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        檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用分析

        2022-07-07 03:05:30張霞
        科技研究·理論版 2022年11期
        關(guān)鍵詞:開發(fā)利用檔案管理

        張霞

        摘要:檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化是科技不斷發(fā)展下所形成的一種專門針對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要的管理模式,不僅有助于檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升,更有助于發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值。因此,本文將圍繞檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)展開分析,并提出檔案資源的開發(fā)利用建議,以供相關(guān)人員參考。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;開發(fā)利用

        前言

        隨著信息化管理的廣泛應(yīng)用,各行各業(yè)都愈發(fā)注重采用信息化管理模式進(jìn)行各項(xiàng)管理工作,檔案管理也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以展現(xiàn)檔案資源的價(jià)值,想要促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步,就必須要加強(qiáng)信息化檔案管理模式的建立,這樣才能更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用,從而推動(dòng)社會(huì)的向前發(fā)展。

        一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

        (一)存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)

        在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案資料大多是以紙質(zhì)為載體,對(duì)其的管理需要注意很多事項(xiàng),其中環(huán)境是非常重要的因素,為了防止紙質(zhì)檔案發(fā)霉生蛀,必須要控制好檔案室內(nèi)的溫度與濕度,同時(shí)還要定期進(jìn)行檢查,避免出現(xiàn)資料丟失或老化等問題。但是,在檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化之后,整個(gè)管理工作的效率將大幅提升,主要原因在于信息化檔案不再依賴紙質(zhì)檔案,而是轉(zhuǎn)成了電子檔案,這樣管理人員不需要對(duì)檔案室的存儲(chǔ)環(huán)境做過多的改變,只需利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并上傳至平臺(tái),之后就可以封存紙質(zhì)檔案。不僅如此,在信息化檔案管理過程中,檔案記錄除了以電子形式存儲(chǔ)下來之外,通常還會(huì)進(jìn)行備份,這種借助光盤、硬盤為載體的存儲(chǔ)方式有著顯著的環(huán)境優(yōu)勢(shì)。

        (二)整理、歸檔的優(yōu)勢(shì)

        眾所周知,檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作,在傳統(tǒng)檔案管理工作中,工作人員往往需要面對(duì)成百上千份的紙質(zhì)檔案,這不僅耗時(shí)耗力,而且還有可能因?yàn)槿藶椴僮鞑划?dāng)而造成檔案資料的丟失、遺漏或損毀,這嚴(yán)重影響了整個(gè)的檔案管理質(zhì)量與效率。但是,在檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化之后,這樣的問題可以有效改善,電子文檔的格式由檔案部門確定之后,再由管理人員進(jìn)行檔案的掃描工作,并通過網(wǎng)絡(luò)提交、歸檔,整個(gè)管理工作效率大幅提升。不僅如此,利用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,還可以防止出現(xiàn)原始數(shù)據(jù)損壞后引發(fā)的各種問題,有效保障檔案管理的整體效益。

        (三)利用、查詢的優(yōu)勢(shì)

        在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,工作人員想要查找資料或文檔,往往需要從眾多的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行搜尋,雖然紙質(zhì)檔案有明確的分類,但仍會(huì)浪費(fèi)大量的查尋時(shí)間。而且,檔案的借閱手續(xù)也十分復(fù)雜,為了防止紙質(zhì)檔案的丟失或損毀,管理人員在制定借閱規(guī)定時(shí),往往會(huì)設(shè)定非常多的程序,這使得檔案查閱變得十分復(fù)雜,不利于發(fā)揮檔案資料的最大化價(jià)值。而實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理模式后,工作人員想要查詢檔案資料就變得非常輕松,只需登陸自己的賬號(hào)進(jìn)行檔案搜索,就可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的查詢與閱覽,檔案使用流程更為簡(jiǎn)潔。不僅如此,查閱電子文檔對(duì)文檔本身也不會(huì)產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害,因而更符合新時(shí)期社會(huì)背景下檔案管理的發(fā)展方向。

