科技活動(dòng)。其次，科學(xué)研究是需要一定程度上繼承和吸收利用前人的科學(xué)成果，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行研發(fā)和創(chuàng)新，避免走彎路，減少不必要的失誤和重復(fù)勞動(dòng)，科技檔案的開(kāi)發(fā)和利用就是為了生產(chǎn)力的發(fā)展而服務(wù)。最后，通過(guò)高效開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，可以利用已有的科技成果在生產(chǎn)活動(dòng)中提高產(chǎn)量和質(zhì)量或降低成本、能耗，在科技研發(fā)中創(chuàng)造出更先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

3.為科學(xué)技術(shù)史的系統(tǒng)研究提供寶貴的史料

科學(xué)技術(shù)史的研究需要對(duì)科學(xué)的理論和技術(shù)的原理進(jìn)行理解分析，這就要接觸一些科學(xué)理論著作和原始科技檔案資料?？萍紮n案真實(shí)記錄了生產(chǎn)、科研等活動(dòng)的全部過(guò)程，因此科技檔案也是非常珍貴的研究科技史的歷史資料。通過(guò)利用科技檔案，可以理清科技成果發(fā)生的時(shí)間順序，建立科技成果之間的關(guān)系，描繪科技發(fā)展的前景?？萍紮n案管理使得這些珍貴的資料得以完整、系統(tǒng)的保存下來(lái)，在科技發(fā)展的過(guò)程中得到逐步積累，為科學(xué)技術(shù)史的研究提供了寶貴的資料資源。

二、事業(yè)單位科技檔案管理工作現(xiàn)狀

1.科技檔案管理仍有不規(guī)范的情況發(fā)生

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的科技檔案管理能夠按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，但是仍有一些不規(guī)范的情況存在，主要表現(xiàn)在：（1）收集的檔案資料不完整。出現(xiàn)這種情況有兩方面原因，一是科技業(yè)務(wù)人員作為科技檔案的提供者，缺乏檔案管理意識(shí)，在科技活動(dòng)過(guò)程中不注意留存檔案資料，導(dǎo)致資料缺失不完整;二是檔案管理人員對(duì)檔案收集工作缺乏全面認(rèn)知，業(yè)務(wù)知識(shí)的不足等導(dǎo)致了收集的資料不完整。科技檔案資料的完整性對(duì)開(kāi)展后續(xù)科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)等有非常重要的作用，如果資料不齊全，就會(huì)影響科技檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。（2）檔案整理不夠規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。由于科技檔案管理制度不夠健全，在科技檔案的整理環(huán)節(jié)上缺乏規(guī)范化管理，加之檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高就容易造成檔案整理的不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，影響科技檔案管理質(zhì)量。（3）檔案資料管理不集中、移交不及時(shí)。事業(yè)單位科技檔案仍然存在多頭管理的現(xiàn)象，由多個(gè)部門(mén)共同完成項(xiàng)目時(shí)，就會(huì)存在科技檔案資料分別管理的情況，這就給檔案的收集整理增加了難度，有時(shí)項(xiàng)目組科技檔案資料移交的不及時(shí)，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案組卷進(jìn)度。

2. 科技檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平存在差距

當(dāng)前，科技檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力水平參差不齊，與實(shí)際工作需要還存在一定差距?？萍紮n案管理的難度較大、專(zhuān)業(yè)性要求較高，這就需要檔案管理人員不僅要有先進(jìn)的檔案管理理念和檔案管理知識(shí)，還要掌握相關(guān)的科技專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，這樣才能處理好種類(lèi)多樣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的科技檔案資料。在大多數(shù)事業(yè)單位，具有這些專(zhuān)業(yè)技能的檔案管理人員較少，多是由辦公室人員或其他非檔案專(zhuān)業(yè)人員擔(dān)任科技檔案管理工作，缺乏對(duì)科技檔案管理的先進(jìn)理念和專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，并且由于合理的考核制度和專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)機(jī)制不夠完善，工作人員的積極性不高，嚴(yán)重影響科技檔案管理的質(zhì)量和效率。

3. 科技檔案的利用率不高

目前，大部分單位的科技檔案管理工作仍然只是將科技資料文件收集整理、裝訂成冊(cè)、歸檔入庫(kù)即可，利用率較低。特別是在一些科研、生產(chǎn)單位，由于之前取得的科研成果未能被有效檢索、使用，沒(méi)能將其很好應(yīng)用在之后的研究中，導(dǎo)致設(shè)計(jì)、研制、勘測(cè)等工作進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，在技術(shù)改造、革新時(shí)沒(méi)有服務(wù)于科學(xué)研究，也沒(méi)能轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，沒(méi)有將科技檔案的作用得到充分利用。出現(xiàn)這種情況的主要原因有：第一，科技檔案管理工作人員對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)能樹(shù)立起科技檔案是為科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)力發(fā)展而服務(wù)的意識(shí)，僅僅將檔案資料收集成冊(cè)、入庫(kù)入柜了事，沒(méi)有進(jìn)一步對(duì)科技檔案進(jìn)行編目、整合和開(kāi)發(fā)利用，使得科技檔案的價(jià)值被忽視，降低了科技檔案的利用率;第二，科技工作者、研發(fā)人員等意識(shí)不到科技檔案的利用價(jià)值，在工作中很少意識(shí)到要去檔案資料室調(diào)閱利用科技檔案信息，為自己的科研工作提供有價(jià)值的信息資源;第三，科技檔案管理的質(zhì)量不高也會(huì)影響科技檔案的利用率。當(dāng)科技檔案管理過(guò)程中存在著檔案資料收集不完整，檔案資料存在缺損等情況時(shí)，就會(huì)影響檔案信息的整合編研，有利用價(jià)值的信息就不能被開(kāi)發(fā)出來(lái)，嚴(yán)重影響了科技檔案信息資源的有效利用。

4.科技檔案的信息安全存在隱患

事業(yè)單位科技檔案資料信息的安全保障是檔案管理過(guò)程中一項(xiàng)重要內(nèi)容。科技檔案中涉密的信息資料較多、密級(jí)等級(jí)較高，特別是一些高新科技產(chǎn)業(yè)的技術(shù)、產(chǎn)品的研發(fā)數(shù)據(jù)等，是關(guān)乎我國(guó)科技發(fā)展的寶貴財(cái)富，一旦泄露或者遭到破壞其損失難以估量。近年來(lái)，我國(guó)科技檔案信息安全方面的防護(hù)意識(shí)、保密意識(shí)在不斷提高，對(duì)單位及檔案管理人員的保密要求也更嚴(yán)格。但是，仍存在一些信息安全防護(hù)方面的問(wèn)題，如科技檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要注意涉密資料的信息安全保障。有些單位在日常工作中特別容易忽視該方面，主要表現(xiàn)在沒(méi)有嚴(yán)格審查公開(kāi)的檔案信息資料是否涉及保密信息，科技檔案管理信息化過(guò)程沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，忽視了管理信息平臺(tái)系統(tǒng)中潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，很容易威脅到機(jī)密文件資料的信息安全，導(dǎo)致涉密資料的信息遭到泄露。

三、事業(yè)單位科技檔案管理模式創(chuàng)新路徑

1.完善科技檔案管理制度，嚴(yán)格規(guī)范科技檔案工作

要使科技檔案形成規(guī)范化管理，就要進(jìn)一步完善相應(yīng)的管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視科技檔案管理工作，樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，結(jié)合單位科技檔案管理的實(shí)際情況，形成更嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的管理制度和規(guī)定，使得進(jìn)行科技檔案管理過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。首先，科技檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，需要在研發(fā)、生產(chǎn)、工程項(xiàng)目等科技活動(dòng)的初始階段就要做好相應(yīng)的原始資料收集整理保管工作，隨著活動(dòng)進(jìn)展逐步進(jìn)行資料管理工作，直到科技活動(dòng)結(jié)束形成整套的檔案資料。這就需要提高技術(shù)人員對(duì)科技檔案的重要性和規(guī)范化的認(rèn)識(shí)，使他們參與科技檔案管理的過(guò)程中來(lái)，從科技活動(dòng)的起始就有針對(duì)性地進(jìn)行原始資料的收集管理，打牢檔案管理的基礎(chǔ)工作，有助于提高科技檔案的完整性，幫助檔案管理人員更高效地對(duì)科技檔案進(jìn)行收集整理、開(kāi)發(fā)利用。其次，要建立科技檔案集中式管理制度，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和專(zhuān)業(yè)檔案管理技術(shù)人員，明確各部門(mén)的檔案管理職責(zé)，及時(shí)、主動(dòng)將科技項(xiàng)目資料交由科技檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，對(duì)科技檔案形成系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要加強(qiáng)科技檔案管理的保密制度，提高檔案管理人員保密意識(shí)，嚴(yán)格管理涉密檔案資料。

2.提高科技檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

科技檔案管理難度較大、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平要求較高，因此需要經(jīng)常讓科技檔案管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，了解最新的法律法規(guī)、管理理念和管理方法，著重提高信息技術(shù)操作水平方面的能力，使其能夠適應(yīng)科技檔案管理信息化發(fā)展的需求。也可以多與其他單位的檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流、參觀學(xué)習(xí)，構(gòu)建完善的科技檔案管理知識(shí)體系和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，使科技檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)得到不斷提升。在工作中要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲和考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，不斷加強(qiáng)其責(zé)任感和職業(yè)道德，樹(shù)立其檔案服務(wù)意識(shí)，大力培養(yǎng)科技檔案管理儲(chǔ)備人才，優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，從而提高科技檔案管理的整體水平。

3.主動(dòng)開(kāi)發(fā)科技檔案信息，提高檔案利用率

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的科技檔案服務(wù)方式主要以提供借閱、目錄信息等被動(dòng)的服務(wù)，缺乏對(duì)科技檔案信息的深度開(kāi)發(fā)與利用，浪費(fèi)了寶貴的科技信息資源。只有通過(guò)對(duì)科技檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，將大量的科技信息轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，才能將科技檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮。