        二、信息化檔案管理模式下的資源開發(fā)利用建議

        (一)重視檔案資源的收集與整理

        檔案是信息的一種,信息源不足,就無法建立完整的信息鏈,所以加強(qiáng)對(duì)檔案的搜集與整理很有必要,能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用。就實(shí)際情況而言,檔案收集工作本身就是整個(gè)檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),如果不能很好地收集檔案資源,那么就無所謂檔案信息的開發(fā)利用。為此,在具體實(shí)施過程中,應(yīng)以新的視角看待信息化檔案管理,以往的檔案管理多以靜態(tài)或封閉狀態(tài)為主,側(cè)重點(diǎn)在于“藏”,這樣的檔案資源缺少與社會(huì)的有效連接,無法為社會(huì)及時(shí)利用,因而價(jià)值不高。所以,在信息化檔案管理模式下,管理人員應(yīng)當(dāng)將重點(diǎn)放在檔案資源的收集與整理上面,要實(shí)時(shí)更新檔案庫內(nèi)的信息資源,防止檔案資源與社會(huì)信息相脫節(jié)。除此之外,還需要重視檔案集成化管理,不斷收集各種不同類型的珍貴檔案資料,以形成更為完善的檔案資源庫,這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的最大化開發(fā)與利用。

        (二)加強(qiáng)檔案資源的深層次挖掘

        檔案是記錄歷史發(fā)展的重要信息資源,只要社會(huì)在向前發(fā)展,就會(huì)源源不斷地產(chǎn)生各種檔案信息,對(duì)這些檔案信息的深入挖掘與充分利用就顯得尤為重要。隨著時(shí)代的進(jìn)步與變化,檔案由紙質(zhì)化向數(shù)字化方向發(fā)展,這也使得檔案利用工作更受人們的重視,因?yàn)閷?duì)檔案資源的合理利用是發(fā)揮檔案潛在價(jià)值的重要體現(xiàn),能夠推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的向前發(fā)展。通過相關(guān)調(diào)查分析可以發(fā)現(xiàn),檔案具有廣泛性、真實(shí)性與可靠性等特征,想要更好地發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值,就必須要加強(qiáng)對(duì)其的深層次挖掘。在信息化時(shí)代背景下,檔案資源的挖掘更應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求,只有挖掘出更有助于社會(huì)向前發(fā)展的信息資源,才能更好地凸顯檔案的價(jià)值與意義。與此同時(shí),在檔案資源的開發(fā)與利用過程中,還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫,將收集來的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理,以提高檔案的有序性、完整性與安全性,以便更好地對(duì)其加以開發(fā)與利用。

        (三)增強(qiáng)檔案管理的信息化意識(shí)

        如前文所述,檔案管理不僅涉及到檔案的實(shí)體保管工作,同時(shí)還涉及到檔案資源的開發(fā)利用,雖然信息化檔案管理模式已經(jīng)在社會(huì)中被廣泛運(yùn)用,但實(shí)體檔案的保管工作仍不容忽視,因?yàn)檫@是建立高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫的根本。就目前實(shí)際情況來看,重“藏”輕“用”現(xiàn)象仍比較突出,這對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用有很大的影響,難以發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。所以,想要改善這一現(xiàn)狀,就必須要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案管理理念,要增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到如果不走出封閉式管理的窠臼,就必然會(huì)阻礙檔案工作的發(fā)展,只有充分了解信息化檔案管理的重要性,并積極創(chuàng)新檔案管理手段與技術(shù)方法,才能更好地提升檔案管理工作的整體水平,并實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流與利用。

        結(jié)束語

        總而言之,在新時(shí)期社會(huì)背景下,深入探究檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用,具有非常重要的指導(dǎo)意義,尤其是對(duì)我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。因此,作為檔案管理負(fù)責(zé)人,務(wù)必要提高檔案管理信息化建設(shè)的重視,并意識(shí)到信息化檔案管理對(duì)檔案資源開發(fā)利用的重要價(jià)值,不斷采取有效措施來加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)工作,這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用,從而推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]丁薇.信息時(shí)代下檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2021(29):28-30.

        [2]趙品.淺析信息化背景下如何做好檔案管理工作[J].檔案天地,2020(10):58 -59.

        [3]杜娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(11):7-8.

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