科技檔案管理可以為生產(chǎn)、研發(fā)、建設(shè)等科技活動(dòng)以及科技工作者服務(wù)，要充分開(kāi)發(fā)與利用科技檔案，可以從三個(gè)方面開(kāi)展：第一，檔案是否得到充分利用，很大程度取決于檔案系統(tǒng)中全引目錄是否準(zhǔn)確無(wú)誤、一目了然，因此要提高科技檔案索引方式或索引系統(tǒng)的便捷性和準(zhǔn)確性，提供全面的索引目錄和參考資料，索引目錄要包括總目錄分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄，參考資料主要有指南手冊(cè)、專(zhuān)題資料匯編、資料簡(jiǎn)報(bào)等，提高科技檔案的檢索效率，便于利用者查找科技檔案;第二，科技檔案管理人員要注意研究使用者對(duì)信息需求的動(dòng)態(tài)規(guī)律，結(jié)合規(guī)律主動(dòng)開(kāi)展服務(wù)是很有必要的，也是強(qiáng)化服務(wù)觀念的一種體現(xiàn)。通過(guò)研究信息需求的規(guī)律找到高效利用科技檔案的方式方法，有助于提高利用效果;第三，要做好科技檔案的編研工作。通過(guò)對(duì)科技信息加工編研成新的知識(shí)產(chǎn)品，形成科技檔案目錄匯編、科技成果匯編、科技檔案文摘等，使得科技檔案信息得到整合、提煉，清晰明了，系統(tǒng)性更強(qiáng)，可以為使用者或單位領(lǐng)導(dǎo)提供有效的信息服務(wù)。因此，在進(jìn)行科技檔案的編研工作時(shí)，要從用戶需求的角度出發(fā)，通過(guò)開(kāi)展調(diào)查研究，緊密結(jié)合內(nèi)需和外需的不同要求，對(duì)科技檔案的信息加工、整理和綜合分析，形成準(zhǔn)確、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的科技檔案編研成品，做好科技檔案的開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)工作。同時(shí)，及時(shí)對(duì)科技檔案的信息進(jìn)行編研，可以使用戶及時(shí)掌握和了解相關(guān)領(lǐng)域的先進(jìn)科技成果，提高科技檔案的利用價(jià)值;第四，要做好科技檔案信息化建設(shè)工作。充分利用現(xiàn)代化信息手段，建設(shè)科技檔案管理系統(tǒng)和信息平臺(tái)可以大大提高科技檔案的管理水平和利用效率，充分發(fā)揮其社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，要全面推進(jìn)科技檔案的信息化建設(shè)工作，運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和科技手段，提高科技檔案歸檔、檢索、查閱和開(kāi)發(fā)利用的效率，提供高效的科技檔案服務(wù)工作。

4.做好科技檔案信息的安全保障工作

科技檔案信息的安全性是檔案管理的重中之重。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案庫(kù)房的監(jiān)控設(shè)施、消防設(shè)施、溫濕度控制等硬件設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全措施保障到位。同時(shí)，對(duì)科技檔案采取分級(jí)管理的模式，將記錄重點(diǎn)研發(fā)數(shù)據(jù)信息、保密信息的涉密檔案列為重點(diǎn)檔案，與其他普通檔案進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)重點(diǎn)檔案要限定使用權(quán)限，縮小查閱范圍，重點(diǎn)管理、重點(diǎn)監(jiān)控，防止科技檔案信息泄密失密。其次，對(duì)科技檔案信息化平臺(tái)管理要配備相應(yīng)的安全防護(hù)硬件和軟件，引進(jìn)先進(jìn)的防病毒、防黑客系統(tǒng)，構(gòu)建安全防護(hù)體系，確保設(shè)備安全、系統(tǒng)安全、信息安全，定期開(kāi)展安全維護(hù)，進(jìn)行漏洞掃描和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，保證防火墻的有效性，對(duì)于管理涉密科技檔案的計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連接外網(wǎng)和外部存儲(chǔ)器，消除安全隱患。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在科技高速發(fā)展的今天，科技檔案作為最真實(shí)、最原始的科技活動(dòng)記錄資料，發(fā)揮著非常重要的作用。目前，事業(yè)單位科技檔案管理中還存在一些不完善的地方，如管理不夠規(guī)范、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不足、科技檔案的利用效果不高、科技檔案的信息安全存在隱患等，因此需要不斷對(duì)科技檔案的管理模式進(jìn)行摸索和創(chuàng)新，提高科技檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)從業(yè)人員的技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，不斷完善檔案信息化建設(shè)，提高科技檔案的利用率和信息安全保障，使科技檔案更好地服務(wù)于科學(xué)發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

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（作者單位：黑龍江省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站）

基金項(xiàng)目：黑龍江省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)服務(wù)工程項(xiàng)目，課題：黑龍江省寧安市響水產(chǎn)業(yè)區(qū)土地質(zhì)量地球化學(xué)調(diào)查，編號(hào)：黑國(guó)土資函〔2017〕454號(hào)

作者簡(jiǎn)介：鄭盛楠（1987—），女，漢族，黑龍江人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。